Für Heilpraktiker ist die Umsatzsteuer meist kein Thema, solange es um die Behandlung geht: Heilbehandlungen von Heilpraktikern und approbierten Psychotherapeuten sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei, wenn ein therapeutisches Ziel im Vordergrund steht. Für Vorträge, Lehrtätigkeit, Supervision, Kurse ohne Krankheitsbezug, bestimmte Gutachten, Produkte und Coaching gilt diese Befreiung nicht. Deshalb braucht in der Buchhaltung jede Einnahmeart und jeder Ausgabenbeleg ein Merkmal: steuerfreie Seite, steuerpflichtige Seite oder beides. Davon hängen Kleinunternehmergrenze und Vorsteuer ab. Die Einordnung legt dein Steuerberater fest; eine KI kann danach vorsortieren, abgleichen und die Übergabe vorbereiten, bewerten kann sie nichts.
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Grundlage sind das Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) des Bundesfinanzministeriums, konsolidierte Fassung, Stand 2. Juni 2026. Was KI-Mitarbeiter im Praxisbüro sonst übernehmen, steht in KI für Therapeuten und Heilpraktiker.
Heilpraktiker-Umsatzsteuer: wann die Sitzung steuerfrei ist
Für die Befreiung braucht es eine Heilbehandlung und eine Befähigung (UStAE Abschnitt 4.14.1 Abs. 2). Die Befähigung hat, wer Heilkunde als „Inhaber einer Erlaubnis nach § 1 Abs. 1 des Heilpraktikergesetzes“ ausübt (4.14.4 Abs. 1). Psychologische Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten nennt der Erlass als ähnliche heilberufliche Tätigkeit (4.14.4 Abs. 11 Nr. 11). Wer ohne Erlaubnis oder Approbation berät, etwa als Coach, fällt nicht unter § 4 Nr. 14 UStG.
Steuerfrei sind heilberufliche Leistungen „nur, wenn bei der Tätigkeit ein therapeutisches Ziel im Vordergrund steht“ (4.14.1 Abs. 4). Der Erlass nennt ausdrücklich das „telefonische oder digitale Beratungsgespräch“; die Videositzung zählt also wie die im Praxisraum. Ausgenommen ist, was nicht Teil eines konkreten, individuellen Leistungskonzepts zur Diagnose, Behandlung, Vorbeugung oder Heilung ist.
Umsatzsteuer in der Psychotherapie: was nicht dazugehört
Abschnitt 4.14.1 Abs. 5 zählt auf, was keine Heilbehandlung ist. Für Therapie- und Heilpraktikerpraxen sind das die wichtigsten Zeilen:
„Keine Heilbehandlung“ heißt nur: § 4 Nr. 14 UStG greift nicht. Ob eine andere Befreiung oder die Kleinunternehmerregelung passt, prüft deine Kanzlei. Auf die Rechnung für eine steuerfreie Leistung gehört ein Hinweis auf die Befreiung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG), siehe Heilpraktiker-Software: Auswahl, Anbieter. Was sonst auf die Rechnung in der Privatpraxis gehört, steht in Rechnung in der Psychotherapie: GOÄ, Vorlage.
Kleinunternehmer: welche Umsätze zählen
Seit 2025 gelten zwei Grenzen: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG). Umsätze, die nach § 4 Nr. 11 bis 29 steuerfrei sind, werden vom Gesamtumsatz abgezogen (Abs. 2 Nr. 1). Steuerfreie Heilbehandlungen zählen also nicht mit.
Ein Beispiel: Angenommen, eine Heilpraktikerin hat im Vorjahr 48.000 Euro mit Sitzungen und 9.000 Euro mit Vorträgen eingenommen. Sind die Sitzungen steuerfrei, zählen für die Grenze nur die 9.000 Euro, und die Vorträge bleiben im laufenden Jahr steuerfrei, solange 100.000 Euro nicht überschritten sind.
- Gründungsjahr: Es zählt nur der tatsächliche Umsatz des laufenden Jahres, und maßgebend ist „die Grenze von 25.000 € und nicht die Grenze von 100.000 €“ (UStAE 19.1 Abs. 3).
- Grenze überschritten: Schon der Umsatz, mit dem die 100.000 Euro überschritten werden, ist nicht mehr steuerfrei (19.1 Abs. 2 Satz 4), mit Folgen für Rechnungen und Voranmeldungen.
- Verzicht: möglich, bindet aber mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).
Wie die Rechnung dann aussieht, zeigt Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Vorsteuer: warum jeder Ausgabenbeleg ein Merkmal braucht
Steuer auf Einkäufe für steuerfreie Umsätze ist nicht als Vorsteuer abziehbar (§ 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Bei gemischter Nutzung ist der Teil nicht abziehbar, der den steuerfreien Umsätzen „wirtschaftlich zuzuordnen ist“; das Verhältnis der Umsätze darf nur dienen, wenn keine präzisere Zuordnung möglich ist (§ 15 Abs. 4 UStG). Die Aufzeichnungen müssen steuerfreie und steuerpflichtige Entgelte getrennt zeigen (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG).
Ein Beispiel für drei Stapel: Therapiematerial gehört zur Heilbehandlung, der gemietete Raum für einen Abendkurs zur steuerpflichtigen Seite, Laptop und Telefon zu beiden. Regel und Schlüssel legt dein Steuerberater fest. Wichtig wird die Trennung, sobald neben der Behandlung eine zweite Einnahmeart dazukommt.
Buchhaltung für Heilpraktiker über das Jahr
Bei den Steuern als Heilpraktiker kommt zur Umsatzsteuer die Einkommensteuer. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG nennt Heilpraktiker bei den freien Berufen; ohne Buchführungspflicht reicht die Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Pflichten und Fristen im Überblick stehen in Buchhaltung für Selbstständige: der Einstieg.
In der Buchhaltung einer Psychotherapie-Praxis wiederholt sich jeden Monat dasselbe: Einnahmen nach Art summieren, Ausgaben mit Merkmal ablegen, Lücken schließen, übergeben. Diese Vorlage kommt ohne Patientendaten aus; Rechnungsdoppel mit Namen bleiben in der Praxissoftware.
BELEGTRENNUNG [Monat Jahr], Praxis [Name]
Einnahmen (nur Summen, keine Namen)
Art | Summe | laut Steuerberater | Belegordner
Sitzungen, Praxis + Video | [Betrag] | steuerfrei | Praxissoftware (Export)
Vorträge, Lehraufträge | [Betrag] | [Einordnung] | Einnahmen/Vorträge
Supervision | [Betrag] | [Einordnung] | Einnahmen/Supervision
Kurse ohne Krankheitsbezug | [Betrag] | [Einordnung] | Einnahmen/Kurse
Gutachten | [Betrag] | [je Gutachten] | Einnahmen/Gutachten
Produkte, Sonstiges | [Betrag] | [Einordnung] | Einnahmen/Sonstiges
Ausgaben
Merkmal | Anzahl | Belegordner
nur Heilbehandlung | [Anzahl] | Ausgaben/steuerfrei
nur steuerpflichtig | [Anzahl] | Ausgaben/steuerpflichtig
gemischt | [Anzahl] | Ausgaben/gemischt
offen, Rückfrage | [Anzahl] | Ausgaben/offen
Fehlende Belege: [Zahlung, Betrag, Datum, angefragt bei]
Die Übergabe-Notiz an die Kanzlei, ebenfalls ohne Patientendaten:
Betreff: Praxis [Name], Unterlagen [Monat Jahr]
Guten Tag [Name],
im Ordner [Ort] liegen: Kontoauszüge bis [Datum], Kreditkarte [Zeitraum],
die Belegtrennung und [Anzahl] Ausgabenbelege, davon [Anzahl] gemischt.
Rechnungsdoppel an Patienten: in der Praxissoftware, Zugang wie vereinbart.
Neu in diesem Monat: [z. B. erster Vortrag für ein Unternehmen]
Bitte um Einordnung: [Einnahme oder Beleg, Frage]
Nicht steuerfreie Einnahmen seit Jahresbeginn: [Betrag]
Danke und Grüße
[Name]
Ob Steuerberater für Heilpraktiker oder Steuerberater für Psychotherapeuten: Rhythmus und Weg sprecht ihr ab. Arbeitet die Kanzlei mit DATEV, erklärt DATEV-Anbindung einrichten: die Grundlagen den Weg; hochgeladen werden nur Ausgabenbelege ohne Patientenbezug.
Aufbewahrung: Belegordner und Patientenakte getrennt
Bücher und Aufzeichnungen bewahrst du zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht, empfangene Geschäftsbriefe sechs (§ 147 Abs. 3 AO), jeweils ab Ende des Kalenderjahres (Abs. 4). Die Behandlungsakte bleibt „für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung“ (§ 630f Abs. 3 BGB). Verschiedene Fristen, verschiedene Orte: Die Akte gehört nicht in den Belegordner. Wie eine prüfbare Ablage aussieht, zeigt Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb.
Kontozeilen mit Patientennamen, Rechnungsdoppel und Gutachten sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO); für approbierte Psychotherapeuten gilt dazu § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB. Ungeschützt gehören sie in keinen KI-Dienst. Soll eine KI damit arbeiten, dann über meine KI-Datenschleuse: Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Sie ist einsatzbereit, bereits in Betrieb und wird für jede Praxis einzeln eingerichtet. Pseudonymisiert heißt nicht anonym, die DSGVO gilt weiter. Keine automatische Erkennung findet jede Angabe. Deshalb klären wir beim Einrichten auch, welche Inhalte gar nicht erst zu Claude gehören. Mehr in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen selten
Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können; das gilt für inländische Unternehmer, ausdrücklich auch für Kleinunternehmer (UStAE 14.1 Abs. 5). Ausstellen musst du eine Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG nur, „wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist“. Für Heilbehandlungen entfällt diese Pflicht. Hältst du einen nicht befreiten Vortrag für ein Unternehmen, wird eine E-Rechnung fällig; Papier geht noch für Umsätze bis Ende 2026, im Jahr 2027 nur bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer dürfen immer eine sonstige Rechnung schicken (§ 34a UStDV). Mehr in E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen.
Was Peter, Frieda und Anton vorbereiten
Einen Buchhaltungsfall aus einer Therapiepraxis habe ich nicht; was folgt, ist ein Vorschlag.
Peter läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026. In meiner Buchhaltungsoberfläche sichtet er neue Belege, setzt den Belegtyp und gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position ab. In seinem zweiten Lauf im September hat er 54 von 68 Belegen geprüft und den Rest zurückgestellt; eine Position mit leicht abweichendem Betrag blieb offen, statt passend gemacht zu werden. Er bucht nicht, die steuerliche Bewertung bleibt bei Menschen. In deiner Praxis kämen die Merkmale aus der Vorlage als Belegtypen dazu, nach der Regel deiner Kanzlei. Das ist ein neuer Ablauf, den du beschreibst; Peter lernt ihn zuerst in einem Lernmodus, in dem er nur liest und Screenshots macht.
Frieda läuft in meinem Betrieb und sortiert den Posteingang; laut ihrer Seite sortiert sie auch Belege vor, „verbucht nichts und bewertet keine Rechnung steuerlich“. Gesundheit gehört zu den Ordnern, die sie nicht anfasst. Für die Praxis heißt das: Rechnungen von Vermieter oder Softwareanbieter laufen über ein Verwaltungspostfach ohne Patientenpost. Dass Frieda sie von dort an Peter weitergibt, wäre ebenfalls neu.
Anton legt in meinem Betrieb nach einer Zusage Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwürfe in Lexware Office an; „Anton entwirft, ich gebe frei.“ In der Praxis passt er nur für Rechnungen ohne Patientenbezug, etwa für Vortrag, Kurs oder Supervision. Welcher Steuerhinweis auf die Rechnung kommt, Steuersatz oder Kleinunternehmer-Hinweis, gibst du ihm je Leistung so vor, wie dein Steuerberater es festgelegt hat; auch das ist ein neuer Ablauf. Patientenrechnungen bleiben in der Praxissoftware, siehe Praxissoftware Psychotherapie: Auswahl und KI.
Die Kanzlei gehört dazu: Laut Peters Seite muss der Steuerberater „Übergabeformat, Verantwortungsgrenzen und Prüfschritte mit dir festlegen und die vorbereiteten Daten auch annehmen können“. Mehr in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht.
Häufige Fragen
Sind Heilpraktiker umsatzsteuerpflichtig?
Mit Heilbehandlungen nicht, sie sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei. Für Vorträge, Lehrtätigkeit, Supervision oder Produkte gilt die Befreiung nicht; die Einordnung klärt die Kanzlei.
Ist Supervision umsatzsteuerfrei?
Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist Supervision keine Heilbehandlung (4.14.1 Abs. 5 Nr. 10), die Befreiung für Heilberufe greift also nicht.
Ist eine Videositzung steuerfrei?
Unter denselben Bedingungen wie die Sitzung in der Praxis; der Erlass nennt das digitale Beratungsgespräch ausdrücklich.
Zählen steuerfreie Heilbehandlungen zur Kleinunternehmergrenze?
Nein, sie werden vom Gesamtumsatz abgezogen (§ 19 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Im Gründungsjahr gilt für die übrigen Einnahmen die Grenze von 25.000 Euro.
Wie du weitermachst
Schreib die Einnahmearten der letzten drei Monate auf, nur mit Summen, und frag deinen Steuerberater nach der Einordnung. Mit der Antwort füllst du die Vorlage, und an der Ausgabenseite kann eine KI anfangen. Fängst du gerade an, steht der Aufbau des Praxisbüros in Heilpraktiker-Praxis eröffnen: Büro ab Tag 1. Wie du das in deiner Praxis umsetzt und welcher Ablauf am meisten an dir hängt, schauen wir uns in 20 Minuten gemeinsam an.
