Ein Bewirtungsbeleg ist die schriftliche Notiz, mit der du ein Geschäftsessen beim Finanzamt nachweist. Eine Bewirtungsbeleg-Vorlage braucht deshalb fünf Felder: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Warst du im Restaurant, genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung des Lokals kommt dazu. Du schreibst den Beleg zeitnah und unterschreibst ihn. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein, bei elektronischen Kassen zusätzlich mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert. Eine handschriftliche Quittung reicht nicht. Absetzen kannst du bei Kunden und Geschäftspartnern 70 Prozent der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe, die Vorsteuer dagegen voll (§ 15 Abs. 1a UStG). Bewirtest du nur deine eigenen Mitarbeiter, zählt der volle Betrag. Stand: November 2026, nach Gesetz, R 4.10 EStR und dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025.
Das hier ist die Rechtslage nach den genannten Vorschriften und keine Steuerberatung für deinen Fall. Ein Geschäftsessen ist übrigens keine Spesenpauschale. Es landet oft in derselben Abrechnung, folgt aber eigenen Regeln. Die Pauschalen für Reisetage stehen in Spesenabrechnung: Vorlage, Pauschalen, Ablauf.
Bewirtungsbeleg-Vorlage zum Abschreiben
Übernimm die linke Spalte in ein Blatt oder deine Buchhaltungssoftware und füll für jedes Geschäftsessen die rechte aus. Die Beispielwerte sind erfunden.
Zwei Felder machen in der Praxis die meisten Probleme. Beim Anlass verlangt R 4.10 Abs. 9 EStR, dass er „den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen“ lässt. Ein Wort wie „Geschäftsessen“ allein zeigt diesen Zusammenhang nicht, das Projekt oder das Angebot schon. Bei den Teilnehmern stehen grundsätzlich Namen. Nur wenn das nicht zumutbar ist, etwa bei einer Betriebsbesichtigung mit vielen Besuchern, genügen Zahl und Sammelbezeichnung.
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg und auf der Rechnung
Zum Eigenbeleg gehört die Rechnung des Lokals. Was darauf stehen muss, regelt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 nach dem Rechnungsbetrag.
„Speisen und Getränke“ als Sammelposten mit Gesamtsumme reicht nicht. Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ sind laut BMF in Ordnung (Rn. 6). Der Tag der Bewirtung darf auch als Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ dastehen. Ein Datumsstempel oder ein handschriftlicher Nachtrag genügt nicht (Rn. 7).
Bewirtungskosten absetzen: 70 Prozent und volle Vorsteuer
Bei einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass zieht das Gesetz 30 Prozent der angemessenen Kosten vom Betriebsausgabenabzug ab. Das gilt auch für deinen eigenen Anteil und den deiner Mitarbeiter am Tisch (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR). Was unangemessen hoch ist oder ohne Nachweis bleibt, fällt vorher ganz heraus. Die Umsatzsteuer aus der Rechnung bekommst du trotzdem voll als Vorsteuer zurück: § 15 Abs. 1a UStG nimmt Bewirtungen ausdrücklich vom Vorsteuerverbot aus, soweit die Kosten angemessen und nachgewiesen sind.
Seit dem 1. Januar 2026 stehen auf einer Restaurantrechnung meist zwei Steuersätze: 7 Prozent für Speisen, 19 Prozent für Getränke (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Angenommen, ein Betrieb mit Vorsteuerabzug lädt zwei Kunden ein. Die Rechnung lautet so, Trinkgeld 10 Euro, auf der Rechnung ausgewiesen:
Das Trinkgeld zählt zu den Bewirtungsaufwendungen und damit auch zu den 70 Prozent (R 4.10 Abs. 5 Satz 4 EStR). Dazu kommt eine formale Regel, die oft untergeht: Bewirtungskosten sind „einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen“ (§ 4 Abs. 7 EStG). Wer sie mit anderen Kosten auf einem Konto vermischt, verliert den Abzug ganz. In der Buchhaltung heißt das: ein eigenes Konto für Bewirtungskosten.
Bewirtungskosten für Mitarbeiter und andere Sonderfälle
Bewirtest du ausschließlich deine eigenen Arbeitnehmer, ist das nach R 4.10 Abs. 7 EStR nicht geschäftlich, sondern „allgemein betrieblich veranlasst“. Die 70-Prozent-Grenze gilt dann nicht, die Kosten sind voll abziehbar. Sitzt ein Kunde mit am Tisch, ist es wieder ein Geschäftsessen, für alle Teilnehmer. Mitarbeiter einer Mutter- oder Tochtergesellschaft zählen als Geschäftspartner.
Ob beim Mitarbeiter dabei Arbeitslohn entsteht, ist eine eigene Frage. Das Lohnsteuer-Handbuch 2026 nennt für ein Arbeitsessen bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, etwa einer außergewöhnlichen Besprechung, eine Freigrenze von 60 Euro (R 19.6 Abs. 2 LStR) und für Betriebsveranstaltungen einen Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer. Zwei weitere Abgrenzungen aus R 4.10 EStR:
- Kaffee, Tee, Gebäck bei einer Besprechung sind eine Aufmerksamkeit und keine Bewirtung. Sie sind unbegrenzt abziehbar (Abs. 5).
- Bewirtung zu Hause gehört regelmäßig zu den Kosten der Lebensführung, auch mit Geschäftsfreunden (Abs. 6 Satz 8).
Die Rechnung aus dem Restaurant: TSE, Trinkgeld, über 250 Euro
Arbeitet das Lokal mit einer elektronischen Kasse, erkennt das Finanzamt nur Rechnungen an, die „maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet“ und mit einer TSE abgesichert sind (BMF, Rn. 13). Handschriftliche oder nur maschinell erstellte Belege schließen die Kosten „vollständig vom Betriebsausgabenabzug“ aus. Woran du die TSE erkennst: Auf dem Kassenbeleg stehen eine Transaktionsnummer und die Seriennummer der Kasse oder des Sicherheitsmoduls, oft auch als QR-Code (Rn. 14). Was eine TSE ist und wer eine braucht, steht in Kassenbuch-App im Vergleich.
Fällt die TSE aus und steht das auf dem Beleg, bleibt der Abzug erlaubt (Rn. 15). Rechnet das Lokal später ab und zahlst du unbar, etwa bei einer geschlossenen Veranstaltung, brauchst du keinen Kassenbeleg; dann gehört der Zahlungsbeleg an die Rechnung (Rn. 16).
Trinkgeld kann das Lokal auf der Rechnung mit ausweisen. Tut es das nicht, musst du die Zahlung selbst nachweisen, zum Beispiel indem der Empfänger sie auf der Rechnung quittiert (Rn. 8).
Über 250 Euro kann das Lokal zunächst einen Kassenbeleg ausgeben und ihn später durch eine E-Rechnung berichtigen (Rn. 13). Wann Betriebe E-Rechnungen empfangen und versenden müssen, klärt E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen.
Bewirtungsbeleg digital: was das BMF verlangt
Das Lokal darf die Rechnung digital schicken, du darfst eine Papierrechnung einscannen, und auch der Eigenbeleg darf digital entstehen (Rn. 18 und 19). Dafür nennt das BMF in Rn. 22 sechs Bedingungen:
- Du erstellst den Eigenbeleg zeitnah oder ergänzt die Angaben zeitnah auf der digitalen Rechnung.
- Der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung wird elektronisch festgehalten.
- Du signierst oder genehmigst das Dokument digital.
- Auch der Zeitpunkt dieser Genehmigung wird festgehalten.
- Eigenbeleg und Rechnung werden elektronisch aufbewahrt und sind miteinander verknüpft, etwa durch gegenseitigen Verweis.
- Das Verfahren erfüllt die GoBD und steht in deiner Verfahrensdokumentation.
Der wichtigste Satz steht in Rn. 20: Lässt sich einer Rechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, ist der Abzug „zu versagen“. Wie eine Ablage aussieht, in der so etwas hält, steht in Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb. Mit welchen Apps du die Rechnung gleich am Tisch erfasst, vergleicht Belege scannen per App: die besten Tools.
Wo ein KI-Mitarbeiter helfen kann, und wo nicht
Bei mir gleicht Peter, mein KI-Mitarbeiter für Belege, seit dem 19.08.2026 die Kreditkartenabrechnung Position für Position gegen die Belege ab. Grundlage ist ein CSV-Export der Kartenabrechnung, jeden Beleg prüft er einzeln im Volltext. Was nicht eindeutig passt, meldet er als offen. Er bucht nicht; die Abnahme bleibt bei mir und meinem Steuerberater. Einen eigenen Schritt für Bewirtungsbelege nennt seine Seite nicht.
Ein Beispiel, wie dieser Schritt aussehen könnte, wenn Peter ihn lernt: Er findet auf der Kartenabrechnung eine Zahlung an ein Restaurant. Dann prüft er drei Dinge. Liegt die Rechnung vor, mit Transaktionsnummer? Ist ein Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern verknüpft? Stehen über 250 Euro Steuernummer, Rechnungsnummer und Name des Bewirtenden drauf? Fehlt etwas, meldet er die Position als offen und ergänzt nichts. Heute macht er das nicht: Zusätzliche Schritte übernimmt er erst, wenn sie eingearbeitet, getestet und freigegeben sind. Anlass und Teilnehmer bleiben ohnehin bei dir: Nur wer am Tisch saß, weiß, worum es ging. Was KI in der Buchhaltung heute sonst übernimmt, steht in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht. Einen Testlauf mit Beispielbelegen zeigt Spesenabrechnung automatisieren: ein KI-Test.
Häufige Fragen
Was muss auf einen Bewirtungsbeleg?
Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer, wenn die Rechnung beiliegt. Dazu kommen Datum und Unterschrift. Die Vorlage oben enthält alle Felder.
Wie viel Prozent der Bewirtungskosten kann ich absetzen?
Bei Kunden und Geschäftspartnern 70 Prozent der angemessenen, nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgabe, mit Vorsteuerabzug gerechnet vom Nettobetrag (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, Stand: November 2026). Bewirtest du nur eigene Mitarbeiter, ist der volle Betrag abziehbar.
Bekomme ich die Vorsteuer aus der Bewirtung voll zurück?
Ja, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist und die Kosten angemessen und nachgewiesen sind. Die 70-Prozent-Grenze betrifft nur den Betriebsausgabenabzug, nicht die Vorsteuer (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
Ist eine handschriftliche Quittung aus dem Restaurant gültig?
In Deutschland nein. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein (BMF, Rn. 1; R 4.10 Abs. 8 EStR), bei einer elektronischen Kasse zusätzlich TSE-gesichert (Rn. 13). Handschriftliche Belege schließen den Abzug vollständig aus. Für Bewirtungen im Ausland gibt es eine Ausnahme: Ist dort keine maschinelle Rechnung zu bekommen, kann im Einzelfall die ausländische Rechnung genügen (BMF, Rn. 23).
Gehört ein Geschäftsessen auf der Dienstreise in die Spesenabrechnung?
Es kann mit derselben Abrechnung eingereicht werden, wird aber getrennt behandelt: Die Verpflegungspauschale kommt aus den Reisezeiten, das Geschäftsessen braucht den Bewirtungsbeleg mit Rechnung und fällt unter die 70-Prozent-Grenze.
Wie du weitermachst
Kopier die Tabelle als Vorlage und nimm dein letztes Geschäftsessen. Füll alle Felder aus und prüf die Rechnung gegen die Liste oben: Transaktionsnummer da, Speisen einzeln bezeichnet, über 250 Euro dein Name drauf? Fehlt etwas, bitte das Lokal beim nächsten Mal direkt um eine vollständige Rechnung. Danach legst du in deiner Buchhaltung ein eigenes Konto für Bewirtungskosten an, falls es noch fehlt. Werkzeuge für die ganze Spesenabrechnung vergleicht Reisekosten-App: Spesen-Apps im Vergleich.
Peters Zuschnitt gibt es nicht als fertige Vorlage, aber die Lernstrecke, aus der er entstanden ist, steht in meiner Community Claude Practitioners.
