Büromanagement-Software vergleichst du nicht nach Funktionslisten, sondern nach sechs Aufgabenbereichen: Aufgaben, Termine, Kontakte, Dokumente, Zeiterfassung und Rechnungen. Kein Werkzeug in dieser Preisklasse deckt alle sechs gleich tief ab, und das ist selten das eigentliche Problem. Das eigentliche Problem ist die Halbnutzung: Der Gewinn einer Alleskönner-Software sitzt in den Übergängen zwischen ihren Teilen, und wer sie für zwei von sechs Bereichen einsetzt, hat die Ablage doppelt statt einmal. Die erste Frage ist deshalb nicht, welches Werkzeug das beste ist, sondern ob dieser Gewinn größer ist als die Kompromisse und Wechselkosten, die eine Suite mitbringt. Die Nutzerpreise der vier verglichenen Werkzeuge liegen zwischen 0 und rund 21 Euro netto je Nutzer und Monat, daneben gibt es Paketpreise je Konto, und die Branchen- und Warenwirtschaftsprogramme bei diesen Suchbegriffen fangen bei 199 Euro monatlich an. Alle Angaben unten stammen aus den Hersteller- und Preisseiten, Stand September 2026.
Ich bin für meinen eigenen Betrieb bei wenigen getrennten Werkzeugen geblieben, statt alles in eine Suite zu legen. Wie ich einen Ablauf zerlege, bevor ich Technik daranhänge, steht auf Prozessoptimierung, das System vor der Softwarefrage in Büroorganisation für Selbstständige. Wer den Ablauf nicht beschrieben hat, kauft kein System, sondern einen zweiten Ort, an dem Dinge liegen können.
Die sechs Bereiche, nach denen du vergleichst
Den sechsten Bereich behandle ich bewusst kurz. Rechnungen und Buchhaltung haben eigene Anforderungen an Aufbewahrung, Export und Steuerberateranbindung; welche Programme das können, steht in Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen. Bringt ein Werkzeug unten Rechnungen mit, heißt das, dass du dort eine Rechnung schreiben kannst, nicht, dass damit Buchhaltung, E-Rechnung und Aufbewahrung erledigt sind.
Ein Ort oder wenige gute Werkzeuge: die Frage vor der Auswahl
Der Reiz einer Alleskönner-Software ist die Vorstellung, dass am Ende nur noch ein Fenster offen ist. Der Haken steht auf keiner Produktseite: Der Vorteil sitzt in den Übergängen, also darin, dass ein Kontakt, sein Termin und sein Dokument zusammenhängen. Er wächst mit der Zahl der Bereiche, die dort wirklich laufen. Sind es zu wenige, ist die Suite kein Ordnungssystem, sondern ein weiteres.
Ein gebautes Beispiel, bewusst kein erlebter Fall: Du legst Aufgaben und Notizen in eine Suite, führst den Kalender aber weiter im Mailprogramm, die Rechnungen in der Buchhaltung und die Verträge im Dateiordner. Jetzt hat der Betrieb vier Orte statt vorher drei, und jede Frage nach einem Dokument hat zwei plausible Antworten. Die Suite hat nichts zusammengeführt, sie hat sich dazugestellt.
Daraus folgt meine Faustregel, kein Gesetz: Zähl vor dem Kauf, wie viele der sechs Bereiche du wirklich umziehen wirst, und sieh nach, wie eng sie zusammenhängen. Bei vier oder mehr lohnt der Weg über ein System meist; auch drei eng verzahnte Bereiche, etwa Kontakte, Termine und Dokumente, können ihn schon tragen. Bleiben zwei lose Bereiche, ist es ehrlicher, je Bereich ein führendes Werkzeug zu benennen und die anderen zu Durchgangsstationen zu erklären. Beides ist ein System, nur die Mischung aus beidem ist keines.
Vier Werkzeuge nach Aufgabenabdeckung
Alle Preise netto, Stand September 2026, aus den Preisseiten der Hersteller.
„Nicht genannt" heißt: Der Hersteller führt diesen Bereich nicht als eigene Funktion. Nachbauen lässt sich oft etwas, nur hast du dafür keine Zusage des Anbieters und pflegst den Nachbau selbst.
Bitrix24 ist in dieser Runde das einzige Werkzeug, das alle sechs Bereiche auf der eigenen Seite führt: CRM, Aufgaben und Projekte, Chat und Onlinebesprechungen, gemeinsame Kalender und Dateispeicher, dazu Websites, HR und Automatisierung; Rechnungen und Zahlungen sitzen im CRM-Bereich. Wer eine echte Suite sucht, landet hier, und hier gilt die Regel von oben am schärfsten: halb benutzt ist es das schlechteste der vier, weil am meisten leer bleibt. Rechnungen im CRM heißt dabei Rechnungserstellung, nicht Buchhaltung. Ob damit die deutschen Anforderungen an E-Rechnung, Aufbewahrung und Übergabe an den Steuerberater erfüllt sind, sagt die Werkzeugübersicht nicht.
Nextcloud ist der andere Pol. Die selbst gehostete Fassung ist quelloffen und kostenlos, die Groupware bringt Mail, Kalender, Kontakte und mit Deck ein Kanban-Board mit. Der Preis steht nicht im Abo, sondern im Betrieb: Server, Updates, Sicherungen. Das ist Arbeit, aber keine, die man allein machen muss. Wer den ersten Server aufsetzt, bringt die Frage in die Community, dort sitzen Leute, die denselben Weg schon gegangen sind.
Datenhaltung, Rechte und Ausstieg
Bei Büro- und Kundendaten zählt auch, wo die Daten liegen, wer sie sehen darf und wie du sie wieder herausbekommst. Was die Hersteller selbst dazu schreiben:
Ob ein Werkzeug für deinen Fall datenschutzrechtlich taugt, entscheidet sich am Auftragsverarbeitungsvertrag und am Tarif, nicht auf einer Produktseite; Rechtsberatung ist das hier nicht. Wer die erste Spalte für den eigenen Betrieb belastbar beantworten will, bringt die Frage in die Community, dort sitzen Leute, die diese Prüfung für dieselben Werkzeuge schon gemacht haben.
Was die Preisangaben wirklich bedeuten
Die Zahlen in der Tabelle sind untereinander nicht vergleichbar, und das fällt erst auf der Rechnung auf.
Notion und Google Workspace rechnen pro Nutzer und Monat. Google schreibt es auf der Preisseite ausdrücklich dazu: „Der Preis gilt pro Nutzer und pro Monat und beinhaltet keine Steuern". Abgerechnet wird laut Google monatlich, für eine einjährige Vertragsdauer nennt der Anbieter 16 Prozent Ersparnis, und die kleineren Beträge neben den Tarifpreisen sind Einstiegspreise für die ersten Monate. Notion nennt 9,50 Euro für Plus und 19,50 Euro für Business bei monatlicher Zahlung und wirbt mit „bis zu 20 %" Ersparnis bei Jahreszahlung.
Bitrix24 rechnet dagegen pro Konto mit Nutzerobergrenze: 69 Euro im Monat für bis zu 5 Nutzer und 24 GB, 144 Euro für bis zu 50 Nutzer und 100 GB. Für eine Person allein ist das teuer, für ein Team von fünf günstig. Wer die Spalte „Preis" ohne Bezugsgröße liest, vergleicht Äpfel mit Kisten.
Auch der Gratis-Einstieg hat je eine Kante. Notion begrenzt im Free-Tarif Bilder, Videos und Anhänge auf 5 MB je Datei. Bei Nextcloud ist die Software frei, die Support-Abos beginnen erst ab 100 Nutzern (Standard 71,29 Euro je Nutzer und Jahr), darunter verweist der Hersteller auf Nextcloud One.
Wie du wieder herauskommst
Diese Frage stellst du vor der Anmeldung, danach ist sie nicht mehr zu ändern.
Notion exportiert nach PDF, HTML, Markdown und CSV, Datenbanken als CSV, normale Seiten als Markdown. Den Export des ganzen Arbeitsbereichs gibt es über die Einstellungen; der Hersteller nennt dafür bis zu 30 Stunden. Die Option, Unterseiten mitzunehmen, ist laut Hilfeseite an Business oder Enterprise gebunden.
Google Workspace liefert einen vollständigen Organisationsexport, stellt aber Bedingungen: Nur ein Super-Administrator kann ihn starten, das Konto muss mindestens 30 Tage bestehen, Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv sein. Die Daten kommen als ZIP nach Diensten sortiert, frühestens 48 Stunden nach dem Start, laut Google üblich rund 72 Stunden und bei großen Mengen bis zu 14 Tage, und nach 60 Tagen löscht Google den Export wieder. Kein Nachmittagsprojekt.
Nextcloud löst die Frage anders: Die Daten liegen von vornherein auf deinem Server. Der Hersteller nennt vollen lesenden und schreibenden Zugriff über CalDAV und CardDAV, Nextcloud Mail arbeitet als IMAP-Client. Termine und Kontakte hängen damit an offenen Standards statt an einem Konto.
Die Regel gilt unabhängig vom Werkzeug: Prüf den Ausgang, bevor du den Eingang benutzt. Drei Fragen reichen. Bekomme ich alles heraus oder nur das, was sich als Tabelle darstellen lässt. Wie lange dauert es. Hängt der Export an einem Tarif, den ich gerade nicht habe.
Der andere Weg: wenige Werkzeuge, je eines führend
Ziehen nach der Zählung nur wenige Bereiche um, ist das kein Rückzug, sondern die passende Bauweise: je Bereich genau ein führendes System, alles andere ist Durchgang.
Für die Zeiterfassung reicht oft ein kleines, eigenständiges Werkzeug. Toggl Track ist im kostenlosen Tarif für bis zu 3 Nutzer zu haben, Starter kostet 9 US-Dollar je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, Premium 16. Für Rechnungen gilt der Verweis von oben: Das ist Buchhaltungssoftware, kein Nebenfach einer Bürosuite.
Der Preis: mehrere Anmeldungen, mehrere Rechnungen, keine gemeinsame Suche. Der Gewinn: Jedes Werkzeug ist in seinem Bereich gut, und du tauschst jedes einzeln aus, ohne dein halbes Büro umzuziehen.
Architekten, Ingenieurbüros und Warenwirtschaft: die andere Preisklasse
Bei diesen Suchbegriffen tauchen regelmäßig Programme auf, die etwas anderes sind als die vier oben. Der Unterschied ist die Fachlogik.
untermStrich ONE richtet sich an Architektur- und Ingenieurbüros. Starter kostet 19 Euro je Nutzer und Monat plus 60 Euro Grundgebühr und enthält Projekte, Zeitprotokollierung, Adressen, Team und DATEV. Rechnungen nach HOAI, Honorare, Aufgaben, Termine und Ressourcenplanung liegen erst im Plus-Tarif, 29 Euro je Nutzer plus 120 Euro; Premium 39 Euro plus 160 Euro.
microtech büro+, oft als „büro plus next" gesucht, ist eine Warenwirtschaft mit ERP-Anspruch. Basic kostet 199 Euro im Monat inklusive 2 Nutzern, jeder weitere 39 Euro, und deckt Warenwirtschaft, CRM, Einkauf und Zahlungsverkehr ab. Core liegt bei 299 Euro, Enterprise bei 399 Euro, Module wie E-Commerce ab 149 Euro kommen obendrauf.
Für die Auswahl zählt daran zweierlei. Die Preisstruktur ist eine andere, Grundgebühr plus Nutzerpreis oder Paketpreis plus Module, keine 15-Euro-Entscheidungen. Und getragen wird das nicht von Aufgaben und Terminen, sondern von der Fachlogik dahinter: Honorare nach HOAI, Lagerbestände, Artikelstämme. Ist die nicht deine eigentliche Arbeit, zahlst du für einen Motor, den du nie startest.
Wo die Software aufhört und die Rolle anfängt
Software ist der Ort, die Rolle ist die Arbeit. Eine Suite zeigt dir, dass 40 Mails im Posteingang liegen, und sortiert sie nach Datum. Was sie nicht tut: entscheiden, welche heute eine Antwort braucht, welche warten kann und welche nie eine gebraucht hätte. Diese Entscheidung ist die Büroarbeit, und sie bleibt liegen, egal wie gut das Werkzeug aussieht.
Bei mir übernimmt diesen Teil Frieda. Sie sortiert den Posteingang in vier Stapel plus einen fünften für alles, was meine Einschätzung braucht, und legt Antworten als Entwurf hin. Versendet wird nichts, ohne dass ich es gelesen habe. Privates, Bewerbungen und Gesundheit fasst sie nicht an, angebunden wird das Postfach über die offiziellen Connectors für Gmail oder Microsoft 365, nicht über Passwörter im Klartext. Damit deckt sie den Posteingangs- und Termin-Teil ab, nicht das ganze Büro und keine Branchensoftware.
Das Verfahren dahinter ist der eigentliche Punkt, und es hängt an keinem Werkzeug. Nach welchen Stapeln sortiert wird, steht in Posteingang sortieren: das Stapel-System. Wann eine Funktion im Mailprogramm reicht und wann es eine eigene Rolle braucht, klärt E-Mail-Triage mit KI: Agent oder Tool?, die Regeln und Filter in Outlook und Gmail stehen in Mails automatisch sortieren, der Termin-Teil in Termine planen mit KI. Was sich sonst noch übergeben lässt, steht in KI für kleine Unternehmen.
Häufige Fragen
Welche Büromanagement-Software ist die beste für einen Ein-Personen-Betrieb?
Erst nach der Zählung: Wie viele der sechs Bereiche ziehen wirklich um, und wie eng hängen sie zusammen. Bei vier oder mehr ist eine Suite wie Bitrix24 meist sinnvoll, weil dort alle sechs geführt werden. Bei zwei losen Bereichen ist je Bereich ein eigenes Werkzeug die ehrlichere Wahl. Ein halb benutztes Programm verschlechtert die Ablage, statt sie zu ordnen.
Gibt es Büromanagement-Software kostenlos?
Ja, in drei Formen. Nextcloud ist selbst gehostet quelloffen und kostenlos, du zahlst mit dem Serverbetrieb. Bitrix24 hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 5 GB, Basis-CRM, Aufgaben, Kalendern und Chat. Notion ist für Einzelpersonen kostenlos, begrenzt Dateien aber auf 5 MB. Alle drei Angaben von den Herstellerseiten, Stand September 2026.
Welche Software passt für Architekten und Ingenieurbüros?
Dort greift Fachsoftware, weil Honorare nach HOAI und Projektcontrolling in keiner allgemeinen Bürosuite stecken. untermStrich ONE beginnt bei 19 Euro je Nutzer und Monat plus 60 Euro Grundgebühr, führt HOAI-Rechnungen aber erst im Plus-Tarif ab 29 Euro plus 120 Euro. Prüf vorher, welcher Tarif deinen Kernvorgang enthält.
Ist büro+ von microtech das Richtige für mein Büro?
Nur, wenn deine eigentliche Arbeit Warenwirtschaft ist. microtech büro+ beginnt bei 199 Euro im Monat für 2 Nutzer, Basic deckt Warenwirtschaft, CRM, Einkauf und Zahlungsverkehr ab, Module ab 149 Euro kommen dazu. Für ein Dienstleistungsbüro ohne Lager ist das eine Preisklasse ohne Gegenwert.
Wie du weitermachst
Nimm die sechs Bereiche aus der ersten Tabelle und schreib je Bereich zwei Zeilen auf: wo es heute liegt, wo es künftig liegen soll. Erst danach öffnest du eine Preisseite. Diese Seite Papier entscheidet zuverlässiger als jeder Funktionsvergleich, weil sie die Zahl liefert, auf die es ankommt: wie viele Bereiche wirklich umziehen.
Und wenn du sehen willst, wie der Posteingangs- und Termin-Teil aussieht, wenn ihn nicht du erledigst, sondern eine Rolle mit aufgeschriebenen Regeln: Frieda gibt es mit genau diesem Aufbau als fertiges Paket in meiner Community Claude Practitioners, mit dem Kurs dazu und Leuten, die dieselbe Auswahl schon getroffen haben.
