Eine Arztrechnung verjährt nach drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung fällig geworden ist. Fällig wird das Honorar nach § 12 GOÄ erst, wenn der Patient eine ordnungsgemäße Rechnung bekommen hat. In der Regel zählt also das Jahr der Rechnung: Rechnungen aus 2023 verjähren mit Ablauf des 31.12.2026, Rechnungen aus 2026 mit Ablauf des 31.12.2029. Eine Mahnung hält die Frist nicht auf, ein Mahnbescheid oder eine Klage schon. Rechtzeitig handeln heißt: bald nach der Behandlung abrechnen, nach festem Plan erinnern und mahnen und im Herbst alle alten offenen Rechnungen durchsehen. Unten stehen ein Fristenplan und zwei Mahntexte an Privatpatienten ohne Behandlungsdetails.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Paragrafen stammen aus BGB, GOÄ, ZPO, StGB, Bundesbeihilfeverordnung und der Musterberufsordnung, Stand November 2026. Für Geschäftskunden, mit Pauschale und Buchhaltungsprogramm, lies Mahnwesen automatisieren mit KI; hier geht es um Patienten als Verbraucher und um die Schweigepflicht. Andere Branchen findest du unter KI für deine Branche.
Arztrechnung: wann die Verjährung beginnt und endet
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB „mit dem Schluss des Jahres“, in dem der Anspruch entstanden ist und du Umstände und Schuldner kennst. Entscheidend ist also, wann der Anspruch entsteht, und das hängt an der Rechnung.
Die Bundesärztekammer rechnet in ihrem GOÄ-Ratgeber genauso: Eine Rechnung vom März 2010 war „am 1. Januar 2014 verjährt“.
Fällig erst mit einer ordnungsgemäßen Rechnung
§ 12 Abs. 1 GOÄ: „Die Vergütung wird fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine dieser Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist.“ Nach Abs. 2 gehören unter anderem Datum, Nummer und Bezeichnung jeder Leistung, Betrag und Steigerungssatz hinein, nach Abs. 3 eine Begründung, sobald eine Gebühr über dem Schwellenwert liegt: dem 2,3fachen, bei Leistungen nach § 5 Abs. 3 dem 1,8fachen, bei Leistungen nach § 5 Abs. 4 dem 1,15fachen. Laut Bundesgerichtshof hängt die Fälligkeit an diesen formellen Angaben, nicht daran, ob jede Position inhaltlich stimmt, und sie ist „auch für den Beginn des Laufs der Verjährungsfrist für den Honoraranspruch von Bedeutung“ (Urteil vom 21.12.2006, III ZR 117/06). Fehlt eine Pflichtangabe, beginnt dein Zeitplan erst mit der korrigierten Rechnung.
Späte Rechnung: verjährt nicht, kann aber verwirkt sein
Wer die Rechnung liegen lässt, schiebt den Fristbeginn hinaus, aber nicht unbegrenzt. Laut GOÄ-Ratgeber ist eine Forderung verwirkt, wenn die Rechnung „über einen längeren Zeitraum nicht erstellt wurde und der Patient aus dem Verhalten des Arztes schließen kann, dass dieser seine Forderung nicht mehr geltend machen wird“. Wie lange zu lang ist, sei „nicht abschließend geklärt“: Ein Amtsgericht hielt zwei Jahre für zu lang, ein Landgericht ließ Rechnungen aus 2005 für Leistungen aus 1997 ohne weitere Umstände gelten. Die Empfehlung dort: „die Rechnungen quartalsweise zu erstellen“.
Eine Sollfrist für die Rechnung könnte mit der neuen GOÄ kommen. Im Entwurf von Bundesärztekammer und PKV-Verband (Stand Juli 2026) steht in § 12: „Die Rechnung soll innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserbringung gestellt werden.“ In Kraft ist das nicht: Das Bundesgesundheitsministerium prüft den Vorschlag (Stand 19.10.2026), die Bundesärztekammer hält den 01.01.2028 für realistisch. Bis dahin gilt die GOÄ von 1996.
Auch für Patienten mit Beihilfe zählt das Rechnungsdatum: Bundesbeamte bekommen sie nach § 54 Abs. 1 BBhV nur, „wenn sie innerhalb von drei Jahren nach Rechnungsdatum beantragt wird“; die Länder haben eigene Regeln. Eine zügige Rechnung hilft also auch deinen Patienten.
Mahnung und Verzug bei Privatpatienten
Verzug entscheidet, ab wann Zinsen laufen, Verjährung, ob du die Forderung noch durchsetzen kannst. Eine Mahnung nach Fälligkeit setzt den Patienten in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Ohne Mahnung tritt Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang ein, bei Verbrauchern jedoch nur, „wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist“ (§ 286 Abs. 3 BGB). Deshalb beginnt der Fristenplan unten mit diesem Satz. Ab Verzug laufen nach § 288 Abs. 1 BGB Zinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz; die 40-Euro-Pauschale aus Abs. 5 gilt nicht gegenüber Verbrauchern. Wie oft du mahnst, schreibt das Gesetz nicht vor, und keine Mahnung verlängert die Verjährung.
Was die Verjährung aufhält
Für den Jahreswechsel wichtig: Nach § 167 ZPO wirkt die Hemmung schon „mit Eingang des Antrags“, wenn die Zustellung demnächst erfolgt; ein Mahnantrag, der vor dem 31.12. eingeht, kann also reichen. Und notier das Datum jeder Teilzahlung, weil sie die Frist neu beginnen lässt. Ob du einen Mahnbescheid beantragst, entscheidest du mit einer Fachperson.
Vorlage: Fristenplan für Privatrechnungen
Die Tage sind ein Beispiel, keine Vorgabe des Gesetzes. Setz deine eigenen ein, gleich für alle Patienten.
FRISTENPLAN PRIVATRECHNUNG (Beispiel, Tage anpassen)
Tag 0 Rechnung nach § 12 GOÄ, mit diesem Hinweis:
"Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB: Zahlen Sie nicht
innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang
dieser Rechnung, kommen Sie in Verzug."
Tag 31 Verzug (nach Ablauf von 30 Tagen ab Zugang), wenn
der Hinweis auf der Rechnung stand
Tag 35 Zahlungseingang prüfen, dann Zahlungserinnerung
Tag 50 Zahlungseingang prüfen, dann Mahnung mit Frist
Tag 65 Frist verstrichen: Rückfrage, Ratenzahlung oder
Mahnbescheid, Entscheidung bei der Praxisleitung
Jedes Jahr im Oktober:
alle offenen Rechnungen aus dem Jahr vor drei Jahren
heraussuchen (im Oktober 2026: Rechnungen aus 2023)
Teilzahlungen mit Datum notieren (Neubeginn)
Bis Mitte Dezember:
entscheiden: Mahnbescheid beantragen oder abschreiben
31.12. Fristende für Rechnungen aus dem Jahr vor drei Jahren
Muster: Zahlungserinnerung und Mahnung zur Arztrechnung
Beide Texte nennen nur Nummer, Datum und Betrag, nie die Behandlung, auch nicht im Betreff. Schick sie nur an die Rechnungsadresse des Patienten.
Betreff: Unsere Rechnung [Nummer] vom [Datum]
Sehr geehrte/r [Frau/Herr Nachname],
für unsere Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro
konnten wir noch keine Zahlung finden. Eine Kopie liegt bei.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] an
[IBAN], Verwendungszweck [Nummer].
Hat sich Ihre Zahlung mit diesem Brief gekreuzt, ist alles in
Ordnung. Fehlt Ihnen noch die Erstattung Ihrer Versicherung
oder Beihilfe, oder möchten Sie in Raten zahlen, sprechen Sie
uns an: [Telefon], [Zeiten].
Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Praxis]
Betreff: Mahnung, Rechnung [Nummer] vom [Datum]
Sehr geehrte/r [Frau/Herr Nachname],
trotz unserer Erinnerung vom [Datum] ist der Betrag von
[Betrag] Euro aus der Rechnung [Nummer], fällig seit dem
[Datum], noch offen. Eine Nachricht von Ihnen haben wir
nicht erhalten.
Bitte zahlen Sie [Betrag] Euro bis zum [Datum] an [IBAN],
Verwendungszweck [Nummer].
[Nur wenn Verzug besteht und du Zinsen verlangst:] Seit dem
[Datum] sind Sie mit der Zahlung in Verzug. Wir berechnen
Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
[Nur wenn du es wirklich tust:] Geht bis dahin keine Zahlung
ein, beantragen wir einen Mahnbescheid.
Haben Sie Fragen zu einzelnen Positionen, rufen Sie uns vor
diesem Datum an: [Telefon].
Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Praxis]
Den Aufbau einer Mail zeigt Geschäftsmails schreiben: mit oder ohne KI, weitere Vorlagen stehen in E-Mail-Vorlagen für Geschäftsmails.
Privatabrechnung Arzt: selbst abrechnen oder Verrechnungsstelle
Die Fristen gelten in beiden Fällen. Der Unterschied: wer erinnert, mahnt und auf das Jahresende achtet.
Die Einwilligung verlangt die Musterberufsordnung in § 12 Abs. 2: „Die Übermittlung von Daten an Dritte zum Zweck der privatärztlichen Abrechnung ist nur zulässig, wenn die Patientin oder der Patient in die Übermittlung der für die Abrechnung erforderlichen Daten nachweisbar eingewilligt hat.“ Verbindlich ist die Fassung deiner Landesärztekammer. Wer bei der Verrechnungsstelle arbeitet, ist selbst an die Schweigepflicht gebunden (§ 203 Abs. 1 Nr. 7 StGB). Ohne Einwilligung bleibt die Rechnung bei dir.
Bei Selbstzahlern kommt § 12 Abs. 5 der Berufsordnung dazu: Zahlt erkennbar keine Versicherung, informierst du vorher schriftlich über das voraussichtliche Honorar und darüber, dass die Kostenübernahme nicht gegeben oder nicht sicher ist. Das beugt auch Streit über die Rechnung vor.
Was Peter, Sonja und Frieda vorbereiten
Mein Business läuft mit fünfzehn KI-Mitarbeitern. So setzt du drei davon im Mahnwesen deiner Praxis ein:
- Peter: die Liste der offenen Posten. Bei mir sichtet er Belege und legt die Kreditkartenabrechnung Position für Position daneben; was nicht exakt passt, meldet er als offen, statt zu raten. In der Praxis gleicht er vor jeder Erinnerung die Zahlungen gegen die offenen Rechnungen ab und stuft jede als bezahlt, offen oder unklar ein. Eine Teilzahlung bleibt unklar und bekommt ihr Datum, weil sie die Verjährung neu beginnen lässt. Den Ablauf lernt er im Lesemodus, nach deiner Abnahme gibst du ihn frei.
- Sonja: die Texte. Sie entwirft bei mir Geschäftsmails in meinem Ton, gelernt aus 50 meiner gesendeten Mails, und nichts geht ohne mein ausdrückliches Wort hinaus. Für die Praxis schreibt sie Rechnungshinweis, Erinnerung und Mahnung in deinem Ton, anhand von Musterbriefen ohne Namen und Behandlungen.
- Frieda: die Termine. Sie sortiert meinen Posteingang vor und entwirft Antworten; Gesundheit und Rechtsstreit fasst sie nicht an. In der Praxis bekommt sie nur das Verwaltungspostfach und führt dort eine Liste mit Terminen von Verrechnungsstelle oder Steuerberater, ohne rechtliche Bewertung. Wie du das Verwaltungspostfach vom Patientenpostfach trennst, steht in KIM in der Arztpraxis: was die KI lesen darf.
Verschickt wird von deinem Team, nicht von einer KI. Ob gemahnt wird, ob ein Patient Raten bekommt und ob ein Mahnbescheid kommt, entscheidest du.
Patientendaten: drei Wege, kein vierter
Eine offene Privatrechnung mit Namen zeigt, wer bei dir in Behandlung war. Deshalb gibt es drei Wege:
- Vorlagen ohne Patientendaten. Fristenplan und Mahntexte wie oben entstehen mit KI, ausgefüllt und verschickt werden sie in deiner Praxissoftware.
- Abgleich über die KI-Datenschleuse. Die Datenschleuse sitzt zwischen deinem Team und Claude. Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Claude bekommt die Platzhalter statt der Namen. Kommt die Antwort zurück, setzt die Schleuse die echten Namen wieder ein. Die Zuordnung, welcher Platzhalter für wen steht, bleibt auf unserem Server in Deutschland. Die KI-Datenschleuse ist einsatzbereit und bereits in Betrieb. Für deine Praxis richte ich sie einzeln ein und lerne sie auf ihre Arbeit an. Pseudonymisiert heißt nicht anonym, die DSGVO gilt weiter, und keine automatische Erkennung findet jede Angabe. Deshalb klären wir beim Einrichten auch, welche Inhalte gar nicht erst zu Claude gehören.
- Die Verrechnungsstelle, mit der Einwilligung nach § 12 Abs. 2 der Berufsordnung.
Häufige Fragen
Wann verjährt eine Arztrechnung?
Nach drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem sie nach § 12 GOÄ fällig wurde. Eine Rechnung aus 2023 verjährt in der Regel mit Ablauf des 31.12.2026.
Ist eine Arztrechnung verjährt, wenn sie Jahre nach der Behandlung kommt?
Nicht verjährt, weil die Frist erst mit der Rechnung beginnt. Sie kann aber verwirkt sein, wenn der Patient annehmen durfte, dass keine Rechnung mehr kommt. Eine feste Grenze gibt es heute nicht.
Was tun, wenn ein Privatpatient nicht zahlt?
Zuerst klären, ob die Zahlung vielleicht schon da ist oder die Versicherung noch prüft. Dann Erinnerung, danach Mahnung mit Frist. Was danach kommt, entscheidest du mit einer Fachperson, und zwar vor dem Fristende.
Darf eine KI Mahnungen an Patienten schreiben?
Als Vorlage ohne Patientendaten ja. Mit echten Namen und Beträgen nur über einen geschützten Weg wie die KI-Datenschleuse, sonst bleibt das in der Praxissoftware. Verschickt wird von deinem Team.
Wie du weitermachst
Such diese Woche alle offenen Privatrechnungen heraus, deren Frist am kommenden 31.12. endet (im Jahr 2026 die aus 2023). Danach gehört der Verzugshinweis in deine Rechnungsvorlage, und Fristenplan und Muster kommen als Textbausteine in die Praxissoftware. Ob ein KI-Dienst überhaupt Praxisdaten sehen sollte, zeigt dir der KI-Datenschutz-Check. Wie du das in deiner Praxis umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Was KI-Mitarbeiter sonst im Praxisbüro übernehmen, steht in KI für Ärzte: Büroarbeit, nicht Diagnose. Wie die Ausgabenseite für den Steuerberater vorbereitet wird, steht in Buchhaltung in der Arztpraxis: KV und DATEV. Wie Zahnarztpraxen zwischen Factoring und eigenem Mahnen wählen, steht in Factoring beim Zahnarzt oder selbst mahnen?.
