Für einen kleinen Betrieb entscheidet sich die Wahl der Buchhaltungssoftware an sechs Fragen, nicht am Funktionsumfang der Werbeseite. Erstens: Reicht ein EÜR-Bericht zum Abtippen, oder geht die Umsatzsteuervoranmeldung wirklich an ELSTER raus. Zweitens: Wie kommen die Belege rein, per App-Foto, per E-Mail an eine Sammeladresse, per Portal-Abruf oder gar nicht automatisch. Drittens: Gibt es einen eigenen Zugang für den Steuerberater, und kostet der extra. Viertens: Welches Format geht raus, DATEV-Buchungsstapel, IDEA für die Betriebsprüfung, schlichtes CSV. Fünftens: Was passiert mit deinen Daten beim Anbieterwechsel, denn die Aufbewahrungspflicht läuft weiter. Sechstens: Ist die E-Rechnung im Paket, Empfang und Versand getrennt betrachtet. Das Paket, das für einen Ein-Personen-Betrieb üblicherweise reicht, also Rechnungen, Belegarchiv, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR und Steuerberater-Zugang, kostet bei den hier verglichenen Anbietern 12,90 bis 25,90 Euro netto im Monat (Stand: September 2026). Der Unterschied ist also selten der Preis, sondern die Frage, ab welchem Paket die Buchhaltung überhaupt anfängt.
Bei mir läuft die Fleißarbeit rund um diese Software seit dem 19.08.2026 über Peter, meinen KI-Mitarbeiter für Belege und Buchhaltung. Was KI in der Buchhaltung heute wirklich übernimmt, steht in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht, und welche Pflichten, Fristen und Steuerstatus dahinterstehen, klärt Buchhaltung für Selbstständige: der Einstieg. Das hier ist eine Software-Übersicht und keine Steuerberatung für deinen Fall.
Preis und Steuerumfang im Vergleich
Alle Preise netto pro Monat, Stand September 2026, von den Herstellerseiten.
Zwei Dinge fallen auf. Erstens rutscht die eigentliche Buchhaltung bei den meisten Anbietern erst ins mittlere oder obere Paket. Bei Lexware Office heißt die günstigste Version mit Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR schlicht L und kostet 21,90 Euro, während die 7,90-Euro-Version S nur Belege erfasst und archiviert. Wer Einstiegspreise vergleicht, vergleicht oft Belegarchive statt Buchhaltungen.
Zweitens ist bei WISO MeinBüro nicht der Funktionsumfang die Grenze, sondern der Umsatz: Das Einsteigerpaket ist auf 25.000 Euro Jahresumsatz begrenzt, das Buchhaltungspaket auf 120.000 Euro, erst darüber wird es unbegrenzt. Für einen wachsenden Betrieb ist das eine Preiserhöhung mit Ansage aus der Fußnote.
Der wichtigste Unterschied: Bericht oder Übermittlung
Fast alle Werkzeuge werben mit EÜR. Gemeint ist meist eine Auswertung zum Übernehmen in die Steuererklärung, nicht die elektronische Übermittlung der Anlage EÜR ans Finanzamt. Bei der Umsatzsteuervoranmeldung ist es umgekehrt: Die geht in den Buchhaltungspaketen von Lexware Office, sevDesk, Papierkram und WISO MeinBüro direkt über die ELSTER-Schnittstelle raus.
In dieser Auswahl geht nach den verglichenen Funktionen nur ein Anbieter darüber hinaus. Accountable deckt im Tarif Steuern nach eigener Beschreibung auch Einkommensteuererklärung, Gewerbesteuer und Umsatzsteuerjahreserklärung ab und übermittelt sie aus der App, für 29,90 Euro netto im Monat bei Jahreszahlung, 37,40 Euro bei monatlicher Zahlung. Willst du ohne Steuerberater durchs Jahr kommen, ist das die einzige Zeile in der Tabelle, die das überhaupt adressiert.
Wie die Belege reinkommen
Der Weg in die Software entscheidet, ob du sie benutzt oder im Dezember eine Nachtschicht einlegst. Vier Wege sind üblich, die meisten Anbieter können mehrere; Bareinnahmen kommen über ein eigenes Kassenbuch dazu, und welche Kassenbuch-App dafür passt, ist ein eigener Vergleich.
- Foto per App. Beleg abfotografieren, Texterkennung füllt die Maske. Bei Lexware Office und sevDesk ist die App in den Buchhaltungspaketen dabei, bei WISO MeinBüro ab dem kleinsten Paket.
- E-Mail an eine Sammeladresse. Die Rechnung aus dem Postfach weiterleiten, fertig. Der unterschätzteste Weg, weil er als einziger ohne Handy funktioniert.
- Abruf aus Anbieterportalen. Dafür gibt es eigene Dienste, die Rechnungen aus Online-Portalen holen, statt dass du zehn Kundenkonten durchklickst.
- E-Rechnung. Kommt strukturiert an, der Schritt über die Texterkennung entfällt komplett. Der sauberste Weg, und trotzdem prüfst du Inhalt und Zuordnung, denn ein falsches Pflichtfeld beim Absender bleibt falsch, auch sauber eingelesen.
Was die Erkennung kann und wo sie aufhört, steht in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht. Für die Werkzeugwahl zählt nur: Prüf vor dem Kauf, ob dein Hauptweg dabei ist. Wer 80 Prozent per E-Mail bekommt, braucht keine gute App.
Der Steuerberater entscheidet mit, also frag ihn vorher
Hier hören die meisten Vergleichslisten auf und die Praxis fängt an. Oft ist die Wahl gar nicht frei, weil die Kanzlei vorgibt, womit sie arbeiten kann.
Am deutlichsten wird das bei DATEV. Die Preisliste für Unternehmen führt DATEV Unternehmen online mit 11,56 Euro monatlich (Art.-Nr. 95138, Benutzerlizenz unbegrenzt) und DATEV Belege online zusätzlich mit 3,83 Euro je Mandantenbestand und Monat (Art.-Nr. 95157), jeweils zuzüglich Umsatzsteuer, Stand 08/2026. Das richtest du nicht allein ein: Es braucht ein Zugangsmedium, und der Bestand entsteht mit der Kanzlei.
Auch bei den Cloud-Anbietern reicht die Kanzlei in die Entscheidung hinein. sevDesk beschreibt für den DATEV Buchungsdatenservice ausdrücklich, dass dein Steuerberater dir dafür einen Zugang in DATEV Unternehmen online anlegen muss. Ohne diesen Schritt bleibt der Dateiexport, den jemand weiterreicht.
Daraus folgt eine Reihenfolge, die viel Ärger spart: erst fragen, dann kaufen, mit drei Fragen. Womit arbeitest du am liebsten, und was kostet es dich, wenn ich etwas anderes nehme. Übernimmst du meine Daten per Schnittstelle oder als Datei. Und was brauchst du von mir zum Monatsende. Diese drei Antworten verengen die Auswahl meist auf zwei Werkzeuge.
Was rausgeht: die Exportformate
Ein Export ist nicht gleich ein Export, und der Unterschied fällt erst auf, wenn er weh tut.
Die dritte Zeile prüft im Alltag niemand, und sie zählt im Prüfungsfall. Nach § 147 Abs. 6 AO darf die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, das System nutzen und die Übergabe in einem auswertbaren Format verlangen. Ein Werkzeug, das nur PDF und CSV kann, erfüllt das nicht automatisch.
Kommst du wieder raus?
Diese Frage stellst du vor dem Kauf, danach ist sie nicht zu ändern. Die Rechtslage ist eindeutiger, als der Markt sie behandelt.
Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, und § 147 Abs. 2 AO verlangt für die digitale Form, dass sie während der ganzen Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind. Dein Abo endet, diese Pflicht nicht.
Wie das beim Anbieterwechsel aussieht, steht in den GoBD, dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019. Randziffer 142: Die alte Software darfst du nur abschalten, wenn die Daten samt Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig ins neue System wandern und das neue dieselben Auswertungen ermöglicht. Andernfalls, so Randziffer 143, bleibt das alte System am Leben. Randziffer 144 schließt die naheliegende Hintertür: Datenextrakte, Reports oder Druckdateien genügen nicht, soweit dabei nicht alle aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden. Ein PDF-Ordner als Abschied reicht also nicht.
Das Gesetz setzt dieser Pflicht aber eine Frist, die in der GoBD-Fassung von 2019 noch nicht steht. Nach § 147 Abs. 6 AO genügt es beim Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder bei der Auslagerung der Daten, sie nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde. Für dich heißt das: Das alte System musst du nicht die vollen acht oder zehn Jahre bedienen, die ersten fünf Kalenderjahre nach einer nicht gleichwertigen Migration aber schon. Und was danach bleibt, muss maschinell auswertbar sein. Ein Ausdruck ist das nicht.
Klär deshalb vor dem Abschluss drei Punkte: was du nach der Kündigung noch abrufen kannst und wie lange, ob du alle Daten samt Belegbildern und Verknüpfungen herausbekommst, und in welchem Format. Lexware Office beantwortet den ersten Punkt auf der eigenen Hilfeseite schriftlich: Die Daten bleiben erhalten, du behältst Lesezugriff auf Daten und Belege, neue Belege erfassen oder bestehende ändern kannst du nicht mehr. Bei DATEV gibt es dafür eine eigene Zeile in der Preisliste: die Pauschale inaktives Unternehmen online Mandat mit 350,00 Euro einmalig (Art.-Nr. 20646), die einen gekündigten Vertrag und für den Zeitraum der Speicherung eine Mitgliedschaft bei der DATEV eG voraussetzt. Ein sauber ausgewiesener Preis für ein Problem, das andere Anbieter nicht einmal benennen.
Die E-Rechnung: fast überall drin, aber getrennt zu prüfen
Empfangen und versenden sind zwei Funktionen, und sie stecken oft in verschiedenen Paketen. Lexware Office erfasst E-Rechnungen ab Version S, erstellen und versenden geht ab Version M. sevDesk hat drei E-Rechnungen im Monat im kostenlosen Tarif, unbegrenzt ab dem Rechnungstarif. Papierkram unterstützt XRechnung und ZUGFeRD ab Paket S, der Empfang läuft in allen Paketen. Accountable nennt beide Formate in allen Tarifen. Welche Fristen für wen gelten, steht in E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen.
Was die Software nicht macht
Jedes dieser Werkzeuge nimmt Belege entgegen, und mehrere markieren dir im Bankabgleich die Buchungen, zu denen noch kein Beleg liegt. Was keines übernimmt: den fehlenden Beleg beschaffen, beim Anbieter nachfassen und eine Abrechnungsposition klären, zu der nie einer kam. Diese Arbeit davor ist bei mir die Fleißarbeit, und sie macht Peter: sichten, zuordnen, abgleichen. Er arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, nach einer schriftlichen Prozessbeschreibung, und was nicht drinsteht, macht er nicht.
Die Zahlen seines ersten Laufs stehen öffentlich: 116 Belege gesichtet, 38 von 40 richtig zugeordnet, gut eine Stunde. Zwei blieben offen, weil sein Prozess sie nicht eindeutig entscheiden konnte; er hat sie gemeldet, statt sie passend zu machen. Der zweite Lauf im September: 68 Belege, 54 davon geprüft, beim Kontrollexport null Abweichungen. Wie so ein Aufbau aussieht, steht in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach.
Häufige Fragen
Welche Buchhaltungssoftware ist die beste für Kleinunternehmen?
Es gibt keine, die für alle die beste ist, aber eine kurze Entscheidungsregel. Arbeitest du mit einer Kanzlei, entscheidet ihre Schnittstelle mit, und du fragst dort zuerst. Willst du die Steuererklärungen selbst machen, bleibt in dieser Auswahl nur ein Anbieter mit diesem Umfang. Brauchst du nur Rechnungen und ein sauberes Belegarchiv, reicht das kleinste kostenpflichtige Paket fast überall.
Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer?
Ja, mehrere Anbieter haben einen dauerhaft kostenlosen Tarif, darunter sevDesk, Papierkram und Accountable (Stand: September 2026). Sie decken meist Rechnungen und ein begrenztes Belegvolumen ab; Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR und Steuerberater-Zugang beginnen bei allen dreien erst im ersten kostenpflichtigen Paket. Lexware Office gehört nicht dazu, dort gibt es 30 Tage zum Testen. Kostenlos ist also der Einstieg, nicht die Buchhaltung.
Was kostet Buchhaltungssoftware für einen Ein-Personen-Betrieb?
Für ein Paket mit Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung und Steuerberater-Zugang zwischen 12,90 und 25,90 Euro netto im Monat (Stand: September 2026). Jahres- oder Zweijahreszahlung senkt den Preis spürbar, bindet dich aber, und das zählt bei der Ausstiegsfrage. Wer nur Rechnungen schreibt und archiviert, kommt darunter oder mit einem kostenlosen Tarif aus.
Brauche ich DATEV, wenn mein Steuerberater damit arbeitet?
Nicht zwingend. Die gängigen Cloud-Werkzeuge exportieren einen DATEV-kompatiblen Buchungsstapel, und der reicht vielen Kanzleien; welche Wege es sonst gibt, steht in DATEV-Anbindung einrichten. Kompatibel heißt aber nicht automatisch, dass jede Kanzlei ihn samt Belegbildern und Kontenrahmen ohne Nacharbeit einliest. Schick deshalb früh einen Testexport aus einem Monat rüber statt im Januar den ganzen Jahrgang.
Kann ich die Software später wechseln?
Ja, aber nicht folgenlos. Geht die Migration nicht gleichwertig durch, hältst du das alte System zunächst funktionsfähig; nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung genügt nach § 147 Abs. 6 AO ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger, solange keine Außenprüfung begonnen hat. Ein PDF-Export genügt nicht, wenn dabei Daten verloren gehen.
Ist die E-Rechnung in jedem Paket enthalten?
Der Empfang praktisch überall, der Versand nicht: Mehrere Anbieter legen ihn ins nächsthöhere Paket oder begrenzen die Anzahl im kostenlosen Tarif. Beim Preisvergleich ist das der Punkt, an dem zwei scheinbar gleiche Pakete nicht mehr gleich sind. Prüf die beiden Hälften deshalb einzeln, bevor du Preise nebeneinanderlegst.
Wie du weitermachst
Mach es in dieser Reihenfolge, dann brauchst du keine Testphase in fünf Werkzeugen. Schreib auf, wie deine Belege ankommen, getrennt nach E-Mail, Papier, Portal und E-Rechnung. Ruf deinen Steuerberater an und stell die drei Fragen von oben. Vergleich dann die zwei Werkzeuge, die übrig bleiben, am Paket mit der Umsatzsteuervoranmeldung statt am Einstiegspreis. Und bevor du unterschreibst, such auf der Hilfeseite nach dem Wort Kündigung.
Wenn danach immer noch ein Abend im Monat für das Zuordnen und Abgleichen draufgeht, liegt das nicht an der Software, sondern an der Arbeit davor. Wie ich genau diese Arbeit an einen KI-Mitarbeiter übergeben habe, mit Lernmodus und Kontrollzählung vor und nach jedem Lauf, zeige ich in meiner Community Claude Practitioners. Deine Liste aus Schritt eins kannst du dort in die Runde geben, bevor du dich entscheidest. Was ein KI-Mitarbeiter grundsätzlich ist und wie der Einstieg aussieht, steht auf der Seite KI-Mitarbeiter einstellen.
