Ein KI-Telefonassistent ist Software, die für deinen Betrieb ans Telefon geht und frei mit dem Anrufer spricht, statt eine Ansage abzuspielen: Er begrüßt, nimmt das Anliegen auf, beantwortet Standardfragen aus einer hinterlegten Wissensbasis, bucht je nach Anbieter Termine im angebundenen Kalender, verbindet bei Bedarf mit einem Menschen und schickt dir danach eine Zusammenfassung oder ein Transkript. Lohnen kann sich das dort, wo viele Anrufe auf wenige Hände treffen: im Handwerk, wenn alle auf der Baustelle sind, in Arzt- und Therapiepraxen mit vollem Empfang, in Kanzleien und bei Dienstleistern, die ständig dieselben Fragen am Telefon beantworten. Diese Seite ist eine Marktübersicht nach Herstellerangaben, kein eigener Test: Alles, was hier über Anbieter steht, stammt von deren eigenen Websites, abgerufen am 26.10.2026.
Ich führe meinen Betrieb mit vierzehn KI-Mitarbeitern, jeder mit Personalakte, festen Grenzen und einem Menschen, der freigibt. Einen Telefonassistenten habe ich nicht im Einsatz; meine Mitarbeiter arbeiten mit Text und Dateien. Wie ich sie führe, steht auf KI-Mitarbeiter: Aufgaben, Kosten, Einstieg.
So ist diese Übersicht entstanden: Ich habe die Websites von acht Anbietern am 26.10.2026 abgerufen und nur übernommen, was dort steht. Ich habe keinen der Assistenten getestet und keine Rangliste gebildet. Preise und Funktionen ändern sich schnell; maßgeblich ist das aktuelle Angebot des Anbieters.
Was ein KI-Telefonassistent ist
Für dieselbe Sache kursieren viele Namen: Telefon-KI, KI-Anrufbeantworter, KI-Sekretärin, Voice Agent, im Englischen AI Receptionist. Gemeint ist ein System, das ein Gespräch führt, statt nur eine Ansage abzuspielen. Der klassische Anrufbeantworter nimmt dagegen eine Nachricht auf, das Sprachmenü nach dem Muster „Drücken Sie die 1“ leitet nach Tasten weiter.
Technisch ist ein KI-Telefonassistent ein Agent mit sehr engem Auftrag: Er hat Werkzeuge wie Kalender oder Weiterleitung und entscheidet im Gespräch, wann er sie nutzt. Den Unterschied zu Chatbot und Assistent erkläre ich in KI-Agent, Chatbot oder Assistent?.
Wie das technisch funktioniert
ElevenLabs und PUNKU.AI beschreiben dieselbe Kette: Der Anruf kommt über eine Nummer des Anbieters, deine Telefonanlage oder eine Umleitung an. Spracherkennung macht aus dem Gesprochenen Text. Ein Sprachmodell versteht das Anliegen, sucht in deiner Wissensbasis und ruft Werkzeuge auf, etwa Kalender, CRM oder Weiterleitung. Eine Sprachausgabe liest die Antwort in der gewählten Stimme vor. Nach dem Anruf entstehen Transkript, Zusammenfassung und je nach Anbieter strukturierte Felder wie Name und Rückrufnummer.
Die Glieder stammen oft von verschiedenen Firmen. PUNKU.AI nennt für die Telefonie Twilio und für das Sprachmodell OpenAI, fonio nennt Twilio als Carrier-Partner, Retell AI weist Sprachmodell, Sprachausgabe und Telefonie im Preisrechner getrennt aus. Jedes Glied ist ein Ort, an dem Gesprächsdaten verarbeitet werden.
Wo solche Systeme an Grenzen stoßen:
- Namen, Nummern, Fachbegriffe. fonio bietet dafür ein Glossar mit Begriffen, Abkürzungen, Produktnamen und Aussprache an. Ob eure Namen und Fachbegriffe verstanden werden, zeigt nur ein Probeanruf. Retell AI warnt, dass Spracherkennung nah verwandte Sprachen leicht verwechselt, etwa Kantonesisch und Mandarin.
- Erfundene Antworten. Findet das Sprachmodell nichts in der Wissensbasis, kann es trotzdem eine plausible Antwort formulieren. Vapi nennt in seiner Doku höhere Halluzinationsraten bei Assistenten mit langen, widersprüchlichen Anweisungen. Preise, Fristen und Zusagen gehören deshalb nicht in seine Hände.
- Notfälle. Doctolib schreibt, sein Assistent erkenne mögliche Notfälle an Schlüsselwörtern, die medizinische Einschätzung bleibe beim Praxisteam. Diese Arbeitsteilung empfehle ich jedem Betrieb.
- Fehlende Funktionen. PUNKU.AI listet offen, was sein Produkt nicht kann: keine fertige Terminbuchung im Kalender, Weiterleitung an genau eine Nummer, keine Mailbox, keine Mitnahme der bestehenden Rufnummer. Frag jeden Anbieter nach so einer Liste.
Marktübersicht: acht Anbieter nach Herstellerangaben
Die Auswahl mischt drei Gruppen: fertige Assistenten für kleinere Betriebe im deutschsprachigen Raum, Plattformen für große Contact Center und internationale Baukästen für eigene Voice Agents. Die Reihenfolge folgt den Gruppen, nicht einer Bewertung. Stand aller Angaben: 26.10.2026.
Fertige Assistenten. fonio, nach eigener Angabe mit Sitz in Österreich, schreibt: „Unsere Server befinden sich in Europa.“ Die Pläne nennen eine Anrufaufzeichnung „mit Löschoptionen“ und individuelle Auftragsverarbeitungsverträge im größten Tarif. PUNKU.AI, laut Impressum eine GmbH aus Heilbronn, speichert zu jedem Anruf Nummer und Transkript, aber keine Tonaufnahme; als Unterauftragsverarbeiter nennt der Anbieter OpenAI mit Standort USA und Twilio mit Standorten in den USA und der EU.
Branchenlösung für Praxen. Bei Doctolib ist Aaron.ai laut Anbieter „jetzt mit an Bord“. Der Assistent erkennt Patienten, bucht im Doctolib-Kalender und leitet komplexere Anliegen „strukturiert an das Praxisteam“ weiter. Einen Preis nennt die Seite nicht. Sie sucht mit „Jetzt eintragen und zu den ersten Nutzer:innen unseres Telefonassistenten gehören!“ noch erste Nutzer; ob der Assistent für deine Praxis verfügbar ist, klärt das Beratungsgespräch.
Plattformen für Contact Center. Parloa, nach eigener Angabe „in der EU gegründet“, rechnet pro Minute ab, mit Preisen „nach der Komplexität“. Synthflow, laut Impressum eine GmbH aus Berlin, nennt Verträge ab 30.000 US-Dollar im Jahr. Beide beschreiben sich als Angebote im Enterprise-Maßstab.
Baukästen. Mit Retell AI, Vapi und ElevenLabs setzt du oder ein Dienstleister einen eigenen Agenten zusammen und wählst Spracherkennung, Modell, Stimme und Telefonie einzeln. Beim Datenstandort lohnt der genaue Blick: Retell schreibt, dass es derzeit keine Dienste in der EU betreibt, Vapi bietet die EU-Region nur im Premier-Paket, ElevenLabs speichert standardmäßig in den USA und weist darauf hin, dass auch bei EU-Residenz eine Verarbeitung außerhalb der Region vorkommen kann.
Was ein KI-Telefonassistent kostet
Einen Durchschnittspreis nenne ich nicht, dafür sind die Modelle zu verschieden. In der Übersicht stecken vier Bauarten:
- Monatspauschale mit Minutenkontingent: fonio, PUNKU.AI. PUNKU.AI nennt ausdrücklich keine Einrichtungsgebühr.
- Minutenpreis nach Verbrauch: Retell AI, Vapi, Parloa.
- Abo plus Minuten plus Sprachmodell: ElevenLabs.
- Individueller Unternehmensvertrag: Synthflow (laut Preisseite ab 30.000 US-Dollar im Jahr), Parloa (Volumenpaket mit individuellem Preismodell) und die Enterprise-Stufen der Baukästen (Preis auf Anfrage).
Dazu kommen Nebenkosten, die leicht untergehen. Telefonie rechnen bei ElevenLabs externe Anbieter wie Twilio direkt mit dir ab, Vapi führt Transportgebühren getrennt auf, fonio berechnet für ausgehende Anrufe Carrier-Kosten je angefangener Minute. Zusatzminuten kosten bei fonio 15 € für 100 Minuten, automatisch nachgebucht, bei PUNKU.AI 39 € für 150 Minuten. PUNKU.AI rundet jeden Anruf auf die volle Minute auf. fonio und PUNKU.AI nennen Nettopreise, die Baukästen rechnen in US-Dollar.
Für deine eigene Rechnung brauchst du drei Zahlen aus deinem Betrieb: Anrufe pro Monat, durchschnittliche Gesprächsdauer und den Anteil, den der Assistent annehmen soll. Erst damit lassen sich Pauschale und Minutenpreis fair vergleichen.
Recht und Datenschutz: fünf Punkte vor dem Start
Ich bin Entwickler und kein Anwalt, das hier ist keine Rechtsberatung. Es sind die Punkte, die ich vor jedem Einsatz klären würde.
1. Aufzeichnung. § 201 StGB stellt unter Strafe, wer „unbefugt […] das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt“. Zeichnet dein Assistent Ton auf, ist die sichere Hausregel die vorherige Zustimmung der Anrufer; die Tonaufnahme abzuschalten ist einfacher. Speichert der Assistent nur ein Transkript, bleibt die DSGVO: Auch dafür brauchst du eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und die Information aus Punkt 2. Was für Transkripte gilt, steht in Gespräche transkribieren: was rechtlich gilt.
2. Information der Anrufer. Nach Art. 13 DSGVO informierst du Menschen „zum Zeitpunkt der Erhebung“ ihrer Daten, unter anderem über Zweck, Rechtsgrundlage und Empfänger. Am Telefon bietet sich eine kurze Ansage an, die auf deine Datenschutzerklärung verweist; dort stehen Assistent und Dienstleister.
3. Hinweis, dass eine KI spricht. Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verlangt, dass KI-Systeme für die direkte Interaktion so gebaut sind, „dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“, außer das ist offensichtlich; nach Abs. 5 spätestens bei der ersten Interaktion. Die Pflicht richtet sich an den Anbieter des Systems und gilt seit dem 2. August 2026. Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 hat Absatz 1 und diesen Geltungsbeginn nicht geändert. Wer mit einem Baukasten einen Assistenten unter eigenem Namen in Betrieb nimmt, kann selbst in die Anbieterrolle geraten; das gehört in eine fachliche Prüfung. Praktisch gehört der Hinweis in den ersten Satz: „Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten von Malerbetrieb Beispiel.“
4. Auftragsverarbeitung. Nach Art. 28 DSGVO arbeitest du nur mit Auftragsverarbeitern, die „hinreichend Garantien“ bieten, mit Vertrag; weitere Unterauftragsverarbeiter brauchen deine Genehmigung. Frag nach Vertrag, Unterauftragsverarbeitern und dem Standort jedes Glieds der Kette. Wie ich entscheide, was eine KI sehen darf, steht in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
5. Berufsgeheimnisträger. § 203 StGB stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse unter Strafe, unter anderem für Ärzte, Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater. An mitwirkende Dienstleister dürfen Geheimnisse nach Abs. 3 nur, „soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der sonstigen mitwirkenden Personen erforderlich ist“, und nach Abs. 4 musst du für deren Verpflichtung zur Geheimhaltung sorgen. Gesundheitsdaten sind zudem besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Ein Praxisfall aus der Kanzlei steht in KI-Agent für Steuerberater: ein Praxisfall.
Für ausgehende Werbeanrufe gilt ein anderes Rechtsgebiet: § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG verlangt bei einer „automatischen Anrufmaschine“ die vorherige ausdrückliche Einwilligung, mehr in Kaltakquise automatisieren: Grenzen für KI.
Selber bauen oder kaufen
Kaufen heißt: Ein fertiger Assistent läuft beim Anbieter, du richtest Begrüßung, Wissen und Weiterleitung ein. Bauen heißt: Du oder ein Dienstleister setzt mit einem Baukasten einen eigenen Agenten zusammen, mit mehr Kontrolle und mehr Verantwortung für Telefonie, Modelle und Datenflüsse. Wer kein Entwicklerteam hat, landet eher beim fertigen Assistenten.
Wichtiger als der Anbieter ist, was du ihm aufschreibst. Meine KI-Mitarbeiter führe ich nach einem festen Muster: Personalakte mit klar umrissenem Job, Regeln in drei Stufen (allein, nach Verfahren, nur nach Freigabe), ein Notfallweg, auf dem alles Unsichere bei einem Menschen landet, und ein Ergebnis, das jemand prüft. Aufs Telefon übertragen:
Ein Unterschied ist der wichtigste Punkt dieser Seite. Bei meinen Mitarbeitern geht nichts nach außen, bevor ich es freigegeben habe; Sonja schreibt Mails in meinem Ton, ich lese und schicke ab. Am Telefon spricht der Assistent direkt mit dem Kunden, ohne Freigabe vor jedem Satz. Sein Auftrag muss deshalb enger sein: annehmen, aufnehmen, Standardfragen beantworten, weiterleiten. Was bei mir „nur nach Freigabe“ wäre, steht bei ihm auf der Liste „nie“. Ob du so etwas mietest oder selbst aufbaust, beleuchte ich allgemein in KI-Mitarbeiter kaufen oder mieten?.
Checkliste: Fragen an den Anbieter
- Kann ich vor Vertragsschluss mit eigenen Probeanrufen prüfen, ob unser Dialekt und unsere Fachbegriffe verstanden werden?
- Welche Firmen verarbeiten Ton, Text und Modellanfragen, und wo? Gibt es eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter?
- Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und als Praxis oder Kanzlei eine Verschwiegenheitsverpflichtung?
- Wird Ton gespeichert oder nur Text? Kann ich Aufnahme und Löschfristen selbst einstellen?
- Wie erfahren Anrufer zu Beginn, dass sie mit einer KI sprechen?
- Was kann der Assistent ausdrücklich nicht, schriftlich?
- An wie viele Nummern leitet er weiter, was passiert, wenn niemand abnimmt, und wie erkennt er Notfälle?
- Welche Kalender und CRM sind fertig angebunden? Kann ich meine Rufnummer behalten?
- Was kostet ein Monat mit meinem Anrufvolumen, inklusive Telefonie, Modell, Zusatzminuten und Steuer?
- Wie komme ich aus dem Vertrag, und in welcher Form bekomme ich Transkripte und Einstellungen mit?
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Laut den Anbieterseiten vom 26.10.2026 kosten die kleinsten Tarife von fonio (bei Jahreszahlung) und PUNKU.AI je 99 € netto im Monat, mit Minutenkontingent. Baukästen rechnen pro Minute ab: Retell AI nennt 0,07 bis 0,31 US-Dollar, im Preisrechner zusammengesetzt aus Sprachmodell, Stimme, Plattform und Telefonie; bei Vapi kommen zu 0,05 US-Dollar Plattformgebühr Modelle und Telefonie hinzu. Contact-Center-Plattformen verhandeln individuell.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Das entscheidet dein Einsatz, nicht das Etikett: Information der Anrufer, Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragsverarbeiter und Datenstandort. Mehrere Anbieter werben mit „DSGVO-konform“; prüfbar wird das erst mit Vertrag und Dienstleisterliste. Das ist keine Rechtsberatung.
Muss der Assistent sagen, dass er eine KI ist?
Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verlangt seit dem 2. August 2026, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System interagieren, außer es ist offensichtlich. Die Pflicht richtet sich an den Anbieter. Praktisch gehört der Hinweis in den ersten Satz der Begrüßung.
Darf ein KI-Telefonassistent Gespräche aufzeichnen?
Eine unbefugte Tonaufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Sicher ist die vorherige Zustimmung des Anrufers, einfacher ist es, die Tonaufnahme abzuschalten. Manche Anbieter speichern nur ein Transkript; auch dafür brauchst du nach der DSGVO eine Rechtsgrundlage. Das ist keine Rechtsberatung.
Kann ein KI-Telefonassistent Termine buchen?
Viele können es mit angebundenem Kalender; fonio und Doctolib nennen das ausdrücklich. PUNKU.AI schreibt, dass sein Telefonassistent keine fertige Terminbuchung hat. Frag nach deinem konkreten Kalender.
Gibt es einen KI-Telefonassistenten kostenlos?
Zum Ausprobieren ja: ElevenLabs hat einen kostenlosen Plan mit 15 Minuten, Retell AI ein Startguthaben von 10 US-Dollar, Vapi von 5 US-Dollar. Für echten Betrieb mit Telefonnummer zahlst du überall.
Wie du weitermachst
Bevor du einen Anbieter anschreibst, schreib die Stellenbeschreibung: welche Fragen er beantworten darf, was er nie sagt, wann er weiterleitet und wer die Zusammenfassungen liest. Wie das für einen Mitarbeiter am Schreibtisch aussieht, steht in KI-Mitarbeiter erstellen: so startest du. Welche Rollen im Handwerksbüro passen, zeigt KI-Agent für Handwerker: Rollen statt Tools.
Wenn du deine Regeln vor dem Start gegenlesen lassen willst: In meiner deutschsprachigen Community gehen wir Personalakten und Regeln in den Calls gemeinsam durch: Claude Practitioners.
