KIM in der Arztpraxis ist der gesicherte E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur: Jede Nachricht wird verschlüsselt und signiert, und erreichbar sind nur Einrichtungen, die an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind, also Praxen, Krankenhäuser, Apotheken, Krankenkassen und KVen. Patientinnen und Patienten erreichst du über KIM nicht. Für Kassenpraxen ist KIM Pflicht: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung geht darüber an die Krankenkasse, und seit dem 30. Juni 2024 musst du eArztbriefe darüber empfangen können. Daneben hat fast jede Praxis ein normales E-Mail-Postfach, ein Kontaktformular und ein Verwaltungspostfach. Ein KI-Mitarbeiter bekommt davon nur das Verwaltungspostfach. KIM liest er nicht, Mails von Patienten auch nicht.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Angaben stammen aus dem SGB V, der DSGVO, dem StGB und von gematik, KBV und Bundesärztekammer, Stand November 2026. Andere Branchen findest du unter KI für deine Branche.
Was KIM in der Arztpraxis ist
KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen. Die KBV beschreibt KIM als E-Mail-Dienst, „allerdings besonders gesichert“. Die gematik, die den Dienst festlegt, sagt: „Jede Nachricht über KIM wird automatisch verschlüsselt und signiert.“ Beim Abruf werden die Nachrichten nur für den Empfänger entschlüsselt. Wer dahinter steht, ist geprüft: Alle Adressen stehen im Verzeichnisdienst, dem zentralen Adressbuch der Telematikinfrastruktur. Eine KIM-Adresse endet auf kim.telematik, etwa praxisname.ort@anbieter.kim.telematik.
Voraussetzung ist der Anschluss an die Telematikinfrastruktur mit Praxisausweis (SMC-B) und Heilberufsausweis, dazu ein zugelassener KIM-Anbieter und ein Praxisverwaltungssystem mit KIM-Integration; die ganze Liste steht in der Einrichtungshilfe der gematik (Stand Juni 2025). Gearbeitet wird meist direkt im Praxisverwaltungssystem.
Meist hat eine Praxis eine KIM-Adresse am Praxisausweis, und laut KBV bearbeiten in der Regel die Medizinischen Fachangestellten die Eingänge. Eine eigene Adresse am Heilberufsausweis lässt sich nur öffnen, wenn dieser Ausweis im Kartenterminal steckt.
KIM-Dienst: Pflicht und Fristen
Die Grundlage ist § 311 Abs. 6 SGB V: Die gematik legt „sichere Verfahren zur Übermittlung medizinischer Daten über die Telematikinfrastruktur fest“. KIM ist laut Bundesärztekammer genau dieses Verfahren. Die Pflichten treffen Ärzte und Einrichtungen, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen:
Für die Abrechnung haben laut KBV alle Softwarehersteller KIM integriert, weil der frühere Kanal KV-Connect im Herbst 2025 abgeschaltet wurde. Einfache Textnachrichten über KIM muss deine Software laut KBV nicht anbieten; frag beim Hersteller nach.
Vier Postfächer in der Arztpraxis
Die meisten Praxen haben vier Eingänge:
- KIM: Arztbriefe, Befunde, eAU, Abrechnung, Nachrichten von Kliniken, Krankenkassen und KV. Fast alles mit Patientenbezug, alles im Praxisverwaltungssystem.
- Das normale E-Mail-Postfach der Praxis: Mails von Patienten, Rezeptwünsche, Terminfragen, Rückfragen von Angehörigen.
- Das Kontaktformular der Website: landet als Mail in dem Postfach, das beim Bau eingetragen wurde.
- Das Verwaltungspostfach: Lieferanten, Rechnungen für Praxisbedarf, Gerätewartung, Software, Kammer, Fortbildungen und Rundschreiben, soweit sie per normaler E-Mail kommen.
Nur das vierte kommt ohne Patientendaten aus. Schon eine Terminanfrage ist ein Gesundheitsdatum: Nach Erwägungsgrund 35 der DSGVO gehören auch Informationen dazu, die „im Zuge der Anmeldung für sowie der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen“ erhoben werden. Gesundheitsdaten zu verarbeiten ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich „untersagt“, außer eine Ausnahme aus Abs. 2 greift. Dazu kommt die Schweigepflicht: § 203 Abs. 1 StGB nennt den Arzt ausdrücklich. An Dienstleister darfst du Geheimnisse nach Abs. 3 nur geben, „soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der sonstigen mitwirkenden Personen erforderlich ist“.
E-Mail mit Patienten: der normale Kanal ist offen
Patienten haben keine KIM-Adresse, ihre Mails laufen über das normale Postfach. Wie stark du es schützen musst, hängt am Risiko. Die Datenschutzkonferenz sagt in ihrer Orientierungshilfe zur E-Mail (Stand 16. Juni 2021), ein Berufsgeheimnis könne „ein Indiz für ein hohes Risiko darstellen“. Bei hohem Risiko müssen Absender „regelmäßig eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine qualifizierte Transportverschlüsselung vornehmen“. Wie deine Praxis Patientenmails beantwortet, legst du in deinem Datenschutz fest, bevor eine KI ins Spiel kommt.
Welches Postfach ein KI-Mitarbeiter lesen darf
Mein Business läuft mit fünfzehn KI-Mitarbeitern. Für Postfächer ist Frieda zuständig. Sie läuft in meinem eigenen Betrieb, sortiert den Posteingang in vier Stapel, Sofort, Heute, Kann warten und Papierkorb, plus einen fünften für Fälle, die meine Einschätzung brauchen, und legt Antworten als Entwurf an. Versendet hat sie noch nie etwas selbst; laut Kurs-Anleitung kann sie technisch nur lesen und entwerfen, nicht senden. Sensible Ordner sind tabu: Privates, Bewerbungen, Gesundheit und Rechtsstreit fasst sie nicht an, auch nicht zum Sortieren. Angebunden wird sie über offizielle Connectors für Gmail oder Microsoft 365.
Daraus folgt für die Praxis:
- KIM liest Frieda nicht. KIM läuft über Telematikinfrastruktur, Praxisausweis und Praxisverwaltungssystem, nicht über Gmail oder Microsoft 365, und der Dienst ist für medizinische Daten gebaut.
- Das Patientenpostfach und das Kontaktformular auch nicht. Dort stehen Gesundheitsdaten, schon im Betreff.
- Das Verwaltungspostfach ja, als eigenes Konto, nicht als Ordner im Praxispostfach. Frieda liest gestuft, zuerst Absender, Betreff und Anriss; ein „Rezept für Blutdruckmittel“ im Betreff wäre schon gelesen. Die erste Sicherung ist deshalb ein Konto ohne Patientenmails, die Tabu-Regel die zweite.
So setzt du Frieda in deiner Praxis ein. Auf ihrer Seite steht: „Für deinen Betrieb bekommt Frieda eigene Prioritäten, Antwortregeln, Eskalationswege und Freigabegrenzen.“ In einer Praxis etwa: Lieferverzug und Wartungstermine nach Sofort, Rückfragen von Lieferanten nach Heute mit Antwortentwurf, Fortbildungsangebote nach Kann warten, Werbung in den Papierkorb, Schreiben von Kammer oder KV mit Frist in den fünften Stapel. Schreibt trotzdem eine Patientin hierher, gilt die Regel: nicht öffnen, kein Entwurf, fünfter Stapel; dein Team leitet die Mail ins Praxispostfach weiter. Das Stapel-System beschreibt Posteingang sortieren: das Stapel-System, was Regeln in Outlook und Gmail ohne KI schaffen, Mails automatisch sortieren: Outlook, Gmail, und wann es eine eigene Rolle braucht, E-Mail-Triage mit KI: Agent oder Tool?.
Antworttexte: Sonja
Sonja läuft in meinem Betrieb seit dem 17.07.2026 und schreibt Geschäftsmails in meinem Ton, gelernt aus 50 meiner gesendeten Mails. Versendet wird erst nach meinem ausdrücklichen Wort. Für die Praxis gilt: Aus deinen Ton-Beispielen und Tabus entwirft Sonja die Standardantworten, die dein Team immer wieder schreibt, etwa zu Sprechzeiten, Urlaubsvertretung oder dem Weg für Rezeptwünsche. Das sind Textbausteine ohne Patientendaten; eingesetzt und verschickt werden sie von deinem Team im Praxispostfach. Wie eine gute Geschäftsmail aufgebaut ist, steht in Geschäftsmails schreiben: mit oder ohne KI.
Vorlage: Postfach-Plan der Praxis
Trag für jeden Eingang ein, wer ihn liest und was gilt. Die Regeln sind ein Vorschlag; pass sie an deine Praxis an.
POSTFACH-PLAN DER PRAXIS Stand: [Datum]
Postfach Wer liest KI darf lesen Regel
------------------ ------------------- ------------- ------------------------------
KIM (Praxisadresse) MFA, Ärztin/Arzt nein nur im Praxisverwaltungssystem;
Eintrag im Verzeichnisdienst
jährlich prüfen
Praxispostfach MFA am Empfang nein Patientenmails; Antwort nur
(Patienten) aus Textbausteinen ohne
Befunde; Schutz laut Datenschutz
Kontaktformular MFA am Empfang nein leitet ins Praxispostfach,
nie ins Verwaltungskonto
Verwaltungskonto KI-Mitarbeiter ja eigenes Konto; nur Lieferanten,
(Gmail/M365) sortiert, Praxis- Wartung, Kammer, Fortbildung,
management gibt frei Software; KI entwirft, sendet nie;
Patientenmail darin: nicht
öffnen, weiterleiten
Telefon Empfang nein Notfall entscheidet das Team
Adresse Verwaltungskonto nicht auf Website, Rezeptblock oder Arztbrief.
Wer darf Regeln ändern: [Name]
Steht die Verwaltungsadresse auf der Website, schreiben auch Patienten dorthin. Auf die Website gehören das Praxispostfach und, wie die KBV empfiehlt, die KIM-Adresse.
Kontaktformular und Telefon
Das Formular schickt an eine fest eingetragene Adresse; stell sie aufs Praxispostfach. Frag im Formular nur, was du für die Antwort brauchst; ein offenes Feld „Ihr Anliegen“ lädt dazu ein, Beschwerden hineinzuschreiben. Was beim Formular auf der Website sonst gilt, steht in Website für Ärzte: Pflichten, Aufbau, SEO.
Fürs Telefon gibt es eigene Werkzeuge. Laut KBV „müssen Patienten darauf hingewiesen werden, dass sie mit einer KI kommunizieren“, wenn Telefonassistenten oder Chatbots im Einsatz sind. Anbieter und Recht stehen in KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht.
Texte mit Patientenangaben: nur mit Schutz
Texte von Patienten gehören nicht ungeschützt in einen Cloud-Dienst. Für diesen Fall gibt es meine KI-Datenschleuse. Sie sitzt zwischen deinem Team und Claude. Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Claude bekommt die Platzhalter statt der Namen. Kommt die Antwort zurück, setzt die Schleuse die echten Namen wieder ein, und du liest ganz normalen Text. Die Zuordnung, welcher Platzhalter für wen steht, bleibt auf unserem Server in Deutschland. Die KI-Datenschleuse ist einsatzbereit und bereits in Betrieb. Für deine Praxis richte ich sie einzeln ein und lerne sie auf ihre Arbeit an. Pseudonymisiert heißt nicht anonym, die DSGVO und Art. 9 gelten weiter. Keine automatische Erkennung findet jede Angabe. Deshalb klären wir beim Einrichten auch, welche Inhalte gar nicht erst zu Claude gehören.
Was eine KI in einem Postfach sehen darf, zeigt KI und Datenschutz: was die KI sehen darf, die Lage bei Claude Claude Datenschutz und DSGVO: was gilt.
Häufige Fragen
Ist KIM für Arztpraxen Pflicht?
Für Praxen in der vertragsärztlichen Versorgung ja: Die eAU geht nach § 295 Abs. 1 SGB V über KIM an die Krankenkasse, und seit dem 30. Juni 2024 müssen Praxen eArztbriefe empfangen können (§ 295 Abs. 1c).
Kann ich Patienten per KIM schreiben?
Nein. KIM erreicht nur Einrichtungen, die an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind. Wer der Arztpraxis eine E-Mail schreiben will, nutzt die normale Praxisadresse, und deine Antwort geht auf dem Weg zurück, den dein Datenschutz vorsieht.
Darf eine KI das KIM-Postfach lesen?
Nein. Frieda liest das KIM-Postfach nicht: Sie wird über Gmail oder Microsoft 365 angebunden, KIM läuft über die Telematikinfrastruktur im Praxisverwaltungssystem. KIM-Nachrichten bleiben beim Praxisteam.
Brauche ich neben KIM noch eine normale E-Mail-Adresse?
Ja. Lieferanten, Dienstleister und Patienten haben keine KIM-Adresse. Sinnvoll sind zwei normale Konten: eins für Patienten, eins für die Verwaltung.
Wie du weitermachst
Füll den Postfach-Plan aus, prüf, wohin dein Kontaktformular schickt, und kontrollier deinen Eintrag im Verzeichnisdienst; Fehler bei Praxisadressen korrigiert deine KV. Erst danach bekommt ein KI-Mitarbeiter ein eigenes Verwaltungskonto. Ob ein KI-Dienst überhaupt Praxisdaten sehen sollte, zeigt dir der KI-Datenschutz-Check. Wie du das in deiner Praxis umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Was KI-Mitarbeiter sonst im Praxisbüro übernehmen, steht in KI für Ärzte: Büroarbeit, nicht Diagnose. Wie Rechnungen aus dem Verwaltungspostfach beim Steuerberater ankommen, steht in Buchhaltung in der Arztpraxis: KV und DATEV. Wie Erinnerungen an Privatpatienten ohne Behandlungsdetails aussehen, steht in Arztrechnung: Verjährung und Mahnung.
