E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht kommt in zwei Stufen, und die erste läuft längst. Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, als jeder inländische Unternehmer, auch als Kleinunternehmer, und dafür genügt ein ganz normales E-Mail-Postfach. Versenden musst du gestaffelt: Für Umsätze bis Ende 2026 darfst du weiterhin Papier schicken oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF. Für Umsätze ab 2027 gilt diese Schonfrist nur noch, wenn dein Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 Euro lag, und für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 gilt sie für niemanden mehr (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Pflicht greift ausschließlich zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG): An Privatkunden und ins Ausland ändert sich nichts. Ausgenommen bleiben außerdem Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 und § 34a Satz 4 UStDV). Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Normenreihe EN 16931, in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Und das ist die eigentliche Entwarnung: Bauen musst du davon nichts, gängige Rechnungsprogramme geben beide Formate laut ihren eigenen Hilfeseiten schon heute aus.

Bei mir entsteht deshalb keine Rechnung mehr als loses PDF auf dem Schreibtisch, sondern immer im Rechnungswerkzeug, weil dort die fortlaufende Nummer, die Unveränderbarkeit und eben auch das Rechnungsformat herkommen. Wie der Weg vom Posteingang bis zum fertigen Entwurf bei mir aussieht, steht in KI-Agent für Buchhaltung und Postfach, das Konzept dahinter auf KI-Mitarbeiter einstellen. Alles Weitere hier ist die Rechtslage, wie sie in den unten genannten Vorschriften und im Schreiben des Bundesfinanzministeriums steht, und keine Steuerberatung für deinen Einzelfall.

Empfangen und versenden sind zwei verschiedene Pflichten

Der häufigste Denkfehler in diesem Thema: Die Übergangsfristen, von denen überall die Rede ist, betreffen nur das Ausstellen und Versenden. Für den Empfang gibt es keine.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen schaffen, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Das Bundesfinanzministerium stellt dazu drei Dinge klar, die den Aufwand kleiner machen, als viele befürchten:

• Es gilt auch für Kleinunternehmer. Die Sonderregelung nach § 19 UStG befreit vom Ausstellen, nicht vom Empfangen.
• Ein gesondertes Postfach ist nicht nötig. Beim Empfang per E-Mail reicht das Postfach, das du ohnehin hast.
• Ablehnen hilft nicht. Wer nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Als Absender hast du deine umsatzsteuerlichen Pflichten erfüllt, wenn du dich nachweislich um die Übermittlung bemüht hast, etwa mit einem Sendeprotokoll.

Umgekehrt gilt: Besteht die Pflicht, braucht der Versand einer E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers mehr (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Für ein PDF brauchst du sie dagegen weiterhin, solange du dich noch auf eine Übergangsfrist stützt.

Die Fristen: wer ab wann versenden muss

Entscheidend ist nicht, wann du die Rechnung schreibst, sondern wann der Umsatz ausgeführt wurde. Die Staffel steht in § 27 Abs. 38 UStG.

Zwei Details zählen im Alltag. Gemeint ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG, also deiner, nicht der deines Kunden. Und daneben läuft die alte Frist weiter: Besteht Rechnungspflicht, musst du innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung abrechnen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Wen die Pflicht trifft, und wen nicht

Die Pflicht zur E-Rechnung besteht, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistest und beide Seiten im Inland ansässig sind. Ansässig heißt nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG: Sitz, Geschäftsleitung, eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder, wenn es keinen Sitz gibt, Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.

Die Pflicht gilt auch dann, wenn

• dein Kunde selbst Kleinunternehmer ist, Land- und Forstwirt oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt, etwa als Wohnungsvermieter,
• der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet und beide im Inland ansässig sind,
• Sonderregelungen greifen, also Durchschnittssatzbesteuerung (§ 24 UStG), Reiseleistungen (§ 25 UStG) oder Differenzbesteuerung (§ 25a UStG),
• über eine Gutschrift abgerechnet wird (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG),
• nur ein Teil der abgerechneten Leistungen überhaupt unter die Pflicht fällt.

Die Pflicht gilt nicht, wenn mindestens eine der beiden Seiten nicht im Inland ansässig ist, und sie gilt nicht gegenüber Privatpersonen. An Privatkunden darfst du eine E-Rechnung nur mit deren Zustimmung schicken, weil dann die allgemeine Regel des § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG greift. Dasselbe gilt gegenüber einer juristischen Person, die nicht Unternehmer ist, etwa einem Verein im nichtunternehmerischen Bereich.

Konntest du auch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen, dass dein Gegenüber als Unternehmer handelt, wird ein Verstoß nicht beanstandet. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist laut Bundesfinanzministerium ein Indiz dafür, dass jemand als Unternehmer auftritt.

Die Ausnahmen im Einzelnen

Vier Gruppen bleiben von der Pflicht ausgenommen. Wichtig ist die Richtung: Das sind Freiheiten, keine Verbote. Du darfst hier weiter auf Papier oder als PDF abrechnen, du darfst aber genauso eine E-Rechnung schicken.

1. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. § 33 Satz 4 UStDV erlaubt ausdrücklich, dass eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, immer als sonstige Rechnung übermittelt wird. Achtung: Die Erleichterung des § 33 UStDV gilt insgesamt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, also unter anderem beim innergemeinschaftlichen Fernverkauf, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und beim Übergang der Steuerschuld.
2. Fahrausweise. Fahrausweise für die Personenbeförderung dürfen nach § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Dasselbe gilt für Belege im Reisegepäckverkehr.
3. Rechnungen von Kleinunternehmern. Wer nach § 19 UStG abrechnet, darf seine Rechnungen nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung ausstellen und übermitteln. Was so eine Rechnung mindestens enthalten muss, steht in § 34a Satz 1 UStDV, und wie du den Hinweis auf die Steuerbefreiung schon ins Angebot bekommst, steht in Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?.
4. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Hier besteht schon gar keine Pflicht zur Rechnungsausstellung, also auch keine zur E-Rechnung. Das ist die Ausnahme mit der schärfsten Kante: Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG steuerfrei sind, gilt die E-Rechnungspflicht sehr wohl.

XRechnung und ZUGFeRD: was die Formate unterscheiden

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Alles andere, ein PDF per Mail eingeschlossen, ist eine sonstige Rechnung (Satz 4). In Deutschland laufen praktisch alle Wege über zwei Formate.

Beide sind vom Bundesfinanzministerium ausdrücklich als zulässig benannt. Nationale Formate sind dabei keine Pflicht: Jedes europäische Format, das der Normenreihe EN 16931 entspricht, ist ebenso erlaubt, und über § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG können zwei Parteien auch ein abweichendes Format vereinbaren, etwa ein EDI-Verfahren, solange sich alle umsatzsteuerlich nötigen Angaben verlustfrei extrahieren lassen. Welches Format ihr nehmt, ist laut Bundesfinanzministerium eine zivilrechtliche Frage zwischen euch, kein Steuerthema.

Für die Ablage gilt seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025: Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Teil. Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung musst du nur behalten, wenn er zusätzliche steuerlich bedeutsame Angaben enthält. Wie lange und wie das insgesamt läuft, steht in Buchhaltung für Selbstständige: der Einstieg.

Was du jetzt konkret erledigen solltest

Das ist die gute Nachricht an diesem Thema: Die Umsetzung ist kleiner als die Rechtslage. Vier Schritte, in dieser Reihenfolge.

1. Empfang sicherstellen. Lege fest, an welche Adresse E-Rechnungen gehen und wer sie dort täglich sieht. Ein eigenes Postfach ist nicht verlangt, ein bestimmter Ordner ebenso wenig: Vorgeschrieben ist die Aufbewahrung, nicht die Ablage. Weil du Rechnungen aber acht Jahre lang auffindbar halten musst (§ 14b Abs. 1 UStG), ist ein fester Ablageort trotzdem der Rat, den ich jedem gebe.
2. Dein Rechnungsprogramm prüfen. Viele aktuelle Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme erzeugen XRechnung und ZUGFeRD heute schon. Die Hilfeseiten von Lexware Office, sevDesk und Papierkram nennen beide Formate für ihr eigenes Programm. Du musst also weder eine XML-Datei von Hand bauen noch einen Dienstleister dazwischenschalten. Übereinstimmend verlangen die drei nur zweierlei: die Funktion einmal einschalten und die Stammdaten füllen, bei sevDesk und Papierkram ausdrücklich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Stammdaten und Vorlagen aufräumen. Ein strukturiertes Format verzeiht keine Lücken: Fehlt ein Pflichtfeld oder widersprechen sich Steuersatz und Steuerbetrag, ist die Datei fehlerhaft. Geh deine Angebots- und Rechnungsvorlage einmal durch, frag bei Geschäftskunden nach der Referenz, die sie auf der Rechnung brauchen, und hinterlege sie beim Kontakt.
4. Die Umsatzgrenze ausrechnen. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, stellst du zum 1. Januar 2027 um. Darunter hast du bis Ende 2027 Zeit, aber nicht länger.

Bei Schritt eins und zwei hängt es meist an derselben Frage: Was kann mein Programm eigentlich schon, und wo landen die Dateien? Die musst du nicht für dich allein beantworten. Genau so eine Frage gehen wir in einem Community-Call oder unter einem Posting gemeinsam durch.

Wenn der Entwurf im Rechnungswerkzeug entsteht

Die Formatfrage stellt sich kaum noch, sobald die Rechnung dort entsteht, wo sie ohnehin hingehört: im Rechnungswerkzeug; welche Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen das zu welchem Preis kann, steht im Vergleich.

Genau an dieser Stelle arbeitet bei mir Anton, mein KI-Mitarbeiter für Angebote und Rechnungen. Er baut aus einem ausgewerteten Erstgespräch das Angebots-PDF in meinem Design, und bei einer Zusage legt er Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwurf in Lexware Office an, dem Rechnungswerkzeug, mit dem er hier verbunden ist. Er schreibt also keine Rechnung, er bereitet sie an der richtigen Stelle vor; wie dieser Weg von Angebot und Rechnung mit KI im Ganzen aussieht, steht im eigenen Beitrag. Die fortlaufende Nummer, die Unveränderbarkeit und die E-Rechnungsformate kommen aus dem Werkzeug, nicht aus der KI, und das ist Absicht.

Zwei Grenzen sind dabei fest verdrahtet. Erstens: Er entwirft, ich gebe frei. Nichts wird finalisiert, solange ich nicht ausdrücklich Ja gesagt habe, und auf Zuruf nennt er erst die Folgen, etwa die dann endgültige Rechnungsnummer. Zweitens: Ohne Preisquelle kein Preis. Findet er zwei unterschiedliche Preise für dieselbe Leistung, listet er beide mit Fundort und fragt nach, statt zu mitteln. Der interessante Teil ist hier nicht das Format, sondern der Entwurf davor. Wie sich das in einen kleinen Betrieb einfügt, steht in KI für kleine Unternehmen einführen.

Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mich?

Empfangen musst du seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Versenden musst du ab 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028. Maßgeblich ist nach § 27 Abs. 38 UStG der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Beim Empfangen ja, beim Ausstellen nein: § 34a Satz 4 UStDV erlaubt Kleinunternehmern, ihre Rechnungen als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als PDF oder auf Papier. Die technischen Voraussetzungen zum Empfang musst du trotzdem schaffen.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein normales PDF nicht. Nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ist es eine sonstige Rechnung, weil ihm das strukturierte Format fehlt. Eine Ausnahme ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Dort steckt eine XML-Datei im PDF, und die Datei zählt.

Muss ich meinen Privatkunden E-Rechnungen schicken?

Nein, die Pflicht besteht nur zwischen inländischen Unternehmern. Schicken darfst du eine E-Rechnung an Privatpersonen sogar nur mit deren Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Diese Zustimmung ist formfrei und kann auch stillschweigend erfolgen.

Und wenn die Datei einen Formatfehler hat?

Dann ist sie umsatzsteuerlich keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet im Schreiben vom 15. Oktober 2025 zwischen Formatfehlern und Verstößen gegen Geschäftsregeln und empfiehlt, die Datei mit einer geeigneten Validierungsanwendung zu prüfen.

Wie du weitermachst

Nimm dir zwanzig Minuten für zwei Dinge: Schau in den Einstellungen deines Rechnungsprogramms nach, ob E-Rechnung dort aktiviert ist, und rechne deinen Gesamtumsatz 2026 gegen die 800.000-Euro-Grenze. Danach weißt du, ob du ein Thema hast oder nur einen Schalter.

Wenn die eigentliche Arbeit danach immer noch das Schreiben ist und nicht das Format, lohnt der Blick auf den Schritt davor: Welche Aufgaben du an KI abgeben kannst sortiert, was sich überhaupt eignet, und KI für Selbstständige: was sich lohnt zeigt es aus Sicht eines Ein-Personen-Betriebs. Den fertigen Angebots- und Rechnungs-Mitarbeiter samt Kurs gibt es in meiner Community Claude Practitioners.