KI für Therapeuten heißt auf dieser Seite nicht, dass eine KI therapiert. Es geht um das Praxisbüro, also um die Arbeit neben den Sitzungen: das Verwaltungspostfach vorsortieren und Antworten entwerfen, Ausgabenbelege für die Buchhaltung vorbereiten, die Website bauen und pflegen, Beiträge für Social Media entwerfen. Das können KI-Mitarbeiter übernehmen, also KI-Rollen mit festem Auftrag, eigenen Regeln und einer Freigabe durch dich, bevor etwas die Praxis verlässt. Therapie, Diagnosen und jede Entscheidung über Patientinnen und Patienten bleiben bei dir, und Patientendaten gehören nie ungeschützt in einen Cloud-Dienst. Die Rollen auf dieser Seite laufen in meinem eigenen Betrieb; einen KI-Fall aus einer Therapiepraxis habe ich bisher nicht, die Übertragung auf die Praxis ist deshalb ein Vorschlag, wie es ginge.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Rechtslage stammt aus den Gesetzestexten, Stand November 2026. Weitere Branchen sammle ich auf der Seite KI für deine Branche.
Für wen diese Seite ist
Für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten mit Kassensitz oder in der Privatpraxis, für Heilpraktiker und Heilpraktiker für Psychotherapie und für kleine Praxen ohne eigenes Büro-Team.
Der Unterschied zwischen den Gruppen ist für das Büro klein, für das Recht nicht. Die Berufsbezeichnung Psychotherapeutin oder Psychotherapeut setzt nach § 1 PsychThG eine Approbation voraus, von befristeten Erlaubnissen abgesehen. Wer ohne ärztliche Bestallung Heilkunde ausübt, braucht nach § 1 HeilprG eine Erlaubnis. Das wirkt sich auf die Schweigepflicht aus, dazu unten mehr.
Was im Praxisbüro Zeit frisst
Wenn du keine Praxisangestellte hast, machst du das Büro selbst, und es kommt in kleinen Stücken:
Mails: Terminanfragen, Rückfragen zur Kostenerstattung, Kammer und Berufsverband, Kooperationsanfragen, Rechnungen von Vermieter und Softwareanbieter, Newsletter.
Telefon: Anrufe während der Sitzungen, Rückrufe in den Pausen.
Belege: Miete, Software, Supervision, Fortbildung, Fachliteratur, alles muss in die Buchhaltung.
Website und Auffindbarkeit: Texte, die seit Jahren nicht angefasst wurden, ein Kontaktweg, der auf dem Handy nicht funktioniert.
Social Media: regelmäßig posten, obwohl die Woche schon voll ist.
Vorlagen: Infoblätter zum Ablauf, Antworten auf immer dieselben Fragen, Checklisten.
Nichts davon braucht deine therapeutische Ausbildung. Ein Teil berührt aber Gesundheitsdaten, und dort zieht diese Seite die Grenze.
KI für Therapeuten: welcher KI-Mitarbeiter welche Büroarbeit übernimmt
In jeder Zeile gilt dieselbe Regel wie in meinem Betrieb: Die KI entwirft, ein Mensch gibt frei.
Postfach und Terminanfragen: Frieda und Sonja
Frieda läuft in meinem eigenen Betrieb. Sie sortiert den Posteingang in vier Stapel, Sofort, Heute, Kann warten und Papierkorb, plus einen fünften für Fälle, die meine Einschätzung brauchen. Antworten legt sie als Entwurf an; versendet hat sie noch nie etwas selbst. Sensible Ordner sind laut ihrer Anleitung tabu, Gesundheit gehört ausdrücklich dazu. Sonja schreibt Geschäftsmails in meinem Ton, prüft jede Angabe gegen die Quelle und legt den Text als Entwurf ab.
Für eine Praxis heißt das: Trenn das Verwaltungspostfach von der Kommunikation mit Patienten. Schon die Mail „Ich hätte gern einen Termin für ein Erstgespräch“ zeigt, dass jemand Hilfe sucht. Das Büropostfach mit Lieferanten, Kammer und Kooperationen bekommt der KI-Mitarbeiter, für Anfragen von Patienten bereitet er Vorlagen vor, die du selbst verschickst. Wie das Stapel-System im Alltag aussieht, steht in Posteingang sortieren: das Stapel-System.
Telefon und Termine
Fürs Telefon habe ich keinen eigenen KI-Mitarbeiter. Welche Telefonassistenten es gibt, auch für Praxen mit vollem Empfang, was sie kosten und was rechtlich gilt, steht in KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht. Für Kalender und Terminabstimmung siehe Termine planen mit KI: was heute schon geht. Ob jemand einen Therapieplatz bekommt, entscheidet kein Assistent.
Belege und Buchhaltung: Peter
Peter läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026. Er arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, sichtet neu eingegangene Belege, ordnet jedem den richtigen Belegtyp zu, gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position ab und meldet, was nicht passt. Er bucht nicht selbst.
In einer Praxis bekommt Peter nur Ausgabenbelege: Miete, Software, Supervision, Fortbildung. Eine Rechnung an einen Patienten zeigt die Behandlung und enthält damit Gesundheitsdaten; sie entsteht in der Praxissoftware und bleibt dort. Wie die Ablage dazu aussieht, steht in Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb.
Website und Auffindbarkeit: Ralf und Sebastian
Ralf baut Websites neu, modernisiert alte und prüft sie auf Desktop und Mobil; den Livegang bereitet er vor, die Freigabe bleibt bei dir. Sebastian ist mein KI-Mitarbeiter für SEO, KI-Suche und Blog.
Aus diesem Baustein gibt es einen echten Fall, ohne Namen: Ralf hat die Website einer approbierten Paartherapeutin gebaut, und Sebastian hat dafür Suchbegriffe recherchiert und die ersten Blogbeiträge vorbereitet. Für jede Praxis-Website gilt das Heilmittelwerbegesetz nach § 1 für Werbung für Verfahren und Behandlungen, die sich auf die Erkennung, Beseitigung oder Linderung von Krankheiten beziehen. Nach § 3 ist irreführende Werbung unzulässig, etwa wenn fälschlich der Eindruck entsteht, dass „ein Erfolg mit Sicherheit erwartet werden kann“. Wie so ein Umbau abläuft, steht in Website mit KI modernisieren: so geht's, wie Patienten dich in der Umgebung finden, in Wie werde ich bei Google gefunden? Lokal-SEO.
Social Media und Video: Conny und Eddi
Conny entwickelt bei mir aus einem Thema, einem Link oder einer Aufnahme Hooks, Skripte und Captions, Eddi schneidet echtes Material, setzt Untertitel und prüft das fertige Video. Den fertigen Beitrag gebe ich frei. Für eine Praxis gilt dasselbe Werberecht wie für die Website, und dazu eine eigene Regel: keine Geschichten aus Sitzungen, auch nicht verfremdet.
Datenschutz und Schweigepflicht: was für Patientendaten gilt
Dieser Abschnitt kommt vor jedem Werkzeug. Gesundheitsdaten sind nach Art. 4 Nr. 15 DSGVO Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit beziehen, „einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen“. Ihre Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt, mit Ausnahmen in Abs. 2, etwa für die Behandlung durch Fachpersonal, das einem Berufsgeheimnis unterliegt. Das Verbot gilt für Psychotherapeuten und Heilpraktiker gleichermaßen; ob die Ausnahme greift, hängt an einer Geheimhaltungspflicht, dazu gleich mehr.
Dazu kommt § 203 StGB. Strafbar macht sich, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Angehörigem eines Heilberufs anvertraut wurde, „der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert“ (Abs. 1 Nr. 1); Nr. 2 nennt Berufspsychologen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Abschlussprüfung. Für approbierte Psychotherapeutinnen passt das. Heilpraktiker nennt die Vorschrift nicht ausdrücklich; ob sie dich als Heilpraktikerin erfasst, klärst du mit deiner Rechtsberatung. Die DSGVO gilt in jedem Fall.
Für jeden Dienstleister, auch einen KI-Dienst, sind Abs. 3 und 4 entscheidend. Geheimnisse dürfen an mitwirkende Personen gehen, „soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der sonstigen mitwirkenden Personen erforderlich ist“, und wer nicht dafür sorgt, dass diese Personen zur Geheimhaltung verpflichtet sind, kann sich selbst strafbar machen, wenn eine von ihnen ein Geheimnis unbefugt offenbart (Abs. 4 Satz 2 Nr. 1). Ein Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag löst davon nur einen Teil: Er regelt, wie der Anbieter verarbeitet, nicht, ob du die Daten dorthin geben darfst. Was bei Claude je Tarif gilt, steht in Claude Datenschutz und DSGVO: was gilt, nach welchen Fragen ich entscheide, was eine KI sehen darf, in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Daraus folgt die Regel für diese ganze Seite: Patientendaten gehen nie ungeschützt in die Cloud. Die Bausteine oben funktionieren ohne sie. Wo eine KI doch einmal mit Texten arbeiten soll, in denen Patienten vorkommen, braucht es einen geschützten Weg.
Die KI-Datenschleuse: pseudonymisieren, bevor etwas zu Claude geht
Für Praxen und Kanzleien, die mit vertraulichen Personenangaben arbeiten, gibt es meine KI-Datenschleuse. Sie sitzt zwischen deiner Praxis und Claude. Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Aus „Frau M. Beispiel möchte ihren Termin am Dienstag verschieben“ wird „[Person 1] möchte ihren Termin am Dienstag verschieben“. Claude bekommt die Platzhalter statt der Namen. Welcher Platzhalter für wen steht, bleibt auf unserem Server in Deutschland, und dort setzt die Schleuse die echten Namen in die Antwort wieder ein. Sie funktioniert mit Claude Code und den KI-Mitarbeitern, die darauf laufen. Das Prinzip steht auch in Claude Code Mods in der Steuerberatung.
Das Prinzip der KI-Datenschleuse an einem erfundenen Beispiel, Platzhalter vereinfacht. Grafik: Kevin Welter
Die KI-Datenschleuse ist fertig. Ich richte sie für jede Praxis einzeln ein und lerne sie auf die Arbeit deiner Praxis an. Pseudonymisiert heißt nicht anonym, die DSGVO und Art. 9 gelten weiter. Keine automatische Erkennung findet jede Angabe, deshalb gehören manche Inhalte gar nicht erst zu Claude. Für deinen individuellen Fall schauen wir uns gemeinsam an, was deine Praxis braucht.
Das Prinzip funktioniert im Kleinen auch ohne Schleuse: Namen, Orte und Kennungen per Suchen-und-Ersetzen gegen Platzhalter tauschen, die Liste bleibt bei dir, die Antwort übersetzt du selbst zurück. Die Alternativen mit eigener Hardware stehen in Lokale KI und Datenschutz: Cloud oder Server?. Einen echten KI-Fall unter Berufsgeheimnis beschreibe ich in KI-Agent für Steuerberater: ein Praxisfall. Wie das mit Claude Code in einer Praxis aussehen kann, was ohne Patientendaten geht und was ein Business-Tarif nicht löst, steht in Claude Code für Therapeuten und Heilpraktiker.
Alle Beiträge für Therapeuten und Heilpraktiker
Diese Seite ist der Einstieg. Die Vertiefungen zu den einzelnen Bausteinen:
Therapie und Beratung. Kein KI-Mitarbeiter spricht mit Patienten über ihr Anliegen, weder per Mail noch am Telefon.
Diagnose und Indikation. Auch keine Vorschläge dazu.
Anträge, Berichte und Akten. Die Behandlungsakte führst du in deiner Praxissoftware; ein KI-Mitarbeiter schreibt sie nicht.
Entscheidungen über Menschen. Wer einen Platz bekommt, wer auf die Warteliste kommt, wann eine Behandlung endet.
Versprechen. Kein Text auf Website oder Social Media verspricht einen Behandlungserfolg, egal wer ihn entworfen hat.
Was bleibt, ist das Büro um die Sitzungen herum: wiederkehrend, regelbar und ohne Patientendaten machbar.
Häufige Fragen
Kann KI einen Therapeuten ersetzen?
Darum geht es auf dieser Seite nicht. Hier übernimmt die KI Büroarbeit: Postfach, Belege, Website, Social Media. KI in der Behandlung selbst ist eine fachliche und berufsrechtliche Frage für deine Kammer oder deinen Berufsverband.
Darf ich Patientendaten in ChatGPT oder Claude eingeben?
Nicht ungeschützt. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, als approbierte Psychotherapeutin kommt § 203 StGB dazu. Ohne Rechtsgrundlage, passenden Vertrag mit dem Anbieter und die Verpflichtung zur Geheimhaltung gehören sie dort nicht hin.
Gilt die Schweigepflicht nach § 203 StGB auch für Heilpraktiker?
Der Wortlaut nennt Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung, Heilpraktiker brauchen nach dem Heilpraktikergesetz eine Erlaubnis. Ob § 203 dich erfasst, ist eine Frage für deine Rechtsberatung. Die DSGVO gilt für dich unabhängig davon.
Welche Büroarbeit gebe ich zuerst ab?
Die, die ohne Patientendaten auskommt und dich jede Woche Zeit kostet. Meist sind das die Ausgabenbelege oder die Website. Das Postfach kommt danach, wenn Verwaltung und Patientenkommunikation getrennt sind.
Kann ich die KI-Datenschleuse für meine Praxis nutzen?
Ja, nach einem Gespräch. Sie ist fertig und wird für jede Praxis einzeln eingerichtet und angelernt. Im Gespräch klären wir, welche Arbeit sie abdecken soll, was dafür nötig ist und ob für deinen Fall ein anderer Weg besser passt, etwa eine lokale KI auf eigener Hardware. Gespräch vereinbaren
Wie du weitermachst
Bevor irgendein KI-Dienst Daten aus deiner Praxis sieht, geh den KI-Datenschutz-Check durch: fünf Ja-Nein-Fragen und 20 Punkte zum Abhaken, jeder mit der Gesetzesstelle. Schreib dir danach eine Woche lang auf, welche Büroarbeit in deiner Praxis anfällt, die keine Patientendaten braucht. Die Zeile, die dich am meisten Zeit kostet, ist dein erster KI-Mitarbeiter. Wenn du sie gemeinsam mit mir anschauen willst, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt.
Kevin Welter
Entwickler, IT-Architekt, Fachbuchautor (Kubernetes, Cloud-Infrastrukturen) und Speaker. Betreibt sein Business mit einer KI-Belegschaft aus fünfzehn KI-Mitarbeitern und zeigt Selbstständigen in seiner Community, wie sie ihren ersten KI-Mitarbeiter einstellen.
