Eine Praxissoftware für Psychotherapie bündelt vier Dinge: Termine, die Dokumentation in der Behandlungsakte, die Abrechnung mit Kassenärztlicher Vereinigung oder privat und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Wer mit der KV abrechnet, braucht ein dafür zugelassenes System; die meisten Installationen in der Fachgruppe Psychotherapeuten zählt die KBV bei Elefant, psyprax, Epikur, SMARTY und PsychoDat (Datenstand 31.12.2025). Welches davon zu dir passt, entscheiden Kassensitz, Praxisgröße, der Ort der Daten und wie du wieder herauskommst. Eine neutrale Rangliste nach Qualität gibt es nicht, die KBV zählt Installationen. Und ein KI-Mitarbeiter ersetzt die Praxissoftware nicht: Er kann die Büroarbeit rund um sie übernehmen, also Postfach, Ausgabenbelege und Website, aber Patientendaten gehören nie ungeschützt in einen Cloud-Dienst.
Das hier ist keine Rechtsberatung. Die Übersicht stützt sich auf Gesetzestexte, die Statistik der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) und Herstellerseiten, Stand November 2026, nicht auf einen eigenen Test der Systeme.
Was eine Praxissoftware für Psychotherapie können muss
Zur Telematikinfrastruktur zwei Zahlen aus der KBV-Seite, Stand November 2026: Eine Praxis mit bis zu drei Ärzten oder Psychotherapeuten bekommt 2026 eine TI-Pauschale von 263,62 Euro im Monat, wenn alle Anwendungen installiert sind; fehlt eine, halbiert sie sich, fehlt mehr als eine, entfällt sie. Für Psychologische Psychotherapeuten können die KVen Ausnahmen festlegen, die KBV nennt als Beispiel eAU und eRezept. Frag deshalb jeden Anbieter, welche TI-Anwendungen die Software für deine Fachgruppe in aktueller Version unterstützt.
Dazu kommt eine Frage, die in keiner Spalte steht: KI in der Software selbst. Smarty schreibt etwa über seinen Assistenten Nemo, er erstelle aus Gesprächstranskripten Arztbriefe, Befunde, Berichte und Gutachten (Stand: November 2026). Ob du so etwas nutzt, ist deine fachliche Entscheidung. Fragen musst du in jedem Fall: Wo wird verarbeitet, wer ist Auftragsverarbeiter, und wie holst du die Einwilligung für eine Aufnahme ein? Was beim Mitschneiden und Transkribieren gilt, steht in Gespräche transkribieren: was rechtlich gilt.
Welche Systeme Praxen tatsächlich nutzen
In der Google-Suche stehen Anfang November 2026 oben vor allem Herstellerseiten und Vergleichsportale, teils mit „Testsieger“ im Titel. Belastbarer ist eine Zählung: Die KBV veröffentlicht je Fachgruppe die 20 Systeme mit den meisten Installationen, gemessen an den ADT-Abrechnungen. Die acht größten bei Psychotherapeuten:
Zwei Einschränkungen schreibt die KBV selbst dazu: Die Statistik zählt nur Praxen, die mit einem zugelassenen System bei der KV abrechnen, und sie gibt „kein genaues Abbild des tatsächlichen Marktes“ wieder. Reine Privatpraxen und Heilpraktiker tauchen darin nicht auf. Software, die sich an Heilpraktiker für Psychotherapie und Coaches richtet, ist deshalb eine eigene Gruppe. Was dort zählt, steht in Heilpraktiker-Software: Auswahl, Anbieter.
Fünf Fragen, bevor du unterschreibst
- Kassensitz oder Privatpraxis? Mit Kassensitz brauchst du KV-Abrechnung und TI, und die Liste oben ist dein Startpunkt. Ohne Kassensitz zählen Privatrechnung, Dokumentation und Datenschutz mehr als die TI.
- Allein oder mit Kolleginnen? Gemeinschaftspraxen brauchen Rechte je Person, manche Systeme bieten dafür eine Serverversion. Lass dir zeigen, wer welche Akte sehen kann.
- Wo liegen die Daten? Auf dem Praxisrechner, auf einem eigenen Server, im Rechenzentrum des Anbieters oder in einer Cloud. Lass dir bei jeder Variante den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Orte der Verarbeitung schriftlich geben.
- Wie kommst du wieder heraus? Frag nach einem vollständigen Export der Akten in einem lesbaren Format, bevor du anfängst. Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren läuft weiter, auch wenn du die Software wechselst.
- Was kostet es im Ganzen? Lizenz, Module, Support, Updates, Hardware für die TI. Lass dir ein Angebot für deine Praxisgröße geben und vergleiche es mit der TI-Pauschale, die dir zusteht.
Datenschutz und Schweigepflicht: was für Patientendaten gilt
Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, für approbierte Psychotherapeutinnen kommt die Schweigepflicht nach § 203 StGB dazu, und bevor ein Softwareanbieter, IT-Dienstleister oder KI-Dienst Patientendaten sieht, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Verpflichtung zur Geheimhaltung nach § 203 Abs. 4. Was Claude je Tarif bietet, steht in Claude Datenschutz und DSGVO: was gilt, wie ich entscheide, welche Daten eine KI sehen darf, in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf. Was bei der Schweigepflicht für Heilpraktiker gilt, steht in Heilpraktiker-Software: Auswahl, Anbieter. Wie die Schweigepflicht mit einem KI-Dienst zusammengeht, steht in Claude Code für Therapeuten und Heilpraktiker.
Was ein KI-Mitarbeiter rund um die Praxissoftware übernimmt
Die Behandlungsakte bleibt in der Praxissoftware. Ein KI-Mitarbeiter arbeitet daneben, an der Büroarbeit, die in jeder Praxis anfällt. In meinem eigenen Betrieb laufen dafür Rollen, die sich übertragen lassen. Einen Praxisfall aus der Psychotherapie gibt es dafür bisher nicht, die Tabelle zeigt, wie es ginge.
Entscheidend ist die letzte Spalte. Eine Praxis-Mailadresse sammelt alles: Lieferanten, Kammer, Kooperationsanfragen, Newsletter und Nachrichten von Patienten. Ein praktikabler Weg ist die Trennung. Patientenkommunikation läuft über die Praxissoftware oder einen eigenen, geschützten Kanal, das allgemeine Büropostfach bekommt der KI-Mitarbeiter. Für Terminanfragen von neuen Patienten bereitet er Vorlagen vor, die du selbst verschickst, statt die Anfragen zu lesen. Wie das Stapel-System im Alltag aussieht, steht in Posteingang sortieren: das Stapel-System, Telefon und Kalender in Termine planen mit KI: was heute schon geht und KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht.
Bei den Belegen ist die Trennung einfacher: Die Rechnung des Vermieters oder des Softwareanbieters enthält keine Gesundheitsdaten, eine Privatrechnung an einen Patienten schon, weil sie die Behandlung zeigt. Peter bekommt deshalb nur die erste Sorte. Was die Ablage dazu braucht, steht in Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb.
Bei der Website gibt es einen echten Fall, ohne Namen: Ralf hat die Website einer approbierten Paartherapeutin gebaut. Für Werbeaussagen zu Behandlungen gilt das HWG; es erfasst nach § 1 Werbung für Verfahren und Behandlungen, die sich auf die Erkennung, Beseitigung oder Linderung von Krankheiten beziehen. Wie so ein Umbau abläuft, steht in Website mit KI modernisieren: so geht's. Was Marketing für eine Praxis darf und was nicht, steht in Marketing für Heilpraktiker und Therapeuten.
Was ein KI-Mitarbeiter in einer Praxis nicht tut: Diagnosen stellen, Anträge oder Berichte inhaltlich schreiben, Patienten beraten oder therapieren, Akten führen. Das bleibt bei dir und in deiner Praxissoftware.
Soll eine KI doch einmal mit Texten arbeiten, in denen Patienten vorkommen, dann nur pseudonymisiert oder auf eigener Hardware. Meine KI-Datenschleuse ersetzt Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter, bevor eine Anfrage zu Claude geht, und setzt die echten Namen in der Antwort wieder ein. Sie ist fertig, entstanden für Kanzleien, und ich richte sie für jede Praxis einzeln ein. Für deinen individuellen Fall schauen wir uns gemeinsam an, was deine Praxis braucht. Keine automatische Erkennung findet jede Angabe, deshalb gehören manche Inhalte gar nicht erst zu Claude. Beschrieben habe ich das Prinzip in Claude Code Mods in der Steuerberatung. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen, die DSGVO gilt weiter. Die Alternativen stehen in Lokale KI und Datenschutz: Cloud oder Server?. Wie das mit Claude Code in einer Praxis aussehen kann, steht in Claude Code für Therapeuten und Heilpraktiker.
Häufige Fragen
Welche Praxissoftware nutzen Psychotherapeuten am häufigsten?
Laut KBV-Statistik (Datenstand 31.12.2025) liegen Elefant und psyprax mit jeweils über 10.000 Installationen vorn, danach Epikur und SMARTY. Gezählt werden nur Praxen, die mit der KV abrechnen. Das sagt etwas über die Verbreitung, nicht darüber, welches System zu deiner Praxis passt.
Brauche ich als Privatpraxis eine KBV-zugelassene Software?
Die Zulassung betrifft die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung. Wer ausschließlich privat abrechnet, wählt nach Dokumentation, Privatrechnung und Datenschutz. Frag trotzdem nach der TI, wenn du später einen Kassensitz anstrebst.
Wie du weitermachst
Nimm die fünf Fragen oben mit in die Gespräche mit zwei oder drei Anbietern und lass dir Export, Auftragsverarbeitung und TI-Anwendungen schriftlich bestätigen. Bevor irgendein KI-Dienst Daten aus deiner Praxis sieht, geh den KI-Datenschutz-Check durch: fünf Ja-Nein-Fragen und 20 Punkte, jeder mit der Gesetzesstelle. Und wenn du wissen willst, welche Büroarbeit in deiner Praxis ein KI-Mitarbeiter übernehmen kann, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Den Überblick für Praxen findest du in KI für Therapeuten und Heilpraktiker.
