Wer frisch selbstständig ist, braucht für die Buchhaltung zwei Entscheidungen und vier Arbeitsfelder, der Rest ist Organisation. Die erste Entscheidung fällt meistens von selbst: Freiberufler und kleine Gewerbetreibende ermitteln ihren Gewinn als Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, also Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, ohne Bilanz. Bilanzieren musst du erst, wenn dich das Handelsrecht dazu verpflichtet oder das Finanzamt dich nach § 141 AO auffordert, weil dein Umsatz über 800.000 Euro oder dein Gewinn über 80.000 Euro lag. Die zweite Entscheidung ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Bleibst du im Vorjahr unter 25.000 Euro Gesamtumsatz und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro, sind deine Umsätze steuerfrei, du weist keine Umsatzsteuer aus und gibst keine Voranmeldungen ab. Vier Arbeitsfelder betreffen fast jeden Betrieb, ihre Ausgestaltung hängt aber von Rechtsform und Steuerstatus ab: Belege sammeln und aufbewahren, sie ordentlich und unveränderbar führen (§ 146 AO und die GoBD), die Umsatzsteuer anmelden, soweit du nicht befreit bist, und einmal im Jahr erklären. Die Aufbewahrungsfristen in § 147 Abs. 3 AO sind dabei nicht mehr einheitlich zehn Jahre: Buchungsbelege acht, Geschäftsbriefe sechs. Und ganz am Anfang steht eine Frist, die viele übersehen: Betriebseröffnung oder Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit meldest du nach § 138 Abs. 4 AO innerhalb eines Monats. Alles hier gilt für Deutschland; was in Österreich bei Grenzen, Fristen und Registrierkasse anders läuft, steht in Buchhaltung für Selbstständige in Österreich.
Ich mache meine Buchhaltung nicht selbst, und ich gebe sie auch nicht komplett ab. Die Vorarbeit läuft automatisiert, Freigabe und Steuererklärung bleiben beim Menschen und beim Steuerberater. Wie dieser Aufbau funktioniert, steht unter KI-Mitarbeiter einstellen, was sich für einen Ein-Personen-Betrieb davon lohnt in KI für Selbstständige: was sich lohnt. Dieser Beitrag setzt nichts davon voraus: Er zeigt die Pflichten, egal ob du sie mit einem Ordner, einer Software oder mit Hilfe erledigst.
EÜR oder Bilanz: wer braucht was
Es gibt zwei Arten, den Gewinn zu ermitteln, und die einfachere ist für die meisten Selbstständigen die richtige.
Der entscheidende Satz steht in § 4 Abs. 3 EStG: Wer nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften zur Buchführung verpflichtet ist und auch freiwillig keine Bücher führt, darf den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben als Gewinn ansetzen. Für Freiberufler heißt das: Die EÜR bleibt, egal wie groß du wirst, denn § 141 AO gilt ausdrücklich nur für gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte.
Für Gewerbetreibende nennt § 141 Abs. 1 AO zwei Schwellen: mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr; dieselben Zahlen stehen als Befreiung für Einzelkaufleute in § 241a HGB. Wichtig ist § 141 Abs. 2 AO: Die Pflicht beginnt nicht mit dem Überschreiten, sondern mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts. Du bekommst also einen Brief, bevor es losgeht.
Das ist die Rechtslage, wie sie in den genannten Vorschriften steht, und keine Steuerberatung.
Aufbewahrung: was, wie lange, ab wann gezählt
§ 147 Abs. 1 AO listet auf, was geordnet aufzubewahren ist, Absatz 3 sagt, wie lange. Seit der Verkürzung für Buchungsbelege laufen drei Fristen nebeneinander.
Zwei Dinge werden daran regelmäßig falsch verstanden. Erstens der Fristbeginn: Nach § 147 Abs. 4 AO läuft die Frist ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, nicht ab dem Belegdatum. Ein Beleg aus dem März 2026 startet also am 31. Dezember 2026 und darf frühestens Ende 2034 weg. Zweitens die Verlängerung: Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für noch offene Festsetzungsfristen bedeutsam sind. Bei laufender Betriebsprüfung wirfst du nichts weg.
GoBD: was für digitale Belege gilt
Digital gelten dieselben Grundsätze wie für einen Papierordner, nur strenger nachprüfbar. § 146 Abs. 1 AO verlangt, Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Dazu kommt die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist oder unklar bleibt, ob die Änderung später kam. Genau daran scheitert die beliebteste Bastellösung: eine alleinstehende Tabelle ohne Protokollierung, in der jede Zeile spurlos überschrieben werden kann. Entscheidend ist dabei nicht das Dateiformat, sondern ob das Verfahren als Ganzes eine nachvollziehbare Änderungshistorie hat.
Was das im Alltag bedeutet, führt die Finanzverwaltung in den GoBD aus, dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Vier Punkte sind für einen Ein-Personen-Betrieb relevant:
- Digital empfangen heißt digital aufbewahren. Eine Rechnung, die als PDF ankommt, bleibt als PDF erhalten. Ausdrucken und Datei löschen genügt nicht.
- Bildliche Übereinstimmung bei Scans. Nach § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO muss die Wiedergabe mit empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich übereinstimmen. Ein Scan muss aussehen wie das Original, nicht nur dieselben Zahlen enthalten.
- Bei E-Rechnungen reicht der strukturierte Teil. Das stellt die GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 klar. Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung behältst du nur, wenn er zusätzliche steuerlich bedeutsame Angaben enthält.
- Jederzeit lesbar und maschinell auswertbar, über die gesamte Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Ein Format, das in acht Jahren niemand mehr öffnet, erfüllt das nicht; deshalb gehört zur Auswahl der Buchhaltungssoftware auch die Frage, was beim Wechsel aus den Daten wird.
Dazu kommt eine Pflicht, die seit dem 1. Januar 2025 jeden inländischen Unternehmer trifft, auch Kleinunternehmer: Du musst E-Rechnungen empfangen können.
Umsatzsteuervoranmeldung: Rhythmus und Frist
Wenn du nicht Kleinunternehmer bist, meldest du die Umsatzsteuer unterjährig an. § 18 Abs. 1 UStG setzt die Frist: bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, elektronisch, Zahlung am selben Tag fällig. Der Zeitraum steht in § 18 Abs. 2 UStG.
Zwei praktische Zusätze. Erstens die Dauerfristverlängerung: Nach § 46 UStDV hat das Finanzamt dir auf Antrag einen Monat mehr Zeit zu geben; wer monatlich meldet, zahlt dafür nach § 47 UStDV eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahreszahlungen. Zweitens die Gründerregel: § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG schreibt Gründern eigentlich den Kalendermonat vor, für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 gilt nach Satz 6 aber die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres. Diese Sonderregel endet mit dem Jahr 2026 (Stand: September 2026).
Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
Seit dem 1. Januar 2025 ist das keine Nichterhebung der Steuer mehr, sondern eine echte Steuerbefreiung: Nach § 19 Abs. 1 UStG sind deine Umsätze steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Fünf Punkte gehören dazu:
- Keine Voranmeldungen und keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG ausdrücklich aus. Das Finanzamt kann dich nach § 149 Abs. 1 Satz 2 AO trotzdem einzeln auffordern. Und § 18 Abs. 4a UStG bleibt ausdrücklich unberührt: Schuldest du Steuer als Leistungsempfänger, etwa für die Provision eines Buchungsportals aus dem EU-Ausland (§ 13b UStG), gibst du für die betroffenen Zeiträume doch Voranmeldungen ab und dazu eine Jahreserklärung.
- Die 100.000 Euro wirken sofort. Laut BMF-Schreiben vom 18. März 2025 ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr steuerfrei. Ab da gelten auch die allgemeinen Erklärungspflichten.
- Im Gründungsjahr zählt die 25.000-Euro-Grenze. Laut demselben Schreiben ist bei Aufnahme der Tätigkeit allein der tatsächliche Gesamtumsatz des laufenden Jahres maßgebend, gemessen an 25.000 Euro, nicht an 100.000. Hochgerechnet wird nichts. Für Heilberufe zählen steuerfreie Heilbehandlungen bei der Grenze nicht mit, siehe Heilpraktiker: Umsatzsteuer und Buchhaltung.
- Der Verzicht bindet fünf Jahre. Nach § 19 Abs. 3 UStG kannst du bis Ende Februar des zweiten Folgejahres unwiderruflich verzichten, bist dann aber fünf Kalenderjahre gebunden. Das lohnt vor allem bei hohen Anfangsinvestitionen mit Vorsteuer.
- E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen entspannt. § 34a UStDV erlaubt ausdrücklich, dass eine Kleinunternehmer-Rechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt wird, also als PDF oder auf Papier.
Was als Kleinunternehmer in ein Angebot gehört und was davon erst in der späteren Rechnung Pflicht ist, steht in Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?.
Was sich pro Jahr ändern kann
Fast jede Zahl hier hat sich schon einmal bewegt. Beim nächsten Jahreswechsel schaust du hier nach (Stand: September 2026).
Zur letzten Zeile: § 149 Abs. 2 AO gibt dir Zeit bis zum 31. Juli, mit Steuerberater nach Absatz 3 bis Ende Februar des zweiten Folgejahres.
Die Fleißarbeit danach: Belege zuordnen
Sind die Pflichten geklärt, bleibt die eigentliche Arbeit: Jeder Beleg muss gefunden, zugeordnet und gegen die Abrechnung geprüft werden. Das ist kein Denken, das ist Abgleichen. Reisen rechnest du als Selbstständiger mit denselben Verpflegungspauschalen ab wie Angestellte; Werte und Vorlage stehen in Spesenabrechnung: Vorlage, Pauschalen, Ablauf.
Diesen Schritt übernimmt bei mir Peter, mein KI-Mitarbeiter für Belege und Buchhaltung. Er arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, sichtet die neu eingegangenen Belege, setzt den Belegtyp und gleicht die Abrechnung dagegen ab. Die Zahlen aus seinem ersten Lauf habe ich öffentlich gemacht: 116 Belege gesichtet, 38 von 40 richtig zugeordnet, gut eine Stunde. Interessanter als die 38 sind die zwei: Sie blieben offen, weil sein Prozess den Fall nicht entscheiden konnte, und er hat sie als offen gemeldet, statt sie passend zu machen. Ein Assistent, der rät, wäre hier schlimmer als gar keiner.
Zwei Grenzen sind fest verdrahtet: Er bucht nicht, sein Prozess kennt nur Zuordnen und Abgleichen, und Beträge, Daten und Belegnummern kommen immer vom Bildschirm, nie aus dem Gedächtnis. Die Abnahme bleibt bei mir, die Steuererklärung beim Steuerberater. Wie das Zusammenspiel aus Posteingang, Belegen und Entwürfen aussieht, steht in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach; das fertige Paket heißt Frieda. Welche Daten überhaupt in ein KI-System gehen, klärt KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Neben der Belegzuordnung ist der Umgang mit offenen Kundenforderungen ein eigener Ablauf; Mahnwesen automatisieren mit KI beschreibt Abgleich, Entwurf und Freigabe.
Häufige Fragen
Brauche ich als Selbstständiger eine doppelte Buchführung?
In aller Regel nicht. Freiberufler dürfen dauerhaft die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG nutzen, weil § 141 AO nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte betrifft. Gewerbetreibende wechseln erst über 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn, und auch dann erst nach der Mitteilung des Finanzamts (§ 141 Abs. 2 AO).
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege, also die meisten Rechnungen und Quittungen, acht Jahre; Bücher und Jahresabschlüsse zehn, sonstige Geschäftsbriefe sechs, alles nach § 147 Abs. 3 AO. Gezählt wird nach § 147 Abs. 4 AO ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, nicht ab dem Belegdatum.
Darf ich Papierbelege scannen und die Originale wegwerfen?
Nach § 147 Abs. 2 AO ist die Aufbewahrung auf einem Datenträger zulässig, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Bei empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen muss die Wiedergabe bildlich übereinstimmen und die ganze Frist über lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Welche Originale trotzdem auf Papier bleiben sollten, klärst du mit deinem Steuerberater.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Nein. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt Voranmeldung und Jahreserklärung ausdrücklich aus. Drei Einschränkungen: Das Finanzamt kann dich nach § 149 Abs. 1 Satz 2 AO einzeln auffordern, sobald du die 100.000 Euro unterjährig überschreitest, gelten ab dann die allgemeinen Erklärungspflichten, und schuldest du Steuer als Leistungsempfänger nach § 13b UStG, gibst du nach § 18 Abs. 4a UStG für diese Zeiträume Voranmeldungen ab.
Wie du weitermachst
Nimm dir eine Stunde und klär drei Dinge in dieser Reihenfolge: ob du EÜR machst oder bilanzieren musst, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst (rechne durch, wie viel Vorsteuer du im ersten Jahr hättest), und wo deine Belege landen, so, dass sie in acht Jahren noch lesbar sind. Erst danach lohnt der Blick auf Software.
Die Ablage ist der Punkt, an dem die meisten hängen bleiben, weil man sie einmal selbst festlegen muss; wie eine Belegablage im Betrieb aussieht, die dann trägt, steht im eigenen Beitrag. Das musst du nicht allein durchdenken: In meiner Community Claude Practitioners sitzen Leute, die genau diese Entscheidung schon getroffen haben, und eine Frage in einem Posting oder in einem Call erspart dir die erste Runde Ausprobieren.
Wenn das steht und die monatliche Zuordnerei anfängt zu nerven, ist das der Moment für einen KI-Mitarbeiter. Welche Aufgaben sich dafür eignen, klärt Welche Aufgaben du an KI abgeben kannst; wie ich meine eigene Belegarbeit aufgebaut habe, mit Prozessbeschreibung, Lernmodus und Kontrollzählung, zeige ich dort ebenfalls.
