Weg 1: Das Bankkonto verbinden
Lexware Office ruft Umsätze und Salden der meisten Giro- und Geschäftskonten über die XS2A-Schnittstelle der Bank ab. XS2A steht für „Access to Account" und ist der über die Zahlungsdiensterichtlinie PSD2 geregelte Weg, auf dem eine Software mit deiner Zustimmung Kontodaten lesen darf. Du gibst die Zustimmung einmal in deinem Banking, danach kann deine Bank bei jeder Synchronisation eine TAN verlangen.
Der wichtigste Praxispunkt: Bei XS2A-Konten gibt es keinen Abruf im Hintergrund, du stößt die Aktualisierung selbst an, unter Finanzen und Konten. Das ist kein Mangel der Software: Im Hintergrund blieben TAN-Abfragen unbeantwortet, und mehrere davon können dazu führen, dass die Bank den Online-Banking-Zugang sperrt. Ausnahmen sind die wenigen Konten mit eigener Programmierschnittstelle, darunter Holvi, Pleo, Pliant und PayPal; dort läuft der Abruf automatisch. Für alle anderen heißt das: wöchentlich synchronisieren, als feste Gewohnheit.
Weg 2: Den Steuerberater anbinden
Hier gehen zwei Dinge oft durcheinander. Das eine ist der Steuerberater-Zugang: Deine Kanzlei bekommt einen eigenen Login, eingerichtet unter Einstellungen und Benutzer über „Steuerberater anlegen", wofür du die Berechtigung „Administration" brauchst; die Kanzlei erhält eine Einladung per E-Mail. Für beide Seiten ist er kostenlos. Wichtig für die Sicherheitsfrage unten: Diesen Zugriff kannst du nicht auf einzelne Bereiche einschränken. Wer ihn hat, sieht alle Informationen in deinem Konto, einschließlich aller Bankkonten; Lexware begründet das mit der Einsicht in Banktransaktionen, ohne die Buchhaltung und Jahresabschluss nicht gehen. Das macht den Zugang zu einer bewussten Vollfreigabe an einen Vertragspartner.
Das andere ist der Datenweg zu DATEV, in drei Varianten: der Rechnungsdatenservice 1.0, wenn die Kanzlei deine komplette Buchhaltung macht, der Buchungsdatenservice, wenn du selbst buchst und die Kanzlei den Jahresabschluss erstellt, und der klassische Export als DATEV-Datei oder als CSV. Welche passt, entscheidet nicht die Technik, sondern die Arbeitsteilung. Frag die Kanzlei zuerst, sonst richtest du den Weg ein, den sie nicht nutzt.
Weg 3: Shops und Zahlungsanbieter über Partner-Anwendungen
Hier liegt der größte Irrtum: Die meisten Shops und Zahlungsdienstleister lassen sich nicht direkt an Lexware Office anschließen, für Stripe, eBay, Etsy, Mollie oder Amazon gibt es keine eingebaute Verbindung. Du verbuchst die Auszahlungen von Hand unter Finanzen und Umsätze oder nimmst eine Partneranbindung; Lexware nennt Billbee und empfiehlt ab etwa 50 bis 100 Belegen je Auszahlung Dienste wie PayJoe oder Miracle Sync.
Direkt gibt es PayPal als Konto mit eigener Schnittstelle, für Shops eine ePages- und eine Shopify-Anbindung und, im Pilotbetrieb, einen Amazon-Business-Import. Der holt Einkaufsbelege aus Amazon Business herein und ist keine Anbindung an den Amazon-Marktplatz: Verkäufe und Auszahlungen als Händler kommen darüber nicht ins Tool.
Alles Weitere läuft über das Partner-Ökosystem, das Lexware in sieben Kategorien sortiert, von Banking und E-Commerce über Reisekosten und Zeiterfassung bis zu CRM und Branchenlösungen. Eine Partner-Anwendung anzubinden heißt, einem fremden Anbieter Zugriff auf deine Buchhaltungsdaten zu geben. Drei Dinge gehören deshalb vor die Einrichtung:
- Enthält dein Lexware-Vertrag die nötigen Funktionen? Fehlen sie, bricht die Anbindung ab, und du suchst den Fehler an der falschen Stelle.
- Was liest und schreibt der Partner? Wer Rechnungen anlegt, braucht mehr Rechte als wer Kontakte abgleicht.
- Autorisierungen laufen ab. Steht eine Anbindung nach Monaten still, ist meist das die Ursache und nicht die Software.
Weg 4: Die Programmierschnittstelle
Eine Programmierschnittstelle, meist API genannt, ist eine Tür für Programme statt für Menschen: Deine Software schickt eine Nachricht an eine Adresse bei Lexware und bekommt eine Antwort. Vier Begriffe reichen. Der Endpunkt ist die Adresse für eine bestimmte Sache, eine für Kontakte, eine für Rechnungen. Der API-Schlüssel ist ein langes Passwort, mit dem sich dein Programm bei jeder Anfrage ausweist. Das Rate Limit sagt, wie viele Anfragen pro Sekunde erlaubt sind: bei Lexware Office zwei, wer schneller anfragt, bekommt 429 zurück. Ein Webhook ist der umgekehrte Weg, Lexware meldet sich bei deiner Software, wenn sich etwas ändert.
Über die Public API lassen sich Kontakte und Artikel pflegen, Belege aller Art erzeugen, von Rechnungen und Angeboten über Auftragsbestätigungen und Lieferscheine bis zu Gutschriften und Mahnungen, außerdem Dateien hochladen, PDFs herunterladen und Ereignisse über Webhooks abonnieren. Den Schlüssel erstellst du in der Public-API-Verwaltung deines Kontos. Zwei Voraussetzungen: Die Public API gibt es nur im Paket XL, und du brauchst jemanden, der REST-Schnittstellen programmieren kann, denn Lexware liefert Schnittstelle und Dokumentation, nicht die fertige Anwendung. Das muss keine Agentur sein: Wer selbst Hand anlegen will, bringt seinen Fall in die Community und geht ihn mit mir und den anderen im Call durch.
Welcher Weg passt zu dir?
Drei Fragen genügen meistens. Kommt das, was du anbinden willst, in der Partnerliste vor? Dann nimm die fertige Anbindung: Sie wird gepflegt, eine selbstgebaute ziehst du selbst nach. Willst du nur Daten heraus? Dann reicht oft der Export, für die Kanzlei der DATEV-Weg, für Auswertungen eine CSV-Datei. Soll deine eigene Software etwas in Lexware Office anlegen? Erst dann lohnt die API, etwa wenn dein Angebot ohnehin im CRM, im Projektwerkzeug oder bei einem KI-Mitarbeiter entsteht. Bei zwanzig gleichen Rechnungen im Monat reicht eine wiederkehrende Rechnung im Tool. Dieselben drei Fragen gelten, wenn dein Werkzeug sevDesk ist; welche Schnittstellen sevDesk dafür bietet, steht im eigenen Beitrag.
Der Schlüssel ist so heikel wie der Zugang zum Konto
Ein API-Schlüssel ist kein technisches Detail. Er ist ein Passwort, das ein Programm benutzt, und wer ihn hat, ist für Lexware Office nicht von dir zu unterscheiden. Je nach Berechtigung kann er Kontakte lesen, Belege anlegen und herunterladen und Dateien hochladen.
Wo er hingehört. Nicht in ein Dokument, nicht in einen Chatverlauf, nicht in eine E-Mail an den Entwickler und auf keinen Fall in ein öffentliches Code-Verzeichnis, sondern in einen Passwortmanager oder in eine Datei außerhalb deines Projektordners; ins Programm kommt er als Umgebungsvariable. Lexware zeigt ihn beim Erstellen genau einmal an: Schließ das Fenster erst, wenn du ihn kopiert hast.
Wie du ihn einschränkst. Beim Anlegen hast du die Wahl zwischen einem Schlüssel mit allen Berechtigungen und einem mit einzeln gesetzten. Nimm die einzeln gesetzten, und nur die, die der angebundene Dienst für seine Aufgabe braucht. Lexware empfiehlt das ausdrücklich; nachträglich ändern lassen sich die Rechte nicht, ein Schlüssel behält sie bis zum Löschen. Daraus folgt die Regel in einem Stück: ein Schlüssel pro Anwendungsfall, jeder mit den minimalen Rechten für genau diesen Fall. Mehrere Schlüssel allein trennen nichts, sie machen nur Austausch und Widerruf leicht; die Schadensbegrenzung entsteht durch die Rechte, die ein einzelner Schlüssel eben nicht hat. Fällt einer aus, löschst du genau diesen. Wiederherstellen lässt sich ein gelöschter Schlüssel nicht, und genau das ist der Punkt: Das Löschen ist dein Notausgang. Nach längstens 24 Monaten laufen Schlüssel ohnehin ab.
Warum der Entwurfs-Modus sicherer ist als direktes Versenden. Rechnungen über die Public API entstehen standardmäßig als Entwurf: Status „draft", noch änderbar, noch ohne PDF. Erst der ausdrückliche Zusatz finalize=true macht daraus eine finalisierte Rechnung mit dem Status „open", und ab da ist sie nicht mehr änderbar. Das ist keine Schikane: Fortlaufende Nummer und Unveränderbarkeit entstehen genau hier. Ein fehlerhafter Entwurf ist ein Klick zum Löschen, eine fehlerhafte finalisierte Rechnung ein Storno.
Die Reihenfolge lautet deshalb: erst ein Test-Entwurf, den du in der Oberfläche anschaust, dann der Echtbetrieb. Und wer automatisiert, lässt Finalisieren und Versenden beim Menschen. Für den Rechnungs-Endpunkt beschreibt die Dokumentation ohnehin keinen E-Mail-Versand (Stand: September 2026); sie bietet Deeplinks, mit denen du den erzeugten Beleg in der Oberfläche öffnest und prüfst. Die Maschine bereitet vor, der Mensch gibt frei.
Und noch einmal zum Steuerberater-Zugang aus Weg 2: Weil er sich nicht auf Bereiche einschränken lässt, ersetzt er keinen Schlüssel mit begrenzten Rechten. Welche Daten du an Dritte gibst und wie du das regelst, wenn KI im Spiel ist, klärt KI und Kundendaten: Datenschutz im Alltag.
Wie ein KI-Mitarbeiter auf dieser Anbindung arbeitet
Genau diese Verbindung ist die Arbeitsgrundlage von Anton, meinem KI-Mitarbeiter für Angebote und Rechnungen. Er baut aus einem ausgewerteten Erstgespräch ein Angebots-PDF in meinem Design, rechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto nach und prüft es auf Umbrüche und Platzhalter-Reste. Bei einer Zusage legt er Kontakt, Angebot und Rechnung in Lexware Office an, als Entwurf.
Drei Regeln sind fest verdrahtet. Erstens: Er entwirft, ich gebe frei, kein Angebot und keine Rechnung verlässt das System ohne meinen Klick. Zweitens: Er finalisiert nichts ungefragt, sondern nennt selbst auf Zuruf erst die Folgen, endgültige Rechnungsnummer und Unveränderbarkeit, und will ein klares Ja. Drittens: ohne Preisquelle kein Preis. Findet er zwei Preise für dieselbe Leistung, listet er beide mit Fundstelle und fragt nach.
Vor dem ersten Echtbetrieb steht ein Verbindungstest. Ein 401 weist auf einen fehlenden oder ungültigen API-Schlüssel, ein 402 auf ein Vertrags- oder Paketproblem und ein 403 auf fehlende Berechtigungen beziehungsweise Scopes hin. Danach prüfst du Request und Endpunkt. Wer kein Lexware Office nutzt, baut denselben Ablauf über einen Adapter zu seinem Tool, mit demselben Muster aus Entwurf, Test-Entwurf und Freigabe. Den Adapter baust du einmal, und nicht allein: In der Community sitzen Leute, die denselben Weg hinter sich haben, und in den Calls gehen wir deinen Fall gemeinsam durch. Was in das Angebot am Anfang dieser Kette gehört, steht in Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?. Warum die Rechnung am Ende im Tool entsteht und nicht als loses PDF, klärt E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen.
Häufige Fragen
Welches Paket brauche ich für die Public API?
Das Paket XL, in den kleineren lässt sich kein API-Schlüssel erzeugen. XL kostet regulär 32,90 Euro netto im Monat (Stand: September 2026). Die Nutzung der Schnittstelle selbst kostet nichts zusätzlich, du zahlst also nicht pro Anfrage oder pro Beleg.
Kann ich eBay, Stripe oder Amazon direkt anbinden?
Nein, für Verkäufe und Auszahlungen gibt es keine eingebaute Verbindung. Du verbuchst sie manuell unter Finanzen und Umsätze oder nimmst eine Partneranbindung wie Billbee; bei sehr vielen Belegen je Auszahlung empfiehlt Lexware Dienste wie PayJoe oder Miracle Sync. Der Amazon-Business-Import im Pilotbetrieb ist etwas anderes: Er holt Einkaufsbelege herein, keine Marktplatz-Umsätze.
Warum muss ich meine Bankumsätze manuell abrufen?
Weil die XS2A-Schnittstelle nach PSD2 bei jeder Synchronisation eine TAN verlangen kann. Liefe der Abruf im Hintergrund, blieben diese Abfragen unbeantwortet, und mehrere davon können den Online-Banking-Zugang sperren. Konten mit eigener Schnittstelle wie Holvi, Pleo, Pliant und PayPal synchronisieren automatisch.
Wie schränke ich einen API-Schlüssel ein?
Schon beim Anlegen, denn nachträglich ändern lassen sich die Rechte nicht. Statt eines Schlüssels mit allen Berechtigungen vergibst du einzelne, und nur die, die der angebundene Dienst wirklich braucht. Leg außerdem je Anwendungsfall einen eigenen Schlüssel an, jeden mit seinen minimalen Rechten.
Was passiert, wenn mein API-Schlüssel in falsche Hände gerät?
Lösch ihn sofort in der Public-API-Verwaltung, dann funktioniert er nicht mehr, und leg einen neuen an. Danach prüfst du, was er durfte: Jede Berechtigung, die er hatte, ist eine Stelle zum Nachsehen. Kontakte, Belege und Dateien haben ein Änderungsdatum, damit findest du Einträge aus dem fraglichen Zeitraum. Rechne auch mit gelesenen und heruntergeladenen Daten, das lässt sich nicht zurücknehmen; der Entwurfs-Standard begrenzt nur einen Teil.
Wie du weitermachst
Fang mit der Frage an, welche Daten heute von Hand von einem System ins andere wandern. Meistens sind es zwei Stellen: doppelt gepflegte Kontakte und Rechnungen, die irgendwo entstehen und dann noch einmal abgetippt werden. Für die erste gibt es fast immer eine fertige Anbindung, für die zweite lohnt die Frage, ob der Entwurf gleich dort entstehen soll, wo die Information herkommt. Prüfst du die API-Variante, leg dir drei Dinge zurecht: dein Paket, die Berechtigungen, die dein Fall wirklich braucht, und einen Ort für den Schlüssel außerhalb des Projektordners.
Welche Aufgaben sich abgeben lassen, klärt Welche Aufgaben du an KI abgeben kannst, und wie das bei einem Ein-Personen-Betrieb aussieht, steht in KI für Selbstständige: was sich lohnt. Den fertigen Angebots- und Rechnungs-Mitarbeiter samt Kurs gibt es in meiner Community Claude Practitioners.
