Angebote im Handwerk automatisierst du in dieser Reihenfolge: erst ein gepflegter Leistungsstamm, dann feste Einheiten und Preise je Position, dann die Trennung von Material und Lohn, und erst danach die Software. Ein Angebot entsteht nicht aus Formulierungen, sondern aus Positionen, und Positionen kommen aus einer Liste. Wer sie hat, braucht für ein Standardangebot nach der Besichtigung wenige Minuten: Positionen auswählen, Mengen aus dem Aufmaß eintragen, Summen prüfen, raus damit. Zwei Entscheidungen fallen vorher, Pauschale oder Einheitspreis und Angebot oder Kostenvoranschlag, weil beide beeinflussen, wer das Risiko bei Mehrmengen trägt. Bei Privatkunden zeigst du Lohn und Material getrennt, weil die Steuerermäßigung nach § 35a EStG nur die Arbeitskosten begünstigt und dein Kunde sie über die Rechnung geltend macht. Und das Aufmaß wandert genau einmal in ein System, nicht erst auf den Notizblock und abends nochmal in den Rechner.
Bei mir läuft der Angebotsteil inzwischen so, dass Positionen und Preise hinterlegt sind und ich den Entwurf nur noch prüfe. Das Prinzip dahinter steht auf KI-Mitarbeiter einstellen und, für kleine Betriebe, in KI für kleine Unternehmen; Pflichtangaben, Bindefrist und Aufbau eines Angebots klärt Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?. Hier geht es nur um das, was im Handwerk anders ist: Aufmaß, Massen, Material und Lohn, Nachträge.
Der Leistungsstamm: was je Position drinsteht
Betriebe, die eine Angebotssoftware kaufen und ein halbes Jahr später wieder in Word arbeiten, haben meist nicht die falsche Software gekauft. Sie haben nie festgelegt, wie ihre Leistungen heißen, in welcher Einheit sie abgerechnet werden und was sie kosten. Ein Werkzeug heilt das nicht, es erzeugt dieselben Fehler schneller.
Fang deshalb mit den Positionen an, die den Großteil deiner Angebote ausmachen. In meiner Vorlage sind das meist zehn bis dreißig, als Startheuristik, nicht als gemessener Wert. Je Position haben sich sechs Felder bewährt.
Der Zeitansatz ist der Teil, an dem Betriebe hängenbleiben, und der, der sich am schnellsten bezahlt macht. Du brauchst dafür keine Studie, sondern deine letzten Aufträge: Wie lange haben zwei Leute für diese Fläche gebraucht, inklusive Auf- und Abbau. Schon zwei, drei ehrliche Erfahrungswerte je Position sind als Anfang brauchbarer als jede fremde Tabelle, weil sie deine Wege, deine Maschinen und dein Team abbilden. Diese Runde muss niemand allein drehen: In der Community sitzen Leute aus anderen Gewerken, die ihre Ansätze genauso aufgebaut haben, und eine Frage in einem Posting bringt meist mehrere Vergleichswerte zurück.
Sobald Positionen feste Bezeichnungen haben, lassen sich Angebot, Auftrag, Aufmaß, Nachtrag und Rechnung aufeinander beziehen. Ohne sie ist jede Abrechnung Neuübersetzung.
Material und Lohn getrennt: der Vorteil, den dein Kunde sofort sieht
Bei Angeboten an Privathaushalte lohnt es sich, den Lohnanteil getrennt zu zeigen. Nach § 35a Abs. 3 EStG ermäßigt sich die Einkommensteuer des Auftraggebers für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens um 1.200 Euro im Jahr. Nach § 35a Abs. 5 EStG gilt das nur für Arbeitskosten, und Voraussetzung sind eine Rechnung und eine Zahlung auf das Konto des Betriebs, also keine Barzahlung.
Die Voraussetzung hängt damit an der Rechnung, nicht am Angebot: Eine pauschale Angebotssumme kostet den Abzug nicht, solange die spätere Rechnung die Arbeitskosten sauber ausweist. Im Angebot ist die Trennung trotzdem stark. Sie zeigt dem Privatkunden früh, welcher Teil begünstigt sein kann, und erspart dir das Rekonstruieren in der Rechnung. Führt der Stamm Zeitansatz und Materialansatz getrennt, entsteht sie ohne Mehraufwand. Bei gewerblichen Auftraggebern spielt § 35a EStG keine Rolle, die Trennung macht aber Nachträge und Mehrmengen nachvollziehbar.
Pauschale oder Einheitspreis: die Entscheidung vor dem Angebot
Diese Entscheidung beeinflusst, wer das Risiko trägt, wenn die Menge von der geschätzten abweicht, und sie fällt vor dem Schreiben.
Die Tabelle zeigt die Grundtendenz, nicht die fertige Rechtsfolge. Wer das Risiko am Ende trägt, hängt an der Leistungsbeschreibung, den Aufmaßregeln, erkennbaren Kalkulationsgrundlagen und dem, was sonst vereinbart ist. Ist die VOB/B vereinbart, ist für die über 10 v. H. hinausgehende Überschreitung des Mengenansatzes auf Verlangen ein neuer Preis unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten zu vereinbaren (§ 2 Abs. 3 VOB/B), und auch eine Pauschalsumme bleibt nur so lange unverändert, wie das Festhalten daran zumutbar ist (§ 2 Abs. 7 VOB/B mit Verweis auf § 313 BGB). Kalkuliere mit der Tendenz und lies den konkreten Vertrag.
Im Garten- und Landschaftsbau, wo der Untergrund erst beim Aufreißen sichtbar wird, ist der Einheitspreis der ehrlichere Weg, bei einem Badumbau nach Plan die Pauschale. Was du nicht tun solltest: eine Pauschale auf eine ungenaue Mengenannahme setzen, weil der Kunde eine runde Zahl hören wollte.
Ist die VOB vereinbart, ist die VOB/C nach § 1 Abs. 1 VOB/B Bestandteil des Vertrags. Ihre Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen regeln je Gewerk, wie aufgemessen und abgerechnet wird, von DIN 18299 als allgemeinem Teil bis zu den gewerkspezifischen Normen. Maßgeblich ist die ATV, die dein Vertrag für dein Gewerk einbezieht; bei Widersprüchen geht die Leistungsbeschreibung vor (§ 1 Abs. 2 VOB/B). Wer danach abrechnet, sollte auch danach anbieten.
Angebot, Kostenvoranschlag, Nachtrag: was rechtlich daranhängt
Drei Punkte aus dem BGB betreffen Handwerksbetriebe direkt. Das ist die Rechtslage nach den unten genannten Vorschriften, keine Rechtsberatung.
Angebot und Kostenanschlag sind nicht dasselbe. An dein Angebot bist du nach § 145 BGB gebunden, sofern du die Gebundenheit nicht ausgeschlossen hast. Verbindlich ist damit der Vertragsschluss, nicht automatisch eine Endsumme: Ob ein fester Gesamtpreis gilt, Einheitspreise mit Abrechnung nach Aufmaß oder etwas dazwischen, entscheidet das, was du im Angebot vereinbarst. Ein Kostenanschlag, umgangssprachlich Kostenvoranschlag, ist dagegen eine fachmännische Schätzung ohne Gewähr für ihr Eintreffen und nach § 632 Abs. 3 BGB im Zweifel nicht zu vergüten.
Eine wesentliche Überschreitung kann den Auftrag kosten. Lag dem Vertrag ein Kostenanschlag ohne Gewährübernahme zugrunde und ist das Werk nicht ohne wesentliche Überschreitung ausführbar, steht dem Unternehmer nach § 649 Abs. 1 BGB nur der Anspruch aus § 645 Abs. 1 BGB zu, wenn der Besteller deshalb kündigt. Anzeigen musst du eine solche Überschreitung nach § 649 Abs. 2 BGB unverzüglich, sobald sie zu erwarten ist. Deshalb gehört die Soll-Ist-Kontrolle in den laufenden Prozess.
Nachträge im Bauvertrag haben ein eigenes Verfahren. Verlangt der Besteller eine Änderung, streben beide Seiten nach § 650b Abs. 1 BGB Einvernehmen über die Änderung und die Mehr- oder Mindervergütung an, und der Unternehmer muss ein Angebot darüber erstellen. Ohne Einigung binnen 30 Tagen kann der Besteller in Textform anordnen (§ 650b Abs. 2 BGB). Die Vergütung folgt dann § 650c BGB, also den tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen, mit Rückgriff auf eine vereinbarungsgemäß hinterlegte Urkalkulation. Genau deshalb ist ein sauber kalkulierter Stamm im Streitfall deine Grundlage.
Von der Besichtigung zum Angebot, ohne doppelte Tipperei
Der teuerste Schritt ist der, den niemand als Arbeit zählt: das Übertragen. Maße auf dem Zettel, Fotos auf dem Handy, abends tippt es jemand nochmal. Das fällt weg, wenn die Erfassung vor Ort schon die Struktur des Angebots hat.
- Vor der Fahrt die Positionsliste öffnen. Wer weiß, welche Positionen infrage kommen, misst die richtigen Werte und fährt nicht zweimal.
- Vor Ort in Positionen denken, nicht in Sätzen. Jede Notiz bekommt eine Position und eine Menge: Fassade Nordseite 84 m², Fensterlaibungen 26 lfd. m, Gerüst 3 Tage. Freitext nur für Besonderheiten.
- Einmal erfassen, in einem System. Ob Tablet, Handy-Formular oder Diktat, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass genau ein Ort die Wahrheit hält.
- Fotos beschriften, solange du davorstehst. „Altanstrich kreidet, Grundierung nötig" begründet später eine Position. Ein unbeschriftetes Foto begründet nichts.
- Den Entwurf aus dem Stamm erzeugen lassen. Positionen mit Mengen ergeben Zeilen, Zeitansatz mal Verrechnungssatz den Lohnanteil, Materialansatz den Materialanteil. Ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird, ist kein Automatismus, sondern eine Eingabe: dein Steuerstatus. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine aus.
- Nur noch prüfen und senden. Stimmen Mengen, Einheiten und Abgrenzung, steht die Bindefrist drin, sind alle Platzhalter ersetzt.
Bei öffentlichen Ausschreibungen kommt GAEB dazu, der Standard für den Austausch von Leistungsverzeichnissen im Bauwesen: Du bekommst das Leistungsverzeichnis ohne Preise, trägst deine ein, gibst es als Angebot zurück. Passiert das regelmäßig, ist GAEB-Fähigkeit ein hartes Auswahlkriterium.
Welches Werkzeug zu welchem Betrieb passt
Mit sauberem Stamm wird jeder dieser Wege schneller, ohne Stamm keiner.
Wenn ein KI-Mitarbeiter den Angebotsentwurf baut
Sind Positionen, Einheiten, Zeitansätze und Preise hinterlegt, ist das Schreiben Fleißarbeit: auswählen, Mengen eintragen, Summen rechnen, Text anpassen, auf Platzhalter prüfen. Genau diesen Teil übernimmt bei mir Anton, der Angebote und Rechnungen schreibt. Er baut aus dem ausgewerteten Gespräch und den erfassten Mengen ein Angebots-PDF in meinem Design, zieht die Positionen aus meiner hinterlegten Preislogik, rechnet die Summen selbst nach, je nach hinterlegtem Steuerstatus mit oder ohne Umsatzsteuerausweis, und prüft das PDF seitenweise auf Umbrüche und Reste aus der Vorlage.
Zwei Regeln sind fest verdrahtet und wichtiger als jede Funktion. Erstens: Er entwirft, du gibst frei. Kein Angebot und keine Rechnung verlässt das System ohne deinen Klick, und auf Zuruf finalisiert er nichts, sondern nennt erst die Folgen und will ein klares Ja. Zweitens: Ohne Preisquelle kein Preis. Findet er zwei Preise für dieselbe Leistung, listet er beide mit Fundort und fragt nach.
Sagt der Kunde zu, legt er Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwurf im Rechnungswerkzeug an, bei mir über die Schnittstelle von Lexware Office. Nummernkreis, Unveränderbarkeit und E-Rechnungsformate gehören in ein richtig eingerichtetes Buchhaltungs-Tool, nicht in ein loses PDF. Welche Anbindungswege es gibt, steht in Lexoffice anbinden: die wichtigsten Wege, und wie derselbe Ablauf bei mir vom Posteingang aus beginnt, in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach.
Häufige Fragen
Lohnt sich eine Angebotssoftware für einen Zwei-Mann-Betrieb?
Sie lohnt sich ab dem Moment, in dem Positionen und Preise gepflegt sind, und vorher nicht. Ein kleiner Betrieb mit dreißig kalkulierten Positionen holt aus einer einfachen Lösung mehr heraus als ein größerer ohne Stamm aus einer teuren.
Muss ich Material und Lohn im Angebot trennen?
Pflicht ist das nicht. Die Steuerermäßigung nach § 35a EStG hängt an der Rechnung: Sie gilt nach Absatz 5 nur für Arbeitskosten und setzt Rechnung und unbare Zahlung voraus, mit 20 Prozent und höchstens 1.200 Euro im Jahr nach Absatz 3. Im Angebot ist die Trennung Vorbereitung und Verkaufsargument, in der Rechnung entscheidend.
Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?
Beim Angebot bist du nach § 145 BGB an deinen Antrag gebunden, sofern du das nicht ausgeschlossen hast; ob eine feste Endsumme oder Einheitspreise gelten, ist davon getrennt und Sache der Vereinbarung. Ein Kostenanschlag ist eine Schätzung ohne Gewähr, im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB). Eine drohende wesentliche Überschreitung musst du unverzüglich anzeigen (§ 649 Abs. 2 BGB).
Kann eine KI Preise für mich schätzen?
Sie soll es nicht. Preise kommen aus deiner Kalkulation, nicht aus einem Modell, das Marktwerte rät. Du lieferst Zeitansätze, Materialansätze und Verrechnungssatz, der Entwurf entsteht daraus. Fehlt eine Preisquelle oder ist sie widersprüchlich, gehört eine Rückfrage in den Ablauf, kein Schätzwert.
Wie du weitermachst
Nimm deine letzten zehn verschickten Angebote und schreib heraus, welche Positionen darin wirklich vorkommen. Die überschaubare Liste, die dabei herauskommt, ist dein Anfang. Trag je Position Einheit, Materialansatz, Zeitansatz und Verrechnungssatz ein, streich alles, was du im letzten Jahr nur einmal gebraucht hast, und schreib daneben, woher der Preis kommt. Diese Liste ist ab sofort die einzige Preisquelle deines Betriebs, für Word, für jede Software und für jeden, der dir Entwürfe baut. Die erste Runde ist Arbeit, und niemand muss sie allein machen: Bring deine Liste in die Community, in einen Call oder als Posting. Dort sitzen Leute, die denselben Stamm für ihr Gewerk schon aufgebaut haben.
Danach lohnt der Blick auf die Rechnungsseite: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer und E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen. Welche Aufgaben sich für eine Übergabe eignen, sortiert Welche Aufgaben du an KI abgeben kannst. Den fertigen Angebots- und Rechnungs-Mitarbeiter samt Kurs findest du in meiner Community Claude Practitioners.
