Eine Reisekosten-App nimmt Belege per Foto auf, rechnet Verpflegungs- und Kilometerpauschalen selbst aus, lässt Ausgaben freigeben und schickt alles an DATEV oder die Buchhaltung. Für kleine Unternehmen in Deutschland liegen die Listenpreise weit auseinander (Stand: November 2026, Preisseiten abgerufen am 04.11.2026): Expensify ist für Einzelne kostenlos und kostet im Teamtarif 5 Euro je Mitglied und Monat, Pleo 8 bis 18 Euro je Nutzer und Monat, Circula ab 15 Euro je Lizenz bei mindestens 10 Lizenzen, Candis ab 599 Euro im Monat in dem Paket, das Pauschalen rechnet. Moss und Spendesk nennen ihre Preise nur auf Anfrage. Wer allein arbeitet und selten reist, braucht oft keine eigene App. Alle Angaben sind Anbieterangaben, nichts davon ist selbst getestet; deshalb gibt es hier keinen Testsieger, sondern Kriterien.
Was in eine Spesenabrechnung gehört und welche Pauschalen 2026 gelten, steht in Spesenabrechnung: Vorlage, Pauschalen, Ablauf. Wenn du nur Belege abfotografieren willst, ohne Pauschalen und ohne Firmenkarte, ist Belege scannen per App: die besten Tools der passendere Beitrag. Hier geht es um Apps für Reisekosten, Auslagen und Firmenkarten, und am Ende darum, wann statt einer App ein KI-Mitarbeiter wie Peter die übrige Arbeit macht. In diesem Vergleich stehen keine Affiliate-Links.
Reisekosten-Apps im Vergleich
Pleo, Circula, Candis und Expensify sagen auf ihren Preisseiten nicht, ob die Beträge mit oder ohne Umsatzsteuer gelten. Dazu kommen Gebühren, die mit der Nutzung wachsen: Pleo nimmt beim Bezahlen in Fremdwährung je nach Tarif 2,00 bis 1,49 Prozent Wechselkursgebühr, Circula nennt 2 Prozent auf den Visa-Umrechnungskurs, Moss und Spendesk rechnen ausdrücklich nach Transaktionen ab.
Alle sechs nehmen Belege in einer mobilen App entgegen und lesen sie per Texterkennung aus. Bei Pleo steht die Texterkennung für Belege allerdings erst ab Build in der Preistabelle, dafür holt Pleo Belege in allen Tarifen auch aus dem Postfach (Funktion „Fetch“). Für große Unternehmen gibt es außerdem SAP Concur: Eine deutsche Preisseite fehlt, die US-Seite nennt „Starting at $7 per report“, also einen Preis je Abrechnung, der Rest auf Anfrage.
Buchhaltung statt eigener App: Lexware Office, sevDesk, DATEV
Für Selbstständige und sehr kleine Betriebe ist die Buchhaltungssoftware, die ohnehin läuft, die eigentliche Alternative.
- Lexware Office kostet 7,90 bis 32,90 Euro im Monat zzgl. MwSt. für den ganzen Betrieb, nicht je Nutzer, und ist monatlich kündbar. Die Lexware App scannt Belege und erstellt einen Buchungsvorschlag, Rechnungen von bis zu 20 hinterlegten Absendern kommen automatisch per E-Mail an. Pauschalen rechnet Lexware Office laut Preisseite nicht selbst; Reisekosten laufen über Erweiterungen von Partnern. Wie du die anbindest, steht in Lexoffice anbinden: die wichtigsten Wege.
- sevDesk nennt für den Tarif Buchhaltung 25,90 Euro im Monat zzgl. MwSt. als regulären Preis (beim Abruf lief eine befristete Rabattaktion). Belege kommen per App oder Drag-and-drop und werden passenden Transaktionen zugeordnet. Eine Pauschalen-Funktion steht auf der Preisseite nicht.
- DATEV listet Reisekosten-Lösungen von Partnern im DATEV-Marktplatz, darunter Pleo, Moss und Circula; Circula nennt sich auf seiner Preisseite „Nachfolgelösung zu DATEV Reisekosten Classic“. Die kostenlose App DATEV Upload mobil fotografiert Belege und schickt sie nach DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern. Pauschalen rechnet sie nicht.
Welche Buchhaltung zu deinem Betrieb passt, klärt Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen.
Ein Rechenbeispiel für fünf Leute
Angenommen, fünf Personen reichen regelmäßig Reisekosten ein und die Firma rechnet nach Listenpreis, ohne Umsatzsteuer und ohne Transaktionsgebühren:
Das Beispiel zeigt die Bauart der Preise, nicht den günstigsten Anbieter. Circula berechnet Lizenzen laut eigener Seite nur für Monate, in denen jemand Ausgaben einreicht, freigibt oder prüft, und nennt „Spezialmodelle für kleine Teams“ auf Anfrage. Bei Candis richtet sich der Preis nach der Zahl der Eingangsrechnungen; die Reisekosten sind ein Teil des Pakets.
Sechs Kriterien, die die Wahl entscheiden
- Rechnet die App deutsches Reisekostenrecht? Die Inlandspauschale beträgt 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag und 28 Euro für jeden vollen Tag (§ 9 Abs. 4a EStG, Stand: November 2026). Gestellte Mahlzeiten kürzen sie um 5,60 Euro fürs Frühstück und 11,20 Euro fürs Mittag- oder Abendessen, also 20 oder 40 Prozent der vollen Tagespauschale. Pleo, Circula, Candis, Moss und Spendesk werben damit, das selbst zu rechnen. Prüf es mit deiner letzten echten Reise im Testzeitraum, mit Hotelfrühstück und einem Auslandstag.
- Mindestabnahme und Laufzeit. Pleo verlangt ab Build mindestens drei Nutzer, Circula mindestens zehn Lizenzen, Candis bindet 12, 24 oder 36 Monate. Bei Pleo Start fehlen Rückerstattungen ganz, bei Candis Basis die Pauschalen.
- Der Weg zu DATEV. Pleo und Circula übertragen laut DATEV-Marktplatz per Rechnungsdatenservice 1.0 Belegdaten und Belege an DATEV Unternehmen online. DATEV schreibt dazu selbst, dass es nur „das fehlerfreie Einlesen der Output-Datei“ prüft, nicht die Funktionen des Anbieters. Frag deine Kanzlei, welchen Weg sie annimmt, bevor du kaufst. Die Grundlagen stehen in DATEV-Anbindung einrichten: die Grundlagen.
- Eigene Karte oder Bankkarte. Alle sechs Anbieter bieten eine eigene Firmenkarte an. Bei Pleo, Moss und Spendesk gehört sie zum Grundangebot, bei Circula und Candis ist sie ein eigenes, getrennt bepreistes Modul. Hast du schon eine Firmenkreditkarte deiner Bank, frag nach, wie deren Abrechnung in die App kommt.
- Archiv nach GoBD. Candis schreibt von „GoBD-zertifizierter Archivierung“ für zehn Jahre, Circula verkauft die GoBD-gerechte Ablage als Zusatzmodul. Solche Etiketten beschreiben das Archiv des Anbieters, nicht deinen Ablauf. Was dazugehört, steht in Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb.
- Schnittstelle für KI. Pleo und Spendesk nennen MCP-Anbindungen, über die KI-Werkzeuge an die Ausgabendaten kommen. Wer das nutzt, gibt einer KI Zugriff auf Finanzdaten und braucht dafür Regeln.
Das ist der Stand der Anbieterseiten und keine Steuerberatung für deinen Fall.
Welche Reisekosten-App zu welcher Betriebsgröße passt
- Allein und wenige Reisen im Jahr: keine eigene App. Belege über die Buchhaltungssoftware erfassen, Pauschalen mit der Vorlage aus dem Spesen-Beitrag rechnen. Expensify ist für Einzelne kostenlos, eine DATEV-Anbindung nennt die Preisseite aber nicht.
- Zwei bis neun Leute, die reisen: Tarife ohne hohe Mindestabnahme prüfen, also nutzerbasierte Preise mit Rückerstattung und Pauschalen. Vor dem Kauf klären, ob die Daten in der Form bei der Kanzlei ankommen, die sie verarbeitet.
- Ab zehn Leuten oder mit Auslandsreisen: Hier zählen Reiserichtlinien, Freigabe durch Vorgesetzte und Auslandspauschalen. Bei Moss und Spendesk heißt Vergleichen, Angebote anzufragen, weil es keine Listenpreise gibt.
- Viele Eingangsrechnungen dazu: Dann kommt eher ein Werkzeug in Frage, das Rechnungen und Spesen gemeinsam abwickelt.
Wo ein KI-Mitarbeiter statt einer App reicht
Eine Spesen-App mit eigener Karte fordert den Beleg schon beim Bezahlen an. Läuft die Karte dagegen über deine Bank und liegen Kartenabrechnung, Belege und Buchhaltung in verschiedenen Systemen, bleibt der Abgleich am Monatsende. Genau diesen Teil macht bei mir Peter. Er läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026, arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, nimmt den CSV-Export der Kartenabrechnung als Grundlage und gleicht sie Position für Position gegen die Belege ab. In seinem ersten Lauf hat er 116 Belege gesichtet und 38 von 40 richtig zugeordnet, in gut einer Stunde. Meine Buchhalterin braucht für dieselbe Vorarbeit sonst rund 9 Stunden im Monat. Die zwei übrigen Belege hat er als offen gemeldet, statt sie passend zu machen. Er bucht nicht; die Abnahme bleibt bei mir und meinem Steuerberater.
Hast du schon eine Firmenkarte deiner Bank und eine Buchhaltungssoftware mit Belegfunktion, reisen wenige Leute und liegt dein Aufwand vor allem im Abgleich, dann ist ein neues System mit eigener Karte womöglich mehr als nötig. Ein KI-Mitarbeiter wie Peter arbeitet in den Systemen, die du schon hast. Pauschalen rechnet er heute allerdings nicht: „Reisekosten vorsortieren“ steht auf seiner Seite nur als Beispiel dafür, was dasselbe Vorgehen ebenfalls kann, und solche zusätzlichen Schritte übernimmt er erst, wenn sie eingearbeitet, getestet und freigegeben sind. Wie das an einem durchgerechneten Testfall aussieht, zeigt Spesenabrechnung automatisieren: ein KI-Test. Reisen viele Leute und brauchst du Freigaben unterwegs, ist eine App das passendere Werkzeug, und beides schließt sich nicht aus. Warum der Mensch an der Abnahme bleibt, steht in Human in the Loop: Bedeutung und Beispiele.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Reisekosten-App?
Für Einzelne ja: Expensify erlaubt laut Preisseite kostenlos Belege scannen, Fahrten erfassen und Berichte erstellen. Für Teams nennen die anderen Anbieter vor allem Testzeiträume; Moss gibt einen kostenlosen Einstieg mit Firmenkarten oder Rechnungsmanagement an. DATEV Upload mobil ist kostenlos, rechnet aber keine Pauschalen (Stand: November 2026).
Welche Spesen-App rechnet Verpflegungspauschalen automatisch?
Pleo, Circula, Candis (ab Plus), Moss und Spendesk geben an, deutsche Verpflegungspauschalen selbst zu rechnen. Bei Expensify steht das nicht auf der Preisseite. Prüf es mit einer echten Reise, bevor du dich festlegst.
Welche Spesen-App hat eine DATEV-Schnittstelle?
Pleo, Circula, Candis, Moss und Spendesk nennen eine DATEV-Anbindung; Pleo, Moss und Circula stehen im DATEV-Marktplatz. Welche Übertragung deine Kanzlei annimmt, klärst du vorher mit ihr.
Brauche ich als Selbstständiger eine Spesen-App?
Meist nicht. Ohne Mitarbeitende fehlen Freigaben und Erstattungen, die eine Spesen-App sonst übernimmt. Die Belegfunktion deiner Buchhaltungssoftware und die Vorlage aus dem Spesen-Beitrag reichen in der Regel.
Wie du weitermachst
Nimm deine letzten drei Monate und zähl zwei Dinge: wie viele Reisetage mit Pauschalen es gab und wie viele Kartenpositionen am Monatsende ohne Beleg dastanden. Viele Reisetage sprechen für eine App, die Pauschalen rechnet. Viele offene Kartenpositionen sprechen für einen sauberen Abgleich, mit oder ohne App. Mit diesen zwei Zahlen fragst du zwei Anbieter an und testest beide mit derselben echten Reise. War ein Geschäftsessen dabei, gehört dazu der richtige Beleg, siehe Bewirtungsbeleg: Vorlage und Pflichtangaben.
Wie Peter eingearbeitet wurde, mit schriftlicher Prozessbeschreibung, Lernmodus und Abnahme, zeige ich in meiner Community Claude Practitioners. Bring deinen Spesenablauf in den Live-Call mit.
