Eine Vorlage für Geschäftsmails spart dir nicht das Schreiben, sondern den Aufbau. Wiederverwendbar ist das Gerüst: Betreff, Absatzfolge, nächster Schritt mit Datum, Grußformel und Signatur. Neu schreibst du zwei bis drei Sätze in der Mitte: den Bezug auf das, was zwischen euch vorgefallen ist, und die Zahl, das Datum oder die Entscheidung. Unten stehen acht Vorlagen: Anfrage beantworten, Termin bestätigen, Termin absagen, Angebot senden, nachfassen, Preis nennen, Auftrag ablehnen, Rechnung anmahnen. Bei jeder steht, welcher Teil das Gerüst ist und welche Stelle du unbedingt anpassen musst. Denn eine Vorlage, die unverändert rausgeht, erkennt der Empfänger, und zwar nicht am Wortlaut, sondern daran, dass nichts darin von ihm handelt.
Bei mir füllt den eigenen Teil inzwischen Sonja, die die Mail in meiner Stimme schreibt, als Entwurf in meinem Postfach, und ich entscheide nur noch, ob er raus darf. Wie ich meine Rollen aufbaue, sammle ich unter KI-Mitarbeiter. Interessiert dich weniger die Vorlage als der Aufbau dahinter, fängst du bei Geschäftsmails schreiben: mit oder ohne KI an.
Gerüst und eigener Teil: die Aufteilung, um die es geht
Vorlagen haben zu Recht einen schlechten Ruf, wenn sie als Ganzes kopiert werden. Die Lösung ist keine bessere Vorlage, sondern eine saubere Trennung:
Der eigene Teil ist kleiner, als die meisten befürchten, nach meiner Erfahrung ein bis drei Sätze, und er sitzt fast immer im zweiten Absatz. Daraus wird eine Faustregel: Wenn du den zweiten Absatz löschen kannst, ohne dass die Mail unvollständig wirkt, hast du ihn nicht geschrieben. In den Vorlagen unten steht er in eckigen Klammern, ausformuliert als gebautes Beispiel.
Acht Vorlagen für echte Situationen
1. Anfrage beantworten
Betreff: Ihre Anfrage vom [Datum]: ja, das mache ich
Hallo [Name],
danke für Ihre Anfrage. Was Sie beschrieben haben, kann ich übernehmen,
und im [Monat] habe ich dafür Kapazität.
[Sie hatten geschrieben, dass der alte Anbieter mitten im Projekt
abgesprungen ist. Ich sehe mir deshalb zuerst an, was schon steht, bevor
ich einen Preis nenne.]
Damit ich rechnen kann, brauche ich noch [eine Angabe]. Schicken Sie mir
die kurz, dann haben Sie bis [Datum] ein Angebot.
Beste Grüße
[Vorname]
Gerüst: Zusage im Betreff, Kapazität, genau eine Rückfrage, Termin für das Angebot. Dein Teil: der Absatz in Klammern. Unbedingt anpassen: die eine Rückfrage. Mehrere auf einmal sind bei mir der häufigste Grund, warum eine Anfrage liegen bleibt.
2. Termin bestätigen
Betreff: Bestätigt: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit]
Hallo [Name],
der Termin steht: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit], [Ort oder Link]. Ich
plane [Dauer] ein.
[Damit wir die Zeit nutzen: Bringen Sie bitte die Zugangsdaten zum
bestehenden Hosting mit, sonst kommen wir beim zweiten Punkt nicht
weiter.]
Die Einladung ist unterwegs. Kommt etwas dazwischen, sagen Sie mir bis
[Datum] Bescheid, dann verschiebe ich ohne Aufwand.
Beste Grüße
[Vorname]
Gerüst: Eckdaten im Betreff, Dauer, Einladung, Absageweg. Dein Teil: was der andere vorbereiten soll. Unbedingt anpassen: diese Vorbereitung, sonst ist die Mail eine Quittung.
3. Termin absagen
Betreff: [Datum], [Uhrzeit] fällt aus, zwei Ersatztermine anbei
Hallo [Name],
unseren Termin am [Datum] muss ich absagen. [Grund in einem Halbsatz.]
Als Ersatz habe ich [Datum, Uhrzeit] und [Datum, Uhrzeit] frei. Beides
halte ich bis [Datum] für Sie.
Sagen Sie mir einfach, was besser passt. Passt keiner von beiden,
schlagen Sie gern etwas vor.
Beste Grüße
[Vorname]
Gerüst: Absage im Betreff, Grund in einem Halbsatz, zwei Ersatztermine mit Haltefrist. Dein Teil: der Halbsatz und die Termine, die du frei hast. Unbedingt anpassen: die Haltefrist, sonst bleibt der Ersatz eine Absichtserklärung.
4. Angebot senden
Betreff: Angebot [Nummer]: [Leistung], [Betrag] netto
Hallo [Name],
anbei mein Angebot über [Betrag] netto für [Leistung]. Es gilt bis zum
[Datum].
[Sie wollten wissen, ob die Schulung auch ohne die beiden Auszubildenden
geht. Beide Varianten stehen auf Seite 2, damit Sie vergleichen können.]
Nicht enthalten sind [Position]. Was Sie zusätzlich brauchen könnten,
steht auf der letzten Seite mit Preis.
Sagen Sie mir bis [Datum] Bescheid, dann halte ich [Zeitraum] frei.
Beste Grüße
[Vorname]
Gerüst: Betrag und Frist im Betreff, was nicht enthalten ist, ein Datum für die Antwort. Dein Teil: der Bezug auf die Frage aus dem Gespräch. Unbedingt anpassen: die Zeile „nicht enthalten", sie verhindert die Diskussion nach der Zusage. Wie das Dokument dahinter aufgebaut ist, steht in Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?.
5. Nachfassen
Betreff: Angebot [Nummer]: eine Frage, dann lasse ich Sie in Ruhe
Hallo [Name],
mein Angebot vom [Datum] läuft noch bis [Datum]. Ich hänge es an, damit
Sie nicht suchen müssen.
[Eine Sache kann ich Ihnen vorab abnehmen: Sie hatten überlegt, ob der
Umbau in einem Stück oder in zwei Etappen laufen soll. Sagen Sie mir die
Richtung, dann rechne ich die passende Fassung bis Freitag neu.]
Ein Wort zurück genügt. Und falls es gerade nicht passt, sagen Sie das
ruhig, dann melde ich mich nicht wieder.
Beste Grüße
[Vorname]
Gerüst: Bezug plus Frist, Anhang, genau eine Frage, Ausweg ohne Nachteil. Dein Teil: der Absatz mit dem, was du mitbringst. Unbedingt anpassen: eben diesen Absatz. Fällt dir nichts ein, das der Empfänger vorher nicht hatte, ist die Mail noch nicht fällig. Eine ausgearbeitete Nachfass-Mail-Vorlage ohne Druck steht im eigenen Beitrag. Wann du nachfasst und wann du aufhörst, steht in Angebot per Mail nachfassen: so geht's.
6. Preis nennen
Betreff: [Leistung]: [Betrag] netto
Hallo [Name],
für das, was Sie beschrieben haben, liege ich bei [Betrag] netto.
Enthalten sind [zwei bis drei Punkte], fertig bis [Datum].
[Sie hatten von einem kleineren Budget gesprochen. Ohne [Position] wären
es [Betrag], das ist die ehrliche kleinere Variante, nicht derselbe
Umfang für weniger Geld.]
Wenn die Richtung stimmt, schicke ich das schriftliche Angebot, dann
steht alles Zeile für Zeile drin. Ein kurzes Ja genügt.
Beste Grüße
[Vorname]
Gerüst: Zahl im Betreff und im ersten Satz, Umfang, Termin, Angebot als nächster Schritt. Dein Teil: die kleinere Variante und ihr Preis. Unbedingt anpassen: dass sie wirklich weniger enthält. Derselbe Umfang für weniger Geld macht die erste Zahl zur Verhandlungsmasse.
7. Auftrag ablehnen
Betreff: [Vorhaben]: ich sage ab
Hallo [Name],
Ihren Auftrag muss ich absagen. [Ich bin bis Ende Februar ausgebucht,
und Ihr Termin im Januar lässt sich nicht halten.]
Ich sage jetzt ab und nicht in drei Wochen, damit Sie noch Zeit haben,
jemand anderen zu finden.
[Zwei Betriebe, die das können, sind [Name] und [Name]. Sagen Sie gern,
dass Sie von mir kommen.]
Wenn es bei Ihnen später wieder passt, melden Sie sich einfach.
Beste Grüße
[Vorname]
Gerüst: Absage im Betreff und im ersten Satz, Grund, früher Zeitpunkt, offene Tür. Dein Teil: Grund und Empfehlung. Unbedingt anpassen: die Empfehlung, und nur, wenn du sie ernst meinst und der genannte Betrieb mit der Weitergabe einverstanden ist.
8. Rechnung anmahnen
Betreff: Rechnung [Nummer] vom [Datum], noch offen
Hallo [Name],
meine Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] ist bei mir noch nicht
als bezahlt verbucht. Zahlbar war sie bis zum [Datum].
[Vermutlich ist sie untergegangen, bei Ihnen war ja gerade Inventur. Ich
hänge sie noch einmal an, damit Sie nicht suchen müssen.]
Können Sie den Betrag bis zum [Datum] überweisen? Falls etwas an der
Rechnung nicht stimmt oder Sie eine Ratenzahlung brauchen, schreiben Sie
mir kurz, dann finden wir eine Lösung.
Beste Grüße
[Vorname]
Gerüst: Rechnungsnummer im Betreff, Betrag und altes Zahlungsziel, neues Datum, Weg für Einwände. Dein Teil: die wohlwollende Vermutung. Unbedingt anpassen: das neue Datum, es ersetzt „bei Gelegenheit".
Die Rechtslage dahinter nimmt die Unsicherheit. Nach § 286 Absatz 2 Nummer 1 BGB braucht es gar keine Mahnung, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, der Zahlungstermin also vereinbart und nicht erst nachträglich auf die Rechnung geschrieben wurde; sonst tritt Verzug nach § 286 Absatz 1 BGB durch die Mahnung nach Fälligkeit ein, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Absatz 3 BGB), gegenüber Verbrauchern nur bei besonderem Hinweis in der Rechnung. Ab Verzug sind es fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, ohne Beteiligung eines Verbrauchers neun (§ 288 Absatz 1 und 2 BGB). Das ist Gesetzeswortlaut und keine Rechtsberatung; in der ersten Erinnerung setze ich diese Beträge nicht an, sondern das neue Datum.
Die Signatur: der Teil, der wirklich Vorlage sein darf
Die Signatur ist der eine Teil, den du unverändert stehen lassen darfst. Bei mir steht sie unter jeder geschäftlichen Mail, auch unter der dritten Antwort im Verlauf, weil einzelne Mails weitergeleitet werden.
[Vorname Nachname]
[Firma in der Schreibweise des Registers]
[Straße, PLZ Ort]
[Telefon] · [Mailadresse] · [Website]
[Rechtsform, Sitz] · [Registergericht, HRB-Nummer]
[Geschäftsführung, falls rechtsformbedingt erforderlich]
[USt-IdNr., falls vorhanden]
Wer im Handelsregister eingetragen ist, hat hier wenig Spielraum. § 37a Absatz 1 HGB verlangt auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns „gleichviel welcher Form", die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregisternummer; „gleichviel welcher Form" erfasst nach dem Wortlaut auch die Mail. Für die GmbH steht das Entsprechende in § 35a Absatz 1 GmbHG, dort zusätzlich alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, und der Aufsichtsratsvorsitzende, sofern es einen gibt. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verlangt keine der beiden Vorschriften; deshalb stehen die letzten beiden Zeilen im Block oben unter Vorbehalt. Absatz 2 nimmt in beiden Vorschriften Mitteilungen innerhalb einer bestehenden Geschäftsverbindung aus, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Wer nicht eingetragen ist, also viele Kleingewerbetreibende und Freiberufler, fällt nicht darunter. Auch das ist Gesetzeswortlaut und keine Rechtsberatung.
Wo eine Vorlagensammlung an ihre Grenze kommt
Acht Vorlagen decken bei mir den Alltag ab, das eigentliche Problem lösen sie nicht. Das Gerüst kostet dich kaum Zeit, sobald du es hast. Zeit kostet der eigene Teil: nachsehen, was zuletzt gesagt wurde, den Betrag heraussuchen, die Frist nachrechnen. Genau deshalb bleiben Vorlagen so oft unausgefüllt.
Der nächste Schritt ist deshalb keine neunte Vorlage, sondern eine Rolle, die das Gerüst kennt und den eigenen Teil selbst füllt. Bei mir macht das Sonja. Ihr Ton stammt nicht aus einem Fragebogen, sondern aus 50 meiner echten gesendeten Mails, und sie prüft vor jedem Entwurf Name, Adresse, Link und Preis gegen die Quelldatei, statt sie aus der Vorlage zu übernehmen. Bei einer Kampagne mit 15 Neukunden-Mails im Juli 2026 lagen sieben Entwürfe innerhalb von rund zwei Minuten in meinem Postfach, alle Demo-Links darin am selben Tag geprüft. Eine Auffälligkeit ging zurück an meinen Website-Kollegen: In einer Vorlage stand noch der Platzhalter für den Absender, genau die Art Fehler, die eine Vorlagensammlung produziert.
Drei Grenzen gelten dabei fest. Sie erfindet keine Botschaft, sondern verbessert Sprache, Ton und Form. Sie rät nie: Fehlt eine Angabe, wird nachgefragt. Und sie versendet nicht, „sieht gut aus" ist keine Freigabe. Wie du deinen Ton so aufschreibst, dass ihn jemand anderes treffen kann, steht in Kann KI Mails in meiner Stimme schreiben?, die übrigen Rollen in Meine KI-Belegschaft. Und bevor du eigene Mails irgendwo einfügst: Was von fremden Namen, Adressen und Beträgen darin in ein Modell gehört, steht in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Häufige Fragen
Wie viele E-Mail-Vorlagen brauche ich wirklich?
Acht decken bei mir den Alltag ab: Anfrage, Terminbestätigung, Terminabsage, Angebot, Nachfassen, Preis, Absage, Zahlungserinnerung. Mehr helfen selten, weil der Aufwand nicht im Gerüst steckt, sondern in den zwei bis drei Sätzen je Fall. Acht gepflegte Gerüste schlagen dreißig, die niemand findet.
Woran merkt der Empfänger, dass eine Mail aus einer Vorlage stammt?
Daran, dass nichts darin von ihm handelt: kein Bezug auf das letzte Gespräch, kein konkretes Datum, keine Zahl, die nur in seinem Fall stimmt. Ein Satz mit echtem Bezug genügt meist.
Was muss in einer geschäftlichen E-Mail-Signatur stehen?
Das hängt an der Rechtsform. Eingetragene Kaufleute brauchen nach § 37a Absatz 1 HGB Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer auf Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form", die GmbH nach § 35a Absatz 1 GmbHG zusätzlich die Geschäftsführer. Eine USt-IdNr. verlangen beide Vorschriften nicht. Nicht eingetragene Kleingewerbetreibende und Freiberufler fallen nicht darunter. Keine Rechtsberatung.
Kann ich die Vorlagen einer KI geben, statt sie selbst auszufüllen?
Entwerfen lassen ja, ungelesen versenden nein. Das Gerüst ist genau die Art Anweisung, die eine Rolle zuverlässig einhält. Die Angaben im eigenen Teil, also Namen, Beträge und Fristen, müssen aus einer Quelle kommen, und die Entscheidung über den Versand bleibt bei dir.
Wie du weitermachst
Leg die acht Gerüste als Textbausteine ins Mailprogramm, nicht in ein Dokument in einem anderen Ordner. Dann geh die letzten zwanzig Mails aus deinem Ordner „Gesendet" durch und markiere in jeder den Teil, der schon beim letzten Mal so dastand, und den Teil, der nur in diesem Fall stimmt. Der erste ist dein Gerüst, in deinen eigenen Worten. Der zweite zeigt dir, wo deine Zeit hingeht.
Wer die zwanzig Mails nicht allein durchgehen will, bringt seine Gerüste in meine Community Claude Practitioners: dort gibt es Sonja mit genau dieser Aufteilung als fertiges Paket, zusammen mit den anderen KI-Mitarbeitern und dem Kurs dazu.
