Ein Webinar-Funnel ist die Strecke, die aus einem Interessenten über ein kostenloses Online-Training einen Kunden machen soll. Er hat sechs Stationen: eine Anmeldeseite mit einem klaren Versprechen, eine Bestätigungsmail mit Klick auf den Link, Erinnerungen vor dem Termin, das Webinar selbst (live oder aufgezeichnet), Nachfass-Mails getrennt nach Teilnehmern und Nicht-Erschienenen und am Ende ein Angebot mit genau einem nächsten Schritt. Gebaut wird er aus drei Werkzeugen: einer Seite mit Formular, einer Webinar-Software und einer Mail-Automation. Wer einen Webinar-Funnel aufbauen will, plant zuerst die Mails, nicht die Folien, denn an ihnen hängt, wie viele der Angemeldeten wirklich kommen.
Webinare und Live-Trainings gehören bei mir dazu. Die Anmeldungen dazu verwalten wir mit Listmonk, das wir selbst auf unseren Servern bei Hetzner betreiben, für einzelne Mailserien zu Webinaren nutzen wir zusätzlich Brevo, und die Trainings selbst laufen über Zoom oder Microsoft Teams. So steht es in meiner Datenschutzerklärung. Wie ein Webinar in den größeren Trichter passt, zeigt Marketing-Funnel: Stufen am echten Beispiel, alle Beiträge zum Thema sammelt die Übersicht Leads gewinnen.
Webinar-Funnel: die sechs Stationen im Überblick
Ein Webinar-Funnel ist ein Sales Funnel mit einem Termin in der Mitte. Anders als bei einem Freebie liegt nichts sofort im Postfach, die Leute tragen sich für eine Verabredung in ein paar Tagen ein. Dazwischen geht viel verloren, deshalb tragen die Mails so viel Gewicht.
Sinkt die Quote zwischen Bestätigung und Teilnahme, liegt es meist an Uhrzeit, Erinnerungen oder einem Termin, der zu weit weg liegt, nicht am Inhalt.
Die Anmeldeseite: ein Versprechen, zwei Felder
Die Anmeldeseite beantwortet fünf Fragen, bevor jemand sie stellt: Was kann ich danach? Wann und wie lange? Live oder als Aufzeichnung? Wer spricht? Wird am Ende etwas verkauft? Die letzte Frage offen zu beantworten spart enttäuschte Abmeldungen nach dem Angebot.
Im Formular reichen Vorname und E-Mail-Adresse. Jedes weitere Feld ist eine Hürde, und Daten, die du nicht brauchst, musst du auch nicht schützen. Der Text unter dem Formular sagt, welche Mails kommen: Bestätigung, Termin, Zugang, Erinnerungen und, wenn du eins machst, das Angebot danach. Wie du die Seite selbst baust, steht in Landingpage erstellen: Anleitung und Tools. Was nach dem Klick auf „Anmelden“ zu sehen ist, beschreibt Thank You Page: Danke-Seite mit Beispielen. Ein Webinar ist eine Form des Lead-Magneten; die anderen Formen vergleicht Lead-Magnet erstellen: acht echte Beispiele.
Der Mail-Takt vom Eintrag bis zum Angebot
Ein Beispiel für einen Takt, der sich für ein Live-Webinar an einem festen Termin eignet. Das ist ein Vorschlag aus dem üblichen Aufbau, kein Messergebnis: Welche Erinnerung bei deinem Publikum wirkt, siehst du erst an deinen eigenen Zahlen.
Steht der Termin noch nicht fest, sagt die Willkommensmail das, und die Terminmail folgt, sobald er steht.
Eine Regel spart Ärger: Lege fest, wer die Mails verschickt. Zoom und Microsoft Teams schicken selbst Bestätigungen und Erinnerungen. Schickt dein Mail-Werkzeug dieselbe Erinnerung noch einmal, kommt alles doppelt. Entweder die Webinar-Software verschickt alles, oder du schaltest ihre Mails ab und steuerst den Takt aus einem Werkzeug.
Live oder aufgezeichnet
Live beantwortet Fragen im Moment, und der Termin ist ein Grund, jetzt zu kommen; dafür hat ein Teil der Angemeldeten genau dann keine Zeit. Ein aufgezeichnetes Webinar zu wählbaren Zeiten lässt sich ohne dich wiederholen, aber die Fragen fehlen, und wer merkt, dass „live“ nur gespielt war, glaubt dir den Rest nicht mehr. Sag also, was es ist.
Ob es eine Aufzeichnung für alle gibt, steht vorher auf der Anmeldeseite. „Keine Aufzeichnung“ gibt einen Grund zu kommen, „Aufzeichnung für alle“ bringt mehr Anmeldungen. Nur nicht beides versprechen.
Eine Aufzeichnung ist außerdem Rohmaterial. Bei mir hat Conny, meine KI-Mitarbeiterin für Content, aus einem einzigen Webinar 25 Reels herausgesucht und die Inhalte für den Schnitt vorbereitet; für 13 davon schrieb sie gezielte Nachdreh-Sätze, die ich einmal eingesprochen habe, und Eddi schnitt, untertitelte und finalisierte die Reels nach ihrem Briefing.
Nach dem Webinar: Nachfassen und das Angebot
Teilnehmer und Nicht-Erschienene brauchen zwei verschiedene Mails. Wer da war, hat das Angebot gesehen und braucht eine Zusammenfassung, den Link und die Antwort auf seine Frage. Wer nicht da war, braucht zuerst den Inhalt, also die Aufzeichnung oder den nächsten Termin, und erst danach ein Angebot.
Das Angebot selbst ist ein Schritt, nicht drei: ein Kauf, ein Gespräch oder eine Testphase. Eine Frist setzt du nur, wenn es sie wirklich gibt, etwa weil ein Bonus an einen Termin gebunden ist. Hat jemand im Chat eine konkrete Frage gestellt, ist eine persönliche Mail mehr wert als die dritte Automationsstufe; Vorlagen dafür stehen in Nachfass-Mail-Vorlage: Angebot ohne Druck. Wie es mit denen weitergeht, die nicht kaufen, beschreibt Lead Nurturing: was nach der Eintragung kommt. Ist der nächste Schritt ein Gespräch, lohnt ein Blick auf Calendly: Preise, kostenlose Version, DSGVO.
Werkzeuge: Webinar-Software und Mail-Automation
Für einen ersten Webinar-Funnel brauchst du keine Komplettplattform. Drei Bausteine reichen, Stand November 2026:
- Webinar-Software. Zoom verschickt laut seiner Hilfe selbst Anmeldebestätigungen, Erinnerungen, Nachfass-Mails und Mails an Nicht-Erschienene. Bei Microsoft Teams können Veranstalter Vorlagen für Anmeldebestätigung, Warteliste, Terminänderung, Erinnerung und „Aufzeichnung verfügbar“ bearbeiten; wer eigene HTML-Vorlagen nutzt, muss seit 1. Februar 2026 eine eigene, in Microsoft 365 verifizierte Absenderdomain einrichten. Welche Teams-Funktionen in welcher Lizenz stecken, hat Microsoft zum 1. April 2026 zwischen Teams Premium und Teams Enterprise neu verteilt; das prüfst du für dein Konto.
- Mail-Automation. Bei Brevo erlaubt der Free-Tarif nach Freigabe des Kontos bis zu 300 E-Mails am Tag. Schon im Tarif Starter (ab 7 Euro im Monat für 5.000 Mails) lösen Formulare automatisch Folge-Mails aus, sobald sich jemand anmeldet; mehrstufige Abläufe wie ein ganzer Erinnerungs- und Nachfass-Takt stehen auf der Preisseite erst im Tarif Standard (ab 15 Euro im Monat).
- Anmeldeseite. Eine eigene Seite auf deiner Website oder die Landingpage deines Mail-Werkzeugs; Brevo nennt im Standard-Tarif eine Landingpage.
Für einzelne Mailserien zu Webinaren nutzen wir, wie oben beschrieben, Brevo*. Bei mir gilt dabei wie in allen Verteilern: Erst der Klick auf den Bestätigungslink trägt jemanden ein. Wie du eine Serie Schritt für Schritt anlegst, steht in E-Mail-Automation: Willkommensserie aufbauen. Was Brevo im Alltag kostet, steht in Brevo Preise, Erfahrungen und Alternativen.
* Affiliate-Link: Wenn du dich über diesen Link bei Brevo registrierst oder einen Tarif buchst, bekomme ich eine Provision. Dein Preis ändert sich dadurch nicht.
Recht: Einwilligung, Aufzeichnung, Datenschutzerklärung
Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Betreiber-Perspektive. Drei Punkte gehören in jeden Webinar-Funnel:
Einwilligung für die Mails. Erinnerungen an einen Termin, für den sich jemand angemeldet hat, sind etwas anderes als ein Angebot danach. Das Angebot ist Werbung, und Werbung per E-Mail ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ohne „vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten“ eine unzumutbare Belästigung. Deshalb steht im Formular, dass nach dem Webinar ein Angebot kommt, und die Bestätigungsmail sorgt dafür, dass du die Einwilligung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen kannst. Darf die Teilnahme nur mit dieser Zustimmung möglich sein? Das ist die Frage des Kopplungsverbots (Art. 7 Abs. 4 DSGVO), die die Norm nicht pauschal beantwortet. Den Ablauf im Detail beschreibt Double-Opt-in: Ablauf, Pflicht und Nachweis.
Aufzeichnung. Nach § 22 Kunsturhebergesetz dürfen Bildnisse „nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden“. Wer Teilnehmer mit Kamera aufzeichnet und die Aufzeichnung weitergibt, klärt das vorher. Bei den Calls in meinen Communitys machen wir es so: Wir weisen zu Beginn auf die Aufzeichnung hin, und wer nicht erkennbar sein möchte, lässt Kamera und Mikrofon aus und wählt einen Anzeigenamen.
Datenschutzerklärung. Sie nennt die Webinar-Software und das Mail-Werkzeug mit Zweck und Rechtsgrundlage. Kommt ein neues Werkzeug dazu, wird sie nachgezogen, bevor die erste Anmeldung darüber läuft.
Wo ein KI-Mitarbeiter im Webinar-Funnel hilft
Den Funnel baust du einmal. Jedes Mal neu fällt Text an: Anmeldeseite, Mails, Zusammenfassung, Beiträge aus der Aufzeichnung. Den kann ein KI-Mitarbeiter vorbereiten.
Conny arbeitet bei mir mit einer festen Grenze: „Posten ist mein Gate. Sie entwirft, ich gebe frei.“ Sie erfindet keine persönlichen Fakten, keine Zahlen und keine Kundendetails; im Zweifel bleibt die Stelle offen. Bei dir lässt sie sich auf deine Zielgruppe, deine Sprache und deine Formate anpassen, zum Beispiel auch für Newsletter-Rohfassungen. Wie aus Call-Aufzeichnungen Lektionen und Beiträge werden, zeigt Community Management mit KI-Mitarbeitern. Einen anderen Funnel-Typ ohne Termin zeigt Quiz-Funnel bauen: Engpass-Check als Beispiel. Ideen für den kleineren Einstieg ohne Termin stehen in Was ist ein Freebie? Ideen finden und testen.
Häufige Fragen
Was ist ein Webinar-Funnel?
Eine Strecke aus Anmeldeseite, Bestätigung, Erinnerungen, Webinar, Nachfass-Mails und Angebot. Sie führt Interessenten über ein kostenloses Online-Training zu einem nächsten Schritt, etwa einem Gespräch oder einem Kauf.
Wie viele Erinnerungsmails vor einem Webinar sind sinnvoll?
Üblich sind zwei: eine am Vortag und eine kurz vor dem Start. Mehr lohnt sich nur, wenn der Termin weit entfernt liegt. Prüfe, ob deine Webinar-Software schon eigene Erinnerungen verschickt, damit nichts doppelt kommt.
Brauche ich eine Webinar-Plattform mit eingebautem Funnel?
Nein. Für den Anfang reichen eine Anmeldeseite, ein Webinar-Werkzeug wie Zoom oder Teams und eine Mail-Automation. Eine Komplettplattform spart Verknüpfungen und bindet dich an einen Anbieter.
Live oder aufgezeichnet, was ist besser?
Live bringt Fragen und einen Grund zu kommen, aufgezeichnet spart deine Zeit. Die Anmeldeseite sagt ehrlich, was es ist.
Darf ich nach einem kostenlosen Webinar ein Angebot per Mail schicken?
Wenn die Anmeldung das ausdrücklich nennt und bestätigt wurde, ja. Ein Angebot ist Werbung und braucht nach § 7 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung.
Wie du weitermachst
Schreib für dein nächstes Webinar zuerst die sieben Mails aus der Tabelle oben, mit Betreff und je einem Satz Inhalt, und erst danach die Folien. Wenn du sehen willst, wie Conny und die anderen KI-Mitarbeiter solche Strecken vorbereiten, schau in meine Community Claude Practitioners, dort gibt es sie als fertige Vorlagen. Wenn du lieber direkt über deinen Funnel sprechen willst, buch eine Strategie-Session.
