Eine Angebotsvorlage musst du nicht kaufen und auch nicht mit deiner Mailadresse bezahlen: Der Aufbau passt auf eine Seite, du findest ihn weiter unten vollständig zum Abtippen und baust ihn in Word, in einer Tabellenkalkulation oder direkt als PDF nach. In meiner Vorlage stehen die Felder in dieser Reihenfolge: Absender, Empfänger, Angebotsnummer und Datum, ein Bezugssatz auf das Gespräch, die Leistungspositionen, ein Absatz zu dem, was nicht enthalten ist, der Preis mit Umsatzsteuer-Logik, Leistungszeitraum und Bindefrist, und ganz unten ein einziger nächster Schritt. Eine gesetzliche Formvorschrift wie für die Rechnung gibt es beim Angebot nicht, die Liste ist also bewährte Praxis und keine Pflichtliste. Zwei echte Rechtsfolgen hängen trotzdem daran: Nach § 145 BGB bist du an deinen Antrag gebunden, sobald er zugegangen ist, es sei denn, du hast die Gebundenheit ausgeschlossen, und gegenüber Verbrauchern verlangt § 3 PAngV die Angabe von Gesamtpreisen. Die Vorlage selbst ist dabei der leichte Teil. Ob ein Angebot angenommen wird oder liegenbleibt, entscheidet sich in zwei Feldern: Leistungsbeschreibung und Preisbegründung. Und beim Dateiformat gilt meist: Word und Tabellenkalkulation sind die Werkstatt, das PDF ist das, was rausgeht.
Bei mir entsteht ein Angebot nicht mehr aus einer kopierten Vorlagendatei, sondern aus Leistungen und Preisen, die einmal hinterlegt sind; ich prüfe nur noch den fertigen Entwurf. Wie ein Angebot inhaltlich und rechtlich aufgebaut ist, also Bindefrist, Preisangabe und der Unterschied zum Kostenvoranschlag, steht in Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?. Dieser Beitrag doppelt das nicht, er liefert die fertige Struktur. Das Konzept dahinter sammle ich unter KI-Mitarbeiter einstellen.
Die Vorlage: der Aufbau von oben nach unten
Alles in eckigen Klammern ist ein Platzhalter und muss ersetzt werden. Eine Zeile ist bewusst optional: Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind Pflichtangaben der Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, nicht des Angebots. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Briefkopf hilft Geschäftskunden bei der Zuordnung, die Steuernummer gehört auf die Rechnung. Tipp die Struktur einmal ab, speichere sie als Vorlagendatei und arbeite dann nur noch mit Kopien.
[Dein Firmenname]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
[Telefon] · [E-Mail]
[Optional: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden]
[Rechtsform und Registereintrag, falls eingetragen]
[Firma des Kunden]
[Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner, korrekt geschrieben]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
Angebot Nr. [JJJJ-NNN] [Ort], [Datum]
Betreff: [Was angeboten wird, in einem Satz und in den
Worten des Kunden]
Sehr geehrte Frau [Nachname],
[Bezugssatz: wann ihr gesprochen habt und welches Problem
sie dabei beschrieben hat. Ein Satz, ihre Worte.]
LEISTUNG
Position 1 [Name der Leistung]
[Was genau passiert, in ein bis drei Sätzen.]
[Warum diese Position, ein Nebensatz.]
[Betrag] EUR
Position 2 [Name der Leistung]
[Beschreibung.]
[Begründung.]
[Betrag] EUR
NICHT ENTHALTEN
[Was ausdrücklich nicht Teil dieses Angebots ist, und was
bei Zusatzaufwand passiert.]
PREIS
Summe netto [Betrag] EUR
zzgl. [Satz] % Umsatzsteuer [Betrag] EUR
Gesamtbetrag [Betrag] EUR
ZEITRAUM UND GÜLTIGKEIT
Leistungszeitraum: [von] bis [bis]
Dieses Angebot gilt bis zum [konkretes Datum].
SO GEHT ES WEITER
[Ein einziger nächster Schritt, konkret: unterschrieben
zurücksenden, per Mail bestätigen, Termin buchen.]
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Zwei Stellen passt du an deine Situation an. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG steht im Preisblock kein Steuersatz, sondern ein einziger Betrag und darunter der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Das gilt nur, solange der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt. Machst du als Unternehmer einem Verbraucher ein Angebot, gehört der Bruttobetrag deutlich sichtbar hin: Die Preisangabenverordnung gilt für Preisangaben von Unternehmern gegenüber Verbrauchern, und § 3 PAngV verlangt dort den Gesamtpreis, der bei aufgegliederten Preisen hervorzuheben ist. Für Geschäftskunden ist die Nettodarstellung mit ausgewiesenem Steuersatz üblich. Wer beide Gruppen bedient, legt besser zwei Vorlagendateien an.
Variante mit Mengen und Einzelpreisen
Sobald du nicht Ergebnisse, sondern Mengen verkaufst, also Material, Stunden, Quadratmeter oder Stück, wird der Leistungsblock zur Tabelle. Der Rest der Vorlage bleibt unverändert.
Drei Hinweise dazu. Trenn Material und Arbeitszeit in eigene Zeilen, statt beides in eine Pauschale zu werfen. Stammen Mengen aus einem Aufmaß und können sich vor Ort ändern, gehört ein Satz dazu, wie mit Mehrmengen umgegangen wird. Und schreib in die Beschreibungsspalte ganze Sätze statt Stichworte, denn sie ist die eigentliche Verkaufsfläche. Was im Handwerk sonst anders läuft, von Stammdaten bis Nachtrag, steht in Angebote im Handwerk automatisieren.
Die zwei Felder, an denen es wirklich hängt
Liegenbleiben lassen Angebote die beiden Felder, in denen eine Vorlage keine Vorgabe machen kann. Hier dieselbe Position zweimal, schwach und stark formuliert, als gebautes Beispiel, nicht als Auszug aus einem echten Auftrag.
Leistungsbeschreibung, schwach:
Position 1: Beratungspaket Basis, 1 Tag. 1.800 EUR
Leistungsbeschreibung, stark:
Position 1: Workshop-Tag Auftragsannahme, vor Ort, 9 bis 16 Uhr.
Wir gehen die drei Schritte durch, an denen bei Ihnen aktuell
Anfragen liegenbleiben, und halten am Ende einen Ablauf fest,
den alle vier im Team gleich anwenden. Alle vier Personen sind
gleichzeitig dabei, damit danach niemand die Fassung vom
Hörensagen kennt. 1.800 EUR
Der Unterschied ist nicht die Länge. Der schwache Text nennt einen Produktnamen, den nur du verstehst, und eine Dauer. Der starke nennt das Problem in den Worten des Kunden, das Ergebnis, das danach vorliegt, und den Grund für eine Entscheidung: alle gleichzeitig statt nacheinander. Aus der Preiszeile wird eine Entscheidungszeile.
Preisbegründung, schwach:
Gesamtbetrag 4.900 EUR. Gern erstelle ich Ihnen bei Bedarf
ein angepasstes Angebot.
Preisbegründung, stark:
Gesamtbetrag 4.900 EUR für den kompletten Ablauf, also den
Workshop-Tag, die schriftliche Fassung des Ablaufs und zwei
Rückfrage-Termine à 45 Minuten in den acht Wochen danach.
Die zwei Termine sind einkalkuliert, weil erfahrungsgemäß
genau dann die Fragen kommen, wenn der neue Ablauf das
erste Mal mit einem echten Kunden kollidiert.
Die schwache Fassung lädt zum Vergleichen ein und macht aus dem Preis eine Verhandlungseröffnung. Die starke Fassung zerlegt die Zahl in das, wofür sie steht, und erklärt einen Bestandteil, den der Kunde selbst nicht angefragt hätte. Fällt dir zu einer Position keine Begründung ein, ist das ein Signal: Entweder gehört die Position nicht ins Angebot, oder du hast das Gespräch noch nicht ausgewertet.
Word, Tabellenkalkulation oder PDF
Die drei Formate lösen unterschiedliche Aufgaben, selten ist es ein Entweder-oder.
Der praktikable Weg für die meisten: Positionen und Summen in der Tabellenkalkulation rechnen, den Text im Textprogramm schreiben, als PDF exportieren, PDF verschicken. Der PDF-Export ist in beiden eingebaut. Ohne Microsoft-Paket tun es Writer und Calc aus LibreOffice, das kostenlos und quelloffen ist.
Zwei Dinge leistet ein PDF nicht. Es schützt nicht vor Änderungen: Microsoft weist in der eigenen Hilfe darauf hin, dass viele Programme, Word eingeschlossen, PDF-Dateien öffnen und bearbeiten können. Und es reinigt nicht: Der Word-Dialog „Als PDF oder XPS veröffentlichen" bietet ausdrücklich an, Dokumenteigenschaften, Textmarken und nachverfolgte Änderungen mit ins PDF zu nehmen. Sauber ist das PDF nur, wenn die Quelldatei sauber war.
Warum eine bearbeitbare Datei ein Problem sein kann
Wer sein Angebot als .docx oder .xlsx verschickt, verschickt mehr als das, was auf dem Bildschirm steht. Microsoft listet für die Dokumentprüfung auf, was in Office-Dateien mitreisen kann: Kommentare und Überarbeitungsmarken, Dokumenteigenschaften wie Autor und Vorlagenname, Inhalte in Kopf- und Fußzeilen, als ausgeblendet formatierter Text, und bei Tabellenblättern zusätzlich ausgeblendete Zeilen, Spalten und ganze Arbeitsblätter.
Bei einem Angebot sind das keine Kleinigkeiten. Hast du die Datei vom Angebot für einen anderen Kunden kopiert, steckt dessen Name womöglich noch in den Dokumenteigenschaften. Stehen im Blatt nebenan Einkaufspreise, Stundensatz oder Kalkulationsaufschläge, reicht ein Rechtsklick auf den Blattreiter. Und eine Zelle mit Formel zeigt beim Anklicken, wie du gerechnet hast.
Dazu kommt: Eine bearbeitbare Datei lädt zum Bearbeiten ein. Haben du und dein Kunde später unterschiedliche Fassungen derselben Datei, ist unklar, worüber ihr euch geeinigt habt, und genau das ist im Streitfall die Frage. Die Regel, die ich mir daraus gemacht habe: Bearbeitbar ist die Werkstatt, verschickt wird ein Export. Will der Kunde ausdrücklich eine bearbeitbare Datei, räumst du sie vorher mit der Dokumentprüfung auf und löschst Hilfsblätter, statt sie nur auszublenden. Denselben Blick lohnt danach das fertige PDF, Dokumenteigenschaften eingeschlossen. Wer diese Runde zum ersten Mal dreht, bringt die Frage in meine Community, dort haben andere die Liste schon abgearbeitet. Das ist die praktische Seite, keine Rechtsberatung für deinen Einzelfall.
Wenn die Vorlage sich selbst füllt
Eine Vorlage nimmt dir die Struktur ab, nicht die Arbeit. Gefüllt wird sie von Hand, und dort entstehen die bekannten Fehler: der falsche Ansprechpartner aus der kopierten Datei, ein Preis aus dem letzten Jahr, eine nie besprochene Position, ein verbliebenes „[Betrag]" in der Summenzeile.
Das ist der Punkt, an dem Anton, der KI-Mitarbeiter für Angebote und Rechnungen, ansetzt. Er baut das Angebot nicht aus einer Vorlagendatei, sondern aus den Leistungen und Preisen, die du ihm hinterlegt hast, formuliert die Positionen aus dem ausgewerteten Erstgespräch und liefert das Ergebnis als PDF in deinem Design. Bei einer Zusage legt er Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwurf im Buchhaltungs-Tool an, typischerweise in Lexware Office. Zwei Grenzen sind dabei fest eingebaut, und sie sind der Grund, warum das im Alltag trägt: Er entwirft, du gibst frei, und ohne Preisquelle kein Preis. Findet er zwei verschiedene Preise für dieselbe Leistung, listet er beide mit Quelle und fragt nach, statt zu mitteln. Anton ist als fertiges Paket in meiner Community verfügbar, in zwei Ausführungen: selbst nachbauen im Standard-Zugang für 9 $ im Monat oder als fertiger Mitarbeiter-Ordner mit 13 Lektionen in Premium für 45 $ im Monat (Stand: September 2026).
Häufige Fragen
Gibt es eine Angebotsvorlage wirklich kostenlos?
Ja, und du brauchst dafür keinen Download. Die Struktur weiter oben ist vollständig, du tippst sie einmal ab und speicherst sie als Vorlage. Viele Vorlagenportale verlangen dafür eine Registrierung oder binden die Datei an ein Tool-Abo. Für die ersten Angebote ist das unnötig: Wertvoll ist der Aufbau, nicht die Datei.
Word oder Excel für die Angebotsvorlage?
Word, wenn dein Angebot vor allem aus Text besteht, etwa bei Beratung oder Coaching. Tabellenkalkulation, wenn du Mengen mal Einzelpreis rechnest und Summen automatisch stimmen sollen. Viele kombinieren beides: rechnen in der Tabelle, schreiben im Textprogramm. Verschickt wird in beiden Fällen ein PDF-Export.
Soll ich das Angebot als Word-Datei verschicken?
Meist besser nicht. Office-Dateien können laut Microsoft Kommentare, Überarbeitungsmarken, Dokumenteigenschaften, ausgeblendete Zeilen und ganze versteckte Arbeitsblätter enthalten, also auch deine Kalkulation. Ein PDF-Export zeigt nur, was gedruckt wird, übernimmt auf Wunsch aber Dokumenteigenschaften und Markups. Deshalb erst die Quelldatei mit der Dokumentprüfung bereinigen, dann exportieren.
Welche Vorlage brauche ich als Kleinunternehmer?
Dieselbe, mit einer Änderung im Preisblock: ein einziger Betrag statt Netto, Steuersatz und Brutto, und darunter der Hinweis, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Wie die Rechnung danach aussieht, zeigt die kostenlose Rechnungsvorlage. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, wird es teuer. Die Einzelheiten dazu stehen in Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Gilt für ein Angebot dieselbe Formatpflicht wie für die E-Rechnung?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern, nicht Angebote. Ein Angebot darfst du weiterhin als PDF, auf Papier oder im Text einer Mail verschicken. Was für Rechnungen ab wann gilt, steht in E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen.
Wie du weitermachst
Tipp die Struktur oben einmal ab und speichere sie als Vorlagendatei, nicht als normales Dokument, damit du sie nicht aus Versehen überschreibst. Nimm dann dein zuletzt verschicktes Angebot und schreib genau zwei Felder neu: die Beschreibung deiner teuersten Position und die Zeile unter dem Gesamtbetrag. Wenn dir für die zweite Zeile nichts einfällt, fehlt dir nicht der Text, sondern eine Preisliste, aus der sich jede Position ableitet. Die ist die Grundlage für alles Weitere, denn ohne sie kann dir weder eine Software noch ein KI-Mitarbeiter den Entwurf abnehmen. Aufschreiben musst du sie selbst; wer dabei hängenbleibt, stellt seine Positionsliste in der Community zur Diskussion, dort sind andere denselben Weg schon gegangen.
Welche Aufgaben sich überhaupt zum Abgeben eignen, klärt Welche Aufgaben du an KI abgeben kannst. Wie das im Zusammenspiel mit Posteingang und Buchhaltung aussieht, steht in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach und, aus Sicht eines Ein-Personen-Betriebs, in KI für Selbstständige: was sich lohnt. Den fertigen Angebots- und Rechnungs-Mitarbeiter samt Kurs gibt es in meiner Community Claude Practitioners.
