Ein Ausfallhonorar beim Zahnarzt ist möglich, wenn du feste Termine exklusiv vergibst, der Patient einer Ausfallregel vorher zugestimmt hat, nicht kommt oder zu spät absagt, deine Praxis zu dem Zeitpunkt hätte behandeln können und sich die Zeit nicht anders nutzen ließ. Rechtsgrundlage ist der Annahmeverzug nach § 615 BGB, der über § 630b BGB auch für Behandlungsverträge gilt. Der Bundesgerichtshof hat 2022 entschieden, dass sich ein solcher Anspruch auch gegen gesetzlich Versicherte richtet (BGH, Urteil vom 12.05.2022, III ZR 78/21). Das Ausfallhonorar ist keine zahnärztliche Leistung: Es läuft nicht über die GOZ und nicht über die Krankenkasse, sondern als eigene Privatrechnung, und du musst anrechnen, was du durch den Ausfall sparst oder in der Zeit anderweitig verdienst.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Rechtslage stammt aus dem BGB, zwei Urteilen des Bundesgerichtshofs und Merkblättern der Zahnärztekammern, Stand November 2026. Was KI-Mitarbeiter sonst im Praxisbüro übernehmen, steht in KI für Zahnärzte: was im Praxisbüro geht.
Wann ein Ausfallhonorar beim Zahnarzt zulässig ist
Nach § 630b BGB gelten für den Behandlungsvertrag die Vorschriften über den Dienstvertrag, also auch § 615 BGB: Gerät der Patient mit der Annahme in Verzug, kannst du die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne nachzuleisten. Aus dem BGH-Urteil und den Merkblättern der Kammern ergeben sich fünf Voraussetzungen:
- Bestellpraxis. Termine müssen exklusiv vergeben sein. Wer trotz Termin nach der Reihenfolge des Eintreffens behandelt oder Termine mehrfach vergibt, erfüllt diese Voraussetzung nicht. Die Zahnärztekammer Westfalen-Lippe nennt das „eine Praxis führen, die mit Terminvorläufen arbeitet“.
- Fester Termin, für den Patienten erkennbar reserviert. Ob ein Termin eine „kalendermäßige Bestimmung“ nach § 296 BGB ist, entscheidet sich laut BGH nicht schematisch, sondern nach der „Organisation der Terminvergabe durch den Behandelnden sowie deren Erkennbarkeit für die Patienten“. Im entschiedenen Fall half der Hinweis auf Absagefrist und Ausfallpauschale im unterschriebenen Anmeldeformular.
- Nichterscheinen oder zu späte Absage. Eine bloße Terminabsage ist keine Kündigung des Behandlungsvertrags. Wer die Behandlung ganz beendet, kündigt nach § 627 BGB, und danach kann kein Annahmeverzug mehr entstehen.
- Du hättest behandeln können. Nach § 297 BGB kommt der Patient nicht in Verzug, wenn die Praxis zu diesem Zeitpunkt selbst außerstande war zu leisten. Genau daran scheiterte die Klage im BGH-Fall: Wegen einer Corona-Verordnung durfte die Praxis an dem Tag nicht behandeln.
- Die Zeit ließ sich nicht anders nutzen. Rechtlich ist das die Anrechnung nach § 615 Satz 2 BGB; die Zahnärztekammer Hamburg verlangt, dass du nachweisen kannst, dass die Ausfallzeit „nicht zur Behandlung anderer Patienten oder zur Durchführung weiterer Arbeiten in der Praxis genutzt werden konnte“.
Zu gesetzlich Versicherten schreibt der BGH: Das vergebliche Warten auf einen bestellten Kassenpatienten „unterliegt hingegen nicht der Vergütungspflicht der gesetzlichen Krankenversicherung“. Der Anspruch richtet sich dann gegen den Patienten selbst. Bei Kindern kommt der Behandlungsvertrag in der Regel mit den Eltern zustande; sie unterschreiben die Ausfallregel und zahlen das Ausfallhonorar.
Die Rechtsprechung der Amts- und Landgerichte war vor dem BGH-Urteil uneinheitlich. Manche Gerichte stützten den Anspruch nicht auf § 615 BGB, sondern auf Schadensersatz wegen „schuldhafter Verletzung einer Mitwirkungspflicht“, und dann kommt es auf Verschulden an.
Höhe: was du verlangen darfst
§ 615 BGB gibt dir die Vergütung, die für den Termin vorgesehen war, mit einer Einschränkung in Satz 2: Du musst dir anrechnen lassen, was du „infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung“ deiner Dienste erwirbst oder „zu erwerben böswillig unterlässt“. Die Zahnärztekammer Berlin nennt drei Wege zur Höhe: die Leistungen, die im Termin „mit Sicherheit und vollständig“ erbracht worden wären, den durchschnittlichen Praxisgewinn pro Stunde, oder einen vorher vereinbarten, angemessenen Betrag. Die Zahnärztekammer Westfalen-Lippe rät, den eigenen Praxisstundensatz nachvollziehbar zu kalkulieren, damit ein Gericht nicht schätzen muss.
Bei Pauschalen in einem Formular gelten die Regeln für Allgemeine Geschäftsbedingungen. Zwei Urteile zeigen die Grenzen:
- BGH, 12.05.2022, III ZR 78/21: Eine Ergotherapiepraxis verlangte 25 Euro je kurzfristig abgesagtem Termin. Ob die Klausel einer Inhaltskontrolle standhält, hat der BGH ausdrücklich offengelassen, weil schon der Annahmeverzug fehlte.
- BGH, 08.10.2020, III ZR 80/20: Eine Rehaklinik verlangte bei vorzeitiger Abreise 80 Prozent des Tagessatzes je Tag. Die Klausel war unwirksam, weil sie das jederzeitige Kündigungsrecht nach § 627 BGB ausschloss und einen Schadensersatz unabhängig von Pflichtverletzung und Verschulden begründete.
Dazu kommt ein Landgerichtsurteil, das die Zahnärztekammer Westfalen-Lippe in ihrer Übersicht führt: Nach LG Berlin, 15.04.2005, 55 S 310/04, ist eine Ausfallregel im Formular nur zulässig, wenn der Patient sich bei unverschuldetem Nichterscheinen entlasten kann. Der vorsichtige Weg ist deshalb eine Regel, die drei Dinge offen sagt: Ersparnis wird angerechnet, wer schuldlos verhindert war, zahlt nicht, und die Behandlung kann jederzeit beendet werden. So ist die Vorlage unten gebaut.
Vorlage: Ausfallvereinbarung, Praxisaushang, Erinnerung, Rechnung
Die Vereinbarung gehört in den Anmeldebogen und wird unterschrieben. Ein Aushang allein reicht nach § 305 Abs. 2 BGB nur, wenn ein ausdrücklicher Hinweis „nur unter unverhältnismäßigen Schwierigkeiten möglich ist“; Aushang und Website wiederholen die Regel deshalb nur. Ersetze jede eckige Klammer und lass die fertige Fassung von deiner Kammer oder deinem Anwalt gegenlesen.
TEIL A: AUSFALLREGEL (im Anmeldebogen, zum Unterschreiben)
Unsere Praxis ist eine Bestellpraxis. Ihr Termin wird
ausschließlich für Sie reserviert. In dieser Zeit bestellen wir
keine anderen Patientinnen und Patienten.
Bitte sagen Sie einen Termin, den Sie nicht wahrnehmen können,
spätestens [24 / 48] Stunden vorher ab:
telefonisch unter [Nummer] ([Sprechzeiten]), per Mail an
[Adresse] oder über [Online-Terminbuchung]. Außerhalb der
Sprechzeiten nimmt [Anrufbeantworter / Mail] Ihre Absage an.
Sagen Sie später ab oder erscheinen Sie nicht, können wir Ihnen
ein Ausfallhonorar privat in Rechnung stellen. Es richtet sich
nach der Vergütung für die im Termin vorgesehene Behandlung
[Variante: beträgt [Betrag] Euro je reservierter Stunde].
Wir rechnen an, was wir durch den Ausfall sparen oder durch die
Behandlung anderer Patienten in dieser Zeit verdienen.
Das gilt auch für gesetzlich Versicherte. Die Krankenkasse
übernimmt das Ausfallhonorar nicht.
Das Ausfallhonorar entfällt, wenn Sie den Termin ohne eigenes
Verschulden weder wahrnehmen noch rechtzeitig absagen konnten.
Sie können jederzeit nachweisen, dass uns kein oder ein
geringerer Ausfall entstanden ist.
Ihr Recht, die Behandlung jederzeit zu beenden, bleibt unberührt.
Ich habe die Ausfallregel gelesen und bin einverstanden.
[Ort, Datum] [Unterschrift Patient/in oder Elternteil
bzw. gesetzliche Vertretung]
TEIL B: PRAXISAUSHANG UND WEBSITE
Termine in unserer Praxis
Wir arbeiten als Bestellpraxis: Ihr Termin ist nur für Sie
reserviert. Bitte sagen Sie spätestens [24 / 48] Stunden vorher
ab, telefonisch [Nummer], per Mail [Adresse] oder online
[Link]. Bei späterer Absage oder Nichterscheinen kann ein
Ausfallhonorar anfallen. Die vollständige Regel steht in
unserem Anmeldebogen.
TEIL C: TERMINERINNERUNG (SMS oder Mail, ohne Behandlung)
[Praxisname]: Erinnerung an Ihren Termin am [Datum] um
[Uhrzeit]. Absagen bitte bis [Datum, Uhrzeit] unter [Nummer]
oder [Link].
TEIL D: RECHNUNG (separat, ohne Gebührenziffern)
Ausfallhonorar
Für den für Sie reservierten Termin am [Datum], [Uhrzeit]
bis [Uhrzeit], der nicht wahrgenommen und nicht rechtzeitig
abgesagt wurde, berechnen wir gemäß unserer Vereinbarung vom
[Datum] ein Ausfallhonorar.
Reservierte Zeit [Dauer]
Ausfallhonorar [Betrag] Euro
abzüglich Anrechnung (Ersparnis,
anderweitige Nutzung der Zeit) [Betrag] Euro
Rechnungsbetrag [Betrag] Euro
Zahlbar bis [Datum] auf [Konto].
Zwei Entscheidungen bleiben bei dir. Die Frist: Im BGH-Fall standen 24 Stunden im Formular, das Muster der Zahnärztekammer Westfalen-Lippe nennt 48 Stunden. Und ob du im Einzelfall abrechnest: Die Vereinbarung erlaubt dir das Ausfallhonorar, sie verpflichtet dich nicht dazu.
Terminerinnerung ohne Gesundheitsdaten
Eine Erinnerung per SMS oder Mail kann auf einem fremden Display landen. Gesundheitsdaten sind nach Art. 4 Nr. 15 DSGVO Daten zur Gesundheit „einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen“, und als Zahnarzt unterliegst du § 203 StGB. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO gehört in die Nachricht nur, was für den Zweck „notwendig“ ist.
Daraus folgt die Regel für Teil C oben: Praxisname, Datum, Uhrzeit und der Weg zur Absage. Keine Behandlung, kein „Implantat-Termin“, kein „Kontrolle nach der Wurzelbehandlung“. Frag im Anmeldebogen ab, ob und wohin du erinnern darfst. Ein Erinnerungsdienst ist Auftragsverarbeiter; nach Art. 28 DSGVO arbeitest du nur mit Anbietern, „die hinreichend Garantien dafür bieten“. Kann er Patientendaten sehen, verpflichtest du ihn außerdem zur Geheimhaltung (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Wie Buchungsseiten Erinnerungen und Absagen per Link übernehmen, steht in Termine planen mit KI: was heute schon geht, welche Telefonassistenten Absagen annehmen, in KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht. Fürs Telefon habe ich keinen eigenen KI-Mitarbeiter.
Was KI-Mitarbeiter bei der Ausfallregel vorbereiten
Die Ausfallregel betrifft drei Rollen, die in meinem Betrieb laufen. So setzt du sie in deiner Zahnarztpraxis ein.
Frieda, Postfach. Frieda läuft in meinem eigenen Betrieb, sortiert den Posteingang in Stapel und legt Antworten als Entwurf an; versendet hat sie noch nie etwas selbst. Gesundheit gehört laut ihrer Anleitung zu den Ordnern, die sie nicht anfasst. Eine Absage mit „Ich habe Fieber“ ist eine Gesundheitsangabe. In der Praxis bekommt Frieda deshalb nur das Verwaltungspostfach, in dem keine Patientenabsagen landen, etwa für Labor, Depot und Lieferanten. Patientenabsagen gehen an ein Postfach, das dein Team liest. Frieda liefert dafür nur Textbausteine ohne Namen und Behandlung, die dein Team verschickt: Absage bestätigt, neuer Termin, Hinweis auf die Frist.
Sonja, Texte. Sonja läuft in meinem Betrieb seit dem 17.07.2026. Sie prüft jede Tatsache gegen die Quelle, legt Texte als Entwurf ab und erfindet keine Botschaft. Aus deinen Stichpunkten (Frist, Absagewege, Höhe) entsteht so der Text für Anmeldebogen und Aushang. Ob die Regel rechtlich trägt, entscheidet nicht Sonja.
Ralf, Website. Ralf integriert neue Seiten in eine bestehende Website und bereitet den Livegang vor, die Freigabe bleibt bei dir. Er setzt Teil B auf die Terminseite neben die Online-Buchung; rechtliche Aussagen bleiben laut seiner Team-Seite bei dir.
Die Rechnung selbst entsteht in deiner Praxissoftware; wie Erinnerung und Mahnung aufgebaut sind, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI. Was für offene Patientenrechnungen in der Zahnarztpraxis gilt, steht in Factoring beim Zahnarzt oder selbst mahnen?. Das Mahnwesen übernimmt Peter: Er gleicht Zahlungen gegen offene Rechnungen ab und bereitet Erinnerungen vor, mit Patientennamen über die KI-Datenschleuse, sonst bleibt es in deiner Praxissoftware. Weitere Bausteine für Terminmails stehen in E-Mail-Vorlagen für Geschäftsmails.
Sollen echte Absagemails mit Namen durch eine KI laufen, geht das nur geschützt, zum Beispiel über die KI-Datenschleuse. Sie sitzt zwischen deinem Team und Claude. Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Claude bekommt die Platzhalter statt der Namen. Kommt die Antwort zurück, setzt die Schleuse die echten Namen wieder ein. Die Zuordnung, welcher Platzhalter für wen steht, bleibt auf unserem Server in Deutschland. Die KI-Datenschleuse ist einsatzbereit und bereits in Betrieb; ich richte sie für jede Praxis einzeln ein. Pseudonymisiert heißt nicht anonym, die DSGVO gilt weiter. Keine automatische Erkennung findet jede Angabe. Deshalb klären wir beim Einrichten auch, welche Inhalte gar nicht erst zu Claude gehören. Mehr dazu in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
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Häufige Fragen
Darf ein Zahnarzt bei Kassenpatienten ein Ausfallhonorar verlangen?
Ja, unter denselben Voraussetzungen wie bei Privatpatienten. Der BGH hat 2022 entschieden, dass sich ein Vergütungsanspruch aus § 615 BGB auch gegen gesetzlich Versicherte richtet, weil die Krankenkasse für das vergebliche Warten nicht zahlt. Die Rechnung geht privat an den Patienten.
Wie hoch darf ein Ausfallhonorar beim Zahnarzt sein?
Eine feste Obergrenze gibt es nicht. Maßstab ist die Vergütung, die im Termin angefallen wäre, abzüglich dessen, was du sparst oder in der Zeit anderweitig verdienst. Eine Pauschale im Formular muss angemessen sein und darf das Kündigungsrecht des Patienten nicht aushebeln.
Kann ich das Ausfallhonorar über die GOZ abrechnen?
Nein. Die GOZ regelt Vergütungen für zahnärztliche Leistungen, und ein ausgefallener Termin ist keine. Die Zahnärztekammer Berlin verlangt eine separate Rechnung ohne Bezug auf GOZ oder GOÄ.
Was gilt, wenn der Patient krank wird?
Ob es auf Verschulden ankommt, haben die Gerichte unterschiedlich gesehen. Das Muster der Zahnärztekammer Westfalen-Lippe und die Vorlage oben nehmen schuldlos verhinderte Patienten deshalb aus. Nach dieser Regel zahlt nichts, wer plötzlich erkrankt und weder kommen noch rechtzeitig absagen konnte.
Wie du weitermachst
Nimm deinen Anmeldebogen und prüf, ob dort eine Ausfallregel steht, die Absagewege nennt, Ersparnis anrechnet und schuldlos Verhinderte ausnimmt. Wenn nicht, setz Teil A ein, häng Teil B in den Empfang und stell die Terminerinnerung auf Teil C um. Wie du das in deiner Praxis umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Im Erstgespräch geht es 20 Minuten lang um den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
