Kein Bock aufs Montagspostfach? Sonja in der Demo
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Auf YouTube ansehenMontagmorgen, 25 Mails, und die Kollegin, die sich sonst darum kümmert, hat frei. Sonja, meine KI-Mitarbeiterin, übernimmt das Büro-Postfach eines Handwerksbetriebs.
Sie liest alle Mails, markiert, was brennt, erkennt eine gefälschte Bank-Mail und legt jede Antwort als Entwurf an. Rausgeschickt wird nur die Mail, die ich freigegeben habe. Danach gleicht sie Aufgaben und Termine ab und schreibt dem Chef eine Seite Übersicht.
In der Demo übernimmt Sonja einen ganzen Montagmorgen, vom Sortieren bis zur Freigabe; bei mir teilt sie sich das mit Frieda. Sonja arbeitet genauso mit Outlook und anderen Mailprogrammen.
- Länge
- 6:42 Min.
- Sprache
- Deutsch
- Veröffentlicht
- 10. November 2026
- Im Video
- Sonja, Büro und Assistenz
Kapitel
- 0:00Kein Bock aufs Montagspostfach
- 0:24Was Sonja kann
- 1:07Das Postfach von Tropfwerk
- 1:31Ein Satz an Sonja
- 1:45Sonja sichtet 25 Mails
- 2:06Was brennt
- 2:43Alles als Entwurf
- 3:33Die Freigabe
- 4:12Aufgaben und Termine
- 4:51Eine Seite für Henrik
- 5:34Was am Ende rauskam
- 5:51Fazit
Gesprochener Text
0:00Kein Bock aufs Montagspostfach
Du hast keinen Bock auf das Montagmorgen-Postfach. Montagmorgen, 25 angelaufene Mails und du hast überhaupt gar keinen Überblick, was ansteht, weil die Frau, die sich normalerweise darum kümmert, heute frei hat. Von Hand sind das locker zwei Stunden. Meine KI-Mitarbeiterin Sonja macht das in gut einer halben Stunde und du hast damit überhaupt gar keinen Aufwand und kannst dir einfach dabei zuschauen, was sie tut oder du machst in der Zeit etwas anderes.
0:24Was Sonja kann
Sonja ist ein KI-Mitarbeiter, trainiert von mir und erhältlich in meiner Community. Sie kann Postfächer lesen, E-Mails bearbeiten, dadurch überlegen, was ist dringlich, was ist wichtig. Sie kann Leute informieren, sie kann Angebote rausschicken, sie kann Angebote nachhalten. Alles, was du hier trainierst im Bereich Bürokommunikation, kann sie. Und das Ganze trainierst du ihr nicht, indem du etwas codest, sondern einfach, indem du ein ganz normales Onboarding-Gespräch führst. Sonja läuft auf Basis von Claude Code, könnte aber auch auf Basis von ChatGPT laufen. Und ist im Endeffekt ein einziger Ordner auf deinem Computer, wo sie sich wirklich alles merkt, von der Sprache, die du sprichst, wie sie mit Kunden umgehen soll, was sie darf und was sie eben nicht darf. Und wenn du es eingerichtet hast, kostet dich das nicht mehr als ein kleines Claude-Abo.
1:07Das Postfach von Tropfwerk
Das Demo-Unternehmen, mit dem ich dir das Ganze jetzt zeige, ist Tropfwerk. Die machen Sanitär-, Heizung- und Notdienst in Quellbruck. Henrik ist der Chef und Lea macht die ganzen Angebote, E-Mail, Postfach, Telefon. Deniz und Paul sind draußen und arbeiten beim Kunden. Ein ganz normaler Handwerksbetrieb, mit dem Unterschied: Den gibt es eigentlich wirklich nicht. Was du hier siehst, ist auf der linken Seite ein Terminal mit Claude Code und auf der rechten Seite eine Demo-Version von Poststeg.
1:31Ein Satz an Sonja
Guten Morgen, Sonja. Es ist jetzt gerade Viertel nach acht. Lea hat heute frei. Sichte bitte das Büro-Postfach von Tropfwerk und sag mir zuerst, was brennt. Fähnchen setzen ist dir in Poststeg erlaubt. Leg mal los bitte.
2:06Was brennt
Und schon ist Sonja fertig. Wir können uns anschauen, was sie alles als wichtig und dringend markiert hat. Das Wichtigste scheint Brandauer zu sein, weil dort gibt es einen Wasserschaden, der direkt gemacht werden muss. Henrik soll dort anrufen, das werden wir Henrik gleich sagen, damit Sonja diese Mail auch vorbereiten kann und auch rausschicken kann. Zudem hat sie zum Beispiel auch erkannt, es gibt eine Phishing-Mail, die wir einfach am besten löschen. Und mehrere Terminvorschläge und sogar ein Angebot, beziehungsweise Herr Dorn hat geschrieben, dass er die 8.640 Euro scheinbar nicht akzeptiert, sondern einfach weniger Geld bezahlen möchte. Auch das müssen wir nachprüfen und schauen, dass wir das quasi bis morgen erledigt haben.
2:43Alles als Entwurf
Henrik wird Frau Brandauer jetzt gleich anrufen. Du kannst schon mal alle Entwürfe vorbereiten in den Entwürfeordner, damit wir uns das gleich anschauen und dann rausschicken können. Weil was mir wichtig ist, ist, dass wir jetzt erst mal, vor allem wenn du halt mit Sonja startest, nicht direkt Sonja antworten lassen, sondern dass wir uns erst mal anschauen, wie ist die Qualität von Sonja. Ich habe sie hier natürlich darauf trainiert, die richtigen Dinge zu schreiben, logisch, aber das ist immer so ein Prozess. Und hier wird es so sein, sie wird die Mail als Entwurf anlegen. Du musst die Mail nicht mehr tippen. Da liegt schon echt viel Zeitersparnis drin. Wir kontrollieren einmal und dann schicken wir raus.
3:33Die Freigabe
Und jetzt schauen wir uns mal an, was er geschrieben hat. Zuerst die wichtige Mail von Frau Brandauer. Die E-Mail scheint in Ordnung zu sein, das heißt, wir können ihr hier auf jeden Fall die Freigabe geben. Die Mail an Frau Brandauer kannst du schon mal rausschicken. Wichtig wäre mir noch, dass du nochmal anschaust, welche Aufgaben Henrik hat, dass du die auch nochmal erledigst und nochmal prüfst mit diesen Terminen, ob das alles passt oder ob wir da nochmal irgendwie nachgehen müssen.
4:12Aufgaben und Termine
Was hier einfach sehr cool ist, ist, dass Sonja mir einen sehr guten Überblick gibt über das, was offen ist, was ich erledigen kann, wo Henrik etwas erledigen muss oder nochmal nachfragen oder telefonieren muss, was Deniz machen soll, was der Ablauf ist. Das heißt, selbst wenn ich überhaupt gar keine Ahnung habe, was meine Kollegin vorher gemacht hat, Sonja hat die Fähigkeit, über das Postfach herauszufinden: Was ist denn hier noch zu tun?
4:51Eine Seite für Henrik
Was wir jetzt zum quasi Abschluss noch machen wollen, ist Henrik eine Übersicht geben von den Dingen, die zu tun sind. Ich danke dir schon mal für die Übersicht. Mach Henrik dafür eine Übersichtsseite, die ich ihm einfach schicken kann. Und schon haben wir im Postfach eine Mail für Henrik, die wir uns auch anschauen können. Hier steht quasi alles drin, was er zu tun hat. Eine relativ gute Übersicht, Termine von Deniz, welche Entscheidungen getroffen werden müssen, was heute sofort passieren soll und das alles hat Sonja quasi aus dem Postfach rausgezogen. Und diese Übersicht könnte ich ihm jetzt einfach schicken.
5:51Fazit
Ich glaube, die Demo zeigt relativ anschaulich, was überhaupt möglich ist und in welcher Geschwindigkeit das funktioniert. Weil während Sonja 25 Mails liest, Entwürfe anlegt, sich überlegt, anhand von Notizen, was ist überhaupt zu tun, was ist dringlich, was ist gerade wichtig, wie müssen wir wem hier im Unternehmen Bescheid geben, was zu tun ist, kannst du währenddessen etwas anderes tun. Und selbst wenn du Sonja nur zuguckst, dann bist du innerhalb von wenigen Minuten schon deutlich schlauer als vorher. Und richtig spannend ist, wenn du die ganzen KI-Mitarbeiter kombinierst. Denn Rechnungen könnte Sonja jetzt direkt an Peter, meinen Buchhalter, schicken. Zu Peter habe ich hier ein Video gemacht, was du dir im Nachgang gerne auch anschauen kannst. Wenn dich das Thema interessiert und du auch eine Sonja bei dir einführen möchtest, dann findest du in den Shownotes den Link zu meiner Community und zu meiner Website, wo du mehr Informationen dazu findest und in der Community helfe ich dir dabei, Sonja für dich einzurichten.