Wer eine Heilpraktiker-Praxis eröffnen und sich damit selbstständig machen will, braucht die Erlaubnis nach dem Heilpraktikergesetz und danach zwei Meldungen: beim Gesundheitsamt, so wie es dein Bundesland verlangt, und beim Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Für eine Privatpraxis in der Psychotherapie ist die Approbation die Grundlage. Danach beginnt das Praxisbüro: Website, Auffindbarkeit in der Umgebung, Rechnungen für Kurse und Vorträge, Ausgabenbelege und Verwaltungspostfach. Das alles kannst du von Anfang an so aufsetzen, dass KI-Mitarbeiter die Vorarbeit machen und du freigibst. Rechnungen an Patienten schreibst du in der Praxissoftware. Ausbildung und Prüfung sind nicht Thema dieser Seite.
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Rechtslage: November 2026. Was KI-Mitarbeiter im Praxisbüro grundsätzlich übernehmen und wo die Grenze bei Patientendaten liegt, steht in KI für Therapeuten und Heilpraktiker.
Heilpraktiker-Praxis eröffnen: was vor dem ersten Termin feststehen muss
Nach § 1 Abs. 1 HeilprG braucht eine Erlaubnis, wer „die Heilkunde, ohne als Arzt bestallt zu sein, ausüben will“; ohne sie ist die Ausübung nach § 5 HeilprG strafbar. Die Erste Durchführungsverordnung nennt in § 2 die Gründe, aus denen die Erlaubnis nicht erteilt wird, etwa ein Alter unter 25 Jahren oder eine Überprüfung durch das Gesundheitsamt, nach der deine Tätigkeit eine Gefahr für die Patienten bedeuten würde. Über den Antrag entscheidet nach § 3 die untere Verwaltungsbehörde „im Benehmen mit dem Gesundheitsamt“. Bis die Urkunde da ist, vergibst du keine Termine; das Büro kannst du schon vorbereiten.
Willst du als approbierte Psychotherapeutin eine Privatpraxis für Psychotherapie gründen, setzt die Berufsbezeichnung nach § 1 Abs. 1 PsychThG die Approbation voraus, dazu kommen Kammer- und Berufsrecht deines Bundeslands. Welche Software ohne Kassensitz passt, steht in Praxissoftware Psychotherapie: Auswahl und KI. Die Büroarbeit unten ist für beide Wege dieselbe.
Anmelden: Gesundheitsamt und Finanzamt
Gesundheitsamt. Wie du den Beginn deiner Praxis anzeigst, regelt das Landesrecht. Ein Beispiel aus Bayern: Nach Art. 10 Abs. 3 GDG zeigen Angehörige gesetzlich geregelter Heilberufe ohne eigene Kammer „Beginn und Ende einer selbständigen Berufsausübung unverzüglich“ dem Gesundheitsamt am Ort der Niederlassung an. Dabei gibst du die Anschrift an und weist die Berechtigung und „das Bestehen einer angemessenen Haftpflichtversicherung“ nach. Das BayernPortal zählt Heilpraktiker ausdrücklich dazu; die Anzeige kostet dort nichts, eine Bestätigung schon. Andere Länder haben eigene Fristen und Unterlagen, frag also bei deinem Gesundheitsamt nach.
Finanzamt. Heilpraktiker stehen in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG in der Liste der freien Berufe. Wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, teilt das nach § 138 Abs. 1 AO dem Finanzamt mit; die Mitteilung an die Gemeinde gilt dort für gewerbliche Betriebe. Nach Abs. 1b kommen weitere Auskünfte „nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz“ dazu, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, nach Abs. 4 „innerhalb eines Monats“. Laut Merkblatt des Bayerischen Landesamts für Steuern füllst du ihn in ELSTER aus, dem Online-Finanzamt. Die Zugangsdaten kommen in zwei Schritten, per Mail und per Post, also registrier dich früh.
Umsatzsteuer, nur kurz. Heilbehandlungen „im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker“ und ähnlicher Heilberufe sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei. „Die Vortragstätigkeit“ und „die Lehrtätigkeit“ sind laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 4.14.1 Abs. 5 Nr. 2 und 3) keine Heilbehandlung. Die Kleinunternehmerregelung hat nach § 19 Abs. 1 UStG Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr; steuerfreie Heilbehandlungen zählen nach Abs. 2 Nr. 1 nicht mit. Mehr in Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Wie du steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen in der Buchhaltung trennst, steht in Heilpraktiker: Umsatzsteuer und Buchhaltung.
Was du von Tag eins selbst in der Hand hast
Mein Gedanke für das Praxisbüro: selbst Herr der Lage sein, statt für jede Kleinigkeit einen Dienstleister zu brauchen. Das heißt nicht, alles selbst zu tippen, sondern dass KI-Mitarbeiter die Vorarbeit nach deinen Regeln machen und nichts ohne deine Freigabe rausgeht. Die Rollen laufen in meinem eigenen Betrieb. Einen KI-Fall aus einer neu eröffneten Praxis habe ich nicht, die Übertragung ist ein Vorschlag:
Website: Ralf baut, du gibst frei
Ralf hat über 20 Kunden-Websites gebaut und betreut kevinwelter.com technisch. Er baut aus einem Briefing, Bildern und belegten Angaben eine neue Website, eine alte Seite braucht er dafür nicht. Den Livegang bereitet er vor, die Freigabe bleibt bei dir. Aus der Branche gibt es einen echten Fall ohne Namen: Ralf hat die Website einer approbierten Paartherapeutin gebaut.
Das Briefing für eine neue Praxis: Leistungen, Ablauf des Erstgesprächs, Honorar, Anfahrt, genaue Berufsbezeichnung. Zwei Regeln gelten vom ersten Entwurf an. Nach § 3 HWG ist irreführende Werbung unzulässig, etwa wenn fälschlich der Eindruck entsteht, dass „ein Erfolg mit Sicherheit erwartet werden kann“. Und das Impressum braucht nach § 5 Abs. 1 DDG bei Tätigkeiten mit behördlicher Zulassung die zuständige Aufsichtsbehörde (Nr. 3), bei reglementierten Berufen außerdem Kammer, gesetzliche Berufsbezeichnung und berufsrechtliche Regelungen (Nr. 5). Welche Behörde du nennst, erfährst du bei der Stelle, die deine Erlaubnis erteilt hat. Warum „Heilpraktiker für Psychotherapie“ nicht „Psychotherapeut“ heißen darf, steht in Marketing für Heilpraktiker und Therapeuten. Wie du die Praxis-Website selbst baust, statt eine Agentur zu beauftragen, steht in Website für Heilpraktiker: selbst bauen.
Lokal gefunden werden: Sebastian
Sebastian ist mein KI-Mitarbeiter für SEO, GEO und Blog; auf seiner Seite steht als Einsatz auch das lokale Unternehmen, und er stellt nichts selbst live. Für deine Praxis ist das ein neuer Ablauf, den du beschreibst: Unternehmensprofil anlegen und bestätigen, Name, Adresse und Telefonnummer überall gleich, eine Seite je Leistung. Wie das geht, steht in Wie werde ich bei Google gefunden? Lokal-SEO.
Rechnungen: Patienten in der Praxissoftware, der Rest über Anton
Eine Rechnung an einen Patienten zeigt die Behandlung und enthält damit Gesundheitsdaten. Sie entsteht in der Praxissoftware und bleibt dort, siehe Heilpraktiker-Software: Auswahl, Anbieter.
Kommen Einnahmen ohne Patientenbezug dazu, zum Beispiel ein Kurs an der Volkshochschule oder ein Vortrag in einem Betrieb, passt Anton. Er läuft in meinem eigenen Betrieb und legt nach der Zusage Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwürfe in Lexware Office an, über einen Adapter auch in einem anderen Buchhaltungs-Tool. Die Rechnung entsteht immer im Tool, nie als loses PDF, und keine Rechnung verlässt das System ohne meinen Klick. Für deine Praxis ist das ein neuer Ablauf; den Hinweis zur Umsatzsteuer legst du mit deinem Steuerberater fest. Was auf eine Rechnung in der Psychotherapie-Privatpraxis gehört, steht in Rechnung in der Psychotherapie: GOÄ, Vorlage. Die Ausfallregel legst du am besten vor dem ersten Termin fest, siehe Ausfallhonorar in der Psychotherapie: Vorlage.
Belege ab Tag eins: Peter
Peter läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026. In meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser sichtet er neue Belege, ordnet jedem den richtigen Belegtyp zu, gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position ab und meldet, was nicht passt. Er bucht nicht. Neue Abläufe lernt er zuerst in einem Lesemodus, in dem er nur liest und Screenshots macht.
Ohne die KI-Datenschleuse bekommt Peter in einer Praxis nur Ausgabenbelege: Einrichtung, Software, Miete, Fortbildung, Versicherung. Zahlungseingänge von Patienten gleicht er nur über die Schleuse ab: Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Auch das wäre ein neuer Ablauf. Welche Belegtypen es gibt und was als offen gemeldet wird, ist der neue Ablauf, den du beschreibst. Dein Steuerberater muss mitmachen; auf Peters Seite steht, er muss „Übergabeformat, Verantwortungsgrenzen und Prüfschritte mit dir festlegen und die vorbereiteten Daten auch annehmen können“. Die Pflichten stehen in Buchhaltung für Selbstständige: der Einstieg, die Ablage in Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb.
Verwaltungspostfach: Frieda
Frieda läuft in meinem eigenen Betrieb und sortiert den Posteingang in vier Stapel, Sofort, Heute, Kann warten und Papierkorb, plus einen fünften für Fälle, die meine Einschätzung brauchen. Versendet hat sie noch nie etwas selbst. Gesundheit gehört laut ihrer Anleitung zu den Ordnern, die sie nicht anfasst.
Für die neue Praxis heißt das: zwei Postfächer ab dem ersten Tag. Vermieter, Software, Finanzamt und Gesundheitsamt kommen ins Verwaltungspostfach, das Frieda sortiert. Anfragen von Patienten bleiben bei dir; dafür kann sie Vorlagen vorbereiten, die du selbst verschickst. Eine Fristenliste aus dem Verwaltungspostfach ist ein neuer Ablauf. Mehr in Posteingang sortieren: das Stapel-System.
Startplan fürs Praxisbüro: die ersten 30 Tage
Eine Vorlage zum Anpassen. Woche 0 ist die Zeit vor dem ersten Patiententermin.
Startplan fürs Praxisbüro: die ersten 30 Tage
Praxis: [Name], Ort: [Ort], erster Patiententermin: [Datum]
Woche | Aufgabe | Wer macht es
0 | Erlaubnisurkunde bzw. Approbation liegt vor | du
0 | Anzeige beim Gesundheitsamt klären: Frist, Unterlagen, Versicherung | du
0 | ELSTER-Registrierung starten, Geschäftskonto und Belegordner anlegen | du
1 | Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben (Frist: [Datum]) | du, mit Steuerberater
1 | Website-Briefing: Leistungen, Ablauf, Honorar, Anfahrt, Impressum | du, Entwurf: Ralf
1 | Ausgabenbelege seit dem ersten Kauf sammeln, Belegtyp setzen | Peter (neuer Ablauf)
2 | Website auf Heilversprechen und Impressum prüfen, live schalten | Ralf bereitet vor, Freigabe: du
2 | Unternehmensprofil anlegen, Angaben überall gleich | Sebastian (neuer Ablauf), Bestätigung: du
2 | Praxissoftware für Akte und Patientenrechnungen einrichten | du
3 | Verwaltungspostfach von Patientenanfragen trennen | du, Sortierung: Frieda
3 | Vorlagen für Antworten auf Patientenanfragen | Entwurf: Frieda, Versand: du
3 | Ausfallregel festlegen und auf die Website stellen | du, Umsetzung: Ralf
4 | Rechnungsvorlage für Kurse und Vorträge | Entwurf: Anton, Freigabe: du
4 | Übergabe an den Steuerberater: Format, Rhythmus, wer prüft | du mit Steuerberater
4 | Erster Abgleich: Kartenabrechnung gegen Belege, offene Belege | Peter
Wo „neuer Ablauf“ steht, schreibst du ihn einmal auf, lässt ihn an echten Fällen testen und gibst ihn erst danach frei.
Häufige Fragen
Was brauche ich, um eine Heilpraktiker-Praxis zu eröffnen?
Die Erlaubnis nach § 1 HeilprG, die Anzeige beim Gesundheitsamt nach dem Recht deines Bundeslands und die Mitteilung ans Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. In Bayern gehört eine angemessene Haftpflichtversicherung dazu.
Muss ich als Heilpraktiker ein Gewerbe anmelden?
Heilpraktiker gehören nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zu den freien Berufen. Die Aufnahme teilst du nach § 138 Abs. 1 AO dem Finanzamt mit; die Mitteilung an die Gemeinde nennt die Vorschrift für gewerbliche Betriebe.
Darf eine KI Rechnungen an Patienten schreiben?
In diesem Aufbau nicht. Patientenrechnungen enthalten Gesundheitsdaten und entstehen in der Praxissoftware. Anton übernimmt nur Rechnungen ohne Patientenbezug, und auch die nur als Entwurf.
Wie du weitermachst
Trag den Startplan in deinen Kalender ein und streich, was schon erledigt ist. Wie KI-Mitarbeiter in einer Selbstständigkeit ohne Praxis aussehen, steht in KI für Selbstständige: was sich lohnt, weitere Branchen auf KI für deine Branche. Wie du das in deiner Praxis umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt.
