Eine Spesenabrechnung ist die Aufstellung aller Kosten einer beruflichen Reise, mit der du dir Auslagen vom Arbeitgeber erstatten lässt oder sie als Selbstständiger in die Buchhaltung gibst. Hinein gehören fünf Dinge: Anlass und Ziel der Reise, Datum mit Abfahrts- und Rückkehrzeit, die Fahrtkosten, die Verpflegungspauschale und alle Auslagen mit Beleg, also Hotel, Bahn, Parken oder Taxi. Die Beträge setzt das Steuerrecht (Stand: November 2026): 14 Euro Verpflegungspauschale bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und für An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung, 28 Euro für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG), pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Auto. Übernachtungen rechnest du mit Beleg ab; ohne Einzelnachweis darf der Arbeitgeber im Inland 20 Euro je Nacht steuerfrei erstatten. Selbstständige setzen dieselben Verpflegungspauschalen an (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Die Inlandswerte sind in den Übersichten des Bundesfinanzministeriums für 2025 und 2026 gleich, für Auslandsreisen gilt die Länderliste vom 5. Dezember 2025.
Das Wort „Spesen“ steht übrigens nirgends im Einkommensteuergesetz, dort heißt das Ganze Reisekosten. Gemeint ist dasselbe. Bei mir gleicht Peter, mein KI-Mitarbeiter für Belege, seit dem 19.08.2026 die Kreditkartenabrechnung Position für Position gegen die Belege ab. Genau dieser Abgleich ist der Belegteil jeder Spesenabrechnung, die über eine Firmenkarte läuft; dazu weiter unten mehr. Das hier ist die Rechtslage nach den genannten Vorschriften und keine Steuerberatung für deinen Fall.
Spesenabrechnung: die Vorlage zum Abtippen
Alles in eckigen Klammern ist ein Platzhalter. Eine Zeile je Reisetag, eine Zeile je Beleg. Speichere die Struktur einmal als Vorlage und arbeite danach nur mit Kopien.
SPESENABRECHNUNG
Name [Vor- und Nachname]
Abrechnungszeitraum [TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ]
REISE
Anlass [Kunde, Termin, Messe]
Ziel [Ort, bei Auslandsreisen Land]
Beginn [TT.MM.JJJJ, HH:MM] ab [Wohnung / erste Tätigkeitsstätte]
Ende [TT.MM.JJJJ, HH:MM]
FAHRTKOSTEN
Eigenes Auto [km gesamt] km x 0,30 EUR = [Betrag]
Bahn, Flug, Taxi laut Beleg Nr. [..] = [Betrag]
VERPFLEGUNG (eine Zeile je Reisetag)
[Datum] Abwesenheit [Std.] Pauschale [14 / 28 EUR]
gestellte Mahlzeit [Frühstück / Mittag / Abend]
Kürzung [5,60 / 11,20 EUR] = [Betrag]
ÜBERNACHTUNG
[Hotel, Ort] laut Beleg Nr. [..] Frühstück [ja / nein] = [Betrag]
NEBENKOSTEN
[Parken, Gepäck] laut Beleg Nr. [..] = [Betrag]
SUMME = [Betrag]
davon mit Firmenkarte bezahlt = [Betrag]
abzüglich Vorschuss = [Betrag]
AUSZAHLUNG = [Betrag]
[Ort, Datum] [Unterschrift] geprüft: [Name, Datum]
Die Zeile „davon mit Firmenkarte bezahlt“ zählt, sobald es eine Firmenkarte gibt. Was über die Karte lief, steht in der Abrechnung, damit der Beleg einen Anlass hat, wird dir aber nicht noch einmal ausgezahlt.
Ein ausgefülltes Beispiel
Angenommen, du fährst mit dem eigenen Auto zu einem Kunden, 180 Kilometer hin und 180 zurück, Abfahrt am ersten Tag um 7 Uhr, Rückkehr am zweiten Tag um 18:30 Uhr. Das Hotel ist auf die Firma gebucht und berechnet 89 Euro für die Nacht mit Frühstück, ohne den Frühstückspreis getrennt auszuweisen. Dazu kommen 12 Euro Parkgebühr.
Der Frühstücksanteil von 5,60 Euro sind 20 Prozent der vollen Tagespauschale von 28 Euro. So steht es im Reisekostenschreiben des Bundesfinanzministeriums (Rz. 118): Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis aus, wird er um diesen Anteil gekürzt, denn Frühstück ist Verpflegung und keine Übernachtung. Die Gegenrechnung geht genauso auf: Erstattet die Firma die vollen 89 Euro, sinkt die Verpflegung am zweiten Tag auf 8,40 Euro. Am Ende stehen in beiden Fällen 231,40 Euro.
Die Pauschalen 2026 auf einen Blick
Zwei Unterschiede sind wichtig. Die Übernachtungspauschalen gelten nur, wenn der Arbeitgeber erstattet; in der eigenen Steuererklärung und als Selbstständiger zählen nur die tatsächlichen Hotelkosten. Und die Entfernungspauschale von 0,38 Euro, die seit dem 1. Januar 2026 ab dem ersten Kilometer gilt, betrifft den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, nicht die Dienstreise. Für die Reise bleibt es bei 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als die Verpflegungspauschale, ist der Teil darüber Arbeitslohn. Bis zum Doppelten der Pauschale darf er ihn mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Steuerfrei erstattete Beträge kannst du nicht zusätzlich als Werbungskosten ansetzen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG).
Spesen abrechnen in fünf Schritten
- Reise festhalten. Datum, Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, Ziel und Anlass. Die Uhrzeiten entscheiden über 14 oder 28 Euro, deshalb gehören sie in die Abrechnung und nicht ins Gedächtnis.
- Belege sammeln. Bahn, Hotel, Parken, Taxi. Für Beträge bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Wer Belege gleich mit dem Handy erfasst, findet die Apps dafür in Belege scannen per App: die besten Tools.
- Pauschalen rechnen. Je Tag die Abwesenheit prüfen, gestellte Mahlzeiten abziehen, Hotelfrühstück aus dem Übernachtungspreis herausrechnen.
- Einreichen und prüfen lassen. Der Arbeitnehmer legt Unterlagen vor, aus denen die Voraussetzungen der Erstattung ersichtlich sind, der Arbeitgeber bewahrt sie als Belege zum Lohnkonto auf (R 9.5 Abs. 2 LStR, H 9.6 LStH).
- Aufbewahren. Der Betrieb, der die Belege bucht, hebt sie acht Jahre auf, gezählt ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Wie eine Ablage aussieht, die das übersteht, steht in Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb.
Fristen: was im Gesetz steht und was nicht
Eine Frist, bis wann du die Spesenabrechnung beim Arbeitgeber einreichen musst, steht in keiner der hier zitierten Vorschriften. Wenn es eine gibt, kommt sie aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder der Reisekostenregel deines Betriebs. Gesetzlich geregelt sind zwei andere Fristen: die Dreimonatsfrist für die Verpflegungspauschale am selben Ort und die acht Jahre Aufbewahrung für Belege. Was dabei sonst noch an Pflichten dranhängt, klärt Buchhaltung für Selbstständige: der Einstieg.
Firmenkarte: Abgleich statt Abtippen
Läuft die Reise über eine Firmenkreditkarte, stehen die Zahlungen schon in der Kartenabrechnung. Die Aufgabe ist dann der Abgleich: Zu jeder Kartenposition gehört ein Beleg und ein Anlass. Die Verpflegungspauschale taucht auf der Karte nie auf, sie kommt allein aus den Reisezeiten. Wer nur die Kartenabrechnung abhakt, hat deshalb die belegten Kosten sauber, die Pauschalen aber noch gar nicht.
Diesen Abgleich macht bei mir Peter. Er arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, nimmt den CSV-Export der Kartenabrechnung als Grundlage, prüft jeden Beleg einzeln im Volltext und identifiziert ihn über zwei unabhängige Wege. In seinem ersten Lauf hat er 116 Belege gesichtet, gegen zwei Kreditkartenabrechnungen abgeglichen und 38 von 40 richtig zugeordnet, in gut einer Stunde. Die zwei übrigen hat er als offen gemeldet, weil die Betragssuche mehrere Treffer lieferte. Er bucht nicht; die Abnahme bleibt bei mir und meinem Steuerberater. Reisekosten vorsortieren nennt seine Seite als Beispiel für das, was mit demselben Vorgehen auch geht. Heute macht er das nicht: Zusätzliche Schritte übernimmt er erst, wenn sie eingearbeitet, getestet und freigegeben sind. Wie die vier Schritte von Belegerkennung bis Lückenliste in der Software aussehen, steht in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht, die technische Seite der Browser-Arbeit in Claude in Chrome: Erweiterung nutzen.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Spesenabrechnung?
Anlass, Ziel, Beginn und Ende mit Uhrzeit, Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen je Tag mit Kürzungen, Übernachtung und Nebenkosten laut Beleg, die Summe abzüglich Firmenkarte und Vorschuss, Datum und Unterschrift. Die Vorlage oben enthält alle Felder.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
Im Inland 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und für An- und Abreisetag mit Übernachtung, 28 Euro für jeden Tag mit 24 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG, Stand: November 2026). Für das Ausland gelten die Länderwerte aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.
Wie viel Kilometergeld gibt es für eine Dienstreise?
Mit dem eigenen Auto pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, also Hin- und Rückweg. Statt der Pauschale können auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten angesetzt werden. Die 0,38 Euro der Entfernungspauschale gelten nur für den Arbeitsweg.
Brauche ich für die Verpflegungspauschale Belege?
Keine Restaurantquittungen, die Pauschale gilt unabhängig davon, was du tatsächlich ausgibst. Belegen musst du aber die Voraussetzungen, also Reisetage und Abwesenheitszeiten. Der Arbeitgeber bewahrt diese Angaben als Belege zum Lohnkonto auf.
Wie lange muss ich Spesenbelege aufbewahren?
Als Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Pflicht trifft den Betrieb, der sie bucht: Arbeitgeber und Selbstständige. Als Angestellter hebst du deine Kopien auf, solange du sie für die eigene Steuererklärung brauchst. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Beleg vom März 2026 darf also frühestens Anfang 2035 weg, und auch dann nur, wenn er für keine noch offene Steuerfestsetzung mehr gebraucht wird.
Können Selbstständige Spesen abrechnen?
Ja, als Betriebsausgaben. Für die Verpflegung gelten dieselben Pauschalen wie für Angestellte (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG), Übernachtungen nur in tatsächlicher Höhe. Welche Software das gleich mit erledigt, vergleicht Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen.
Wie du weitermachst
Kopier die Vorlage, nimm deine letzte Reise und füll sie einmal vollständig aus, mit Uhrzeiten. Danach weißt du, welche Angaben dir fehlen. Zahlst du mit Firmenkarte, leg die Kartenabrechnung des letzten Monats daneben und zähl die Positionen ohne Beleg. Diese Zahl ist deine Ausgangsgröße, bevor du über einen KI-Mitarbeiter für den Abgleich nachdenkst.
Peters Zuschnitt gibt es nicht als fertige Vorlage, aber die Lernstrecke, aus der er entstanden ist, steht in meiner Community Claude Practitioners. Bring deinen Belegablauf in den wöchentlichen Live-Call mit, eine Frage dort spart dir die erste Runde Ausprobieren.
