E-Mail-Automation heißt: Eine Mail geht auf einen Auslöser hin raus, ohne dass du auf Senden drückst. Auslöser sind etwa die Bestätigung der Anmeldung, ein Datum oder ein Klick. Für Selbstständige und kleine Firmen ist die Willkommensserie meist die erste Automation, die sich lohnt (eine Faustregel, keine Messung): drei bis fünf Mails nach der Bestätigung. Die erste kommt sofort und liefert, was das Formular versprochen hat, dazu was als Nächstes kommt. Die übrigen folgen im Abstand von ein bis zwei Tagen, jede mit genau einem Ziel. Einrichten kannst du das in vielen Newsletter-Werkzeugen, in einigen schon im Gratis-Tarif. Rechtlich brauchst du für Werbung per Mail eine vorherige Einwilligung, und jede Mail braucht einen Weg zur Abmeldung.
Ich zeige das an meiner eigenen Strecke: der Begrüßungsmail meines Newsletters Aus dem Maschinenraum und dem Mini-Kurs gegen den Papierkram, fünf Mails an fünf Abenden. Wo die Serie in den ganzen Weg vom Beitrag bis zum Angebot passt, steht in Marketing-Funnel: Stufen am echten Beispiel.
Was E-Mail-Automation ist und wo die Willkommensserie hingehört
Eine Automation besteht immer aus drei Teilen: Auslöser, Wartezeit, Mail. Daraus lassen sich wenige Abläufe bauen, die für kleine Unternehmen wirklich zählen.
Einen ganzen Takt für ein Webinar zeigt Webinar-Funnel aufbauen: Ablauf, Mails, Tools. Nicht in diese Liste gehört das Nachfassen nach einem Angebot. Das ist eine Mail an eine bestimmte Person zu einem bestimmten Gespräch, und sie wirkt nur, wenn sie genau dazu passt. Vier Vorlagen dafür stehen in Nachfass-Mail-Vorlage: Angebot ohne Druck.
Aufbau einer Willkommensserie: Mail für Mail
Der folgende Aufbau ist ein Vorschlag, keine Messung. Er folgt einer einfachen Regel: Wer sich gerade eingetragen hat, will das Versprochene, und zwar jetzt.
Fünf Regeln für jede Mail der Serie:
- Ein Ziel, ein Link. Wer drei Dinge will, bekommt keins.
- Der Betreff sagt, was drin ist. „Abend 1 von 5“ trägt mehr als ein Rätsel.
- Jede Mail knüpft an die vorige an. So wird aus einzelnen Mails eine Serie.
- Gleicher Absender, gleicher Ton. Wie du deinen Ton für eine KI beschreibbar machst, steht in Kann KI Mails in meiner Stimme schreiben?.
- Jede Mail hat einen Ausgang. Abmelden mit einem Klick, bei einem Kurs am besten auch „nur den Kurs beenden“.
Mein Beispiel: Begrüßungsmail und Mini-Kurs
Zwei Abläufe laufen bei mir, und beide kannst du auf kevinwelter.com selbst durchklicken.
Die Begrüßungsmail des Newsletters. Nach dem Klick auf den Bestätigungslink kommt die Begrüßungsmail mit den drei Regeln, die bei mir für alle fünfzehn KI-Mitarbeiter gelten. Die erste reguläre Ausgabe kommt am Dienstag. Die Begrüßung ist kein Pflichttext, sie arbeitet weiter: In der ersten Ausgabe vom 27. Oktober 2026 steht „Das ist Regel 2 aus meiner Begrüßungsmail: Wer etwas baut, prüft es nicht selbst.“
Der Mini-Kurs. Fünf Abende, jeden Abend ein Projekt gegen den Papierkram per Mail, mit Briefing zum Kopieren. Die erste Mail kommt am Tag nach der Bestätigung um 18 Uhr, dann jeden Abend eine. Jede beginnt mit derselben Frage: Ist es fertig? Wenn nicht, bleibst du beim Projekt vom Vortag. Wie eine Kurs-Mail aufgebaut ist, zeigt die Kursseite an Abend 1: was reingeht, was rauskommt, dann das Briefing zum Kopieren, drei Schritte und woran du siehst, dass es fertig ist.
Drei Dinge aus dieser Strecke kannst du übernehmen; die ersten beiden stehen so in meiner Datenschutzerklärung (Abschnitt 7.8), das dritte auf der Kursseite:
- Erst das Versprochene, dann die Begrüßung. Bei einer Anmeldung mit Zugabe kommt die Zugabe direkt nach dem Klick in einer eigenen Mail. Die Begrüßungsmail folgt am Morgen nach der Bestätigung.
- Der Kurs hat einen eigenen Ausgang. Über den Link in jeder Kurs-Mail lässt sich der Kurs beenden, ohne den Newsletter abzubestellen. Wer sich ganz abmeldet, beendet auch den Kurs und alle vorgemerkten Mails.
- Das Formular sagt, was kommt. Auf der Kursseite steht vor dem Absenden: der Mini-Kurs mit fünf Mails an fünf Abenden und der Newsletter, dienstags, mit Hinweisen auf meine Trainings und Angebote.
E-Mail-Automation Tools: was die Tarife können
Stand: November 2026, abgerufen am 6. November 2026 auf den Preisseiten der Anbieter. Preise ändern sich, prüf sie vor der Entscheidung.
Brevo nennt schon im Tarif Starter für 7 Euro im Monat Formulare, die „automatisch Follow-up E-Mails“ auslösen, sobald sich jemand anmeldet; eine Serie mit mehreren Stufen führt die Preisseite erst beim Standard-Tarif. CleverReach richtet seine Tarife laut Preisseite ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.
Für einzelne Mailserien zu Webinaren und für Wartelisten nutzen wir zusätzlich zum Newsletter Brevo*. Den Newsletter selbst verschicke ich mit Listmonk, das wir selbst betreiben. Listmonk bringt Stand November 2026 keine eingebaute Willkommensserie mit: Der Wunsch nach einer laufenden Begrüßungskampagne für neue Abonnenten steht im Projekt als offene Anfrage. Wer selbst hostet, baut die Abfolge über die Schnittstelle selbst und muss dafür je Abonnent speichern, wann die Serie startete und welche Mail schon raus ist.
* Affiliate-Link: Wenn du dich über diesen Link bei Brevo registrierst oder einen Tarif buchst, bekomme ich eine Provision. Dein Preis ändert sich dadurch nicht.
Alle Gratis-Tarife im Vergleich, auch ohne Automation, stehen in Newsletter-Tool kostenlos: welches passt?. Wie Brevo im Alltag rechnet, steht in Brevo Preise, Erfahrungen und Alternativen. Den Betrieb von Listmonk beschreibt Newsletter selbst hosten mit Listmonk. Wer von Mailchimp wechselt, findet die Optionen in Mailchimp-Alternative für Selbstständige.
Rechtliche Basis: Einwilligung und Abmeldelink
Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Betreiber-Perspektive. Eine Willkommensserie, die auf Angebote hinweist, ist Werbung. Für Werbung per Mail nennt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine unzumutbare Belästigung, wenn keine „vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten“ vorliegt. Daraus folgen vier Punkte für die Serie:
- Einwilligung vor der ersten Mail. Die Serie startet erst nach dem Klick auf den Bestätigungslink, nie schon nach dem Absenden des Formulars. Wie das Verfahren abläuft und wie du die Einwilligung nachweist, steht in Double-Opt-in: Ablauf, Pflicht und Nachweis.
- Im Formular steht, was kommt. Wenn die Serie in einen Newsletter mit Angeboten übergeht, gehört das vor das Absenden, nicht in Mail 5.
- Jede Mail mit Abmeldung. Unzulässig ist laut § 7 Abs. 2 Nr. 3 c UWG auch Werbung, bei der „keine gültige Adresse vorhanden ist“, an die der Empfänger die Aufforderung zur Einstellung richten kann. Ein Abmeldelink in jeder Mail erfüllt das am einfachsten.
- Kunden sind ein Sonderfall. § 7 Abs. 3 UWG erlaubt Werbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen an Kunden, deren Adresse du beim Verkauf bekommen hast, mit Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei jeder Verwendung. Für eine Anmeldung zu einer Gratis-Zugabe verlass dich nicht darauf.
Bei Gewinnspielen, Zugaben gegen Daten oder Weitergaben an Partner lass den Aufbau rechtlich prüfen; die technische Strecke schauen wir uns gemeinsam an.
Wo KI-Mitarbeiter bei der Serie helfen
Bei mir bleibt, was auf meiner Kursseite steht: den Auftrag geben, das Ergebnis freigeben und entscheiden, was live geht. Die Arbeit davor teilen sich zwei KI-Mitarbeiter.
Conny, meine KI-Chefredakteurin (KI für Instagram-Reels: so arbeitet Conny), schreibt in meiner Stimme und erfindet keine Fakten; im Zweifel bleibt die Stelle offen. Auf eine Willkommensserie übertragen: Sie entwirft die Mails aus deinem Material, du gibst jede frei. Erprobt ist bei mir eine Newsletter-Rohfassung, nicht die Serie.
Ralf, mein KI-Webdesigner (Website mit KI erstellen und modernisieren), baut neue Landingpages in bestehende Websites ein und betreut auch kevinwelter.com technisch. Für eine Serie ist das die Anmeldeseite mit Formular: Er prüft Build, Mobilansicht und Klickwege bis zur Bestätigungsseite, den Livegang bereitet er vor, die Freigabe bleibt bei dir. Wie eine Ausgabe mit KI entsteht, vom Material bis zur Freigabe, steht in Newsletter mit KI erstellen: der Ablauf.
Häufige Fragen
Was ist eine Willkommensmail?
Die erste Mail nach der bestätigten Anmeldung. Sie liefert, was das Formular versprochen hat, sagt, was wann kommt, und bittet um eine kleine Reaktion, etwa eine Antwort. Einen fertigen Text zum Anpassen findest du in Newsletter-Vorlage mit Willkommensmail.
Wie viele Mails sollte eine Willkommensserie haben?
Drei bis fünf sind ein guter Start. Wichtiger als die Zahl ist, dass jede Mail ein eigenes Ziel hat. Mein Mini-Kurs hat fünf, weil er fünf Projekte hat.
In welchem Abstand verschicke ich die Mails?
Mail 1 sofort nach der Bestätigung, danach ein bis zwei Tage Abstand. Ein Kurs darf täglich kommen, wenn das im Formular steht, wie bei meinem Mini-Kurs mit einer Mail an jedem Abend.
Welches E-Mail-Automation-Tool ist kostenlos?
Stand November 2026 enthalten der Gratis-Tarif von MailerLite drei aktive Automationen und der von CleverReach eine. Bei Kit und Mailchimp sind automatische Serien im Gratis-Tarif nicht enthalten, Brevo nennt Einschränkungen.
Brauche ich für die Willkommensserie eine eigene Einwilligung?
Keine zusätzliche, wenn das Formular die Serie nennt. Enthält sie Werbung, brauchst du die Einwilligung vorher; wer sich für einen Newsletter mit Angeboten einträgt und das im Formular so liest, willigt in genau das ein.
Wie du weitermachst
Schreib dir für deine Serie die Tabelle oben ab und trag je Mail einen Satz ein: Was soll der Leser danach getan haben? Wenn du sehen willst, wie sich eine Serie von innen anfühlt, trag dich für den Mini-Kurs gegen den Papierkram ein: fünf Abende, fünf Mails, und du siehst Betreff, Aufbau und Ausgang an dir selbst. Wenn du nur die wöchentliche Ausgabe willst, trag dich auf meiner Newsletter-Seite ein. Wenn du noch ganz am Anfang stehst, beginn mit Newsletter kostenlos erstellen: Anleitung.
