Einen Newsletter mit KI erstellen heißt nicht, auf einen Knopf zu drücken und eine fertige Ausgabe zu bekommen. Es heißt, die Arbeit in vier Schritte zu teilen: Du sammelst das Material der Woche, die KI schreibt daraus eine Rohfassung nach einem festen Aufbau, mit Betreff und Vorschauzeile, dann prüft jemand jede Zahl, jeden Namen und jeden Link gegen die Quelle, und am Ende gibst du die Ausgabe selbst frei. Die KI übernimmt das Formulieren. Das Thema, die Fakten und die Entscheidung, was rausgeht, bleiben bei dir.
Mein Newsletter heißt „Aus dem Maschinenraum“ und kommt dienstags, die erste Ausgabe ging am 27. Oktober 2026 raus. Eine Newsletter-Rohfassung aus Notizen, Calls und Beiträgen der Woche, mit Betreff und Vorschauzeile, hat Conny, meine KI-Mitarbeiterin für Content, bei mir erprobt. In meinem Aufgaben-Katalog heißt „bei mir erprobt“: in meinem Betrieb durchgespielt, läuft aber nicht regelmäßig. Der Ablauf unten beschreibt deshalb, wie eine Ausgabe mit KI entstehen kann. Wie du einer KI allgemein beibringst, nach dir zu klingen, steht in Kann KI Mails in meiner Stimme schreiben?; den Einstieg ins Schreiben mit KI überhaupt findest du in Texte mit KI schreiben: der Einstieg. Hier geht es nur um den Newsletter.
Newsletter mit KI erstellen: die vier Schritte
Die Schritte sind dieselben, egal ob du mit Claude, ChatGPT oder der KI in deinem Newsletter-Tool arbeitest.
| Schritt | Wer | Was am Ende daliegt |
|---|---|---|
| 1. Material der Woche | du | eine Datei mit Notizen, Gesprächsstichpunkten, Links und dem einen Thema der Ausgabe |
| 2. Rohfassung | die KI | Entwurf nach festem Aufbau, mit Betreff, Vorschauzeile und markierten Lücken |
| 3. Faktenprüfung | eine zweite Prüfung, nicht derselbe Durchgang | Liste der geprüften Angaben, Korrekturen, geschlossene Lücken |
| 4. Freigabe und Versand | du | die Ausgabe im Newsletter-Tool, Testmail gelesen, verschickt |
1. Material der Woche sammeln
Diesen Schritt nimmt dir kein Werkzeug ab. Eine KI ohne Material schreibt den Durchschnitt aus tausend fremden Newslettern: „In der heutigen schnelllebigen Zeit …“. Mit Material schreibt sie über deine Woche. Lege dir deshalb eine Datei an, in die du über die Woche alles wirfst, was eine Ausgabe tragen könnte: Stichpunkte nach einem Kundengespräch, eine Frage, die dir dreimal gestellt wurde, ein Beitrag, den du veröffentlicht hast, eine Zahl mit Fundstelle.
Am Ende der Woche entscheidest du, welches eine Thema die Ausgabe bekommt. Diese Wahl gibst du nicht ab. Meins steht auf der Anmeldeseite: „Jeden Dienstag ein echter Vorgang aus meinem Büro, die Regel, mit der ich den zuständigen KI-Mitarbeiter führe, und eine Vorlage, die du direkt für deinen übernimmst.“ Ein echter Vorgang lässt sich nicht erfinden, nur aufschreiben.
2. Die Rohfassung nach festem Aufbau
Die KI bekommt drei Dinge: das Material, den festen Aufbau deiner Ausgaben und zwei oder drei frühere Ausgaben als Beispiel für den Ton. Der feste Aufbau ist der größte Hebel: Er nimmt der KI die Frage ab, wie sie anfängt, und dir die Frage, ob etwas fehlt.
Der Aufbau meiner ersten Ausgabe hat sieben Teile, vom Problem über „Das Prinzip“, „So ist sie gebaut“, „Wo ich gerade stehe“ und „Zum Mitnehmen“ bis „In eigener Sache“ und dem Gruß. Genau so steht er im Briefing unten, du kannst ihn der KI als Vorgabe geben. Als Gerüst zum Kopieren, mit Willkommensmail und Fuß, steht er in der Newsletter-Vorlage mit Willkommensmail.
Zur Rohfassung gehören auch Betreff und Vorschauzeile, also der Text, den das Mailprogramm neben dem Betreff anzeigt. Lass dir drei Betreffvarianten geben und wähle selbst.
3. Die Faktenprüfung
Hier entscheidet sich, ob du der KI trauen kannst. Ein Sprachmodell schreibt flüssig, auch dort, wo es nichts weiß; warum, steht in KI-Halluzinationen erkennen und reduzieren. Deshalb gilt für Conny bei mir eine feste Regel, die auf ihrer Seite steht: Sie erfindet keine persönlichen Fakten über mich, keine Anekdoten, keine Zahlen, keine Kundendetails. Im Zweifel bleibt die Stelle offen. Eine sichtbare Lücke im Entwurf kostet dich eine Minute, eine plausible Erfindung im verschickten Newsletter kostet Vertrauen.
Prüfen solltest du nicht im selben Durchgang, in dem geschrieben wurde. Meine erste Ausgabe nennt es „Regel 2 aus meiner Begrüßungsmail: Wer etwas baut, prüft es nicht selbst.“ Praktisch heißt das: ein neuer Chat oder ein zweiter Mensch, der nur prüft, mit dem Entwurf und den Quellen. Ein fertiges Briefing dafür ist Vorlage 9, Gegenlesen als getrennter Prüfer.
| Angabe im Entwurf | Prüfen gegen |
|---|---|
| Zahlen, Ergebnisse, Prozentwerte | deine Notiz mit Fundstelle; ohne Fundstelle fliegt die Zahl raus |
| Preise, Termine, Fristen | die Angebotsseite oder den Kalender, am Versandtag |
| Namen von Kunden oder Personen | deren Einverständnis; im Zweifel weglassen |
| Zitate | den Wortlaut der Quelle, nicht die Zusammenfassung der KI |
| Links | einmal anklicken, auch die Abmeldung im Testversand |
| „Ich habe …“-Sätze | ob es wirklich so war |
4. Freigabe und Versand
Verschickt wird bei mir nichts, was ich nicht selbst gelesen habe; auf Connys Seite steht es kürzer: „Posten ist mein Gate. Sie entwirft, ich gebe frei.“ Für den Newsletter heißt das: Die Ausgabe wird ins Newsletter-Tool übertragen, du schickst dir eine Testmail, liest sie am Handy und klickst dann selbst auf Versenden. An dieser Stelle unterschreibst du für einen Text, der in deinem Namen bei jedem Abonnenten landet.
