Eine Rechnungsvorlage brauchst du weder zu kaufen noch mit deiner Mailadresse zu bezahlen: Der Aufbau steht weiter unten vollständig zum Abtippen, in zwei Fassungen, einmal mit Umsatzsteuer und einmal als Kleinunternehmer-Rechnung ohne Steuerausweis. Anders als beim Angebot, wo die Feldliste bewährte Praxis ist, ist sie bei der Rechnung Gesetz: § 14 Abs. 4 UStG zählt zehn Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss, zwei davon nur in bestimmten Fällen. Für zwei Sonderfälle gibt es Erleichterungen: die Kleinunternehmer-Rechnung nach § 34a UStDV mit fünf ständigen Angaben und „Gutschrift" nur bei Abrechnung durch den Kunden, die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro nach § 33 UStDV mit vier. Eine Sache kann dir keine Vorlage abnehmen, und sie ist der Knackpunkt: die fortlaufende Rechnungsnummer nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, die einmalig vergeben sein muss.
Bei mir entsteht deshalb keine Rechnung mehr in einer Vorlagendatei, sondern im Rechnungswerkzeug, weil Nummernkreis und Unveränderbarkeit dort ohnehin herkommen. Wie der Weg vom Posteingang bis zum Entwurf bei mir aussieht, steht in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach, das Konzept dahinter auf KI-Mitarbeiter einstellen. Dieser Beitrag liefert vorher das, was die meisten suchen: die fertige Struktur. Ein Wort vorab zum Format: Ein PDF ist die Rechnung fürs Auge, eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers ausliest. Das ist die Rechtslage nach den unten genannten Vorschriften und keine Steuerberatung für deinen Einzelfall.
Warum hier gilt, was beim Angebot nicht gilt
Beide Dokumente gehen an denselben Kunden, oft im Abstand von zwei Wochen, und stehen trotzdem auf völlig verschiedenem Grund.
Praktisch: Eine Angebotsvorlage darfst du nach Geschmack umbauen, eine Rechnungsvorlage nur innerhalb dessen, was das Gesetz nennt. Die Gegenseite steht in Angebotsvorlage kostenlos: Word, Excel, PDF und in Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?.
Fassung 1: Rechnung mit Umsatzsteuer
Alles in eckigen Klammern ist ein Platzhalter. Tipp die Struktur einmal ab, speichere sie als Vorlagendatei und arbeite danach nur mit Kopien.
[Dein Firmenname]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
[Telefon] · [E-Mail]
Steuernummer [Nummer] oder USt-IdNr. [Nummer]
[Firma des Kunden]
[Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
RECHNUNG
Rechnungsnummer [JJJJ-NNN]
Rechnungsdatum [TT.MM.JJJJ]
Leistungsdatum [TT.MM.JJJJ oder Monat JJJJ]
Pos. Beschreibung Menge Einzelpreis Betrag
1 [Menge und Art der Ware [Zahl] [Betrag] EUR [Betrag] EUR
in handelsüblicher
Bezeichnung, oder Umfang
und Art der Leistung]
2 [Beschreibung] [Zahl] [Betrag] EUR [Betrag] EUR
Summe netto [Betrag] EUR
zzgl. [19 oder 7] % Umsatzsteuer [Betrag] EUR
Rechnungsbetrag [Betrag] EUR
Zahlbar ohne Abzug bis zum [Datum] auf das Konto
[Bank], IBAN [IBAN].
Bitte gib die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.
[Dein Name]
Die Zuordnung zum Gesetz, damit du weißt, was du nicht anfassen darfst:
Drei Stolperfallen im Alltag. Bei Nr. 5 reicht „Beratung" nicht, gefragt ist die handelsübliche Bezeichnung, also eher „Strategieworkshop, ein Tag". Bei Nr. 6 genügt der Kalendermonat der Leistung, das erlaubt § 31 Abs. 4 UStDV ausdrücklich. Und Nr. 7 verlangt die Aufschlüsselung nach Steuersätzen: Stehen 19 und 7 Prozent auf einer Rechnung, braucht jeder Satz seine eigene Zwischensumme.
Fassung 2: Kleinunternehmer-Rechnung ohne Steuerausweis
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind deine Umsätze steuerfrei, auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer, und statt der zehn Angaben verlangt § 34a UStDV fünf ständige Angaben. Nur wenn dein Kunde über deine Leistung abrechnet, kommt „Gutschrift" als sechste Angabe hinzu. Das Entgelt steht dabei in einer Summe, zusammen mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung.
[Dein Firmenname]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
[Telefon] · [E-Mail]
Steuernummer [Nummer]
[Firma des Kunden]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
RECHNUNG
Rechnungsnummer [JJJJ-NNN]
Rechnungsdatum [TT.MM.JJJJ]
Pos. Beschreibung Betrag
1 [Menge und Art bzw. Umfang und Art
der Leistung] [Betrag] EUR
2 [Beschreibung] [Betrag] EUR
Rechnungsbetrag [Betrag] EUR
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar ohne Abzug bis zum [Datum] auf das Konto
[Bank], IBAN [IBAN].
[Dein Name]
Eine feste Formel für den Hinweis gibt es nicht, er muss die Steuerbefreiung nur eindeutig bezeichnen. Und die Rechnungsnummer steht hier freiwillig drin: § 34a UStDV verlangt sie nicht, ordentlich aufzeichnen musst du trotzdem (§ 146 AO). Die Grenzen der Regelung, der Wechsel in die Regelbesteuerung und der teuerste Fehler, ein stehengebliebener Steuerausweis, stehen ausführlich in Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für kleine Beträge gibt es eine dritte, kürzere Fassung. Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht, verlangt § 33 UStDV nur vier Angaben:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, also deine. Die Daten des Empfängers fehlen hier, das ist der auffälligste Unterschied.
- Das Ausstellungsdatum.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung.
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe plus den Steuersatz, oder bei einer Steuerbefreiung den Hinweis darauf.
Das ist die Fassung, die man von Kassenbons kennt, und für Kleinbeträge ist sie vollwertig. Drei Einschränkungen: Gemeint sind 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer, nicht netto. Für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt die Erleichterung nicht. Und als Kleinunternehmer gehört der Hinweis auf die Steuerbefreiung auch hier hin.
Die Rechnungsnummer, und wie du sie vergibst
Die verbreitete Vorstellung ist strenger als die Vorschrift. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Mehrere Zahlenreihen sind also ausdrücklich erlaubt, der Kern ist die Einmaligkeit jeder Nummer und nicht ein ununterbrochener Zähler über alles.
Vier Regeln reichen für den Anfang:
- Ein Format, das du in fünf Jahren noch verstehst. Jahr plus laufende Nummer, also
2026-001, ist langweilig und dafür eindeutig. Wer nach Sparte oder Standort trennt, gibt jeder Reihe ein eigenes Kürzel, etwa BER-2026-001.
- Keine Nummer zweimal, auch nicht nach einem Jahres- oder Werkzeugwechsel. Beim Umzug führst du die alte Reihe fort oder startest eine erkennbar neue.
- Nachvollziehbar korrigieren statt löschen. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt und spätere Änderungen erkennbar bleiben. In vielen Rechnungsprogrammen ist Storno plus Neuausstellung dafür der klare und sichere Weg.
- Leg fest, wann die Nummer vergeben wird. Meine Hausregel: erst beim Versand, nicht beim Anlegen des Entwurfs, sonst entstehen Lücken durch Entwürfe, die nie rausgegangen sind. Viele Programme vergeben sie schon beim Festschreiben oder Buchen, dann gilt deren Regel.
Die Finanzverwaltung sieht die Nummer als Kontrollinstrument, nicht als Formalie. Die GoBD führen in Randziffer 40 unter den Kontrollen, die eine vollständige und lückenlose Erfassung sicherstellen sollen, ausdrücklich die Lückenanalyse und die Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern auf.
Wo die Vorlage an ihre Grenze kommt
Der Punkt, um den es geht: Eine Vorlage löst das Formproblem, nicht das Ordnungsproblem. Sie sorgt dafür, dass die zehn Angaben auf dem Blatt stehen. Sie sorgt nicht dafür, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird, dass niemand eine alte Datei nachträglich ändert und dass du in vier Jahren noch findest, was der Prüfer sehen will. Wer Rechnungen in einzelnen Dateien führt, hat keine Nummernkontrolle: Eine doppelt vergebene Nummer fällt erst auf, wenn jemand von außen danach sucht. Eine Lücke für sich ist kein Beweis für eine unzulässige Buchung, erklären können musst du sie trotzdem.
Randziffer 77 der GoBD nennt die eindeutige Belegnummer als „Kriterium für Vollständigkeitskontrolle" und stellt fest, dass bei umfangreichem Beleganfall die Zuordnung und Identifizierung regelmäßig nicht mehr aus dem Belegdatum oder anderen Merkmalen eindeutig ableitbar ist. Übersetzt: Bei fünf Rechnungen im Jahr reicht der Blick in den Ordner, bei zweihundert nicht mehr. Und Randziffer 110 stellt fest, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden. Ein Ordner voller .docx-Dateien ist als Werkstatt in Ordnung und als Archiv nicht.
Dazu kommen zwei Fristen, die über die Vorlage hinausreichen:
- Acht Jahre. Das Doppel jeder ausgestellten Rechnung bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), Buchungsbelege ebenso (§ 147 Abs. 3 AO). So lange müssen deine Dateien lesbar bleiben.
- Für Umsätze ab 2028 endet die Schonfrist fürs PDF. Im inländischen Geschäft zwischen Unternehmern ist dann die E-Rechnung als strukturierter Datensatz vorgeschrieben, also XRechnung oder ZUGFeRD; Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Kleinunternehmer bleiben ausgenommen. Von Haus aus gibt weder ein Textprogramm noch eine Tabellenkalkulation diese Formate aus, und ein PDF-Export erzeugt keinen strukturierten Datensatz; gängige Rechnungsprogramme liefern sie mit. Fristen und Ausnahmen stehen in E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen.
Sobald daraus ein regelmäßiger Rechnungslauf wird, wechselt die Frage von „welche Vorlage" zu „welches Werkzeug".
Wenn die Rechnung als Entwurf entsteht
Die meisten Baustellen oben hängen nicht am Text der Rechnung, sondern am Ort, an dem sie entsteht. Nummernkreis, Unveränderbarkeit und Rechnungsformat sind Eigenschaften des Werkzeugs, Steuersatz und Bankverbindung sind Stammdaten. Übrig bleibt die eigentliche Arbeit: Positionen, Menge, Art, Preis.
Genau diesen Teil übernimmt bei mir Anton, mein KI-Mitarbeiter für Angebote und Rechnungen. Er baut das Angebot als PDF aus den Leistungen und Preisen, die du ihm hinterlegt hast, und legt bei einer Zusage Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwurf im Buchhaltungs-Tool an, hier Lexware Office. Er schreibt die Rechnung nicht in eine Datei, er bereitet sie dort vor, wo Nummer und Unveränderbarkeit ohnehin entstehen. Wer ein anderes Werkzeug nutzt, baut die Anbindung über einen Adapter nach demselben Muster, und das nicht allein: In der Community und in den Calls sitzen Leute, die ihren Adapter schon gebaut haben.
Zwei Grenzen sind fest eingebaut, und sie sind der Grund, warum das im Alltag trägt: Er entwirft, du gibst frei, und ohne Preisquelle kein Preis. Auf Zuruf finalisiert er nichts, sondern nennt erst die Folgen, etwa die dann endgültig vergebene Rechnungsnummer. Anton ist als fertiges Paket in meiner Community verfügbar, in zwei Ausführungen: selbst nachbauen im Standard-Zugang für 9 $ im Monat oder als fertiger Mitarbeiter-Ordner mit 13 Lektionen in Premium für 45 $ im Monat (Stand: September 2026).
Häufige Fragen
Gibt es eine Rechnungsvorlage kostenlos und ohne Anmeldung?
Ja, und du brauchst dafür keinen Download: Die beiden Strukturen oben sind vollständig. Viele Vorlagenportale verlangen dafür eine Registrierung oder binden die Datei an ein Abo. Das Wertvolle ist ohnehin nicht die Datei, sondern die Zuordnung der Felder zum Gesetz.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
§ 14 Abs. 4 UStG nennt zehn Angaben: beide Anschriften, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Zwei weitere greifen nur in Sonderfällen: der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und die Angabe „Gutschrift".
Word oder Excel für die Rechnungsvorlage?
Das Textprogramm, wenn das Layout wichtig ist und die Positionen wenige sind. Die Tabellenkalkulation, sobald du Menge mal Einzelpreis rechnest und Summen stimmen sollen, besonders bei mehreren Steuersätzen. Verschickt wird in beiden Fällen ein PDF-Export. Laufen regelmäßig Rechnungen, ist ein Rechnungsprogramm die bessere Antwort als beides.
Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Für eine Rechnung mit Umsatzsteuer ja, § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt sie. Sie muss aber kein einziger ununterbrochener Zähler sein: Das Gesetz erlaubt ausdrücklich eine oder mehrere Zahlenreihen, entscheidend ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird.
Welche Vorlage brauche ich als Kleinunternehmer?
Die zweite Fassung oben. Sie kommt ohne Steuersatz und Steuerbetrag aus, nennt das Entgelt in einer Summe und trägt darunter den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du den Betrag. Die Einzelheiten dazu stehen in Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Wie du weitermachst
Nimm deine letzte Rechnung und prüfe sie Zeile für Zeile gegen die Tabelle mit den zehn Angaben. Dann leg zwei Dinge schriftlich fest: wie deine Rechnungsnummern aufgebaut sind und wann sie vergeben werden. Diese beiden Sätze sind mehr wert als jede Vorlage, weil sie das Einzige regeln, was eine Vorlage nicht kann.
Welche Aufgaben in deinem Betrieb sich zum Abgeben eignen, klärt Welche Aufgaben du an KI abgeben kannst, und aus Sicht eines Ein-Personen-Betriebs KI für Selbstständige: was sich lohnt. Den fertigen Angebots- und Rechnungs-Mitarbeiter samt Kurs gibt es in meiner Community Claude Practitioners.
