Einen KI-Mitarbeiter stellst du ein wie einen Menschen: Du überlegst dir den Job, führst ein Onboarding-Gespräch, lässt ihn zur Probe arbeiten und stellst ihn fest an, wenn er liefert. Der ganze Ablauf funktioniert direkt in der Claude-App, ohne eine Zeile Code. Das erste Arbeitsergebnis hältst du nach etwa einer Stunde in der Hand.
Hier ist der komplette Ablauf, so wie ich ihn selbst für jeden neuen Mitarbeiter durchlaufe.
Schritt 1: Die richtige Aufgabe wählen
Der häufigste Fehler passiert vor dem ersten Prompt: die falsche Aufgabe. Nicht jede Aufgabe eignet sich für den ersten KI-Mitarbeiter.
Gut geeignet ist eine Aufgabe, die drei Kriterien erfüllt:
- Sie wiederholt sich. Jede Woche Angebote, jede Woche Posteingang, jede Woche Content. Einmalige Aufgaben lohnen den Aufbau nicht.
- Du kannst das Ergebnis in Minuten bewerten. Du siehst einem Angebotsentwurf sofort an, ob er passt. Das macht Feedback schnell und die Einarbeitung kurz.
- Sie kostet dich spürbar Zeit. Nimm etwas, das dich nervt. Die Motivation, dranzubleiben, kommt aus der Entlastung.
Schlecht geeignet für den Anfang: alles, was Urteilsvermögen über Menschen braucht, was rechtlich heikel ist oder wo du selbst noch keinen klaren Ablauf hast. Eine KI kann deinen Prozess nicht erfinden, sie kann ihn übernehmen.
Schritt 2: Die Personalakte anlegen
Die Personalakte ist das Herzstück und der Grund, warum ein KI-Mitarbeiter etwas anderes ist als ein Chat. Da steht alles drin, was dein Mitarbeiter für seinen Job wissen muss:
- Was ist sein Job, was ist ausdrücklich nicht sein Job
- Dein Business: Leistungen, Zielgruppe, Preislogik, typische Fälle
- Deine Sprache: echte Beispiele von dir, Formulierungen, die du nie benutzen würdest
- Seine Regeln: was er darf, was er dir immer zur Freigabe vorlegt
Du musst die Akte nicht perfekt vorschreiben. Ein guter Mitarbeiter holt sich fehlendes Wissen selbst, und genau dafür ist der nächste Schritt da.
Schritt 3: Das Onboarding-Gespräch führen
So startest du: Du gibst deinem Mitarbeiter seine Rolle und lässt ihn Fragen stellen. Nicht andersherum. Ein sauber gebriefter KI-Mitarbeiter fragt dich, was er über dein Business wissen muss, bevor er loslegt: Wer sind deine Kunden? Wie klingst du? Was war das letzte Angebot, das du geschrieben hast?
Deine Antworten wandern in die Personalakte. Das ist der Moment, in dem aus einem generischen Modell dein Mitarbeiter wird. Und es ist der Grund, warum der Einstieg so schnell geht: Du beantwortest Fragen über dein eigenes Business. Das kannst du ohne Vorbereitung.
Schritt 4: Probearbeit
Jetzt lässt du ihn arbeiten, an einem echten Fall. Nicht an einem Testbeispiel, sondern an dem Angebot, das diese Woche sowieso raus muss.
Das Ergebnis wird beim ersten Mal nicht perfekt sein. Das ist normal und sogar der Sinn der Probearbeit. Entscheidend ist, was du jetzt machst: Du korrigierst nicht selbst, du gibst Feedback. „Der Preis fehlt", „zu förmlich, ich schreibe lockerer", „Absatz 2 fliegt raus". Jede Korrektur wandert in die Personalakte und gilt ab dann dauerhaft.
Nach drei bis fünf Durchläufen merkst du, wie die Nacharbeit gegen null geht. Das ist die Einarbeitung, und sie funktioniert nur, weil das Wissen in der Akte landet statt in deinem Kopf.
Schritt 5: Festanstellung
Festangestellt ist dein Mitarbeiter, wenn der Job jede Woche wiederholbar läuft: Du gibst den Fall rein, er liefert das Ergebnis, du gibst frei. Die Freigabe bleibt übrigens dauerhaft bei dir. Es geht nicht darum, Verantwortung abzugeben, sondern Arbeit.
Ab hier hast du zwei Richtungen für den Ausbau:
- In die Tiefe: Der Mitarbeiter übernimmt mehr von seinem Gebiet. Aus „Angebote formulieren" wird „Anfrage auswerten, Angebot bauen, Nachfassen vorbereiten".
- In die Breite: Der zweite Mitarbeiter. Wer den Ablauf einmal durchlaufen hat, stellt den zweiten deutlich schneller ein. So entsteht Stück für Stück ein KI-Team.
Der schnellste Einstieg
Du kannst dir den ganzen Aufbau selbst erarbeiten. Oder du startest mit einem fertigen Paket: In meiner Community gibt es einsatzbereite KI-Mitarbeiter zum Laden, vom Angebots-Mitarbeiter bis zur Content-Chefredakteurin. Paket laden, Onboarding-Gespräch führen, erstes Ergebnis in der Hand. Danach vertiefst du in deinem Tempo, unter anderem mit einem 30-Tage-Pfad bis zur Festanstellung.
Was ein KI-Mitarbeiter genau ist und wie er sich von Agenten und Chatbots unterscheidet, steht hier: Was ist ein KI-Mitarbeiter? Den Überblick mit allen häufigen Fragen findest du auf der Seite KI-Mitarbeiter einstellen.
