Ein Ausfallhonorar in der Psychotherapie darfst du verlangen, wenn eine Sitzung fest für eine Patientin oder einen Patienten reserviert war, die Ausfallregel vorher vereinbart wurde und die Sitzung nicht oder zu spät abgesagt wurde. Was du in der Stunde anderweitig verdienst, wird nach § 615 Satz 2 BGB angerechnet. Ein eigenes Gesetz für das Ausfallhonorar gibt es nicht. Die Grundlage ist der Annahmeverzug nach § 615 BGB, der über § 630b BGB für Behandlungsverträge gilt. Der Bundesgerichtshof hat 2022 entschieden, dass sich der Anspruch auch gegen gesetzlich Versicherte richtet, weil die Krankenkasse für das Warten nicht zahlt (BGH, Urteil vom 12.05.2022, III ZR 78/21). Das Ausfallhonorar rechnest du deshalb privat ab, nie über die Kasse. Umstritten ist die kurzfristige Absage wegen Krankheit.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Rechtslage stammt aus BGB, BGH, Berufsordnung und Kammerhinweisen, Stand November 2026. Was KI-Mitarbeiter sonst im Praxisbüro übernehmen, steht in KI für Therapeuten und Heilpraktiker.
Warum die Psychotherapie anders ist als eine Arztpraxis
Nach § 28 Abs. 3 der Psychotherapie-Richtlinie umfasst eine Therapiestunde „mindestens 50 Minuten“, und nach Abs. 1 legst du Umfang und Frequenz vor Beginn fest, damit sich beide Seiten „darauf einrichten können“. Ein Beispiel: Eine Patientin hat über Monate jeden Dienstag um 9 Uhr ihren Platz. Fällt die Stunde kurzfristig aus, rückt niemand nach; die Landespsychotherapeutenkammer Rheinland-Pfalz schreibt, die Praxis könne „nicht kurzfristig neue PatientInnen annehmen oder Ersatztermine vereinbaren“.
Genau darauf kommt es an: Der BGH prüft die „Organisation der Terminvergabe durch den Behandelnden sowie deren Erkennbarkeit für die Patienten“. Feste Sitzungen mit Wochentag und Uhrzeit im Therapievertrag machen das sichtbar.
Kassenpatienten: privat vereinbart, nie über die Kasse
Der BGH schreibt: „Das vergebliche Warten des Behandelnden auf einen zu bestimmter Zeit bestellten Kassenpatienten unterliegt hingegen nicht der Vergütungspflicht der gesetzlichen Krankenversicherung.“ Daraus folgt:
- Das Ausfallhonorar steht nie in der KV-Abrechnung, und es ist keine Privatbehandlung. Der Bundesmantelvertrag-Ärzte, der nach § 1 Abs. 5 auch für Psychotherapeuten gilt, erlaubt eine Vergütung vom Versicherten nach § 18 Abs. 8 Satz 3 nur in drei Fällen, etwa auf schriftlichen Wunsch nach Behandlung auf eigene Kosten. Das BGH-Urteil äußert sich dazu nicht. Meine Einordnung: Formuliere die Regel als Vereinbarung über ausgefallene Zeit, nicht als Honorar für eine Leistung, und frag im Zweifel deine KV.
- Die Höhe: Die Kammer Rheinland-Pfalz nennt für Kassenpatienten den Stundensatz der Krankenkasse zum Zeitpunkt des Ausfalls, für Privatpatienten die GOP. Meine Einordnung: Die GOP gilt nach § 1 nur für „berufliche Leistungen“, ein ausgefallener Termin ist keine. Auf die Rechnung gehört deshalb keine GOP-Ziffer.
Bei Kindern und Jugendlichen unterschreiben die Sorgeberechtigten, laut Kammer Rheinland-Pfalz „bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres“.
Wann ein Ausfallhonorar anfällt und wann nicht
Wie früh „rechtzeitig“ ist, legst du fest. Im BGH-Fall waren es 24 Stunden; laut Kammer Rheinland-Pfalz hat sich in der Rechtsprechung „ein Zeitraum von bis zu 3 Werktagen“ als angemessen herausgestellt.
Ausfallhonorar bei Krankheit: zwei Lesarten
Erste Lesart: Annahmeverzug setzt kein Verschulden voraus. Die Kammer Rheinland-Pfalz schreibt: „In der Rechtsprechung ist anerkannt, dass es keine Rolle spielt, aus welchen Gründen der/die PatientIn den Termin nicht wahrnehmen kann.“ Auch das Landgericht im BGH-Verfahren hielt eine Klausel ohne Entlastung für wirksam, der Annahmeverzug trete „verschuldensunabhängig“ ein (BGH Rn. 11); dort hatte ein Geschwisterkind nachts Fieber bekommen.
Zweite Lesart: Manche Gerichte stützen den Anspruch auf Schadensersatz wegen verletzter Mitwirkungspflicht, dann zählt Verschulden. Die Zahnärztekammer Westfalen-Lippe führt LG Berlin, 15.04.2005, 55 S 310/04: Eine Ausfallregel ist nur zulässig, wenn sich der Patient bei „unverschuldetem Nichterscheinen“ entlasten kann. Der BGH ließ offen, ob die Klausel „einer Inhaltskontrolle nach §§ 307 ff BGB standhalten würde“ (Rn. 35).
Die Vorlage unten nimmt deshalb aus, wer ohne eigenes Verschulden weder kommen noch rechtzeitig absagen konnte. Die strengere Fassung nach dem Kammermuster riskiert, dass ein Gericht der zweiten Lesart folgt. Ob gehäufte Absagen ein Thema für die Therapie sind, entscheidest du fachlich; die Ausfallregel regelt nur das Geld.
Pauschale im Formular: was die AGB-Kontrolle prüft
Eine vorgedruckte Ausfallregel ist in der Regel eine Allgemeine Geschäftsbedingung nach § 305 BGB; so ordnete der BGH das Anmeldeformular ein (Rn. 22). Drei Prüfsteine:
- § 309 Nr. 5 BGB: Als Schadenspauschale gelesen, darf die Klausel den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigen, und der Patient muss „ausdrücklich“ nachweisen dürfen, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstand. Das Landgericht im BGH-Verfahren sah darin eine Pauschalierung des Vergütungsanspruchs; den Nachweis zuzulassen, kostet dich trotzdem nichts.
- § 308 Nr. 7 BGB: verbietet eine unangemessen hohe Vergütung für den Fall der Kündigung. Beim einzelnen Ausfall greift das nicht, wohl aber, wenn deine Klausel das Therapieende verteuert.
- § 307 BGB und § 627 BGB: Eine Klausel, die das jederzeitige Kündigungsrecht aushebelt, ist unwirksam (BGH, 08.10.2020, III ZR 80/20). Deshalb steht der Satz zum Kündigungsrecht in der Vorlage.
Ausfallhonorar beim Heilpraktiker und in anderen Therapieberufen
Als Heilpraktiker für Psychotherapie hast du keine Kammer und keine GOP; die Muster-Berufsordnung gilt für Psychotherapeuten nach dem Psychotherapeutengesetz. Der Weg über das BGB bleibt derselbe: § 630a BGB nennt Behandelnder jeden, der „die medizinische Behandlung eines Patienten zusagt“, und das BGH-Urteil betraf eine Ergotherapiepraxis, keine Arztpraxis. Die Höhe vereinbarst du frei, das GebüH ist nicht verbindlich (mehr in Heilpraktiker-Software: Auswahl, Anbieter). Die AGB-Regeln gelten genauso.
Für das Ausfallhonorar in der Physiotherapie gelten die Grundsätze zu § 615 BGB ebenfalls; deren Kassenverträge prüft dieser Beitrag nicht.
Vorlage: Therapievertrag, Terminbestätigung, Absage-Antworten, Rechnung
Ersetze jede eckige Klammer und lass die fertige Fassung von Kammer, Berufsverband oder Anwalt gegenlesen. Kein Text enthält Diagnose, Verfahren oder Gesundheitsangaben.
TEIL A: AUSFALLREGEL IM THERAPIEVERTRAG
Ihre Sitzungen finden regelmäßig [wöchentlich am Wochentag]
um [Uhrzeit] statt und dauern [50] Minuten. Diese Zeit ist
ausschließlich für Sie reserviert. Kurzfristig frei werdende
Stunden kann ich in der Regel nicht anders vergeben.
Bitte sagen Sie eine Sitzung, die Sie nicht wahrnehmen können,
spätestens [24 Stunden / 2 Werktage] vorher ab: telefonisch
unter [Nummer] (Anrufbeantworter, auch außerhalb der
Sprechzeiten), per Mail an [Adresse] oder über [Portal].
Maßgeblich ist der Eingang Ihrer Nachricht.
Bei späterer Absage oder Nichterscheinen stelle ich Ihnen ein
Ausfallhonorar privat in Rechnung. Es beträgt [Betrag] Euro je
Sitzung [Variante: entspricht der Vergütung, die für die
Sitzung angefallen wäre]. Das gilt auch, wenn Sie gesetzlich
versichert sind. Das Ausfallhonorar ist keine
Behandlungsleistung, die gesetzliche Krankenkasse übernimmt
es nicht.
Kein Ausfallhonorar fällt an,
- wenn ich die Stunde anderweitig vergeben kann,
- wenn Sie eine Urlaubsabwesenheit rechtzeitig ankündigen,
- wenn Sie ohne eigenes Verschulden weder kommen noch
rechtzeitig absagen konnten.
Sie können nachweisen, dass mir kein oder ein geringerer
Ausfall entstanden ist.
Ihr Recht, die Behandlung jederzeit zu beenden, bleibt
unberührt. Sie erhalten eine Abschrift dieser Vereinbarung.
[Ort, Datum] [Unterschrift Patient/in bzw. Sorgeberechtigte]
TEIL B: TERMINBESTÄTIGUNG (Mail oder Brief, ohne Inhalt)
Guten Tag [Anrede Name],
hiermit bestätige ich Ihre Termine ab [Datum], jeweils
[Wochentag], [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]. Absagen bitte bis
[Frist] unter [Nummer] oder [Adresse]. Es gilt die
Ausfallregel aus unserer Vereinbarung vom [Datum].
[Praxisname]
TEIL C: ABSAGE-ANTWORTEN AUS BAUSTEINEN (du wählst, du sendest)
C1 rechtzeitig:
Danke für Ihre Absage. Die Sitzung am [Datum] entfällt, für
Sie entstehen keine Kosten. Wir sehen uns am [nächster Termin].
C2 zu spät, Stunde bleibt frei:
Danke für Ihre Nachricht. Die Sitzung am [Datum] entfällt.
Da die Absage nach Ablauf der Frist kam, stelle ich nach
unserer Vereinbarung vom [Datum] ein Ausfallhonorar in
Rechnung, sofern ich die Stunde nicht neu vergeben kann.
C3 zu spät, Stunde neu vergeben oder ohne Verschulden:
Danke für Ihre Nachricht. Die Sitzung am [Datum] entfällt,
ein Ausfallhonorar berechne ich nicht.
C4 Ersatztermin:
Ich kann Ihnen [Datum, Uhrzeit] anbieten. Passt das?
TEIL D: RECHNUNG ÜBER AUSFALLHONORAR (separat, ohne GOP-Ziffern)
Rechnungsnummer [Nr.] Rechnungsdatum [Datum]
[Name, Anschrift Rechnungsempfänger/in]
Ausfallhonorar für die reservierte Sitzung am [Datum],
[Uhrzeit] bis [Uhrzeit], nicht rechtzeitig abgesagt,
gemäß Vereinbarung vom [Datum].
Ausfallhonorar [Betrag] Euro
abzüglich Anrechnung [Betrag] Euro
Rechnungsbetrag [Betrag] Euro
[Hinweis zur Umsatzsteuer nach Vorgabe deiner Steuerberatung]
Zahlbar bis [Datum] auf [IBAN]. Dieser Betrag ist keine
Behandlungsleistung.
In die Absage-Antwort kommt kein Wort zum Grund, auch kein „Gute Besserung“: Schon die Angabe, dass jemand krank ist, ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 4 Nr. 15 DSGVO. Ob du im Einzelfall abrechnest, entscheidest du; § 14 Abs. 2 der Muster-Berufsordnung erlaubt, ein Honorar „in begründeten Ausnahmefällen“ ganz oder teilweise zu erlassen.
Was KI-Mitarbeiter dabei übernehmen
Drei Rollen aus meinem Betrieb passen dazu. Was hier für die Praxis steht, ist jeweils ein neuer Ablauf, den du beschreibst.
Frieda, Absage-Antwort mit Ausfallregel aus Bausteinen. Frieda läuft in meinem eigenen Betrieb und legt Antworten als Entwurf an; versendet hat sie noch nie etwas selbst. Gesundheit ist laut ihrer Anleitung tabu, und eine Absage von Patienten berührt fast immer Gesundheit. Frieda liest deshalb keine Patientenmails. Sie baut aus deiner Ausfallregel einmal die Bausteine C1 bis C4, ohne Namen. Die Absagen gehen in deinem geschützten Kanal ein, du wählst den Baustein und schickst ihn selbst ab.
Sonja, Begleitschreiben als Vorlage. Sonja läuft in meinem Betrieb seit dem 17.07.2026. Aus Faktenquellen, Pflichtbestandteilen und Tabus macht sie wiederkehrende Geschäftsmails, ohne Fakten zu erfinden. Aus deinen Stichpunkten (Frist, Absagewege, Höhe, Ausnahmen) entsteht so das Begleitschreiben zum Therapievertrag als Vorlage mit Platzhaltern. Ob die Regel rechtlich trägt, entscheidet nicht Sonja.
Ralf, Ausfallregel auf der Website. Ralf betreut auch meine Website technisch. Er setzt eine Kurzfassung der Regel auf deine Termin- oder Kostenseite; Freigabe und rechtliche Aussagen bleiben bei dir.
Die Rechnung entsteht in deiner Praxissoftware (Praxissoftware Psychotherapie: Auswahl und KI). Zahlt jemand nicht, rät die Kammer Rheinland-Pfalz zu Zahlungserinnerung, Mahnung mit Frist von etwa 14 Tagen und erst dann zum gerichtlichen Mahnverfahren. Bei mir ist das Mahnwesen nicht automatisiert; den Aufbau zeigt Mahnwesen automatisieren mit KI. Weitere Bausteine stehen in E-Mail-Vorlagen für Geschäftsmails, Absagen per Link oder Telefon in Termine planen mit KI: was heute schon geht und KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht.
Sollen echte Absagen mit Namen durch eine KI laufen, geht das nur geschützt, etwa über die KI-Datenschleuse: Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Sie ist einsatzbereit und bereits in Betrieb, ich richte sie je Praxis einzeln ein. Pseudonymisiert heißt nicht anonym.
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Häufige Fragen
Darf eine Psychotherapeutin bei Kassenpatienten ein Ausfallhonorar verlangen?
Ja, wenn es vorher vereinbart ist. Der Anspruch aus § 615 BGB richtet sich laut BGH auch gegen gesetzlich Versicherte. Die Rechnung geht privat an den Patienten, nie in die KV-Abrechnung.
Muss ich ein Ausfallhonorar zahlen, wenn ich krank war?
Das ist umstritten. Nach § 615 BGB kommt es auf Verschulden nicht an, einige Gerichte verlangen aber eine Entlastung für schuldlos Verhinderte. Entscheidend ist dein Therapievertrag; die Vorlage oben nimmt schuldlos Verhinderte aus.
Wie hoch darf das Ausfallhonorar in der Psychotherapie sein?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Maßstab ist die Vergütung der Sitzung, abzüglich dessen, was du sparst oder anderweitig verdienst; die Kammer Rheinland-Pfalz nennt Kassensatz bzw. GOP.
Gilt das Ausfallhonorar auch nach Therapieende?
Nein. Das Therapieende ist eine Kündigung nach § 627 BGB, danach entsteht kein Annahmeverzug mehr. Eine einzelne Absage beendet die Therapie aber nicht.
Wie du weitermachst
Prüf deinen Therapievertrag auf drei Punkte: Frist und Absagewege, Ausnahmen für neu vergebene Stunden und angekündigten Urlaub, und das Recht, die Behandlung jederzeit zu beenden. Fehlt etwas, setz Teil A ein und leg die Bausteine aus Teil C in deiner Praxissoftware ab. Wie du das in deiner Praxis umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
