Ein Statusbericht zeigt in wenigen Minuten Lesezeit, wo ein Projekt oder ein Arbeitsbereich steht: eine Gesamteinschätzung, meist als Ampel, was seit dem letzten Bericht erledigt ist, was als Nächstes kommt, welche Risiken und Blocker es gibt und welche Entscheidung ansteht. Er erscheint in einem festen Takt, oft wöchentlich, und hat jedes Mal dieselbe Gliederung. Automatisch wird er, wenn eine KI zur festen Zeit die vorhandenen Daten einsammelt, also Aufgaben, Protokolle, geänderte Dateien und Nachrichten, daraus einen Entwurf schreibt und jede Aussage mit einer Fundstelle belegt. Die Ampel setzt du, und du gibst den Bericht frei. Unten findest du den Aufbau, eine Vorlage zum Ausfüllen und einen Prompt für den wöchentlichen Statusbericht.
Ich führe meinen Betrieb mit vierzehn KI-Mitarbeitern, wer was macht, steht im Organigramm. Die fünf, die auf meinem Server laufen, berichten in einen gemeinsamen Slack-Kanal, Ergebnisse von Zeitplänen und Fehlermeldungen landen in einem privaten News-Kanal. Dieser Beitrag bleibt beim Bericht als Ergebnis. Wie du das Projekt drumherum mit KI steuerst, steht in KI im Projektmanagement mit KI-Mitarbeitern.
Statusbericht: Aufbau in sechs Teilen
Ein guter Statusbericht passt auf eine Seite. Wer ihn liest, will nicht die ganze Woche nacherzählt bekommen, sondern wissen, ob er eingreifen muss.
Termine und Budget gehören als eigene Zeile dazu, wenn das Projekt welche hat: Plan gegen Ist, und bei Abweichung der Grund. Drei Regeln halten den Bericht brauchbar:
- Abweichungen zuerst. Was nach Plan läuft, reicht als eine Zeile. Was abweicht, bekommt die Aufmerksamkeit.
- Die Ampel braucht ein Kriterium. Lege einmal fest, wann Gelb und wann Rot gilt, zum Beispiel „Gelb: ein Termin verschiebt sich um bis zu einer Woche“. Sonst ist der Bericht grün, bis er plötzlich rot ist.
- Jedes Mal dieselbe Gliederung. Nur dann sieht der Leser auf einen Blick, was sich gegenüber der Vorwoche geändert hat.
Statusbericht-Vorlage zum Ausfüllen
Diese Vorlage kannst du kopieren und als Wochenbericht für ein Projekt oder einen Bereich nutzen. Der Wochenbericht im Praktikum oder in der Ausbildung ist etwas anderes, ein Tätigkeitsnachweis mit eigenen Vorgaben der Schule oder Kammer.
Statusbericht <Projekt/Bereich>, KW <Nummer>, <Datum>, von <Name>
Gesamtstatus: <Grün/Gelb/Rot>, weil <ein Satz>
Erledigt seit <Datum letzter Bericht>:
- <Ergebnis> (Beleg: <Datei, Aufgabe, Link>)
Nächste Schritte bis <Datum>:
- <Aufgabe>, <wer>, bis <wann>
Termine und Budget: <Plan> / <Ist>, Abweichung: <Grund oder "keine">
Risiken und Blocker:
- <Risiko>, Folge: <was passiert>, Gegenmaßnahme: <was>
Entscheidungen, die du treffen musst:
- <Frage>, Optionen: <A/B>, bis <Datum>
Wie KI den Statusbericht aus vorhandenen Daten vorbereitet
Ein Statusbericht von Hand entsteht oft aus dem Gedächtnis. Dann steht darin, was geplant war, nicht was passiert ist. Eine KI dreht das um, wenn sie an die Arbeitsnachweise kommt. Die Vorbereitung hat vier Schritte.
- Sammeln. Die KI liest, was seit dem letzten Bericht entstanden ist: erledigte Aufgaben, Protokolle, geänderte Dateien, Nachrichten im Projektkanal. Wo die Protokolle herkommen, steht in Meeting-Protokoll automatisch erstellen.
- Abgleichen. Zu jeder erledigten Aufgabe sucht sie das Ergebnis selbst: die Datei, die Seite, den Entwurf. Ein gesetzter Haken ist noch kein Beleg.
- Entwerfen. Sie füllt die Vorlage, jede Aussage mit Fundstelle. Was sie nicht belegen kann, schreibt sie als „nicht belegt“ hin, statt die Lücke mit einer plausiblen Formulierung zu füllen.
- Vorschlagen, nicht entscheiden. Die KI schlägt eine Ampel vor und begründet sie. Ob das Projekt auf Kurs ist, entscheidest du, und erst dann geht der Bericht an seine Leser.
Viele Werkzeuge bringen dafür schon etwas mit. Atlassian nennt für Jira mit Rovo ausdrücklich das Entwerfen von Statusmeldungen aus dem Chat. Wenn deine Projektdaten dort liegen, ist das der kürzeste Weg. Die Grenze ist dieselbe wie oben: Die KI sieht nur, was im Werkzeug steht. Liegen Ergebnisse woanders, etwa als Datei oder auf einer Website, braucht sie Zugriff darauf, sonst berichtet sie Haken statt Ergebnisse. Bevor Kundendaten in den Bericht wandern, lies KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Prompt für den wöchentlichen Statusbericht
So sieht das Briefing aus, im selben Aufbau wie meine Prompt-Vorlagen. Ersetze die spitzen Klammern und hänge das Material an.
Ziel: Entwurf des Statusberichts für <Projekt/Bereich>, KW <Nummer>.
Ich prüfe, setze die Ampel und verschicke selbst.
Kontext: Empfänger ist <Rolle>. Er will in zwei Minuten wissen, ob er
eingreifen muss. Ampel-Regel: Grün = Termine und Budget im Plan.
Gelb = <Kriterium>. Rot = <Kriterium>.
Material: Aufgabenliste mit Status: <Export>. Protokolle seit <Datum>:
<Dateien>. Geänderte Dateien oder Ergebnisse: <Liste/Ordner>.
Letzter Statusbericht: <Datei>.
Grenzen:
- Jede Aussage unter "Erledigt" braucht eine Fundstelle aus dem
Material. Ohne Fundstelle: "nicht belegt" und warum.
- Eine Aufgabe ist nur erledigt, wenn das Ergebnis im Material liegt,
nicht schon, weil sie als erledigt markiert ist.
- Keine Zahlen, Termine oder Namen, die nicht im Material stehen.
- Ampel nur als Vorschlag mit Begründung nach der Regel oben.
Format: Gliederung wie im letzten Statusbericht, höchstens eine Seite.
Abweichungen zuerst. Darunter getrennt: "Nicht belegt" und
"Geändert gegenüber dem letzten Bericht".
Fertig, wenn: Jeder Abschnitt gefüllt ist oder "nichts" enthält,
jede Aussage eine Fundstelle oder "nicht belegt" trägt und die
Ampel begründet ist.
Der letzte Statusbericht im Material ist kein Beiwerk. Erst mit ihm kann die KI sagen, was sich geändert hat, und genau das liest der Empfänger zuerst.
Den Bericht automatisch erstellen lassen
Automatisch heißt: Der Entwurf liegt zur festen Zeit da, ohne dass jemand daran denkt. Dafür gibt es drei Wege, vom einfachen zum aufwendigen.
- Erinnerung und Prompt. Ein Kalendertermin am Freitag, der Prompt oben und ein Export aus deinem Werkzeug. Das ist halbautomatisch, reicht für ein Projekt aber oft.
- Geplante Aufgabe. Anthropic schreibt zu Claude Cowork: „Schedule a report once and get it daily, weekly, or monthly.“ Was Cowork sonst kann, steht in Claude Cowork: was es kann und für wen.
- KI-Mitarbeiter mit Zeitplan. Ein fester Mitarbeiter mit Auftrag, Material und Grenzen, der zur festen Uhrzeit läuft und sein Ergebnis an einem festen Ort ablegt. So mache ich es.
So läuft das bei mir
Wiederkehrende Aufgaben, etwa ein morgendlicher Statusbericht, stehen bei mir in einer einzigen Datei mit Name, Mitarbeiter, Uhrzeit und dem Auftrag. Der Lauf legt sein Ergebnis als Datei im Postfach-Ordner des Mitarbeiters ab. Schlägt er fehl, geht ein Brief an Kai, meinen KI-Mitarbeiter für Führung. Wie das technisch auf dem Server läuft, steht in Claude Code auf dem Server betreiben.
Kai ist die Rolle, die aus vielen Einzelberichten einen macht. Er zieht Berichte, Protokolle, Commits und Rückfragen aus dem Team zusammen und gleicht die Aussagen mit dem tatsächlichen Arbeitsstand und meinem Auftrag ab. Fehlt eine Freigabe-Zeile oder eine genannte Datei, schreibt er „nicht belegt“, statt es stillschweigend zu glätten. Am Ende verdichtet er Status, Widersprüche, Risiken und offene Entscheidungen. Das sind fast genau die Teile der Vorlage oben. Kai ist bei mir noch in der Erprobung, mehr dazu auf Kai, der den Überblick behält.
Ein Bericht muss nicht immer ein Projekt betreffen. Susi, meine Mitarbeiterin für Ads, schreibt mir zum Wochenbericht der laufenden Kampagnen eine Einschätzung in normaler Sprache: welche Kampagne gut läuft, wo etwas auffällig ist und warum, und was sie vorschlägt. Ob ich ein Budget verschiebe oder eine Kampagne pausiere, entscheide ich selbst. Das ist der Kern jedes automatischen Statusberichts: Die KI liefert Lage und Vorschlag, die Entscheidung bleibt bei dir.
Wenn du den Entwurf vor dem Versand von einer zweiten KI gegen die Belege prüfen lassen willst, steht das Vorgehen in LLM as a Judge: wie KI die KI prüft.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Statusbericht?
Kopf mit Zeitraum, Gesamtstatus mit Begründung, Erledigtes, nächste Schritte mit Zuständigem und Termin, Risiken und Blocker sowie die Entscheidungen, die der Empfänger treffen muss. Termine und Budget kommen dazu, wenn das Projekt welche hat.
Wie oft sollte ein Statusbericht kommen?
So oft, wie der Empfänger eingreifen können muss. Für laufende Projekte ist wöchentlich üblich, für ruhige Bereiche reicht monatlich. Ein täglicher Bericht lohnt sich, wenn er kurz ist und automatisch entsteht, etwa als Morgenmeldung.
Was ist der Unterschied zwischen Statusbericht und Protokoll?
Ein Protokoll hält fest, was in einem Termin besprochen und beschlossen wurde. Ein Statusbericht fasst den Stand über einen Zeitraum zusammen und nutzt Protokolle als eine seiner Quellen. Wie du Protokolle mit KI schreibst, steht in Protokoll schreiben lassen: ChatGPT, Teams.
Kann KI den Statusbericht ganz allein schreiben?
Den Entwurf ja, die Einschätzung nicht. Ob ein Projekt auf Kurs ist, hängt an Dingen, die selten vollständig im Material stehen. Lass die KI die Ampel vorschlagen und begründen, und setz sie selbst.
Woher weiß ich, dass der KI-Bericht stimmt?
Verlange zu jeder Aussage eine Fundstelle und lass fehlende Belege als „nicht belegt“ markieren. Prüf stichprobenartig zwei, drei Fundstellen. Stimmen die, trägt der Rest eher, und wo „nicht belegt“ steht, weißt du, wo du nachfragen musst.
Wie du weitermachst
Nimm deinen letzten Statusbericht oder schreib den nächsten einmal von Hand in die Vorlage oben. Leg dabei die Ampel-Regel fest. Nächste Woche gibst du der KI den Prompt, das Material und diesen Bericht und vergleichst ihren Entwurf mit dem, was du selbst geschrieben hättest. Wo sie „nicht belegt“ schreibt, fehlt ihr Zugriff auf eine Quelle, und genau die schließt du als Nächstes.
Weitere Abläufe dieser Art sammle ich unter Prozessoptimierung. Wie ich meine KI-Mitarbeiter einarbeite, ihnen Regeln gebe und ihre Ergebnisse prüfe, zeige ich in meiner Community Claude Practitioners.
