Sprechstundenbedarf (SSB) sind Mittel, die deine Praxis bei mehr als einem gesetzlich versicherten Patienten verbraucht oder für Notfälle vorhalten muss, etwa Verbandmittel, Nahtmaterial oder Notfallarzneimittel. Du verordnest sie einmal im Quartal als Ersatz für das Verbrauchte auf einem eigenen Rezept, und der Lieferant rechnet mit dem Kostenträger ab. Was nicht dazu zählt, ist Praxisbedarf: Desinfektion, Schutzausrüstung, viele Einmalartikel, alles für Privatpatienten. Den bezahlst du selbst, und er gehört in deine Buchhaltung. Was als SSB gilt, regelt die Sprechstundenbedarfsvereinbarung deiner Kassenärztlichen Vereinigung, in jedem KV-Bezirk etwas anders. Im Praxisbüro heißt das: Rezept, Lieferschein und Rechnung so abgleichen, dass nichts doppelt bezahlt wird und nichts auf dem falschen Weg landet.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Regeln stammen aus den Sprechstundenbedarfsvereinbarungen der KV Bayerns, der KV Nordrhein und der KV Baden-Württemberg und aus dem SGB V, abgerufen im November 2026. Was KI-Mitarbeiter sonst im Praxisbüro übernehmen können, steht in KI für Ärzte: Büroarbeit, nicht Diagnose.
Sprechstundenbedarf oder Praxisbedarf: wer zahlt was
Die KV Bayerns fasst die Grundregel so: „Als Sprechstundenbedarf gelten nur Produkte und Produktgruppen, die ihrer Art nach bei mehr als einem Berechtigten im Rahmen der ambulanten Behandlung angewendet werden oder bei Notfällen für einzelne Berechtigte zur Verfügung stehen müssen.“ Die Ausschlüsse stehen in allen drei geprüften Vereinbarungen ähnlich:
Mittel für einen einzelnen Patienten sind kein SSB, sie werden auf dessen Namen verordnet. Und die Grundausstattung bei Praxisstart zahlt die Praxis selbst.
Die Sprechstundenbedarfsvereinbarung deiner KV
Eine bundesweite Liste gibt es nicht. Jede KV schließt mit den Krankenkassen ihres Landes eine eigene Vereinbarung, mit eigener Anlage und eigenem Kostenträger. Drei Beispiele, Stand November 2026:
- Bayern: Verordnung zulasten der AOK Bayern auf Muster 16a bay. Von den Anlagen gibt es 2026 schon drei Fassungen, mit Stand 1. Januar, 1. August und 1. Oktober.
- Nordrhein: Vereinbarung gültig ab 1. Januar 2025, Anlage 1 ab 1. Oktober 2026. Kostenträger ist „SSB Nordrhein“, abgerechnet über die Rezeptprüfstelle Duderstadt, höchstens drei Artikel je Rezept.
- Baden-Württemberg: Fassung vom 1. Oktober 2025. Kostenträger ist die GKV-BW, mit dem IK der Bezirksdirektion, in der deine Betriebsstätte liegt.
Überall gilt: Die Anlage ist abschließend, ein Ersatz durch ähnliche Produkte unzulässig. Bestellt und geprüft wird deshalb gegen die aktuelle Anlage deiner KV, nie gegen eine alte Liste, einen Händlerkatalog oder die Liste eines anderen Bundeslands.
Sprechstundenbedarf bestellen: vom Verbrauch zum Rezept
- Verbrauch erfassen. SSB ersetzt Verbrauchtes, grundsätzlich einmal im Quartal. Die KVBW warnt vor Jahresbevorratung; in Nordrhein soll das Rezept bis zum 14. des ersten Monats im Folgequartal ausgestellt sein, spätere Rezepte zählen schon zum laufenden Quartal.
- Rezept ausstellen. Markierungsfeld mit der Ziffer 9, Kostenträger deiner KV, Betriebsstätten- und Arztnummer, Datum, genaue Produktbezeichnung mit Menge, Stempel, Unterschrift. Unvollständige Rezepte können zurückgewiesen werden.
- Beziehen. Aus der Apotheke oder, etwa bei Verbandmitteln, Nahtmaterial und Einmalartikeln, direkt vom Hersteller oder Großhandel. Sofort und vollständig: Depotlagerung beim Lieferanten und ein Rezept nach der Lieferung sind unzulässig.
- Lieferung prüfen. In Baden-Württemberg ist der Arzt „verpflichtet, die Übereinstimmung von verordneten Produkten/Mengen und gelieferten Produkte/Mengen bei Erhalt unverzüglich zu überprüfen“. Nicht belieferte Rezepte forderst du zurück.
- Abrechnung. Der Lieferant rechnet mit dem Kostenträger ab, nicht mit dir. Baden-Württemberg kennt daneben die Kostenerstattung: Die Praxis zahlt, reicht die Rechnung spätestens drei Monate nach Quartalsende ein und zieht Skonti und Rabatte ab.
Lieferscheine bewahrst du auf. In Nordrhein weist der Arzt den Bezug im Einzelfall damit nach, die Frist beträgt zwei Jahre.
Lieferantenrechnungen in der Praxis prüfen
Schwierig wird es, wenn derselbe Händler beides liefert, SSB auf Rezept und Praxisbedarf auf Rechnung. Dann prüfst du zwei Wege getrennt:
- SSB: Rezept gegen Lieferschein. Stimmen Artikel und Mengen, oder ist es eine Teillieferung?
- Praxisbedarf: Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein, wie jede Eingangsrechnung: Pflichtangaben, Artikel, Menge, Preis, Rabatt, Summe.
- Die Grenze: Taucht ein Artikel vom Rezept auch auf der Rechnung an die Praxis auf, wird er womöglich doppelt bezahlt. Steht ein Praxisbedarf-Artikel auf dem Rezept, ist das ein Verordnungsfehler, der als Nachforderung zurückkommen kann.
Auch Rabatte trennen sich. In Bayern sind Rabatte und Skonti für verordneten SSB nach der Vereinbarung an die AOK Bayern weiterzugeben, mit Verweis auf § 128 SGB V. Ein Rabatt auf der Praxisrechnung gehört dir, einer auf SSB nicht.
Für die Buchhaltung ist die geprüfte Praxisbedarf-Rechnung ein Eingangsbeleg wie jeder andere. Der SSB-Lieferschein bei Direktabrechnung ist kein Ausgabenbeleg, sondern dein Nachweis für den Bezug; er gehört in einen eigenen Ordner. Wie Kostenerstattungen gebucht werden, legt dein Steuerberater fest. Wie du Belege ablegst, steht in Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb, was bei Lieferantenrechnungen als E-Rechnung gilt, in E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen. Wie die Ausgabenbelege der Praxis zum Steuerberater kommen, steht in Buchhaltung in der Arztpraxis: KV und DATEV.
Ein Beispiel: was beim Abgleich auffällt
Angenommen, deine Praxis sitzt in Baden-Württemberg, und ein Händler liefert in einer Sendung SSB und Praxisbedarf:
Das Beispiel ist erfunden und ohne Euro-Beträge. Die Einordnung der Handschuhe gilt für Baden-Württemberg; anderswo zählt die dortige Anlage.
Prüfraster Lieferantenrechnung zum Kopieren
Das Raster folgt dem Ablauf oben. Trag die Angaben deiner KV einmal ein und gib es als feste Prüfregel weiter, an dein Team oder an einen KI-Mitarbeiter.
PRÜFRASTER LIEFERUNG UND LIEFERANTENRECHNUNG (ARZTPRAXIS)
Lieferant: [Name, Ort]
Lieferschein-Nr.: [Nummer] Datum: [Datum]
Rechnungs-Nr.: [Nummer] Datum: [Datum] Fällig: [Datum]
Bestellung: [Nummer / Datum]
SSB-Rezept: [Ausstellungsdatum] Quartal: [Q/Jahr]
Meine KV: [Name] Anlage gültig ab: [Datum]
Kostenträger SSB: [laut KV]
1. BESTELLUNG
[ ] jede Position bestellt (Praxisbedarf) oder verordnet (SSB)
[ ] SSB nur Quartalsbedarf, keine Vorratsbestellung
[ ] Rezept vor oder bei Lieferung übergeben, nicht danach
2. LIEFERSCHEIN
[ ] SSB: Artikel und Mengen = Rezept
[ ] Praxisbedarf: Artikel und Mengen = Bestellung
[ ] Teillieferung vermerkt, nicht belieferte Rezepte zurückgefordert
[ ] keine Patientennamen auf dem Lieferschein
(sonst: nicht ungeschützt an einen KI-Dienst)
[ ] Lieferschein im SSB-Ordner, Aufbewahrung laut KV [Jahre]
3. RECHNUNG AN DIE PRAXIS
[ ] Pflichtangaben vollständig, Rechnungsnummer noch nicht erfasst
[ ] nur Praxisbedarf berechnet, kein Artikel vom SSB-Rezept
[ ] Preise = Angebot/Preisliste, vereinbarter Rabatt abgezogen
[ ] Menge x Preis = Positionsbetrag, Summe stimmt
4. SSB ODER PRAXISBEDARF
[ ] jeder SSB-Artikel steht in der aktuellen Anlage meiner KV
[ ] kein SSB für Privatpatienten, IGeL oder einen einzelnen Patienten
[ ] keine allgemeinen Praxiskosten oder EBM-abgegoltenen Artikel
auf dem SSB-Rezept
[ ] Rabatte/Skonti auf SSB nach Regel meiner KV behandelt
5. ABWEICHUNG
[ ] passt: Rechnung an Buchhaltung am [Datum],
Zahlung frei von [Name] am [Datum]
[ ] offen: [Artikel], [Grund], [Menge/Betrag]
Rückfrage an Lieferant am [Datum], Antwort am [Datum]
[ ] Verordnungsfehler: an [Ärztin/Arzt] am [Datum]
Sprechstundenbedarf und Regress: woher Nachforderungen kommen
Nach § 106b Abs. 1 SGB V wird die Wirtschaftlichkeit verordneter Leistungen anhand von Vereinbarungen geprüft, die Krankenkassen und KV jedes Landes treffen. „Auf Grundlage dieser Vereinbarungen können Nachforderungen wegen unwirtschaftlicher Verordnungsweise“ festgelegt werden. Im Praxisalltag heißt das Regress.
Woran die Prüfung beim SSB ansetzt, steht in den Vereinbarungen. In Bayern betreffen Prüfanträge insbesondere Produkte für einen einzelnen Patienten, Produkte, die als SSB nicht verordnungsfähig sind, und Produkte, die nach Preis oder Menge unwirtschaftlich sind. Die KVBW schreibt: „Die Kostenträger beanstanden regelmäßig Verordnungen von Mitteln, die in der Liste der zulässigen Mittel für den Sprechstundenbedarf nicht ausdrücklich vorgesehen sind, und stellen Nachforderungen.“ In Baden-Württemberg sollen Prüfanträge innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Quartals gestellt werden, in dem das Rezept ausgestellt wurde.
Das Prüfraster setzt an genau diesen Punkten an. Die Verantwortung für das Rezept trägt trotzdem, wer es unterschreibt. Bei Zweifeln hilft die eigene KV: Die KV Nordrhein bietet eine Sprechstundenbedarfsberatung an, die KVBW berät per Telefon oder Mail und stellt im Mitgliederportal eine Fehlerliste zu nicht SSB-konformen Verordnungen bereit.
Was ein KI-Mitarbeiter beim Sprechstundenbedarf vorbereiten kann
Für Belege habe ich Peter. Er läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026, sichtet neu eingegangene Belege, ordnet jedem den richtigen Belegtyp zu, gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position ab und meldet, was nicht passt. Beträge nimmt er nur vom Bildschirm, und er bucht nicht. Diese Arbeitsweise braucht auch der Abgleich von Rezept, Lieferschein und Rechnung: jede Zeile einzeln, und was nicht exakt passt, bleibt offen.
Peter prüft Lieferantenrechnungen gegen Bestellung, Rezept und SSB-Liste. So richtest du es ein, wie auf seiner Seite beschrieben: erst zuschauen und mitlesen lassen, dann den Ablauf mit Regeln und Ausnahmefällen dokumentieren, an echten Fällen testen und nach deiner Abnahme freigeben. Die aktuelle Anlage deiner KV und das Prüfraster oben sind seine Regeln.
Frieda sortiert in meinem Betrieb den Posteingang und sortiert Belege vor, bevor sie ins Buchhaltungs-Tool gehen. In der Praxis sind das die Rechnungs-Mails der Lieferanten aus dem Verwaltungspostfach. Gesundheit fasst sie laut Anleitung nicht an.
Lieferscheine und Rechnungen für SSB und Praxisbedarf kommen in der Regel ohne Patientenbezug aus. Steht doch ein Patientenname darauf, gehört das Dokument nicht ungeschützt in einen KI-Dienst. Dann bleibt der Abgleich bei deinem Team, oder er läuft über die KI-Datenschleuse. Sie sitzt zwischen deinem Team und Claude. Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Claude bekommt die Platzhalter statt der Namen. Kommt die Antwort zurück, setzt die Schleuse die echten Namen wieder ein, und du liest ganz normalen Text. Die KI-Datenschleuse ist einsatzbereit und bereits in Betrieb. Für deine Praxis richte ich sie einzeln ein und lerne sie auf ihre Arbeit an. Pseudonymisiert heißt nicht anonym, die DSGVO gilt weiter. Keine automatische Erkennung findet jede Angabe. Deshalb klären wir beim Einrichten auch, welche Inhalte gar nicht erst zu Claude gehören. Mehr dazu in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf und KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht. Wie dieselbe Eingangskontrolle beim Zahnarzt aussieht, steht in Laborrechnung prüfen: BEL II und BEB.
Rezept, Rückfrage beim Lieferanten und Zahlungsfreigabe bleiben bei dir.
Häufige Fragen
Was gehört zum Sprechstundenbedarf?
Nur Mittel, die in der Anlage der Sprechstundenbedarfsvereinbarung deiner KV als verordnungsfähig stehen und bei mehr als einem gesetzlich Versicherten oder für Notfälle gebraucht werden. Die Liste ist abschließend und je KV verschieden.
Was ist der Unterschied zwischen Sprechstundenbedarf und Praxisbedarf?
SSB bezahlt der Kostenträger, den deine KV vorgibt, Praxisbedarf die Praxis selbst: allgemeine Praxiskosten, mit dem EBM abgegoltene Artikel, Grundausstattung, alles für Privatpatienten und IGeL.
Wie oft darf ich Sprechstundenbedarf bestellen?
Grundsätzlich einmal im Quartal, als Ersatz für Verbrauchtes. Jahresvorräte und Depotlagerung beim Lieferanten sind nicht zulässig.
Wer rechnet den Sprechstundenbedarf ab?
In der Regel der Lieferant, direkt mit dem Kostenträger, auf Grundlage deines Rezepts. Eine Rechnung an deine Praxis für SSB-Artikel ist ein Grund zur Rückfrage.
Wie vermeide ich einen Regress beim Sprechstundenbedarf?
Verordne nur, was in der aktuellen Anlage deiner KV steht, nur für den Quartalsbedarf und nur für gesetzlich Versicherte, und halt Praxisbedarf vom Rezept fern. Bei Zweifeln frag die SSB-Beratung deiner KV, bevor das Rezept rausgeht.
Wie du weitermachst
Lade die aktuelle Sprechstundenbedarfsvereinbarung samt Anlage deiner KV herunter und notier, ab wann sie gilt. Nimm dann die Lieferungen des letzten Quartals und geh jede mit dem Prüfraster durch: Wo standen SSB und Praxisbedarf durcheinander, wo fehlte ein Lieferschein? Wie du das in deiner Praxis umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Weitere Branchen stehen auf KI für deine Branche.
