Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Betreiber-Perspektive, mit der ich KI-Werkzeuge für mein eigenes Business prüfe. Beim Thema Copilot Datenschutz entscheidet nicht der Produktname, sondern das Konto, mit dem du dich anmeldest. Mit einem Arbeitskonto (Microsoft Entra) gelten für Microsoft Copilot und Copilot Chat laut Microsoft das Data Protection Addendum (DPA) und die Product Terms: Microsoft ist Auftragsverarbeiter, Prompts und Antworten trainieren keine Basismodelle, und die EU Data Boundary greift, mit zwei Ausnahmen, der Websuche über Bing und den Anthropic-Modellen. Mit einem privaten Microsoft-Konto gelten der Microsoft-Servicevertrag und die Datenschutzerklärung. Das DPA ist laut Microsoft an die Product Terms für Firmenprodukte gebunden, für private Konten gibt es deshalb keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, und für Kundendaten ist das nicht der richtige Weg.
Ich nutze Microsoft 365 für Mail und Kalender. Copilot selbst habe ich nicht im Betrieb, geschäftliche Daten laufen bei mir über Claude Team. Alles in diesem Beitrag stammt aus Microsofts eigener Dokumentation: Microsoft Learn, die Support-Seiten für Privatkunden, die Datenschutzerklärung und das DPA in der Fassung vom Mai 2026, alles abgerufen am 28.10.2026. Weitere Grundlagen zu KI im Betrieb sammle ich auf der Seite KI-Grundlagen.
Welcher Copilot? Vier Produkte, zwei Regelwerke
Microsoft hat seine Firmenprodukte umbenannt. In der Dokumentation steht inzwischen dieser Hinweis: „Microsoft 365 Copilot is now named Microsoft Copilot, and Microsoft 365 Copilot Chat is now named Microsoft Copilot Chat.“ In der Übergangszeit tauchen in Lizenzen und Oberflächen laut Microsoft noch die alten Namen auf; an Sicherheit, Compliance und Datenschutz ändert die Umbenennung nichts. Das Firmenprodukt heißt damit genauso wie die Copilot-App für Privatleute. Wer nur auf den Namen schaut, kann die beiden nicht mehr auseinanderhalten.
Das Unterscheidungsmerkmal ist also die Anmeldung. Copilot Chat zeigt laut Microsoft zusätzlich ein grünes Schild oben neben der Schaltfläche für einen neuen Chat, wenn der Firmenschutz („enterprise data protection“) greift. Fehlt das Schild, prüf zuerst, mit welchem Konto du angemeldet bist.
GitHub Copilot ist ein eigenes Produkt fürs Programmieren mit eigenen Bedingungen und nicht Thema dieses Beitrags. Wie es im Vergleich abschneidet, steht in Claude Code vs GitHub Copilot im Vergleich.
Copilot Datenschutz mit Arbeitskonto: was Microsoft zusagt
Rolle. Für Copilot und Copilot Chat schreibt Microsoft, die Nutzung durch Organisationen sei durch das DPA und die Product Terms abgedeckt, „with Microsoft acting as a data processor“. Das DPA selbst legt fest, dass der Kunde Verantwortlicher ist und Microsoft Auftragsverarbeiter. Übermittlungen aus der EU laufen laut DPA über die Standardvertragsklauseln von 2021.
Training. Die zentrale Zusage lautet: „Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren't used to train foundation LLMs“. Für Copilot Chat gilt dasselbe für Prompts und Antworten. Optionales Feedback darf Microsoft zur Verbesserung nutzen, aber laut eigener Aussage nicht zum Training der Basismodelle. Admins können Feedback zentral steuern.
Speicherung. Prompts und Antworten werden gespeichert, als Aktivitätsverlauf. Microsoft verarbeitet und speichert sie nach denselben vertraglichen Zusagen wie die übrigen Inhalte deiner Organisation in Microsoft 365. Bei Copilot Chat werden sie für Prüfung und eDiscovery in Exchange abgelegt. Admins legen über Microsoft Purview Aufbewahrungsrichtlinien fest, Nutzer können ihren eigenen Verlauf im Kontoportal löschen.
Zugriff. Hier liegt der Punkt, den viele unterschätzen. Copilot mit Lizenz greift über Microsoft Graph auf Mails, Chats, Kalender und Dateien zu, und zwar auf alles, was die Person mindestens lesen darf. Microsoft schreibt dazu selbst, wie wichtig es ist, die Berechtigungen in SharePoint und Co. so zu setzen, dass die richtigen Leute Zugriff auf die richtigen Inhalte haben. Ein Ordner, der vor Jahren „für alle“ freigegeben wurde, ist für Copilot sichtbar. Copilot Chat ohne Lizenz arbeitet dagegen vor allem mit dem Web und mit dem, was du selbst hochlädst; in Outlook kommt er laut Microsoft auch an Postfach, Kalender und einen begrenzten Teil der Dateien.
EU Data Boundary: gilt, mit zwei Ausnahmen
Die EU Data Boundary ist laut Microsoft eine geografisch festgelegte Grenze, innerhalb derer Microsoft Kundendaten und personenbezogene Daten für seine Unternehmensdienste speichert und verarbeitet, mit eng begrenzten Ausnahmen. Für Copilot heißt es: „For EU customers, Microsoft Copilot is an EU Data Boundary service.“ Zwei Ausnahmen nennt Microsoft ausdrücklich.
Erstens die Websuche. Wenn Copilot im Web sucht, bildet er aus deinem Prompt eine kurze Suchanfrage aus wenigen Wörtern und schickt sie an Bing, ohne Nutzer- oder Mandantenkennung. Für diese Suchanfragen ist Microsoft aber nicht Auftragsverarbeiter, sondern laut eigener Doku „an independent data controller“, und die EU Data Boundary gilt für sie nicht. Ob und wie die Websuche bei euch läuft, hängt an den Datenschutzeinstellungen der Organisation. Das klärst du mit eurem Admin.
Zweitens die Anthropic-Modelle. In Copilot kann statt der OpenAI-Modelle auch Claude von Anthropic arbeiten. Diese Modelle sind laut Microsoft derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen und in der EU, der EFTA und dem Vereinigten Königreich standardmäßig ausgeschaltet; ein Admin muss sie freischalten. Seit dem 03.04.2026 gibt es zusätzlich eine Einstellung, mit der Anthropic auch in der EU zum Standardmodell für Copilot in den Microsoft-365-Apps werden kann. Eine dritte Stufe sind die „Anthropic models with Data Retention“: Für sie gelten laut Microsoft nicht das Microsoft-DPA, sondern die Bedingungen von Anthropic, und Anthropic speichert die meisten Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage. Diese Modelle sind überall ausgeschaltet, bis ein Admin sie ausdrücklich zulässt.
Wer Copilot also wegen der Datengrenze einführt, sollte die Modellwahl mitentscheiden. Wie sich Copilot und Claude fürs Büro insgesamt unterscheiden, vergleiche ich in Copilot vs Claude: was fürs Büro taugt.
Privates Microsoft-Konto: die Verbraucher-App
Seit dem 18.08.2026 gibt es eine neue Version der Copilot-App. Ihre Datenschutzseite gilt laut Microsoft nur, wenn du dich mit einem privaten Microsoft-Konto anmeldest, und verweist auf den Microsoft-Servicevertrag, die Copilot-Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung. Dort steht: „Microsoft Copilot also uses prompts and related data to provide and improve services, including relevant advertising.“ Einstellen kannst du Gedächtnis, Chatverlauf, Websuche und personalisierte Werbung. Zum Training steht in der allgemeinen Datenschutzerklärung, Microsoft könne Daten nutzen, um eigene KI-Modelle einschließlich großer Sprachmodelle zu entwickeln, zu trainieren und feinzujustieren. Eine Copilot-eigene Aussage dazu oder einen Schalter zum Abmelden vom Training habe ich auf den Seiten zur neuen App nicht gefunden. Die ältere FAQ mit Schalter zum Abmelden vom Training gilt laut Microsoft nur noch für die alte App-Version.
Für einen Betrieb heißt das: Kundendaten gehören nicht in die private Copilot-App, egal wie die Schalter stehen, weil dort kein Auftragsverarbeitungsvertrag dahintersteht. Dasselbe gilt für Copilot in Microsoft 365 Personal oder Family, auch wenn Microsoft dort das Training ausschließt. Das Risiko entsteht meist nicht durch eine Entscheidung der Firma, sondern weil Mitarbeitende mit dem privaten Konto schneller am Ziel sind. Was du dagegen tun kannst, steht in Schatten-KI: wenn das Team heimlich KI nutzt. Eine schriftliche Regel dafür gehört in eure KI-Richtlinie, siehe KI-Richtlinie für dein Team: was rein muss.
Prüfliste: Copilot im Betrieb in sieben Schritten
- Produkt und Konto festlegen. Für Firmendaten nur Copilot oder Copilot Chat mit Arbeitskonto. Private Konten für Firmendaten schließt du schriftlich aus.
- Schild prüfen. Bei Copilot Chat zeigt das grüne Schild, dass der Firmenschutz greift. Erkläre das deinem Team mit einem Bildschirmfoto.
- Vertrag ablegen. Lade die aktuelle Fassung des DPA herunter, notiere das Datum und trag Microsoft als Auftragsverarbeiter in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein. Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten. Als Hilfe für die Compliance-Prüfung bietet Microsoft einen „Microsoft Copilot & Copilot Chat Risk Assessment Quickstart“ an.
- Berechtigungen aufräumen, bevor die Lizenz kommt. Alte Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams prüfen, vertrauliche Ordner einschränken, Vertraulichkeitsbezeichnungen setzen, wo ihr sie nutzt.
- Modelle entscheiden. Anthropic-Modelle bleiben in der EU aus, bis ihr bewusst entscheidet. „Anthropic models with Data Retention“ nur nach eigener Prüfung der Anthropic-Bedingungen. Dasselbe gilt für Agenten von Drittanbietern: Für sie gelten laut Microsoft deren eigene Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen.
- Websuche entscheiden. Für Suchanfragen an Bing ist Microsoft eigenständig Verantwortlicher, die EU Data Boundary gilt dafür nicht. Legt fest, ob ihr das wollt.
- Aufbewahrung festlegen. Legt über Purview fest, wie lange Copilot-Verläufe bleiben, statt euch auf Voreinstellungen zu verlassen.
Welche Daten überhaupt in einen KI-Chat dürfen, unabhängig vom Werkzeug, beschreibe ich in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf. Für Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Daten ist oft ein lokales Modell der bessere Weg, siehe Lokale KI und Datenschutz: Cloud oder Server?
Häufige Fragen
Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform?
Pauschal lässt sich das nicht sagen, und das hier ist keine Rechtsberatung. Microsoft schreibt, Copilot halte die bestehenden Zusagen für Geschäftskunden ein, ausdrücklich die DSGVO und die EU Data Boundary. Ob deine Nutzung zulässig ist, hängt an deinem Konto, deinen Daten, deinem Zweck und euren Einstellungen.
Nutzt Microsoft meine Copilot-Daten zum Training?
Mit Arbeitskonto laut Microsoft nicht: Prompts, Antworten und Graph-Daten trainieren keine Basismodelle. Bei Copilot in Microsoft 365 Personal oder Family schließt Microsoft das Training ebenfalls aus. Für die private Copilot-App nennt die Datenschutzerklärung die Verbesserung der Dienste und Werbung als Zweck und behält sich allgemein vor, Daten zum Training eigener KI-Modelle zu nutzen. Einen Schalter dagegen beschreibt Microsoft nur für die alte App-Version.
Ist Copilot Chat kostenlos und trotzdem geschützt?
Copilot Chat ist laut Microsoft in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen ohne Aufpreis enthalten, und der Firmenschutz kostet nichts extra. Voraussetzung ist die Anmeldung mit dem Arbeitskonto. Das grüne Schild zeigt dir, dass er greift.
Bleiben meine Daten mit Copilot in der EU?
Für EU-Kunden ist Copilot laut Microsoft ein Dienst innerhalb der EU Data Boundary. Ausgenommen sind die Websuchanfragen an Bing und die Anthropic-Modelle. Wer beides nicht nutzt, bleibt nach Microsofts Angaben innerhalb der Grenze, bis auf die eng begrenzten Ausnahmen, die Microsoft für alle Dienste dokumentiert.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag für Copilot?
Mit Arbeitskonto gilt laut Microsoft das DPA, das Microsoft als Auftragsverarbeiter einordnet. Lege die aktuelle Fassung zu deinen Unterlagen. Für die private Copilot-App gibt es kein solches Dokument, deshalb gehören personenbezogene Kundendaten dort nicht hinein.
Wie du weitermachst
Fang mit Schritt 1 und 2 der Prüfliste an: Klär, wer bei euch mit welchem Konto arbeitet, und zeig dem Team das grüne Schild. Danach kommen Berechtigungen und Modellwahl, bevor die erste Lizenz gekauft wird. Habt ihr einen Betriebsrat, gehört er früh dazu, siehe KI und Betriebsrat: wann Mitbestimmung greift. Wenn du Copilot oder eine andere KI für Verträge nutzen willst, lies vorher Verträge mit KI prüfen: was geht, was nicht. Wie andere ihre KI-Werkzeuge datenschutzfreundlich aufsetzen, besprechen wir in meiner deutschsprachigen Community Claude Practitioners.
