Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Ja, als Kleinunternehmer darfst du Rechnungen schreiben, gegenüber Geschäftskunden musst du es grundsätzlich sogar: § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG verpflichtet dich, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung abzurechnen. Ausgenommen sind insbesondere die dort genannten steuerfreien Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Deine Rechnung ist kürzer als eine gewöhnliche. § 34a UStDV verlangt fünf Angaben, die immer draufstehen: Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, und das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Eine sechste kommt nur hinzu, wenn dein Kunde abrechnet: das Wort „Gutschrift". Umsatzsteuer steht nicht darauf, weil deine Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Weist du versehentlich doch Steuer aus, kann das eine Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG auslösen; bei einer tatsächlich erbrachten Leistung an einen Endverbraucher entsteht sie nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums nicht.

Bei mir entsteht deshalb keine Rechnung mehr in Word, sondern immer im Rechnungswerkzeug: Dort läuft der Nummernkreis, dort bleiben Änderungen nachvollziehbar, und der § 19-Hinweis steht einmal in den Stammdaten statt in jeder Datei neu. Wie der Weg vom Posteingang bis zum Entwurf aussieht, steht in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach, das Konzept dahinter auf KI-Mitarbeiter einstellen. Hier geht es vorher um das Dokument selbst, nach den unten genannten Vorschriften und dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. März 2025. Eine Steuerberatung für deinen Einzelfall ist das nicht.

Darfst du das überhaupt: mit Gewerbe, ohne Gewerbe, als Privatperson

Die Frage hinter „Rechnung schreiben ohne Gewerbe" ist nicht, ob man ein Dokument verschicken darf, sondern ob man dafür Unternehmer ist. Das hängt umsatzsteuerlich nicht an der Gewerbeanmeldung, sondern an § 2 Abs. 1 UStG: Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch ohne Gewinnabsicht.

Der dritte Fall ist der gefährlichste, weil er so harmlos aussieht. Hier greift nicht § 14c Abs. 1 UStG wie beim Kleinunternehmer, sondern § 14c Abs. 2 UStG: Wer als Privatperson einen Steuerbetrag ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet ihn. Das Bundesfinanzministerium nennt Lieferungen durch Privatpersonen als Beispiel. Für einen Privatverkauf reicht ein schlichter Beleg mit Datum, Ware, Preis und beiden Namen; eine gesetzliche Formvorschrift dafür gibt es nicht, entscheidend ist allein: kein Steuerbetrag darauf.

Die Pflichtangaben nach § 34a UStDV

§ 34a Satz 1 UStDV zählt sechs Nummern auf. Fünf gelten für jede Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, die sechste nur im Gutschriftfall.

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Beide Seiten, nicht nur deine.
2. Deine Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Eine genügt, ganz weglassen geht nicht.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände in handelsüblicher Bezeichnung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. „Beratung" ist keine Art, „Strategieworkshop, ein Tag" schon.
5. Das Entgelt in einer Summe, zusammen mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Beides steht in derselben Nummer: eine Zahl, und daneben der Grund, warum keine Steuer folgt.
6. Das Wort „Gutschrift", und nur dann, wenn dein Kunde über deine Leistung abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Rechnest du selbst ab, entfällt diese Nummer.

Für den Hinweis in Nummer 5 gibt es keine vorgeschriebene Formel. Das Bundesfinanzministerium lässt eine umgangssprachliche Form genügen, solange sie eindeutig ist, und nennt „steuerfreier Kleinunternehmer" als Beispiel. Ebenso sauber: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".

Interessanter ist oft, was fehlt.

Bis 250 Euro darfst du außerdem eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV ausstellen: weniger Angaben, den Hinweis auf die Steuerbefreiung aber trotzdem. Was davon schon ins Angebot gehört, steht in Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?.

Warum keine Umsatzsteuer darauf steht, und was passiert, wenn doch

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Kleinunternehmerregelung keine Nichterhebung der Steuer mehr, sondern eine echte Steuerbefreiung nach § 19 Abs. 1 UStG. Daraus folgt zweierlei:

• Du weist keine Steuer aus. Netto und brutto sind bei dir dieselbe Zahl. Stell den Preis als eine Summe mit dem Hinweis darunter dar.
• Du ziehst keine Vorsteuer. § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG schließt den Abzug für steuerfreie Umsätze aus, und § 15 Abs. 3 Satz 2 UStG nimmt die Fälle des § 19 UStG von den Rückausnahmen aus. Die Umsatzsteuer, die du selbst zahlst, ist für dich Kosten.

Und jetzt der teuerste Fehler in diesem Feld: eine Zeile „zuzüglich 19 % USt", die aus einer alten Vorlage stehen geblieben ist. Wer einen Steuerbetrag ausweist, den er gar nicht schuldet, kann ihn dadurch schulden. Bis Ende 2024 lief das über § 14c Abs. 2 UStG; seit der Neuregelung ist der Umsatz steuerfrei, deshalb greift der unrichtige Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG. Der Anwendungserlass sagt es wörtlich: Ein zu hoher Steuerausweis liegt auch vor, wenn in der Rechnung eines Kleinunternehmers ein Steuerausweis erfolgt.

Entsteht die Schuld, ist der Betrag fällig, auch wenn du ihn nie vom Kunden bekommen hast. Reparieren lässt sie sich durch eine Berichtigung gegenüber dem Leistungsempfänger; § 17 Abs. 1 UStG gilt entsprechend. Und es gibt eine Entlastung, die viele nicht kennen: Führst du die Leistung tatsächlich aus und geht die falsche Rechnung an einen Endverbraucher, entsteht nach demselben Schreiben gar keine Steuer. Der erste Blick gilt deshalb dem Empfänger.

Die Rechnungsnummer: was verlangt ist und was du trotzdem tun solltest

Umsatzsteuerlich verlangt § 34a UStDV keine Rechnungsnummer. Egal sind Nummern deshalb nicht, denn daneben steht § 146 Abs. 1 AO: Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Vergib sie so, wie § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG es für die normale Rechnung beschreibt: fortlaufend, mit einer oder mehreren Zahlenreihen, vom Aussteller einmalig vergeben. Der Kern ist die Einmaligkeit, nicht ein einziger Zähler.

Drei Regeln reichen für den Anfang:

1. Ein Format, das du in fünf Jahren noch verstehst, und keine Nummer zweimal. Jahr plus laufende Nummer, also 2026-001, ist langweilig und eindeutig. Bei mehreren Reihen bekommt jede ein eigenes Kürzel.
2. Eine herausgegebene Rechnung nicht spurlos überschreiben. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt und spätere Änderungen erkennbar sind. Daraus folgt ein nachvollziehbarer Korrekturweg, nicht eine einzige vorgeschriebene Mechanik. In meinem Werkzeug ist dieser Weg Storno und Neuausstellung.
3. Ein Verfahren, das Änderungen festhält. Nicht das Dateiformat entscheidet, sondern ob später jemand sieht, was wann geändert wurde. Daran scheitert die freihändig geführte Tabelle ohne Historie und ohne zweite Kontrolle. Wie Aufbewahrung und GoBD funktionieren, steht in Buchhaltung für Selbstständige: der Einstieg.

Die Grenzen, und was beim Überschreiten passiert

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, und der wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet: Es zählt, wann das Geld da ist, nicht wann du die Rechnung geschrieben hast.

Die 100.000-Euro-Grenze ist die unangenehme, weil sie ohne Vorwarnung greift. Das Bundesfinanzministerium rechnet den Fall mit Daten vor (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE): 20.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, 80.000 Euro bisher im laufenden Jahr, dazu zwei weitere Umsätze.

Zwei Dinge liest man daran ab. Erstens: Steuerpflichtig wird nicht nur der Teil über der Grenze, sondern der ganze Umsatz, mit dem sie fällt, hier volle 25.000 Euro. Zweitens: Ohne Grenzfall bliebe Umsatz 1 steuerfrei, obwohl das Geld erst im September kommt. Weil die Grenze im Juli fällt, unterliegt auch dieses ältere Entgelt der Regelbesteuerung.

Ab dem überschreitenden Umsatz gehört Umsatzsteuer also auf die Rechnung, dazu kommen Vorsteuerabzug und Voranmeldungen. Liegt sie schon ohne Steuer im Ordner, muss sie berichtigt werden. Wer beim eigenen Zahlenstand unsicher ist, muss das nicht allein durchrechnen: Die Frage passt in einen Call oder ein Posting in der Community, und für den Grenzfall selbst gehört ein Steuerberater dazu. Kommst du absehbar an die Grenze, ist der Verzicht nach § 19 Abs. 3 UStG die planbare Alternative: unwiderruflich, danach mindestens fünf Kalenderjahre bindend.

Wenn der Entwurf im Rechnungswerkzeug entsteht

Die meisten Baustellen aus diesem Beitrag hängen nicht am Text der Rechnung, sondern am Ort, an dem sie entsteht. Der § 19-Hinweis ist ein Stammdatum, der Nummernkreis eine Einstellung, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen eine Zusage des Werkzeugs. Geschenkt bekommst du das nicht: Einrichtung, Rechte und ein verabredeter Prozess gehören dazu. Einmal richtig eingestellt, nimmt dir der Ort drei Pflichten auf einmal ab, und übrig bleibt die eigentliche Arbeit: Positionen, Menge, Art, Preis.

Genau diesen Teil übernimmt bei mir Anton, mein KI-Mitarbeiter für Angebote und Rechnungen. Bei einer Zusage legt er Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwurf in Lexware Office an, dem Werkzeug, mit dem er hier verbunden ist. Wer ein anderes Programm nutzt, baut die Anbindung über einen Adapter nach demselben Muster: alles Entwurf, ein Testlauf vor dem Echtbetrieb. Den Adapter baust du einmal, und nicht allein: In der Community sitzen Leute, die denselben Weg mit ihrem Rechnungsprogramm schon gegangen sind, eine Frage im Call oder in einem Posting reicht.

Zwei Grenzen sind fest verdrahtet. Erstens: Er entwirft, ich gebe frei. Nichts wird finalisiert, bevor ich Ja gesagt habe, und vorher nennt er die Folgen, etwa die dann endgültig vergebene Rechnungsnummer. Zweitens: Ohne Preisquelle kein Preis. Findet er zwei Preise für dieselbe Leistung, listet er beide mit Fundort und fragt nach. Wie sich das in einen Ein-Personen-Betrieb einfügt, steht in KI für Selbstständige: was sich lohnt.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Rechnung schreiben?

Gegenüber Unternehmern und juristischen Personen ja, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Die Befreiung von der Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, deine Steuerbefreiung kommt aus § 19 UStG. Privatkunden gegenüber bist du berechtigt, außerhalb von Grundstücksleistungen aber nicht verpflichtet.

Was schreibe ich statt der Umsatzsteuer auf die Rechnung?

Einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Eine feste Formel gibt es nicht: Umgangssprachliche Formulierungen genügen, wenn sie eindeutig sind. Das Beispiel des Bundesfinanzministeriums ist „steuerfreier Kleinunternehmer".

Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?

§ 34a UStDV verlangt sie nicht. Nachvollziehbar aufzeichnen musst du trotzdem (§ 146 AO), und spätestens in der Regelbesteuerung gilt § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Vergib sie also von Anfang an, mehrere Zahlenreihen sind erlaubt.

Was mache ich, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen habe?

In aller Regel schuldest du den ausgewiesenen Betrag, seit 2025 nach § 14c Abs. 1 UStG als unrichtigen Steuerausweis. Berichtigen kannst du das gegenüber dem Kunden; § 17 Abs. 1 UStG gilt entsprechend. Ging die Rechnung an einen Endverbraucher und hast du die Leistung tatsächlich erbracht, entsteht die Steuer nach dem Schreiben vom 18. März 2025 gar nicht erst.

Darf ich ohne Gewerbeanmeldung eine Rechnung schreiben?

Umsatzsteuerlich kommt es nicht auf die Anmeldung an, sondern auf § 2 Abs. 1 UStG. Freiberufler brauchen kein Gewerbe und schreiben trotzdem Rechnungen. Wer nur einmal privat etwas verkauft, stellt einen Beleg ohne Steuerausweis aus, sonst schuldet er ihn nach § 14c Abs. 2 UStG.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt ausdrücklich, deine Rechnung immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als PDF oder auf Papier. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Fristen und Ausnahmen stehen in E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen.

Wie du weitermachst

Nimm deine letzte Rechnung, oder die kostenlose Rechnungsvorlage, wenn du noch keine hast, und prüfe sie gegen die Liste aus § 34a UStDV. Leg danach zwei Dinge fest: wo deine Rechnungen künftig entstehen und wie deine Nummern aufgebaut sind. Diese zwei Entscheidungen erledigen mehr Pflichten auf einmal als jede Formulierung.

Bleibt danach die eigentliche Arbeit übrig, Positionen und Preise, lohnt der Blick auf Welche Aufgaben du an KI abgeben kannst und KI für kleine Unternehmen einführen. Den fertigen Angebots- und Rechnungs-Mitarbeiter samt Kurs gibt es in meiner Community Claude Practitioners.