Die Buchhaltung in der Arztpraxis hat zwei Seiten, die getrennt laufen sollten. Die Einnahmen kommen von der Kassenärztlichen Vereinigung als monatliche Abschläge und eine spätere Restzahlung je Quartal, dazu aus Privatrechnungen nach GOÄ und IGeL-Leistungen. Die Abrechnungen dazu nennen Patienten und bleiben in der Praxissoftware. Die Ausgaben sind Praxisbedarf, Miete, Software, Wartung und Fortbildung. Dort liegt die Vorarbeit für eine KI: Belege sammeln, Kontoumsätzen zuordnen, Lücken melden, das Paket für den Steuerberater zusammenstellen. Gebucht wird in der Kanzlei. Typisch für Ärzte: Sprechstundenbedarf ist kein Praxisbedarf, und nicht jede ärztliche Leistung ist umsatzsteuerfrei.
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Rechtslage: November 2026. Was KI-Mitarbeiter im Praxisbüro sonst übernehmen, steht in KI für Ärzte: Büroarbeit, nicht Diagnose.
Buchhaltung in der Arztpraxis: welches Geld woher kommt
Als Ärztin oder Arzt arbeitest du freiberuflich (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Die Einzelpraxis ermittelt den Gewinn meist als Einnahmenüberschuss (§ 4 Abs. 3 EStG), Einnahmen zählen im Jahr des Zuflusses (§ 11 Abs. 1 EStG).
Privatliquidation und IGeL: was auf dem Konto ankommt
Die Vergütung nach GOÄ wird erst fällig, wenn der Patient „eine dieser Verordnung entsprechende Rechnung“ bekommen hat (§ 12 Abs. 1 GOÄ). Rechnest du selbst ab, kommen Einzelzahlungen mit Namen im Verwendungszweck, über eine Verrechnungsstelle Sammelzahlungen mit Aufstellung. Beides nennt Patienten und geht auf dem vereinbarten Weg an die Kanzlei, nicht über einen KI-Dienst. Auch beim Kontoauszug muss deshalb feststehen, welche Zeilen eine KI sehen darf, etwa nur die Ausgaben. Wie du offene Privatrechnungen mahnst und wann sie verjähren, steht in Arztrechnung: Verjährung und Mahnung.
Umsatzsteuer in der Arztpraxis: steuerfrei mit Ausnahmen
Heilbehandlungen „im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als Arzt“ sind umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG). Heilberufliche Leistungen sind aber „nur steuerfrei, wenn bei der Tätigkeit ein therapeutisches Ziel im Vordergrund steht“ (UStAE Abschnitt 4.14.1 Abs. 4 Satz 4). Keine Heilbehandlung sind nach Abs. 5 zum Beispiel:
- Gutachten über Berufstauglichkeit oder „in Versicherungsangelegenheiten“, Alkohol-Gutachten, Einstellungsuntersuchungen,
- Vorträge, Fachartikel und Hilfsmittel wie Kontaktlinsen,
- „ästhetisch-plastische Leistungen“, die nicht der Behandlung einer Krankheit, Verletzung oder eines angeborenen Mangels dienen und nicht die Folgen einer vorherigen Heilbehandlung beseitigen; ein Indiz kann sein, dass die Krankenversicherung die Kosten regelmäßig nicht übernimmt.
Seit dem BMF-Schreiben vom 21. Mai 2026 trägt die Praxis die Feststellungslast: Ergibt sich die medizinische Indikation nicht schon aus der Leistung, wird sie je Patient in anonymisierter Form dokumentiert, belegt durch eine qualifizierte ärztliche Bescheinigung (Abschnitt 4.14.1 Abs. 4 Satz 5 bis 9 UStAE).
IGeL-Leistungen sind also weder automatisch steuerpflichtig noch steuerfrei; die Einordnung macht deine Kanzlei. Die Aufzeichnungen müssen steuerpflichtige und steuerfreie Entgelte getrennt zeigen (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG), also braucht jede Leistungsart in der Praxissoftware ein Merkmal. Zwei Folgen: Für die Kleinunternehmerregelung (25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr, § 19 Abs. 1 UStG) zählen steuerfreie Heilbehandlungen nicht mit (§ 19 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Und Vorsteuer auf Einkäufe für steuerfreie Umsätze ist nicht abziehbar (§ 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG).
Ausgaben: Praxisbedarf ja, Sprechstundenbedarf meist nicht
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch die Praxis veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG): Praxisbedarf, Miete, Praxisverwaltungssystem und andere Software, Gerätewartung, Fortbildung. Praxisbedarf ist laut AOK Niedersachsen „die Grundausstattung der ärztlichen Praxis, die die Ärztin oder der Arzt selbst einkauft und bezahlt“, etwa Flächen- und Händedesinfektion.
Sprechstundenbedarf wird dagegen per Rezept angefordert, das Rezept geht auf einen Kostenträger der Krankenkassen (in Niedersachsen die Rezeptprüfstelle), und was dazugehört, regelt die Sprechstundenbedarfsvereinbarung deiner KV. Laut derselben Quelle darf er „nicht für Privatpatientinnen oder -patienten verwendet werden“. Bei Direktabrechnung sind Lieferscheine zum Sprechstundenbedarf deshalb keine Ausgabenbelege der Praxis. Wo die KV eine Kostenerstattung kennt, etwa in Baden-Württemberg, zahlt die Praxis vor; wie das gebucht wird, legt die Kanzlei fest. Eine Rechnung, die beides mischt, gehört vor dem Bezahlen geprüft. Wie du Bestellungen und Rechnungen dafür prüfst, steht in Sprechstundenbedarf: Bestellung und Rechnung.
E-Rechnungen von Lieferanten musst du seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, siehe E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen. Papierbelege digitalisierst du per App, siehe Belege scannen per App: die besten Tools.
DATEV-Kontenrahmen für die Arztpraxis
Arbeitet deine Kanzlei mit DATEV, gibt es einen Kontenrahmen für Ärzte auf Basis von SKR 03 oder SKR 04, „ergänzt um branchenspezifische Konten (5. und 6. Stelle der Kontonummer)“, auch in einer Fassung für die Einnahmenüberschussrechnung. Das Branchenpaket Ärzte trennt laut DATEV unter anderem medizinischen und nichtmedizinischen Bereich, Eigen- und Fremdlabor sowie „Kassen- und Privatleistung (IGEL)“. Welchen Kontenrahmen deine Praxis nutzt, legt die Kanzlei fest; für dich zählt, dass jeder Beleg die Angaben dafür trägt.
Belege kommen laut DATEV per App, Scanner oder weitergeleiteter Rechnungsmail in DATEV Unternehmen online, siehe DATEV-Anbindung einrichten: die Grundlagen. Die Praxissoftware ist keine Buchhaltungssoftware für die Arztpraxis: Sie kennt Patienten, nicht deine Miete. Mehr in Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen.
Was der Steuerberater der Arztpraxis bekommt
Ob Steuerberater für Ärzte oder allgemeine Kanzlei: Was sie wann braucht, sprecht ihr ab. Eine Gliederung zum Anpassen:
Für die KV-Seite reicht eine kurze Notiz je Quartal ohne Patientendaten:
KV-Notiz Quartal [Q/Jahr], Praxis [Name]
Abschläge eingegangen: [Datum, Betrag] / [Datum, Betrag] / [Datum, Betrag]
Restzahlung für [Q/Jahr]: eingegangen am [Datum] oder erwartet laut KV-Kalender am [Datum]
Honorarbescheid: liegt vor ja/nein, Weg zur Kanzlei: [vereinbarter Weg]
Auffällig: [z. B. Abschlag niedriger als im Vorquartal, Rückforderung, Verrechnung]
Rückfrage an die Kanzlei: [Frage]
In einer Gemeinschaftspraxis wird der Gewinn gesondert festgestellt und den Beteiligten zugerechnet (§ 180 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Buchst. a AO). Ein MVZ als GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG) und muss Bücher führen (§ 238 HGB).
Patientendaten: was nicht zur KI geht
Aus Privatrechnungen, der KV-Abrechnung, Gutachten und Kontozeilen mit Patientennamen lässt sich ablesen, wer bei dir in Behandlung war. Damit sind es Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), und für Ärzte gilt die Schweigepflicht des § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB. Solche Unterlagen gehören in die Praxissoftware; soll eine KI damit arbeiten, dann über meine KI-Datenschleuse.
Die Datenschleuse sitzt zwischen deinem Team und Claude. Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Claude bekommt die Platzhalter statt der Namen. Kommt die Antwort zurück, setzt die Schleuse die echten Namen wieder ein. Auch Inhalte aus PDFs und Scans werden vorher geprüft und pseudonymisiert. Die Zuordnung, welcher Platzhalter für wen steht, bleibt auf unserem Server in Deutschland. Die Datenschleuse ist einsatzbereit und bereits in Betrieb. Für deine Praxis richte ich sie einzeln ein und lerne sie auf ihre Arbeit an. Pseudonymisiert heißt nicht anonym, die DSGVO gilt weiter. Keine automatische Erkennung findet jede Angabe. Deshalb klären wir beim Einrichten auch, welche Inhalte gar nicht erst zu Claude gehören. Mehr in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Peter in der Arztpraxis: Vorarbeit statt Buchung
Seit dem 19.08.2026 arbeitet Peter, mein KI-Mitarbeiter für Belege und Buchhaltung, in meinem Betrieb. In meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser nimmt er sich neue Belege vor, gibt jedem seinen Belegtyp, legt die Kreditkartenabrechnung Position für Position daneben und meldet, was nicht zusammenpasst. Sein erster Lauf: 116 Belege gesichtet, 38 von 40 richtig zugeordnet, gut eine Stunde; meine Buchhalterin braucht für dieselbe Vorarbeit sonst rund 9 Stunden im Monat. Er bucht nicht. So setzt du ihn in der Arztpraxis ein:
Peters Seite nennt unter „Was Peter außerdem übernehmen kann“ genau diese Arbeit: Buchhaltung vorbereiten, Rechnungen kontrollieren, Unterlagen für den Steuerberater zusammenstellen, mit dem Steuerberater kommunizieren, nach DATEV hochladen, Abrechnungen machen, Mahnwesen. Peter kann das alles, getestet. Bei mir laufen der Belegabgleich und das monatliche Hochladen nach DATEV; wie er bei dir das Mahnwesen übernimmt, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI. So richtest du es ein: Du legst die dritte Spalte einmal fest, Peter lernt sie lesend, mit Screenshots, ihr testet an echten Fällen, dann gibst du frei. Lieferantenrechnungen per Mail kann Frieda vorher aussortieren.
Auf Peters Seite steht, der Steuerberater muss „Übergabeformat, Verantwortungsgrenzen und Prüfschritte mit dir festlegen und die vorbereiteten Daten auch annehmen können“. Und wer bei mir etwas erstellt, prüft es nicht selbst; das ist meine Hausregel. Wie du das in deiner Praxis umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Weiterlesen: Spesenabrechnung automatisieren: ein KI-Test, KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht und Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb. Die Fassung für Zahnärzte mit Praxislabor steht in Buchhaltung in der Zahnarztpraxis vorbereiten.
Häufige Fragen
Wann zahlt die KV das Honorar?
Monatlich als Abschlag, nach der Quartalsabrechnung als Restzahlung. Die Termine regelt jede KV selbst.
Sind IGeL-Leistungen umsatzsteuerpflichtig?
Das hängt an der Leistung: steuerfrei, wenn ein therapeutisches Ziel im Vordergrund steht. Gutachten für Versicherungen oder ästhetische Eingriffe ohne medizinische Notwendigkeit sind laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass keine Heilbehandlung.
Ist Sprechstundenbedarf eine Betriebsausgabe?
In der Regel nicht: Ihn rechnet der Lieferant mit dem Kostenträger ab; bei Kostenerstattung klärt die Kanzlei die Buchung. Praxisbedarf zahlt die Praxis selbst.
Kann eine KI die Buchhaltung für Ärzte übernehmen?
Die Vorarbeit an der Ausgabenseite und den Abgleich der KV-Zahlungen, ja. Alles mit Patientenbezug bleibt in der Praxissoftware oder läuft über die KI-Datenschleuse. Buchen bleibt bei der Kanzlei.
Wie du weitermachst
Teil die Belege und Kontozeilen des letzten Monats in zwei Stapel: mit Patientenbezug, ohne. Mit dem zweiten Stapel kann eine KI anfangen. Welcher Ablauf in deiner Praxis am stärksten an dir hängt, finden wir in einem Erstgespräch von 20 Minuten heraus, buchbar über Kontakt. Andere Branchen stehen auf KI für deine Branche.
