Calendly gibt es kostenlos, mit einer Terminart, einem verbundenen Kalender und einer eigenen Buchungsseite. Die Calendly-Preise für die bezahlten Tarife liegen laut Preisseite (Stand: November 2026) bei 12 Euro pro Platz und Monat für Standard bei monatlicher Zahlung oder 10 Euro bei jährlicher, bei 20 beziehungsweise 16 Euro für Teams und ab 15.000 US-Dollar im Jahr für Enterprise. Bezahlt wird je Person, die Kalender verbindet, nicht je Gast. Beim Datenschutz: Calendly sitzt in den USA, verarbeitet Buchungsdaten als dein Auftragsverarbeiter, stützt die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework, und der Auftragsverarbeitungsvertrag ist laut Calendly schon Teil der Kundenbedingungen. Wer die Daten in der EU haben will, findet Alternativen mit Servern in Europa, einige ebenfalls kostenlos.
Wie du Buchungsseite, Puffer und Erinnerungen grundsätzlich aufsetzt, steht in Termine planen mit KI: was heute schon geht. Alle Beiträge rund um Kontakte, Freebies und Funnels sammelt die Übersicht Leads gewinnen. Ich nutze Calendly selbst für die Strategie-Session auf meiner Kontaktseite; wie das eingebunden ist, steht weiter unten.
Calendly-Preise: die Tarife im November 2026
Die Preisseite zeigt die Beträge je nach Region in US-Dollar, Euro oder Pfund. Hier die Euro-Werte, je Platz und Monat:
Einen Platz braucht laut Preisseite, wer Kalender verbindet und Termine durchführt; Teilnehmer brauchen keinen. Die Plus-Stufen sind ein Aufpreis für den Notetaker (Aufzeichnung, Transkript, Zusammenfassung) und den Assistenten Callie, der Termine per E-Mail plant; beides gibt es derzeit nur auf Englisch. Einen Hinweis zur Umsatzsteuer zeigt die Preisseite nicht, prüf den Endbetrag also im Bestellvorgang.
Calendly kostenlos: was die Free-Version kann und wo sie endet
Die kostenlose Version ist kein Testzugang, sondern laut Calendly „Immer kostenlos“. Was die Vergleichstabelle der Preisseite für Free aufführt und was nicht:
Die Grenze spürst du meist an einer von drei Stellen. Du brauchst eine zweite Terminart, zum Beispiel Erstgespräch und Folgetermin. Dir fehlen die automatischen Erinnerungen gegen nicht wahrgenommene Termine. Oder du willst nach der Buchung auf eine eigene Seite weiterleiten, auf der es weitergeht. Was auf so eine Seite gehört, steht in Thank You Page: Danke-Seite mit Beispielen. Ab dann rechnet sich Standard; wenn mehrere Personen im Wechsel Termine übernehmen sollen (Round Robin), erst Teams.
Calendly und DSGVO: Vertragspartner, USA, AVV
Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Betreiber-Perspektive: was die Unterlagen von Calendly sagen und wie ich es auf meiner eigenen Seite umgesetzt habe.
Vertragspartner und Rolle. Der Data Processing Addendum (DPA, auf Deutsch Auftragsverarbeitungsvertrag) gilt laut Calendly zwischen dir als Verantwortlichem und der Calendly LLC als Auftragsverarbeiter. Er „is incorporated into the Customer Terms“, ist also Teil der Kundenbedingungen; einen eigenen Vertrag unterschreibst du dafür nicht. Für Besuche auf calendly.com und dein Konto ist Calendly laut Datenschutzerklärung selbst verantwortlich.
Übermittlung in die USA. Der DPA hält fest, dass Calendly in den USA sitzt und jede Übermittlung dorthin unter das Data Privacy Framework fällt, für das Calendly sich zertifiziert hat. Fällt der Rahmen weg, greifen laut DPA die Standardvertragsklauseln. Die EU-Kommission führt die USA für Unternehmen im Data Privacy Framework in ihrer Liste der Länder mit angemessenem Schutzniveau; der Beschluss stammt vom 10. Juli 2023.
Wo die Daten liegen. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter (Stand 20. August 2026) nennt für die Infrastruktur, etwa Amazon Web Services und Google, Rechenzentren in den USA. Über neue Einträge informiert Calendly laut DPA mindestens 30 Tage vorher, aber nur, wenn du dich für diese Benachrichtigung einträgst.
Daraus ergibt sich eine kurze Liste: Calendly in der Datenschutzerklärung nennen, mit Zweck, Rechtsgrundlage und Hinweis auf die USA. Den DPA als Teil deiner Unterlagen ablegen, mit Datum. Die Benachrichtigung zu neuen Unterauftragsverarbeitern abonnieren. Und im Buchungsformular nur fragen, was du für das Gespräch wirklich brauchst, denn alles, was Gäste dort eintragen, liegt bei Calendly.
Calendly auf der Website einbinden: Cookies und Einwilligung
Calendly lässt sich in allen Tarifen einbinden: direkt in die Seite, als schwebender Knopf oder als Link, der ein Fenster öffnet. Beim Einbinden bietet Calendly die Option „Remove the cookie banner“, also den eigenen Cookie-Hinweis im Kalender auszublenden. Das ändert nichts daran, was beim Laden passiert. Für Deutschland regelt § 25 Abs. 1 TDDDG, dass Informationen im Endgerät nur gespeichert oder ausgelesen werden dürfen, „wenn der Endnutzer auf der Grundlage von klaren und umfassenden Informationen eingewilligt hat“, außer es ist für einen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich.
Ich habe mich für eine Zwei-Klick-Lösung entschieden. Auf meiner Kontaktseite lädt der Kalender erst, wenn du auf „Kalender laden“ klickst; vorher geht nichts an Calendly. Der Text darüber sagt, dass Calendly ein Dienst aus den USA ist, dass dein Browser ab dem Klick unter anderem deine IP-Adresse überträgt und Calendly eigene Cookies setzt, auch zur Analyse. Die Zustimmung gilt nur für diesen Seitenaufruf. Wer nicht laden will, öffnet Calendly in einem neuen Tab oder schreibt mir über das Formular. In meiner Datenschutzerklärung steht das in Abschnitt 6.3: für die Buchung selbst Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Laden des Kalenders die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
Wie eine Seite mit genau einem Ziel aufgebaut ist und woran du gebuchte Termine misst, steht in Landingpage erstellen: Anleitung und Tools.
Calendly-Alternative: kostenlos und DSGVO-freundlicher
Die üblichen Gründe für einen Wechsel: Die Gratis-Version ist zu eng, oder die Daten sollen in der EU liegen. Alle Angaben von den Seiten der Hersteller (Stand: November 2026):
Selbst hosten. Die offene Variante von Cal.com heißt inzwischen Cal.diy, steht unter MIT-Lizenz auf GitHub und läuft auf deinem eigenen Server. Der Hersteller schreibt dazu allerdings ausdrücklich, sie sei „strictly recommended for personal, non-production use“, Teams und Workflows fehlen, und für den geschäftlichen Einsatz verweist er auf das gehostete Cal.com.
Schon im Abo enthalten. Wenn du Microsoft 365 Business nutzt, hast du Bookings bereits; wer mit Google arbeitet, hat im Kalender Terminpläne. Welche Funktionen dort ein Abo brauchen, steht im Beitrag Termine planen mit KI.
Zeeg verkauft zusätzlich einen KI-Telefonassistenten, auch zum kostenlosen Starter, ab 49 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung. Was solche Assistenten können und was du rechtlich klärst, steht in KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht.
Wie Termine über meine Website laufen
Auf meiner Kontaktseite buchst du 20 Minuten mit mir, per Video über Microsoft Teams oder Zoom, mit vier kurzen Fragen bei der Buchung und Terminen bis 14 Tage im Voraus. Eine zweite Stelle ist der Engpass-Check: Wer angibt, dass mehr Menschen als nur er im Betrieb arbeiten, bekommt in der Auswertung einen Calendly-Link, der das Buchungsformular mit dem Ablauf vorausfüllt, der am stärksten an ihm hängt; Name und Adresse stehen nicht darin.
Meinen Posteingang sortiert Frieda, meine KI-Mitarbeiterin fürs Büro: in vier Stapel plus einen für Fälle, die meine Einschätzung brauchen. Dazu liefert sie Termin-Briefings vor Kalendereinträgen. Selbst versendet sie nie etwas, jede Antwort bleibt ein Entwurf, bis ich ihn freigebe. Woher die Anfragen überhaupt kommen, ist die größere Frage; Wege dafür stehen in Neue Kunden finden als Selbstständiger.
Häufige Fragen
Ist Calendly kostenlos?
Ja, in der Free-Version dauerhaft: eine Terminart für Einzelgespräche, ein verbundener Kalender, unbegrenzt viele Termine und eine anpassbare Buchungsseite. Erinnerungen, weitere Terminarten, Zahlungen und das Entfernen des Calendly-Brandings gibt es erst ab Standard.
Was kostet Calendly im Monat?
Standard kostet laut Preisseite 12 Euro pro Platz und Monat bei monatlicher Zahlung oder 10 Euro bei jährlicher, Teams 20 beziehungsweise 16 Euro. Mit Notetaker und Callie sind es 24 bzw. 18 Euro (Standard Plus) und 32 bzw. 24 Euro (Teams Plus). Stand: November 2026.
Ist Calendly DSGVO-konform?
Das entscheidet dein Einsatz, nicht der Anbieter allein. Calendly bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) als Teil der Kundenbedingungen, einen eigenen musst du nicht anfordern; ist nach eigener Angabe unter dem Data Privacy Framework zertifiziert und nennt Rechenzentren in den USA. Deine Aufgaben sind Datenschutzerklärung, sparsames Buchungsformular und Einwilligung beim Einbinden.
Welche Calendly-Alternative ist kostenlos?
Cal.com, Zoho Bookings und Zeeg haben dauerhaft kostenlose Tarife für eine Person, mit unterschiedlichen Grenzen. Microsoft Bookings und die Terminpläne in Google Kalender kosten nichts extra, wenn du das passende Abo schon hast.
Wie du weitermachst
Schreib auf, welche Terminarten du wirklich anbietest und ob Erinnerungen oder Zahlung dazugehören. Bei einer Terminart ohne Zahlung reicht Calendly Free; ab der zweiten rechnest du Standard gegen eine der Alternativen oben. Wenn du sehen willst, wie das von außen aussieht, buch dir eine Strategie-Session: 20 Minuten zu dem einen Ablauf, der in deinem Unternehmen am stärksten an dir hängt. Frieda gibt es als fertige Vorlage in der Premium-Stufe meiner Community Claude Practitioners für 149 US-Dollar im Monat; in der Standard-Stufe für 27 US-Dollar baust du sie selbst nach. Beide Stufen testest du sieben Tage kostenlos (Stand: 18.10.2026, laut ihrer Seite). Wie aus einem Besuch überhaupt ein Kontakt wird, der später bucht, steht in Lead-Magnet erstellen: acht echte Beispiele. Ideen für das passende Freebie sammelt Was ist ein Freebie? Ideen finden und testen. Wie ein Test wie der Engpass-Check aufgebaut ist, steht in Quiz-Funnel bauen: Engpass-Check als Beispiel. Und was mit Kontakten passiert, die noch nicht buchen wollen, beschreibt Lead Nurturing: was nach der Eintragung kommt.
