Bevor du echte Daten einfügst
Ersetze Namen, Beträge und Firmennamen erst durch Platzhalter wie <Kunde A> oder <Betrag>, und trag die echten Angaben nur ein, soweit die Aufgabe sie wirklich braucht. Als grobe Vorsortierung hilft die Frage: Dürfte das so auch in einer Mail an einen Fremden stehen? Eine Datenschutzprüfung ersetzt diese Frage nicht. Für Kundendaten mit Personenbezug gehört ein Firmenabo mit Auftragsverarbeitungsvertrag dazu. Das ist meine Betreiber-Sicht, keine Rechtsberatung.
Prompt-Vorlagen für Angebote und Kundenmails
1. Angebot aus Gesprächsnotizen
Zweck: Aus deinen Notizen nach einem Erstgespräch wird ein Angebotsentwurf, den du nur noch prüfst.
Ziel: Ein Angebotsentwurf für <Kunde A>, den ich prüfe und selbst verschicke.
Kontext: Ich bin <Beruf/Firma>. Meine Leistungen und Preise stehen unten
unter "Preisliste". <Kunde A> hat folgendes Problem: <ein Satz>.
Material:
- Meine Gesprächsnotizen: <einfügen>
- Preisliste: <einfügen>
- Ein früheres Angebot als Muster für Aufbau und Ton: <einfügen>
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Nur Leistungen und Preise aus der Preisliste. Fehlt ein Preis, schreib
[PREIS FEHLT: <Leistung>] statt einer Schätzung.
- Keine Termine oder Fristen zusagen, die nicht in den Notizen stehen.
- Nichts versprechen, was in den Notizen nicht vorkommt.
Format: Betreff, Anrede, drei Sätze zur Ausgangslage in den Worten des
Kunden, Leistungen als Tabelle (Leistung, Umfang, Preis), Gesamtsumme,
nächster Schritt, Gruß. Danach getrennt: "Offene Punkte" als Liste.
Fertig, wenn: Jede Zeile der Tabelle steht in der Preisliste, die Summe
stimmt, und die offenen Punkte sind vollständig.
Wann nicht nutzen: Bei Angeboten mit individueller Kalkulation, die du selbst rechnen musst. Claude rechnet dir die Summe, aber nicht deine Marge.
2. Antwort auf eine Kundenmail
Zweck: Ein Antwortentwurf in deinem Ton, der genau auf die Frage eingeht.
Ziel: Ein Antwortentwurf auf die Mail unten. Ich lese ihn und schicke
selbst ab.
Kontext: Ich bin <Beruf/Firma>. Ich schreibe <Du/Sie>, kurz und freundlich.
Zwei Beispiele, wie ich klinge: "<Satz 1>" "<Satz 2>"
Material: Die Mail: <einfügen>. Was ich antworten will, in Stichpunkten:
<einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Beantworte nur, was gefragt ist, und nur mit meinen Stichpunkten.
- Keine Zusagen zu Preis, Termin oder Leistung, die nicht in meinen
Stichpunkten stehen.
- Anrede wie in der Mail: duzt der Absender, duzt der Entwurf.
Format: Betreff, Text mit höchstens <n> Sätzen, Gruß. Darunter eine Zeile:
"Nicht beantwortet:" mit allem aus der Mail, wozu meine Stichpunkte nichts
sagen.
Fertig, wenn: Jede Frage aus der Mail ist beantwortet oder unter "Nicht
beantwortet" aufgeführt.
Wann nicht nutzen: Bei Beschwerden mit Streitpotenzial oder rechtlichem Hintergrund. Die schreibst du selbst, oder du lässt sie prüfen.
3. Nachfassen nach einem Angebot
Zweck: Eine kurze Erinnerung, die nicht nach Druck klingt.
Ziel: Eine Nachfass-Mail an <Kunde A>, der auf mein Angebot vom <Datum>
noch nicht geantwortet hat.
Kontext: Das Angebot betraf <Leistung>. Im Gespräch war ihm <ein Punkt,
der ihm wichtig war> wichtig.
Material: Mein Angebot (Zusammenfassung): <einfügen>. Unsere letzte Mail:
<einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Kein Rabatt, keine Fristsetzung, kein künstlicher Zeitdruck.
- Keine neuen Leistungen ins Spiel bringen.
Format: Höchstens vier Sätze. Ein Bezug auf den Punkt, der ihm wichtig
war, eine einfache Frage am Ende, die er mit einem Satz beantworten kann.
Fertig, wenn: Die Mail ist in 20 Sekunden gelesen und endet mit genau
einer Frage.
Wann nicht nutzen: Wenn der Kunde schon abgesagt hat. Dann ist eine Nachfrage nach dem Grund ehrlicher als ein Nachfassen.
Prompt-Vorlagen für Büro und Buchhaltung
4. Gesprächsnotizen zu Aufgaben
Zweck: Aus einem Transkript oder deinen Notizen wird eine Liste, wer was bis wann macht.
Ziel: Eine Aufgabenliste aus dem Gespräch unten.
Kontext: Gespräch zwischen <ich> und <Kunde A / Team> am <Datum> über
<Thema>.
Material: Transkript oder Notizen: <einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Nur Aufgaben, die im Gespräch wirklich vereinbart wurden. Ideen und
"könnte man mal" kommen in eine eigene Liste.
- Kein Datum erfinden. Wurde keins genannt, schreib "ohne Termin".
- Zu jeder Aufgabe das wörtliche Zitat, aus dem sie stammt.
Format: Tabelle mit Aufgabe, wer, bis wann, Zitat. Darunter "Ideen, nicht
vereinbart" und "Unklar, nachfragen".
Fertig, wenn: Zu jeder Zeile gibt es ein Zitat, und nichts in der Tabelle
ist ohne Zuständigen.
Wann nicht nutzen: Bei Gesprächen, die ohne Einverständnis der Beteiligten aufgenommen wurden. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt oder eine solche Aufnahme gebraucht, macht sich strafbar (§ 201 StGB). Das ist meine Betreiber-Sicht, keine Rechtsberatung.
5. Belege für die Buchhaltung vorsortieren
Zweck: Eine Monatsliste deiner Belege, die dein Steuerbüro ohne Rückfragen übernimmt.
Ziel: Eine Liste aller Belege aus <Monat>, sortiert nach Kategorie.
Kontext: Ich bin <Rechtsform, Branche>. Mein Steuerbüro will die Belege
in diesen Kategorien: <Liste>.
Material: Die Belege als Text oder Fotos: <einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Beträge, Daten und Absender nur so, wie sie auf dem Beleg stehen. Ist
etwas unlesbar, schreib [UNLESERLICH].
- Keine steuerliche Einordnung, die nicht in meiner Kategorienliste steht.
Passt ein Beleg in keine Kategorie, kommt er unter "Klären".
Format: Tabelle mit Datum, Absender, Betrag brutto, Kategorie, Beleg-Nr.
Darunter die Summe je Kategorie und die Liste "Klären".
Fertig, wenn: Die Zahl der Zeilen entspricht der Zahl der Belege, und
jeder Betrag lässt sich auf dem Beleg wiederfinden.
Wann nicht nutzen: Für die steuerliche Bewertung selbst. Ob etwas absetzbar ist, entscheidet dein Steuerbüro, nicht die Liste.
6. Einen Ablauf aufschreiben, der in deinem Kopf steckt
Zweck: Aus einer Sprachnachricht wird eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die jemand anderes übernehmen kann, Mensch oder KI.
Ziel: Eine Anleitung für den Ablauf "<Name des Ablaufs>", nach der ein
anderer ihn ohne Rückfrage erledigen kann.
Kontext: Den Ablauf mache bisher nur ich, etwa <wie oft>.
Material: Mein Diktat dazu: <einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Nur Schritte, die im Diktat vorkommen. Wo ich springe oder etwas
voraussetze, schreib [LÜCKE: <was fehlt>].
- Keine Werkzeuge vorschlagen, die ich nicht genannt habe.
Format: Überschrift, ein Satz "Wofür", dann nummerierte Schritte. Je
Schritt: was, womit, woran man sieht, dass er erledigt ist. Am Ende: die
Lücken als Fragen an mich.
Fertig, wenn: Jemand, der den Ablauf nie gesehen hat, könnte ihn mit
dieser Anleitung und den Antworten auf die Lücken erledigen.
Wann nicht nutzen: Wenn der Ablauf sich gerade jede Woche ändert. Erst festziehen, dann aufschreiben.
Prompt-Vorlagen für Texte und Prüfung
7. FAQ aus echten Kundenfragen
Zweck: Aus Fragen, die du immer wieder per Mail bekommst, wird eine FAQ für deine Website.
Ziel: Eine FAQ mit den häufigsten Fragen aus dem Material unten.
Kontext: Ich bin <Beruf/Firma>. Die FAQ steht auf meiner Website für
Interessenten, die mich noch nicht kennen.
Material: Kundenfragen aus Mails, wörtlich: <einfügen>. Meine üblichen
Antworten dazu: <einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Nur Fragen, die im Material mindestens zweimal vorkommen.
- Antworten nur aus meinen Antworten, keine eigenen Ergänzungen.
- Keine Namen oder Details von Kunden.
Format: Frage in den Worten der Kunden, Antwort in höchstens drei Sätzen.
Darunter: "Fragen ohne Antwort von mir".
Fertig, wenn: Zu jeder FAQ-Frage lassen sich zwei Stellen im Material
zeigen.
Wann nicht nutzen: Wenn du noch keine echten Fragen gesammelt hast. Eine FAQ aus ausgedachten Fragen beantwortet niemandes Frage.
8. Ein Text in deiner Stimme aus Stichpunkten
Zweck: Ein Beitrag für Blog, Newsletter oder LinkedIn, der nach dir klingt und nichts dazuerfindet.
Ziel: Ein <Blogbeitrag / Newsletter / Post> mit etwa <n> Wörtern.
Kontext: Ich schreibe für <Zielgruppe>. Ich klinge so (drei Absätze von
mir): <einfügen>.
Material: Meine Stichpunkte: <einfügen>. Belege, falls Zahlen vorkommen:
<einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Keine Erlebnisse, Zahlen oder Kunden, die nicht in meinen Stichpunkten
stehen.
- Jede Zahl mit ihrer Quelle aus dem Material.
- Keine Floskeln wie "In der heutigen schnelllebigen Zeit".
- Keine Gegensatzpaare nach dem Muster "Nicht X. Sondern Y."
Format: Überschrift, Text, darunter eine Liste "Stellen, an denen ich
etwas ergänzen muss".
Fertig, wenn: Jeder Satz lässt sich auf einen Stichpunkt zurückführen.
Wann nicht nutzen: Wenn du keine Stichpunkte hast. Ohne eigenes Material bekommst du einen Text, den jeder hätte schreiben können.
9. Gegenlesen als getrennter Prüfer
Zweck: Ein zweiter Durchlauf, der einen fertigen Entwurf gegen die Quelle prüft. Nutze dafür einen neuen Chat, nicht den, in dem der Entwurf entstanden ist.
Ziel: Ein Prüfbericht zum Entwurf unten. Du schreibst ihn nicht um.
Kontext: Der Entwurf geht an <Empfänger>. Du hast ihn nicht geschrieben.
Material:
- Der Entwurf: <einfügen>
- Die Quelle, gegen die du prüfst: <Original-Mail, Preisliste, Notizen>
- Meine Regeln: <z. B. Du-Form, keine Preise ohne Liste>
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Prüf nur gegen die Quelle und die Regeln. Geschmacksfragen markierst du
als "Geschmack", nicht als Fehler.
- Schlag keine neuen Inhalte vor.
Format: Tabelle mit Stelle im Entwurf, Befund, Beleg in der Quelle,
Schwere (muss / sollte / Geschmack). Am Ende ein Satz: geht raus oder
geht nicht raus, und warum.
Fertig, wenn: Jede Zahl, jeder Name und jede Zusage im Entwurf wurde
gegen die Quelle gelegt.
Wann nicht nutzen: Ohne Quelle. Ein Prüfer, der nur denselben Text noch einmal liest, findet wenig. Lässt eine KI ihre eigene Antwort ohne Rückmeldung von außen korrigieren, wird sie eher schlechter (Huang et al., ICLR 2024). Der Prüfer braucht etwas, das der Ersteller nicht hatte.
Prompt-Vorlagen für Entscheidungen und Planung
10. Zwei Optionen vergleichen
Zweck: Eine Entscheidungsvorlage, wenn du zwischen zwei Anbietern, Werkzeugen oder Wegen schwankst.
Ziel: Eine Gegenüberstellung von <Option A> und <Option B>, damit ich
entscheide. Du entscheidest nicht.
Kontext: Ich brauche das für <Aufgabe>. Wichtig sind mir: <drei
Kriterien, z. B. Kosten pro Monat, Datenschutz, Aufwand für mich>.
Material: Die Angebote / Beschreibungen beider Optionen: <einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Nur Angaben aus dem Material. Fehlt eine Angabe, schreib [FEHLT].
- Keine Empfehlung, solange ein Kriterium [FEHLT] hat.
Format: Tabelle mit Kriterium, Option A, Option B, Quelle. Darunter: die
Fragen, die ich den Anbietern stellen sollte.
Fertig, wenn: Jede Zelle hat eine Quelle oder [FEHLT].
Wann nicht nutzen: Bei Preisen und Funktionen aus dem Gedächtnis der KI. Die ändern sich schneller, als ein Modell lernt. Immer die aktuelle Seite des Anbieters als Material mitgeben.
11. Die Woche ordnen
Zweck: Aus einer langen Aufgabenliste wird ein Plan, der in deine Woche passt.
Ziel: Ein Wochenplan aus meiner Aufgabenliste.
Kontext: Ich habe diese Woche etwa <n> Stunden für Arbeit am Business.
Feste Termine: <einfügen>.
Material: Meine Aufgabenliste mit Schätzung in Minuten: <einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Plane höchstens 80 Prozent der freien Zeit ein.
- Schieb nichts mit Frist nach hinten. Wenn es nicht passt, sag es.
- Streiche nichts, markiere nur "passt nicht in diese Woche".
Format: Tage als Überschrift, darunter die Aufgaben mit Dauer. Am Ende:
"Passt nicht", "Kann jemand anderes machen" (Mensch oder KI-Mitarbeiter).
Fertig, wenn: Die Summe je Tag stimmt, und keine Frist ist verletzt.
Wann nicht nutzen: Wenn deine Schätzungen fehlen. Ohne Minuten je Aufgabe rät der Plan.
12. Herausfinden, welcher Ablauf am stärksten an dir hängt
Zweck: Bevor du ein Werkzeug suchst, klärst du, welches Problem du zuerst löst.
Ziel: Eine Liste meiner wiederkehrenden Abläufe, sortiert danach, wie
stark sie an mir hängen.
Kontext: Ich bin <Beruf/Firma>, <n> Personen.
Material: Meine Woche in Stichpunkten, was ich wann und wie lange mache:
<einfügen>.
Grenzen:
- Du versendest und veröffentlichst nichts, das Ergebnis ist ein Entwurf.
Ist etwas unklar, frag nach, statt zu raten.
- Keine Werkzeuge oder Anbieter vorschlagen.
- Schätzungen nur aus meinen Angaben. Wo Zeiten fehlen, frag nach.
Format: Tabelle mit Ablauf, wie oft, Minuten pro Woche, nur ich kann das
(ja/nein), Ergebnis in Minuten prüfbar (ja/nein). Sortiert nach Minuten.
Darunter für die oberen drei: Wo kommen die Daten her, was passiert damit,
wo müssen sie hin?
Fertig, wenn: Der oberste Ablauf wiederholt sich jede Woche, kostet
spürbar Zeit und lässt sich in Minuten prüfen. Das ist dein erster
Kandidat.
Wann nicht nutzen: Wenn du schon weißt, welcher Ablauf dich bremst. Dann fang mit Vorlage 6 an und schreib ihn auf.
Wenn du eine Vorlage jede Woche brauchst
Eine Vorlage, die du jede Woche aus deinen Notizen kopierst, ist der Anfang eines KI-Mitarbeiters. Leg sie dorthin, wo Claude sie bei jedem Gespräch findet: in ein eigenes Claude-Projekt oder in die Anweisungsdatei eines Arbeitsordners. Dann schreibst du die Grenzen einmal, und jede Korrektur bleibt. Wie das geht, steht in Claude Prompts auf Deutsch, in CLAUDE.md: das Gedächtnis von Claude Code und in KI-Mitarbeiter erstellen.
Häufige Fragen
Was ist eine Prompt-Vorlage?
Eine Prompt-Vorlage ist ein fertig gebautes Briefing für eine Aufgabe, die immer wiederkommt: Du kopierst es, setzt dein Material ein und bekommst ein Ergebnis, das du prüfen kannst. Die zwölf Vorlagen hier sind für Claude geschrieben und funktionieren meistens genauso in ChatGPT.
Was ist der Unterschied zwischen Prompt und Briefing?
Ein Prompt sagt, was du willst. Ein Briefing sagt zusätzlich, womit gearbeitet wird, was nicht entschieden werden darf und woran du erkennst, dass es fertig ist. Das macht das Ergebnis prüfbar.
Funktionieren die Prompt-Vorlagen auch in ChatGPT?
Meistens ja. Ziel, Material, Grenzen und Format hängen an deiner Aufgabe, nicht am Modell.
Soll ich der KI eine Rolle geben, etwa „Du bist Steuerberater“?
Für den Ton kann das helfen. Bei Faktenfragen genauer werden die Antworten dadurch laut den Studien oben nicht. Wenn du Fachwissen brauchst, gib das Fachwissen als Material mit.
Wie lang darf ein Briefing sein?
So lang, wie dein Material es braucht. Kürzen lohnt sich bei den Regeln: lieber drei harte Grenzen als zehn weiche.
Darf ich Kundendaten in die Vorlagen einsetzen?
Nur so viel, wie die Aufgabe braucht, und für personenbezogene Daten nur mit einem passenden Firmenabo und Auftragsverarbeitungsvertrag. Im Zweifel erst mit Platzhaltern arbeiten. Keine Rechtsberatung, im Einzelfall prüfen lassen.
