Eine Heilpraktiker-Software bündelt vier Aufgaben einer privat abrechnenden Praxis: Termine mit Online-Buchung und Erinnerung, die Behandlungsakte mit Anamnese und Verlauf, Rechnungen mit Ziffern aus dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) und den Schutz der Gesundheitsdaten. Eine Kassenabrechnung brauchst du nicht, weil die gesetzliche Krankenversicherung Heilpraktikerbehandlungen grundsätzlich nicht bezahlt. Bei der Auswahl zählt deshalb, ob die Akte Änderungen nachvollziehbar hält, wo die Daten liegen, wer sie lesen kann und wie du wieder herauskommst. Anbieter mit GebüH-Abrechnung sind zum Beispiel Apatex, kumppani, Patientify, SimpliMed und synaptos; die Einstiegstarife reichen laut Preisseiten von kostenlos bis 39 Euro im Monat, teils netto, teils inklusive Mehrwertsteuer (Stand: November 2026). Ein KI-Mitarbeiter ersetzt keines davon. Er übernimmt Büroarbeit drumherum, die Patientendaten bleiben in der Praxissoftware.
Das ist keine Rechts- und Steuerberatung. Ich führe meinen eigenen Betrieb mit fünfzehn KI-Mitarbeitern und baue dieselbe Art von Mitarbeitern für Firmen auf. Die Übersicht stützt sich auf Gesetzestexte, einen Verband und Herstellerseiten, abgerufen am 6. November 2026, nicht auf einen eigenen Test. Partnerlinks stehen hier keine. Für approbierte Psychotherapeuten mit Kassenabrechnung und Telematikinfrastruktur gilt anderes, das steht in Praxissoftware Psychotherapie: Auswahl und KI. Den Überblick, was KI in Therapie- und Heilpraktikerpraxen leisten kann, gibt mein Beitrag zu KI für Therapeuten.
Was eine Heilpraktiker-Software können muss
Die Pflichten aus dem Behandlungsvertrag gelten auch für dich: Die Begründung des Patientenrechtegesetzes zählt Heilpraktiker ausdrücklich zu § 630a BGB, „für die keine besondere medizinische Ausbildung vorgeschrieben ist“ (Bundestagsdrucksache 17/10488, S. 18). Eine Akte, in der man Einträge still überschreiben kann, reicht deshalb nicht. Frag den Anbieter, wie Änderungen protokolliert werden.
Rechnungen nach GebüH: was die Software dafür braucht
Das GebüH ist keine Gebührenordnung wie die GOÄ der Ärzte. Laut Heilpraktiker Betreuungsbund „stellt [es] keine verbindliche Gebührenordnung dar“, die Beträge sind „statistische Durchschnittswerte“, vor Jahrzehnten ermittelt und seitdem nicht angepasst. Weder Heilpraktiker noch private Versicherungen oder Beihilfestellen sind daran gebunden, das Honorar vereinbarst du frei. Gute Software trennt deshalb Ziffer und Betrag.
Deine Patienten sind Selbstzahler, Privatversicherte oder Beihilfeberechtigte. Die gesetzliche Kasse zahlt in der Regel nicht; das Landessozialgericht Niedersachsen-Bremen hat 2020 bestätigt, dass nur zugelassene Ärzte über sie abrechnen dürfen (L 4 KR 470/19). Daraus folgen drei Anforderungen:
- Kosteninformation vorab. Ist nicht gesichert, dass ein Dritter die Kosten vollständig übernimmt, musst du nach § 630c Abs. 3 BGB vor der Behandlung „über die voraussichtlichen Kosten der Behandlung in Textform“ informieren.
- Umsatzsteuer richtig. Heilbehandlungen im Rahmen der Tätigkeit als Heilpraktiker sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei, und auf der Rechnung steht dann ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG). Verkaufst du daneben anderes, muss die Software beides trennen können; was wohin gehört, klärst du mit deiner Steuerberatung.
- Diagnose nur, wo sie hingehört. Apatex und Patientify nennen die Diagnose als Teil der Rechnung. Damit ist jede Patientenrechnung ein Gesundheitsdokument. Eine Einnahmenliste mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag kommt ohne Diagnose aus; was deine Steuerberatung braucht, fragst du dort.
Praxissoftware für Heilpraktiker: Anbieter im Überblick
Eine Auswahl von Programmen, die auf ihren Seiten die Abrechnung nach GebüH nennen. Alphabetisch, ohne Rangfolge, nicht selbst getestet, Stand: November 2026.
„Verschlüsselt“ heißt nicht überall dasselbe. Bei Transport- und Speicherverschlüsselung hält der Anbieter den Schlüssel, bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung entsteht er auf deinem Gerät. Die Prüffrage lautet: Könnt ihr meine Akte lesen, wenn ihr es wollt? Und die Datenschutzerklärung lohnt mehr als die Startseite; dass Apatex Dateien anders behandelt als die Akte, steht erst dort. Schriftlich willst du vor der Unterschrift: den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit der Liste der Unterauftragnehmer (bei Patientify etwa der SMS-Dienst), den Weg zum vollständigen Export und was nach einer Kündigung mit den Daten passiert.
Datenschutz und Schweigepflicht in der Heilpraktikerpraxis
Gesundheitsdaten (Art. 4 Nr. 15 DSGVO) darfst du nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO nur verarbeiten, wenn eine der Ausnahmen in Abs. 2 greift. Dein Softwareanbieter verarbeitet sie in deinem Auftrag, dafür brauchst du den Vertrag nach Art. 28 DSGVO, genau wie eine Arztpraxis.
Bei § 203 StGB lohnt der Wortlaut. Abs. 1 Nr. 1 nennt Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker und Angehörige eines anderen Heilberufs, „der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert“. Für Heilpraktiker ist keine vorgeschrieben: Die Erlaubnis nach § 1 HeilprG hängt an einer Überprüfung der Kenntnisse und Fähigkeiten durch das Gesundheitsamt (§ 2 Abs. 1 Buchst. i der Ersten Durchführungsverordnung), und die Begründung zum Patientenrechtegesetz beschreibt Heilpraktiker genau so. Der Wortlaut spricht eher dagegen, dass Heilpraktiker unter Nr. 1 fallen; sicher ist das nicht. Ob bei dir Nr. 1 oder eine andere Nummer greift, etwa Nr. 2 für Berufspsychologen, klärt deine Rechtsberatung.
Verschwiegenheit verlangt trotzdem die Berufsordnung für Heilpraktiker, die der Bund Deutscher Heilpraktiker veröffentlicht und die für die Mitglieder der Verbände gilt. Sie sagt in Artikel 3: „Heilpraktiker sind verpflichtet, über alles Schweigen zu bewahren, was ihnen bei der Ausübung ihres Berufes anvertraut oder zugänglich gemacht wird.“ Und gleich danach: „Im Gegensatz zur ärztlichen Schweigepflicht haben Heilpraktiker kein Zeugnisverweigerungsrecht.“
Manche Praxisprogramme bieten inzwischen KI-Anschlüsse an. Über die KI-Schnittstelle von Patientify (20 Euro im Monat, Stand: November 2026) können Claude oder ChatGPT Akten lesen und Einträge schreiben. Der Anbieter schreibt selbst: „Verbindest du eine KI mit der Akte, gehen die freigegebenen Daten an den Anbieter dieser KI, also an Anthropic oder OpenAI.“ Patientendaten gehören nie ungeschützt in einen Cloud-Dienst. Gesundheitsdaten stehen bei mir auf Rot, nie ohne meine eigene Prüfung, und meist laufen sie gar nicht über die Cloud, sondern über lokale Modelle (Lokale KI und Datenschutz: Cloud oder Server?). Mehr dazu in Claude Datenschutz und DSGVO: was gilt und KI und Datenschutz: was die KI sehen darf. Wie man Patientendaten vor einer KI pseudonymisiert, beschreibe ich in Claude Code für Therapeuten und Heilpraktiker.
Was ein KI-Mitarbeiter rund um die Praxissoftware übernimmt
Die Trennlinie: Was eine Patientin betrifft, bleibt in der Praxissoftware. Ein KI-Mitarbeiter arbeitet am Rest des Büros.
Wie so eine Rolle arbeitet, steht in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach. Fürs Telefon gibt es keinen eigenen KI-Mitarbeiter, siehe KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht.
Bei der Website zählt jeder Satz über Wirkungen. Das Heilmittelwerbegesetz gilt nach § 1 auch für Werbung für Behandlungen, und § 3 verbietet irreführende Werbung, etwa wenn einer Behandlung Wirkungen beigelegt werden, „die sie nicht haben“. Ein Beispiel, wie so ein Umbau aussehen kann: Wo die alte Seite einen dauerhaften Erfolg verspricht oder eine Prozentzahl ohne Fundstelle nennt, beschreibt die neue Fassung das Vorgehen, und jede Abweichung vom alten Text steht mit Grund in der Übergabe. Dazu kommt das Impressum: Die Heilkunde braucht eine Erlaubnis, und § 5 Abs. 1 Nr. 3 DDG verlangt für Tätigkeiten, die der behördlichen Zulassung bedürfen, Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde. Ob das für dich gilt und welche Behörde es ist, klärst du mit deinem Verband oder deiner Rechtsberatung. Wie ein Umbau abläuft, steht in Website mit KI modernisieren. Was das Heilmittelwerbegesetz für Texte, Bewertungen und Anzeigen heißt, steht in Marketing für Heilpraktiker und Therapeuten.
Was ein KI-Mitarbeiter in der Praxis nicht übernimmt
- die Behandlungsakte, Anamnese und Befunde
- Diagnosen, Therapieentscheidungen und jede Aussage über Wirkungen
- Patientenkommunikation mit Gesundheitsinhalt
- Rechnungen an Patienten, weil sie die Behandlung zeigen und oft eine Diagnose enthalten
- den Versand von irgendetwas ohne deine Freigabe
Was das Haus verlässt oder etwas verändert, geht bei mir nur mit meinem ausdrücklichen Wort raus, und der Mitarbeiter hält das Wort mit Zeitpunkt im Protokoll fest. Wie man so eine Rolle einführt, steht in Was ist ein KI-Mitarbeiter?.
Häufige Fragen
Welche Software brauchen Heilpraktiker?
Eine Praxissoftware mit Terminkalender, Behandlungsakte und Rechnungen nach GebüH, dazu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Programme mit Kassenabrechnung für Heilmittelerbringer brauchst du nur, wenn du daneben etwa als Physiotherapeut Kassenverordnungen abrechnest.
Ist das GebüH verbindlich?
Nein. Laut Heilpraktiker Betreuungsbund ist es keine verbindliche Gebührenordnung, sondern eine Sammlung alter Durchschnittswerte. Das Honorar vereinbarst du frei.
Gilt § 203 StGB für Heilpraktiker?
Der Wortlaut nennt Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung, die für Heilpraktiker nicht vorgeschrieben ist. Verschwiegenheit verlangt trotzdem die Berufsordnung, die DSGVO gilt ohnehin.
Muss eine Heilpraktiker-Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Für Heilbehandlungen nicht, sie sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei; auf die Rechnung gehört ein Hinweis auf die Befreiung. Andere Verkäufe klärst du mit deiner Steuerberatung.
Darf ich meine Praxissoftware mit ChatGPT oder Claude verbinden?
Manche Programme bieten das an. Dann gehen Patientendaten an den KI-Anbieter. Ohne Auftragsverarbeitung, die Gesundheitsdaten abdeckt, und eine Prüfung durch jemanden, der dich beraten darf: nicht mit Patientendaten.
Wie du weitermachst
Nimm die Tabelle mit in die Gespräche mit zwei oder drei Anbietern und lass dir Auftragsverarbeitung, Export und Schlüsselfrage schriftlich beantworten. Bevor irgendein KI-Dienst etwas aus deiner Praxis sieht, geh den KI-Datenschutz-Check durch: fünf Ja-Nein-Fragen und 20 Punkte, jeder mit der Gesetzesstelle. Und wenn du wissen willst, welche Büroarbeit in deiner Praxis ein KI-Mitarbeiter übernehmen kann, ohne an die Akte zu kommen, buch dir eine Strategie-Session.
