Wer in Österreich selbstständig arbeitet, kommt mit einer Gewinnermittlung und vier Pflichten aus, solange der Betrieb klein bleibt. Die Gewinnermittlung ist meist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: § 4 Abs. 3 EStG 1988 erlaubt den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben als Gewinn, wenn keine Buchführungspflicht besteht und auch freiwillig keine Bücher geführt werden. Zur doppelten Buchführung zwingt meist erst § 189 UGB, ab mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen je einheitlichem Betrieb; Angehörige der freien Berufe und Land- und Forstwirte nimmt Absatz 4 aus. Bei der Umsatzsteuer entscheidet die Kleinunternehmergrenze: § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 nennt 55.000 Euro, seit 1. Jänner 2025, gemessen am Vorjahr und am laufenden Jahr, mit einer Toleranz von 10 Prozent. Einen Beleg musst du als Grundregel bei jeder Barzahlung ausstellen, unabhängig von der Betriebsgröße (§ 132a BAO); Ausnahmen davon regelt die Barumsatzverordnung 2015. Eine Registrierkasse brauchst du dagegen erst ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Aufbewahrt wird grundsätzlich sieben Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 132 BAO), für einzelne Unterlagen länger. Und die Umsatzsteuervoranmeldung hängt am 15. Tag des zweitfolgenden Kalendermonats, vierteljährlich, solange der Vorjahresumsatz 100.000 Euro nicht überstiegen hat (§ 21 UStG 1994).
Ich sitze selbst nicht in Österreich, und deshalb stützt sich hier keine Aussage zur österreichischen Rechtslage auf einen deutschen Paragrafen. Deutsches Recht kommt nur in der Gegenüberstellung weiter unten vor, und dort als Kontrast. Übertragbar ist die Arbeitsteilung, nicht die Rechtslage. Bei mir läuft die Vorarbeit automatisiert, die Freigabe bleibt bei mir, die Steuererklärung beim Steuerberater. Wie dieser Aufbau aussieht, steht unter KI-Mitarbeiter einstellen, was davon für einen Ein-Personen-Betrieb taugt in KI für Selbstständige: was sich lohnt.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung
§ 189 Abs. 2 UGB lohnt die genaue Lektüre: Ein einzelnes starkes Jahr löst die Pflicht nicht aus, zweimaliges Unterschreiten beendet sie wieder. Schneller greift sie nur bei einer Überschreitung um mindestens 300.000 Euro oder bei einer Betriebsübernahme.
Das ist die Rechtslage, wie sie in den genannten Vorschriften steht, und keine Steuerberatung für deinen Fall. Für die Einordnung deines Betriebs und spätestens für die Erklärung fragst du jemanden, der dafür geradesteht.
Die Kleinunternehmergrenze: 55.000 Euro und 10 Prozent
Kleinunternehmer ist nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994, wer sein Unternehmen im Inland oder in einem anderen Mitgliedstaat betreibt und mit seinen Umsätzen nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 die Grenze von 55.000 Euro im Vorjahr nicht und im laufenden Jahr noch nicht übersteigt. Zwei Dinge stecken darin, die in deutschen Anleitungen anders stehen:
- Zwei Jahre, eine Zahl. Es gibt keine zweite, höhere Grenze fürs laufende Jahr, es sind beide Male dieselben 55.000 Euro.
- Die Toleranz von 10 Prozent. Bei Überschreiten um nicht mehr als 10 Prozent gilt die Befreiung noch bis zum Ende des Kalenderjahres. Darüber ist sie ab dem Zeitpunkt des Überschreitens nicht mehr anwendbar.
Gemessen wird an den Umsätzen nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994, also an Lieferungen und sonstigen Leistungen im Inland sowie am Eigenverbrauch, nicht an allem, was aufs Konto kommt. Wichtig für die Jahreszahl: Die 55.000 Euro gelten seit dem 1. Jänner 2025, davor waren es 35.000 Euro. Die aktuell abrufbare Fassung des § 6 Abs. 1 Z 27 ist seit dem 1. Jänner 2026 in Kraft, zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 98/2025, das ist aber nicht das erstmalige Inkrafttreten der Grenze (Stand: September 2026).
Belegerteilung und Registrierkasse: zwei Pflichten, zwei Schwellen
Diese beiden landen am häufigsten in einem Topf, und genau daran wird es teuer.
Die Belegerteilungspflicht hängt an keiner Umsatzschwelle. § 132a Abs. 1 BAO verpflichtet Unternehmer, dem Käufer bei Barzahlung einen Beleg zu erteilen, auch als elektronischen Beleg, der unmittelbar nach erfolgter Zahlung für den Zugriff verfügbar ist. Kartenzahlungen und vergleichbare Formen gelten dabei als Barzahlung. Nach Absatz 3 gehören auf den Beleg eine eindeutige Bezeichnung des Unternehmers, eine fortlaufende Nummer, der Tag der Ausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung sowie der Betrag. Absatz 6 verlangt die Zweitschrift sieben Jahre lang.
Das ist die Grundregel, und sie hat Ausnahmen. Die Barumsatzverordnung 2015 lässt für bestimmte Fälle eine vereinfachte Losungsermittlung zu und nimmt diese Umsätze damit zugleich von Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht aus: Umsätze im Freien sowie in Hütten, Buschenschanken und Kantinen (§ 2), wirtschaftliche Geschäftsbetriebe abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften (§ 3), Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten bis 20 Euro je Einzelumsatz (§ 4) und Fahrausweisautomaten (§ 5). Voraussetzung ist nach § 1, dass keine Einzelaufzeichnungen geführt werden, die eine Losungsermittlung ermöglichen. Ob dein Fall darunterfällt, gehört zur Steuerberatung, nicht in einen Blogbeitrag.
Die Registrierkassenpflicht hängt an zwei Schwellen gleichzeitig. § 131b Abs. 1 Z 2 BAO knüpft sie an einen Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten. Beide Werte müssen erreicht sein, eine Zahl allein löst nichts aus. Auch hier gelten die Erleichterungen der Barumsatzverordnung. Was als Barumsatz zählt, definiert Z 3 weit: neben Bargeld auch Bankomat- und Kreditkarte, andere elektronische Zahlungsformen, Barschecks sowie ausgegebene Gutscheine. Wer bargeldlos kassiert, ist damit nicht automatisch draußen.
Nach § 131b Abs. 3 BAO tritt die Verpflichtung mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ein, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Du hast also Vorlauf, aber keinen unbegrenzten; sie entfällt wieder, wenn die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten werden und das absehbar so bleibt. Technisch verlangt Absatz 2 eine kryptographische Signatur jedes einzelnen Barumsatzes.
Aufbewahrung: grundsätzlich sieben Jahre, gerechnet ab Jahresende
§ 132 Abs. 1 BAO nennt als allgemeine Frist sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen. Eine Staffelung nach Unterlagenart, wie sie andere Rechtsordnungen kennen, gibt es hier nicht. Für einzelne Unterlagen und Sachverhalte laufen aber längere Fristen: Das Unternehmensserviceportal nennt für Unterlagen zu Grundstücken zwölf, in bestimmten Fällen 22 Jahre (abgerufen 20.09.2026).
Entscheidend ist der Fristbeginn, und der liegt nicht auf dem Belegdatum. Gezählt wird vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen worden sind oder auf das sich die Unterlagen beziehen. Ein Beleg aus dem März 2026 startet damit am 31. Dezember 2026 und darf frühestens nach dem 31. Dezember 2033 weg.
Dazu zwei Zusätze. Erstens die Verlängerung: Unterlagen sind so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind, in denen du Parteistellung hast. Bei laufender Prüfung wirfst du nichts weg. Zweitens die Digitalisierung: § 132 Abs. 2 BAO lässt Datenträger zu, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist. Das ist die Stelle, an der eine frei überschreibbare Tabelle zum Risiko wird. Nicht das Dateiformat entscheidet, sondern ob dein Verfahren mit Versionierung, Protokollen und Sicherung nachweisen kann, dass die Wiedergabe über sieben Jahre urschriftgetreu bleibt. Bei einer Tabelle ohne Protokoll kannst du das im Zweifel nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Rhythmus, Frist, Ausnahme
Die Frist steht in § 21 Abs. 1 UStG 1994: spätestens am 15. Tag, zugleich Fälligkeitstag, des zweitfolgenden Kalendermonats. Welcher Zeitraum gilt, entscheidet der Vorjahresumsatz.
Die dritte Zeile spart Kleinunternehmern die meiste Arbeit, hat aber eine Bedingung, die man leicht überliest: Es darf tatsächlich keine Vorauszahlung offenbleiben. Steuerfreie Umsätze nach § 6 Abs. 1 Z 7 bis 28 UStG 1994 bleiben bei der Berechnung der 55.000 Euro außer Ansatz. Aufzeichnen musst du trotzdem, die Erleichterung betrifft die Einreichung, nicht die Buchführung.
Was hier anders ist als in Deutschland
Wenn du eine deutsche Anleitung gelesen hast, ist das die wichtigste Tabelle hier. Die Werte rechts stehen mit Fundstelle in Buchhaltung für Selbstständige: der Einstieg.
Die letzte Zeile ist der größte Unterschied. In Österreich zwingt dich eine Umsatzschwelle in ein elektronisches Aufzeichnungssystem; in Deutschland gibt es diesen Zwang nicht, dafür gelten für elektronische Kassensysteme eigene technische Auflagen und eine Meldepflicht. Das steht in Kassenbuch-App im Vergleich und ist deutsches Recht. Dasselbe gilt für die Werkzeugauswahl: Der Vergleich in Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen betrachtet den deutschen Markt. Die Kriterien tragen auch in Österreich, die Preise und der Steuerumfang nicht.
Die Fleißarbeit danach: Belege zuordnen
Sind die Pflichten geklärt, bleibt die Arbeit, die jeden Monat wiederkommt: Jeder Beleg muss gefunden, zugeordnet und gegen die Abrechnung geprüft werden. Das ist kein Denken, das ist Abgleichen, und genau das bleibt liegen.
Diesen Schritt übernimmt bei mir Peter, mein KI-Mitarbeiter für Belege und Buchhaltung. Er arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, sichtet die neu eingegangenen Belege, setzt den Belegtyp, gleicht die Abrechnung Position für Position dagegen ab und meldet, was nicht zusammenpasst. Er folgt einer schriftlichen Prozessbeschreibung, und was nicht drinsteht, macht er nicht. Er bucht auch nicht. Beträge, Daten und Belegnummern kommen immer vom Bildschirm, nie aus dem Gedächtnis; passt etwas nicht exakt, meldet er es als offen. Die Abnahme bleibt bei mir, der Steuerberater bleibt der Steuerberater.
Ein Satz dazu, wenn du in Österreich sitzt: Meine Einrichtung ist ein deutscher Fall, mit deutschen Belegtypen und einer deutschen Oberfläche. Übertragbar ist die Arbeitsweise, nicht die Konfiguration. Die Prozessbeschreibung schreibst du in deinem Rechtskreis selbst: welche Belegtypen deine Software kennt, welche Frist greift, was bei einer Abweichung passieren soll. Das ist überschaubare Arbeit, aber es ist Arbeit, und allein machen musst du sie nicht: In der Community sitzen Leute aus beiden Rechtskreisen, und wer seinen Aufbau in einem Posting oder Call zeigt, bekommt die Lücken darin schneller gezeigt als beim Alleinbasteln. Wie Posteingang, Belege und Entwürfe zusammenspielen, steht in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach.
Häufige Fragen
Brauche ich in Österreich eine Registrierkasse?
Nur wenn beide Schwellen erreicht sind: 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsätze im Jahr (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Kartenzahlungen zählen dabei als Barumsätze. Einen Beleg ausstellen musst du bei Barzahlung als Grundregel auch unterhalb dieser Grenzen (§ 132a BAO); für Umsätze im Freien, Automaten bis 20 Euro und einige weitere Fälle sieht die Barumsatzverordnung 2015 Erleichterungen vor.
Wie lange muss ich Belege in Österreich aufbewahren?
Grundsätzlich sieben Jahre, für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere (§ 132 Abs. 1 BAO). Gezählt wird ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen, nicht ab dem Belegdatum. Länger gilt es, solange die Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind, in dem du Parteistellung hast, und für einzelne Sachverhalte wie Grundstücke, wo das Unternehmensserviceportal zwölf bis 22 Jahre nennt.
Ab wann bin ich kein Kleinunternehmer mehr?
Sobald deine Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994 die 55.000 Euro übersteigen. Bis zu 10 Prozent darüber gilt die Befreiung noch bis Jahresende, darüber ab dem Zeitpunkt des Überschreitens nicht mehr (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994).
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?
Meist nicht. Die Verordnung über die Abstandnahme von der Abgabe von Voranmeldungen nimmt Unternehmer mit Vorjahresumsätzen bis 55.000 Euro aus, wenn die Vorauszahlung vollständig bis zum Fälligkeitstag entrichtet wird oder sich keine ergibt. Bleibt eine Vorauszahlung offen, greift die Ausnahme nicht.
Gelten die deutschen Grenzen auch in Österreich?
Nein, und das ist der häufigste Fehler beim Googeln. Kleinunternehmergrenze, Buchführungsschwelle, Aufbewahrungsfrist und Kassenpflicht sind unterschiedlich geregelt. Die Gegenüberstellung oben zeigt die fünf Punkte, an denen eine deutsche Anleitung in Österreich zum falschen Ergebnis führt.
Wie du weitermachst
Nimm dir eine Stunde und klär vier Dinge: ob du unter der Schwelle des § 189 UGB bleibst und damit bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ob du unter 55.000 Euro Umsatz liegst, ob deine Barumsätze die 15.000er- und die 7.500er-Grenze reißen, und wo deine Belege liegen, so, dass sie in sieben Jahren noch urschriftgetreu lesbar sind. Erst danach lohnt der Blick auf Software.
Wenn das steht und die monatliche Zuordnerei anfängt zu nerven, ist das der Moment für einen KI-Mitarbeiter. Wie ich meine Belegarbeit aufgebaut habe, mit Prozessbeschreibung, Lernmodus und Kontrollzählung, zeige ich in meiner Community Claude Practitioners. Den Rechtskreis bringst du mit, der Aufbau ist übertragbar.
