Factoring beim Zahnarzt heißt: Die Praxis tritt ihre Forderungen aus Rechnungen an Patienten an ein Abrechnungsunternehmen ab, bekommt das Geld von dort und muss je nach Vertrag nicht mehr selbst mahnen. Das geht nur, wenn der Patient vorher schriftlich in die Weitergabe seiner Daten eingewilligt und dich insoweit von der Schweigepflicht entbunden hat (§ 10 Abs. 6 GOZ). Selbst mahnen heißt: Die Rechnung bleibt bei dir, du erinnerst, mahnst und behältst den Kontakt. Fällig ist die Vergütung erst mit einer Rechnung nach der GOZ, ohne Mahnung kommt ein Patient nur mit einem Hinweis auf der Rechnung nach 30 Tagen in Verzug, und die Forderung verjährt nach drei Jahren zum Jahresende. Welcher Weg passt, hängt an der Zahl offener Rechnungen, an deiner Liquidität und am Preis des Angebots. Unten stehen Zahlungserinnerung und erste Mahnung ohne Behandlungsdetails zum Übernehmen.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Paragrafen stammen aus GOZ, BGB, StGB und KWG, Stand November 2026. Wie Mahnwesen allgemein abläuft, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI.
Factoring beim Zahnarzt: so funktioniert es
Das Kreditwesengesetz beschreibt Factoring als „den laufenden Ankauf von Forderungen auf der Grundlage von Rahmenverträgen mit oder ohne Rückgriff“ (§ 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 9 KWG). Für die Praxis heißt das:
- Rahmenvertrag: Du schließt einen Vertrag mit einem Abrechnungsunternehmen. Er regelt, welche Rechnungen es ankauft, was es dafür berechnet und wer mahnt.
- Abtretung: Mit jeder angekauften Rechnung tritt der neue Gläubiger an deine Stelle (§ 398 BGB). Du musst ihm „die zur Geltendmachung der Forderung nötige Auskunft“ geben und die Belege dazu (§ 402 BGB). Bei einer Zahnarztrechnung sind das Behandlungsdaten.
- Mit oder ohne Rückgriff: Ohne Rückgriff trägt das Unternehmen das Risiko, dass ein Patient nicht zahlt; oft heißt das echtes Factoring. Mit Rückgriff kommt eine Forderung, die ausfällt, zu dir zurück.
Was das kostet, steht nur im jeweiligen Angebot, deshalb nenne ich keine Gebühren.
Ohne Einwilligung keine Weitergabe
Als Zahnarzt unterliegst du § 203 StGB, der dich in Abs. 1 Nr. 1 ausdrücklich nennt: Wer „unbefugt ein fremdes Geheimnis“ offenbart, das ihm als Zahnarzt anvertraut wurde, „wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft“. Schon dass jemand bei dir in Behandlung ist, gehört dazu.
Die GOZ regelt den Weg zum Abrechnungsunternehmen deshalb selbst. § 10 Abs. 6 GOZ: „Die Übermittlung von Daten an einen Dritten zum Zwecke der Abrechnung ist nur zulässig, wenn der Betroffene gegenüber dem Zahnarzt in die Übermittlung der für die Abrechnung erforderlichen Daten schriftlich eingewilligt und den Zahnarzt insoweit schriftlich von seiner Schweigepflicht entbunden hat.“
Daraus folgt:
- Schriftlich und vor der Weitergabe, nicht erst, wenn die Rechnung schon offen ist.
- Nur die nötigen Daten: Die Einwilligung deckt „die für die Abrechnung erforderlichen Daten“, nicht die ganze Karteikarte.
- Lehnt ein Patient ab, bleibt seine Rechnung bei dir.
Nutzt du ein Formular des Abrechnungsunternehmens, prüf es gegen diesen Wortlaut.
Factoring oder selbst mahnen: der Vergleich
Für einen Zahnarzt-Factoring-Vergleich stell jedem Anbieter dieselben Fragen: mit oder ohne Rückgriff, Gebühr und wovon sie abhängt, wann das Geld kommt, wer in welchem Ton mahnt, ob du einzelne Patienten ausnehmen kannst, wie Einwilligung und Verschwiegenheit geregelt sind und wie du wieder herauskommst. Die Antworten schriftlich.
Selbst mahnen in der Zahnarztpraxis: Fälligkeit, Verzug, Verjährung
Fällig erst mit der Rechnung
„Die Vergütung wird fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine dieser Verordnung entsprechende Rechnung nach der Anlage 2 erteilt worden ist“ (§ 10 Abs. 1 GOZ). Ohne Rechnung ist nichts fällig. Nach Abs. 2 gehören unter anderem Gebührennummer, Bezeichnung der Leistung und „eine verständliche Bezeichnung des behandelten Zahnes“ hinein. Die Behandlung steht also auf der Rechnung; Erinnerung und Mahnung verweisen nur auf Nummer, Datum und Betrag.
Wann ein Patient in Verzug ist
Patienten zahlen als Verbraucher. Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt ein Schuldner durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Ohne Mahnung geht es spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, gegenüber Verbrauchern aber nur, „wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist“ (§ 286 Abs. 3 BGB). Der Hinweis gehört deshalb in deine Rechnungsvorlage:
Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB: Sie kommen spätestens in Verzug,
wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang
dieser Rechnung zahlen. Ab Verzug fallen Verzugszinsen an.
Ab Verzug beträgt der Zinssatz „fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz“ (§ 288 Abs. 1 BGB). Die Pauschale von 40 Euro aus § 288 Abs. 5 BGB gibt es nur, wenn der Schuldner „kein Verbraucher“ ist, gegenüber Patienten also in der Regel nicht.
Wann die Forderung verjährt
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von Umständen und Schuldner weißt (§ 199 Abs. 1 BGB). Für Arztrechnungen nach der GOÄ hat der Bundesgerichtshof die Fälligkeit als entscheidend für den Beginn der Verjährung genannt (Urteil vom 21.12.2006, III ZR 117/06). Die GOZ knüpft die Fälligkeit genauso an die erteilte Rechnung. Meine Einordnung daraus: Stellst du die Rechnung 2026, endet die Frist in der Regel am 31.12.2029. Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf, Klage oder Zustellung eines Mahnbescheids hemmen sie (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB).
Vorlage: Zahlungserinnerung und erste Mahnung an Patienten
Beide Texte stehen in der Sie-Form und nennen keine Behandlung. Alles in eckigen Klammern ersetzt du. Schick sie nur an die Anschrift oder Mailadresse, die der Patient für Rechnungen angegeben hat, und schreib nichts zur Behandlung in den Betreff.
Betreff: Rechnung [Nummer] vom [Datum]
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
am [Rechnungsdatum] haben wir Ihnen die Rechnung [Nummer] über
[Betrag] Euro geschickt. Bis heute sehen wir keinen Zahlungseingang.
Vielleicht ist sie untergegangen, deshalb liegt sie noch einmal bei.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis [neues Datum] auf
[IBAN], Verwendungszweck [Rechnungsnummer].
Haben Sie schon gezahlt, betrachten Sie dieses Schreiben bitte
als erledigt. Haben Sie Fragen zur Rechnung oder möchten Sie in
Raten zahlen, rufen Sie uns an: [Telefon], [Zeiten].
Freundliche Grüße
[Name], Praxis [Praxisname]
Bleibt das ohne Antwort, folgt die Mahnung. Sie muss nach Fälligkeit kommen und klar zur Zahlung auffordern; Form und Zahl der Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor.
Betreff: Mahnung zur Rechnung [Nummer] vom [Datum]
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
die Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro ist seit dem
[Fälligkeitsdatum] fällig. Auf unsere Zahlungserinnerung vom
[Datum] ist keine Zahlung eingegangen.
Wir bitten Sie, [Betrag] Euro bis zum [Datum, z. B. in 14 Tagen]
auf [IBAN], Verwendungszweck [Rechnungsnummer], zu überweisen.
[Optional, wenn Verzug schon besteht:] Seit dem [Datum] befinden
Sie sich in Verzug. Wir berechnen Verzugszinsen in Höhe von fünf
Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB).
Gibt es einen Grund, warum die Rechnung offen ist, etwa eine Frage
zu einer Position oder zur Erstattung durch Ihre Versicherung,
melden Sie sich bitte bis zu diesem Datum bei uns.
Freundliche Grüße
[Name], Praxis [Praxisname]
Weitere Mails mit demselben Aufbau stehen in E-Mail-Vorlagen für Geschäftsmails, wie du ohne Druck nachfasst, in der Nachfass-Mail-Vorlage: Angebot ohne Druck.
Was Peter, Sonja und Frieda vorbereiten
So setzt du die drei Rollen in deiner Praxis ein. Du beschreibst jeder einmal den Ablauf, testest ihn an echten Fällen und gibst ihn frei.
Peter gleicht bei mir Belege gegen Kreditkartenabrechnungen ab, und genauso gleicht er Rechnungen gegen Zahlungen ab. Passend macht er nichts: Eine Teilzahlung landet bei „unklar“. Den Ablauf lernt er im Lesemodus, dann an echten Fällen, dann gibst du frei. Die Grenze: Ein Zahlungseingang mit Name und Rechnungsnummer verrät, wer bei dir in Behandlung war. Dieser Abgleich geht nur über die KI-Datenschleuse (unten), sonst bleibt er in deiner Praxissoftware, und der KI-Mitarbeiter liefert nur Mahntexte ohne Patientendaten.
Sonja schreibt bei mir Geschäftsmails. Für deine Praxis lernt sie den Ton aus Praxisbriefen, aus denen du Namen und Behandlungen entfernt hast, und baut daraus Vorlagen wie die oben. Ausfüllen und verschicken tut dein Team.
Frieda fasst sensible Ordner bei mir nicht an, darunter Gesundheit und Rechtsstreit. Für deine Praxis führt sie eine Liste mit Fristen und Forderungen aus dem Verwaltungspostfach, ohne rechtliche Bewertung. Mails von Patienten bleiben bei deinem Team oder laufen über die Schleuse.
Keine der drei Rollen versendet selbst. Ob gemahnt wird, ob du Factoring nutzt, ob du Zinsen verlangst und wann ein Mahnbescheid kommt, entscheidest du. Wie du das in deiner Praxis umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Wie eine KI deinen Ton lernt, steht in Kann KI Mails in meiner Stimme schreiben?.
Die KI-Datenschleuse für den Abgleich mit Patientendaten
Die Datenschleuse sitzt zwischen deinem Team und Claude. Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Claude bekommt die Platzhalter statt der Namen. Kommt die Antwort zurück, setzt die Schleuse die echten Namen wieder ein, und du liest ganz normalen Text. Die Zuordnung, welcher Platzhalter für wen steht, bleibt auf unserem Server in Deutschland.
Die KI-Datenschleuse ist einsatzbereit und bereits in Betrieb. Ich richte sie für jede Praxis einzeln ein und lerne sie auf ihre Arbeit an. Pseudonymisiert heißt nicht anonym, die DSGVO gilt weiter, und die Schleuse senkt das Risiko, sie nimmt dir die Pflichten aus § 203 StGB nicht ab. Keine automatische Erkennung findet jede Angabe. Deshalb klären wir beim Einrichten auch, welche Inhalte gar nicht erst zu Claude gehören. Nach welchen Fragen ich entscheide, was eine KI sehen darf, steht in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Häufige Fragen
Darf ich Patientenrechnungen ohne Einwilligung an ein Factoring-Unternehmen geben?
Nein. Nach § 10 Abs. 6 GOZ ist die Übermittlung an einen Dritten zur Abrechnung nur mit schriftlicher Einwilligung und schriftlicher Entbindung von der Schweigepflicht zulässig. Ohne sie riskierst du eine Strafbarkeit nach § 203 StGB.
Was tun, wenn ein Patient die Zahnarztrechnung nicht bezahlt?
Erst prüfen, ob doch gezahlt wurde oder eine Frage zur Rechnung offen ist. Dann eine Erinnerung mit neuem Datum, danach eine Mahnung mit Frist. Danach kommen Mahnbescheid, Inkasso oder Anwalt in Frage; das entscheidest du mit einer Fachperson.
Wann verjährt eine Zahnarztrechnung?
In drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Weil die Vergütung nach § 10 Abs. 1 GOZ erst mit der Rechnung fällig wird, zählt nach meiner Einordnung (so auch der Fachdienst IWW) meist das Jahr der Rechnung. Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht, ein Mahnbescheid schon.
Lohnt sich Factoring für jede Zahnarztpraxis?
Das hängt an der Zahl offener Rechnungen, an deiner Liquidität und an der Gebühr. Bei wenigen offenen Rechnungen ist eine selbst geschriebene Erinnerung oft der bessere erste Schritt.
Wie du weitermachst
Zähl zuerst, wie viele Rechnungen jeden Monat über das Zahlungsziel hinaus offen bleiben. Prüf dann, ob deine Rechnungsvorlage den Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB enthält, und leg die beiden Vorlagen in deiner Praxissoftware ab. Erst danach lohnt ein Factoring-Vergleich mit den Fragen oben. Bevor irgendein KI-Dienst Daten aus deiner Praxis sieht, geh den KI-Datenschutz-Check durch. Willst du das mit mir anschauen, buch dir ein Erstgespräch. Weitere Branchen: KI für deine Branche.
Was KI-Mitarbeiter sonst im Praxisbüro übernehmen, steht in KI für Zahnärzte: was im Praxisbüro geht. Wie die Ausgabenseite für den Steuerberater vorbereitet wird, steht in Buchhaltung in der Zahnarztpraxis vorbereiten. Die Eingangskontrolle der Laborrechnung steht in Laborrechnung prüfen: BEL II und BEB. Was gilt, wenn ein Patient einen Termin nicht wahrnimmt, steht in Ausfallhonorar beim Zahnarzt: Regeln, Vorlage.
