Eine Newsletter-Vorlage, die dir jede Woche Arbeit spart, ist weniger eine Gestaltung als ein fester Text-Aufbau: eine Willkommensmail, die sagt, was ab jetzt kommt und nach welchen Regeln, ein Gerüst, nach dem jede Ausgabe gebaut ist, ein paar Muster für den Betreff und ein Fuß mit Absender, Impressum und Abmeldelink, der unter jeder Mail gleich bleibt. Alles davon steht unten zum Kopieren, kostenlos und ohne Anmeldung, dazu ein Prompt, mit dem Claude die Vorlage auf dein Geschäft zuschneidet. Gestaltungsvorlagen mit Farben und Spalten findest du in deinem Newsletter-Tool oder bei Design-Werkzeugen wie Canva; hier geht es um den Text, der darin steht.
Als Beispiel dient mein eigener Newsletter „Aus dem Maschinenraum“. Er kommt jeden Dienstag, die erste Ausgabe ging am 27. Oktober 2026 raus, und du kannst sie im Wortlaut der Mail auf der Website lesen. Nach der Bestätigung der Anmeldung bekommt jeder Leser zuerst eine Begrüßungsmail, danach die wöchentlichen Ausgaben. Eine Abgrenzung vorab: Ein Newsletter geht an alle, die eingewilligt haben. Eine Mail an einen einzelnen Kontakt mit einem laufenden Vorgang ist etwas anderes, dafür gibt es die Nachfass-Mail-Vorlage: Angebot ohne Druck und die E-Mail-Vorlagen für Geschäftsmails. Wie du einen Newsletter von Grund auf aufsetzt, vom Versprechen bis zum Werkzeug, steht in Newsletter kostenlos erstellen: Anleitung.
Newsletter-Vorlage 1: die Willkommensmail
Die Willkommensmail ist die einzige Mail, auf die dein Leser wartet: Er hat sich gerade eingetragen und den Bestätigungslink geklickt. Deshalb gehört hinein, was der Newsletter für ihn tut, wann er kommt und woran du dich hältst. Platzhalter stehen in spitzen Klammern.
Betreff: Du bist eingetragen: <Name des Newsletters>
Vorschauzeile: Was ab <Wochentag> kommt, und eine Frage an dich
Hallo <Vorname, falls du ihn abfragst>,
danke für deine Bestätigung. Ab jetzt bekommst du jeden <Wochentag>
<Name des Newsletters>.
Darin steht jedes Mal:
- <Baustein 1, z. B. ein echter Fall aus meiner Arbeit>
- <Baustein 2, z. B. die Regel, die ich daraus ziehe>
- <Baustein 3, z. B. eine Vorlage zum Übernehmen>
Hinweise auf meine Angebote sind auch dabei, immer am Ende und als
solche erkennbar.
Drei Regeln, an die ich mich halte:
1. <Regel>
2. <Regel>
3. <Regel>
<Falls es eine Zugabe gibt: Deine <Zugabe> kommt in einer eigenen Mail.>
Eine Frage zum Schluss: <Frage, die sich in einem Satz beantworten
lässt, z. B. Woran hängst du gerade fest?> Antworte einfach auf diese
Mail.
<Gruß>
<Vorname>
<Fuß, siehe Abschnitt Pflichtangaben>
- Die drei Bausteine wiederholen das Versprechen deiner Anmeldeseite, im selben Wortlaut. Bei mir steht dort: „Jeden Dienstag ein echter Vorgang aus meinem Büro, die Regel, mit der ich den zuständigen KI-Mitarbeiter führe, und eine Vorlage, die du direkt für deinen übernimmst.“ Wer die Willkommensmail liest, soll wiedererkennen, wofür er sich eingetragen hat.
- Die Werbung wird angekündigt, nicht versteckt. Unter meinem Anmeldeformular steht, dass Hinweise auf meine Trainings und Angebote dabei sind. Die Willkommensmail sagt dasselbe noch einmal.
- Die Regeln sind ein Werkzeug für später. Bei mir sind es die drei Regeln, die für alle fünfzehn KI-Mitarbeiter gelten, und spätere Ausgaben beziehen sich darauf. In meiner ersten Ausgabe steht: „Das ist Regel 2 aus meiner Begrüßungsmail: Wer etwas baut, prüft es nicht selbst.“
- Die Zugabe bekommt eine eigene Mail. Bei mir kommt sie mit Download-Link direkt nach der Bestätigung, die Begrüßungsmail dann am Morgen danach. So geht keine der beiden in der anderen unter. Wie aus der Willkommensmail eine Serie mit mehreren Mails wird, steht in E-Mail-Automation: Willkommensserie aufbauen.
- Die Frage am Ende ist für dich: Die Antworten zeigen, worüber du in den nächsten Ausgaben schreiben solltest. Stell sie nur, wenn du Antworten auch liest.
Vorlage 2: das Gerüst für jede Ausgabe
Ein festes Gerüst nimmt dir jede Woche die Frage ab, wie du anfängst. Dieses folgt dem Aufbau meiner ersten Ausgabe, mit den Zwischenüberschriften, die dort im Text stehen.
Betreff: <Muster aus dem Abschnitt Betreffzeilen>
Vorschauzeile: <ein Satz, der den Betreff ergänzt, nicht wiederholt>
Hallo,
<Für wen ist das Thema, und was geht heute nicht? Zwei Sätze.>
<Was zeige ich dir heute? Ein Satz.>
Das Prinzip
<Die Idee in einem Absatz, mit einem konkreten Beispiel.>
So ist es gebaut
- <Schritt oder Baustein>
- <Schritt oder Baustein>
- <Schritt oder Baustein>
Wo ich gerade stehe
<Was fertig ist und was nicht. Zahlen nur mit Quelle.>
Zum Mitnehmen
<Ein Handgriff, den der Leser heute umsetzt, ohne etwas zu kaufen.>
In eigener Sache
<Ein Angebot, mit Preis oder Bedingungen. Ein Link.>
Bis <nächster Erscheinungstag>
<Vorname>
<Fuß>
Zwei Teile tragen das Gerüst. „Zum Mitnehmen“ ist der Grund, warum jemand die nächste Ausgabe öffnet: In meiner ersten Ausgabe ist es ein Suchen-und-Ersetzen, das Namen und Kontonummern gegen Platzhalter wie KUNDE_1 tauscht, bevor ein Kundentext in Claude geht. Und „In eigener Sache“ steht am Ende und klar abgesetzt, damit die Ausgabe auch ohne Angebot trägt. Dort stehen bei mir das Angebot und seine Bedingung, sieben Tage kostenlos testen. Die Ausgabe auf der Website trägt den Vermerk, dass Angebote darin den Stand vom Versandtag wiedergeben. Den Satz kannst du übernehmen, wenn du alte Ausgaben online stellst.
Die ersten drei Ausgaben planen
Ein Beispiel, wie du die ersten drei Ausgaben verteilst, wenn du noch keine Themenliste hast:
- Ausgabe 1: das Thema, für das sich die meisten eingetragen haben. Gibt es eine Zugabe, baust du darauf auf.
- Ausgabe 2: die Frage, die dir Kunden oder Leser am häufigsten stellen, auch aus den Antworten auf die Willkommensmail.
- Ausgabe 3: etwas, das du an einem eigenen Ablauf geändert hast, mit dem Grund und dem Ergebnis, soweit du es belegen kannst.
Betreffzeilen-Muster für deinen Newsletter
Der Betreff entscheidet vor dem Öffnen. Diese Muster funktionieren mit dem Gerüst oben, die Beispiele sind gebaut:
Was nie in einen Newsletter-Betreff gehört: „Re:“, „AW:“, „Ihre Bestellung“ oder ein Absendername, hinter dem jemand anderes steht. Nach § 6 Abs. 2 DDG darf in Kopf- und Betreffzeile werblicher Mails „weder der Absender noch der kommerzielle Charakter der Nachricht verschleiert oder verheimlicht werden“, und ein vorgetäuschtes „Re:“ ist genau so ein Fall. Üblich ist ein Absendername aus deinem Vornamen und dem Namen des Newsletters; wer dahintersteht, zeigen Absenderadresse und Impressum im Fuß.
Pflichtangaben: was in jeden Newsletter gehört
Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Betreiber-Perspektive mit dem Wortlaut der Gesetze, Stand: November 2026. Wie du die Vorlage in deinem Mail-Werkzeug umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
- Einwilligung vor der ersten Mail. Werbung per E-Mail ohne „vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten“ ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine unzumutbare Belästigung. Die Bestätigungsmail mit Link (Double-Opt-in) ist der übliche Weg, die Einwilligung nachzuweisen. Wie das Verfahren aufgebaut ist, steht in Double-Opt-in: Ablauf, Pflicht und Nachweis.
- Werbung erkennbar, Zugaben mit Bedingungen. § 6 Abs. 1 DDG verlangt, dass kommerzielle Kommunikation „klar als solche zu erkennen“ ist und dass bei Preisnachlässen, Zugaben und Geschenken die Bedingungen „klar und unzweideutig angegeben werden“. Deshalb steht im Gerüst bei „In eigener Sache“ die Bedingung direkt beim Angebot.
- Eine Adresse zum Abbestellen. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 c UWG braucht jede Werbemail eine gültige Adresse, an die der Empfänger die Abbestellung richten kann, ohne dass andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. In der Praxis ist das der Abmeldelink. Bei mir steht er am Ende jeder Ausgabe und auch der Begrüßungsmail, und Abmelden geht auch mit einer Antwort auf eine Mail.
- Impressum. § 5 DDG verlangt für geschäftsmäßige digitale Dienste Angaben, die „leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar“ und „ständig verfügbar“ sind, unter anderem Name und Anschrift, bei juristischen Personen Rechtsform und Vertretungsberechtigte, eine E-Mail-Adresse, Register und Registernummer, eine vorhandene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ob eine einzelne Mail selbst so ein Dienst ist, sagt der Wortlaut nicht ausdrücklich. Üblich ist, die Angaben oder einen direkten Link aufs Impressum in den Fuß jeder Mail zu setzen; die Vorlage unten macht das.
Der Fuß zum Kopieren:
Du bekommst diese Mail, weil du dich auf <Website> für <Name des
Newsletters> eingetragen und die Anmeldung bestätigt hast.
Abmelden: <Abmeldelink aus deinem Tool>
Datenschutz: <Link zur Datenschutzerklärung>
<Firma und Rechtsform> · <Anschrift> · vertreten durch <Name>
<E-Mail> · <Register und Nummer> · <USt-IdNr., falls vorhanden>
Impressum: <Link>
Den Abmeldelink setzt du als Platzhalter deines Werkzeugs ein, bei Listmonk zum Beispiel {{ UnsubscribeURL }}. Wie du Listmonk selbst betreibst, steht in Newsletter selbst hosten mit Listmonk. Schick dir jede neue Vorlage einmal selbst und klick den Link an, bevor sie an die Liste geht. Welches Werkzeug zu dir passt, steht in Newsletter-Tool kostenlos: welches passt?.
Prompt: Claude passt die Vorlage an dein Geschäft an
Der Prompt folgt dem Aufbau meiner Prompt-Vorlagen: 12 Briefings zum Kopieren für Selbstständige mit Ziel, Kontext, Material, Grenzen, Format und „Fertig, wenn“. Er funktioniert in Claude und meistens genauso in ChatGPT.
Ziel: Eine Willkommensmail und das ausgefüllte Gerüst für meine ersten
drei Newsletter-Ausgaben, nach den Vorlagen im Material.
Kontext: Ich bin <Beruf, Geschäft> und schreibe für <Zielgruppe>. Mein
Newsletter heißt <Name> und erscheint <Rhythmus, Wochentag>. Auf der
Anmeldeseite verspreche ich: <Satz von der Anmeldeseite>. So klinge ich
(drei Absätze, die ich selbst geschrieben habe): <einfügen>.
Material:
- Vorlage Willkommensmail: <einfügen>
- Vorlage Ausgabe: <einfügen>
- Meine Themen oder Notizen für drei Ausgaben: <einfügen>
- Mein Angebot für "In eigener Sache", mit Preis und Bedingungen:
<einfügen>
Grenzen:
- Du lieferst Entwürfe und versendest nichts. Ist etwas unklar, frag
nach, statt zu raten.
- Keine Erlebnisse, Kunden oder Zahlen, die nicht im Material stehen.
Fehlt etwas, schreib [ERGÄNZEN: was fehlt].
- Das Versprechen der Anmeldeseite bleibt wörtlich gleich.
- Der Fuß mit Abmeldelink und Impressum bleibt unverändert.
- Keine Betreffzeilen mit "Re:", "AW:" oder vorgetäuschten Bestellungen.
Format: Willkommensmail mit Betreff und Vorschauzeile. Danach je Ausgabe
drei Betreffvorschläge, eine Vorschauzeile und das ausgefüllte Gerüst.
Am Ende eine Liste "Stellen, die ich ergänzen muss".
Fertig, wenn: Jeder Satz lässt sich auf mein Material zurückführen, und
jede Mail endet mit dem unveränderten Fuß.
Die drei Absätze „so klinge ich“ sind der wichtigste Teil des Materials. Warum Beispiele mehr bringen als Adjektive wie „locker, aber professionell“, steht in Kann KI Mails in meiner Stimme schreiben?. Für einzelne Ausgaben nach dem Start reicht danach Vorlage 8: Ein Text in deiner Stimme aus Stichpunkten. Wie du eine Ausgabe mit KI schreibst, vom Material bis zur Freigabe, steht in Newsletter mit KI erstellen: der Ablauf.
Wenn eine KI-Mitarbeiterin die Rohfassung schreibt
In meinem Betrieb gehört Content zu Conny, meiner KI-Mitarbeiterin für Content; auf ihrer Seite stehen Newsletter-Rohfassungen als Beispiel für das, was mit ihr außer Reels geht. Zwei ihrer Regeln stecken im Prompt oben: Sie erfindet keine Fakten, im Zweifel bleibt die Stelle offen, und sie entwirft, ich gebe frei. Ein Newsletter geht in deinem Namen raus, der Versand bleibt deine Entscheidung.
Häufige Fragen
Wo finde ich kostenlose Newsletter-Vorlagen?
Gestaltungsvorlagen mit Farben und Spalten bieten Newsletter-Tools und Design-Werkzeuge wie Canva an. Für den Text stehen auf dieser Seite drei Vorlagen zum Kopieren: Willkommensmail, Gerüst für jede Ausgabe und der Fuß mit den Pflichtangaben, dazu fünf Betreffzeilen-Muster und ein Prompt zum Anpassen.
Was gehört in eine Willkommensmail?
Was der Newsletter enthält, im Wortlaut deiner Anmeldeseite, wann er kommt, dass Hinweise auf Angebote dabei sind, ein paar Regeln, an die du dich hältst, und eine Frage zum Antworten. Eine Zugabe schickst du besser in einer eigenen Mail. Unten stehen Abmeldelink und Impressum, wie bei jeder Ausgabe.
Muss ein Impressum in den Newsletter?
§ 5 DDG verlangt Anbieterangaben für geschäftsmäßige digitale Dienste, „leicht erkennbar“ und „unmittelbar erreichbar“. Ob das für jede einzelne Mail gilt, sagt der Wortlaut nicht ausdrücklich. Üblich ist ein Impressum oder ein direkter Link darauf im Fuß.
Wie lang sollte eine Ausgabe sein?
So lang, wie das Gerüst trägt, und nicht länger. Meine erste Ausgabe hat im Wortlaut auf der Website knapp 350 Wörter, von der Anrede bis zum Gruß, mit fünf Zwischenüberschriften. Wird eine Ausgabe deutlich länger, stecken meist zwei Themen darin, und eins davon ist die nächste Ausgabe.
Kann ich die Vorlage auch für einen englischen Newsletter nutzen?
Den Aufbau ja. Die Pflichtangaben hängen am Recht des Landes, in dem deine Leser sitzen. In den USA verlangt der CAN-SPAM Act unter anderem eine gültige Postanschrift in jeder Werbemail und dass Abmeldungen innerhalb von zehn Werktagen umgesetzt werden.
Wie du weitermachst
Kopier die Willkommensmail, setz die drei Bausteine im Wortlaut deiner Anmeldeseite ein und füll den Fuß einmal vollständig aus. Schick dir die Mail selbst, klick den Abmeldelink und lies sie auf dem Handy. Danach füllst du das Gerüst für Ausgabe 1, mit dem Prompt oder von Hand.
Wie ein Newsletter mit diesem Aufbau jede Woche aussieht, siehst du in „Aus dem Maschinenraum“: Jeden Dienstag ein echter Vorgang, die Regel dahinter und eine Vorlage zum Übernehmen. Hier trägst du dich ein.
