DATEV KI ist der Sammelbegriff für DATEVs eigene KI-Funktionen. Für Kanzleien zählen vor allem die Automatisierungsservices Rechnungen und Bank, die in der DATEV-Cloud Buchungsvorschläge erzeugen, und der DATEV Copilot, ein KI-Assistent für Texte, Dokumente und Recherche, den es laut DATEV derzeit nur für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer gibt. Alle arbeiten in einem DATEV-Programm, liefern einen Vorschlag oder einen Text, und die Verantwortung bleibt nach DATEVs eigenen Worten beim Menschen. Ein KI-Mitarbeiter ist etwas anderes: Er arbeitet mit einem eigenen Benutzer und begrenzten Rechten nach den schriftlichen Regeln der Kanzlei, über Programmgrenzen hinweg, und im Protokoll steht, was er getan hat. Beides schließt sich nicht aus. Wo eine DATEV-Funktion reicht, brauchst du keinen KI-Mitarbeiter, und wo zwischen den Programmen Handarbeit bleibt, ersetzt die eingebaute KI ihn nicht. Stand der Angaben: DATEV-Seiten, abgerufen im November 2026, nicht aus einem eigenen Test.
Für eine Steuerberatung habe ich KI-Mitarbeiter aufgebaut, die im DATEV-Arbeitsplatz mit einem eigenen Benutzer arbeiten; den Fall beschreibe ich in KI-Agent für Steuerberater: ein Praxisfall. Hier geht es um die Frage davor: Was kann DATEV selbst, und wann lohnt sich ein KI-Mitarbeiter daneben?
DATEV KI im Überblick: was DATEV selbst anbietet
DATEV Automatisierungsservice Rechnungen
Laut DATEV erzeugt der Automatisierungsservice Rechnungen Buchungsvorschläge aus digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen und der Buchungshistorie im DATEV-Rechenzentrum; weiterbearbeitet wird wie gewohnt in Kanzlei-Rechnungswesen. Jeder Vorschlag ist als sicher, unsicher oder unvollständig markiert. Sicher eingestufte Belege kann die Kanzlei automatisch buchen lassen, prüfen soll sie die Buchführung trotzdem.
Die Voraussetzungen nennt DATEV ausdrücklich: SKR03 oder SKR04, DATEV Unternehmen online mit Belege online in der Bearbeitungsform Standard, Offene-Posten-Buchführung und Archivierung im DATEV-Rechenzentrum. Aktiviert wird der Dienst in der Mandantenbuchführung, nach spätestens 24 Stunden ohne Sonn- und Feiertage läuft er. Ist ein vor- oder nachgelagertes System schon über einen DATEV-Datenservice angebunden, ist er laut DATEV in vielen Fällen nicht erforderlich. Die Datenservices stehen in DATEV-Anbindung einrichten: die Grundlagen.
Der DATEV Automatisierungsservice Bank arbeitet genauso mit Kontoumsätzen aus dem Bankdatenservice. Er kann laut DATEV etwa Darlehensraten in Zins und Tilgung aufteilen und markiert automatisch gebuchte Vorschläge eigens, damit die Kontrolle leichter fällt.
DATEV Copilot: der KI-Assistent
Wer einen DATEV KI-Assistenten sucht, landet beim DATEV Copilot: Texte erstellen, verdichten oder übersetzen, Dokumente befragen, Recherche, Aufgaben und Nachrichten in MyDATEV Kanzlei, Spracheingabe. Die Lizenz ist laut DATEV-Shop kostenfrei (Stand: November 2026); die Fachrecherche mit LEXinform plus und die Funktionen in MyDATEV Kanzlei sind lizenzpflichtig. Freigeschaltet wird er über ein eigenes Recht in der Rechteverwaltung online. Die Grenzen stehen auf DATEVs eigener Seite:
- Er steht derzeit ausschließlich Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zur Verfügung.
- Excel, Tabellen und BWAs kann er derzeit nicht verarbeiten, PDFs mit Bildern auch nicht.
- Es gibt ein Nutzungslimit, und der eingebaute Wissensstand ist September 2024, erweiterbar über Websuche und LEXinform plus.
- Mit „Internetrecherche erlauben“ geht die Suchanfrage an Microsoft, für die laut DATEV nur Microsofts Datenschutzbestimmungen gelten, „welche keine besonderen Geheimhaltungsstandards für Berufsgeheimnisträger enthalten“. Mandantendaten gehören dort nicht hinein.
- Die Daten werden laut DATEV nicht zum Training genutzt und in einem von DATEV gehosteten Bereich bei Microsoft Azure in einem europäischen Rechenzentrum verarbeitet. Die Ergebnisse zu prüfen, bleibt Sache des Anwenders.
Wo DATEV KI aufhört
Nebeneinander zeigen die Funktionen ein Muster: Jede arbeitet in einem DATEV-Programm, jede liefert einen Vorschlag, einen Text oder eine Auswertung, und am Ende prüft ein Mensch. Beim Copilot verbleiben „die fachliche Verantwortung und Entscheidungshoheit jederzeit beim Menschen“, und im DATEV magazin heißt es über KI-Anwendungen: „Was sie nicht leisten, sind fachliche Entscheidungen.“
Was zwischen den Programmen liegt, deckt keine dieser Funktionen ab: die Mail im Postfach öffnen, den Bescheid darin finden, mit der Erklärung vergleichen, ablegen, die Kollegin informieren. Dafür ist ein KI-Mitarbeiter gebaut. Was KI in Buchhaltungsprogrammen auch anderer Hersteller leistet, ordnet KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht ein.
Der Unterschied: ein KI-Mitarbeiter mit eigenem Benutzer
Ein KI-Mitarbeiter ist eine KI-Rolle mit festem Auftrag, schriftlichen Regeln und einem Menschen, der freigibt. In der Steuerberatung aus meinem Praxisfall laufen die KI-Mitarbeiter auf einem Server der Kanzlei und haben im DATEV-Arbeitsplatz einen eigenen KI-Benutzer mit den Rechten eines Sachbearbeiters, ohne Übermittlungs- und Zahlungsrechte. Im Protokoll ist nachvollziehbar, wer was getan hat, ein Mensch oder die KI. Auf Autopilot laufen dort die Steuerbescheide, bei denen ein KI-Mitarbeiter das Postfach überwacht und übergibt und ein zweiter den Bescheid nach den Regeln der Kanzlei prüft und ablegt, und die Klicklöhne, also Lohnabrechnungen ohne Änderung zum Vormonat. Was unter keine Regel passt, geht als Mail ans Sekretariat.
Die letzten beiden Zeilen machen den Unterschied. Arbeitet eine KI unter dem Konto einer Kollegin, kann niemand mehr sagen, wer was getan hat. Und weil der Benutzer im Praxisfall keine Übermittlungs- und Zahlungsrechte hat, ist die Grenze im System gezogen, nicht nur beschrieben. Fristen kontrollieren, Bescheide rechtlich bewerten, ans Finanzamt übermitteln: Das bleibt bei den Menschen in der Kanzlei.
Peter: was bei mir läuft
Mit Peter, meinem KI-Mitarbeiter für Belege und Buchhaltung, stehe ich auf der anderen Seite. Auf seiner Seite heißt es: „Bei mir ist Peter kein kleines Zusatzfeature der Buchhaltungssoftware, sondern ein eigener KI-Mitarbeiter. Er bedient die Oberfläche im Browser nach meinem dokumentierten Prozess und kann deshalb auch Abläufe lernen, die über die eingebaute Belegerkennung hinausgehen.“
Peter ist mein KI-Mitarbeiter und kein DATEV-Produkt. Er arbeitet mit DATEV im Browser: Jeden Monat lädt er mit meinem Zugang die Belege in DATEV Unternehmen online hoch und ordnet sie zu. Das ist meine Mandantenseite; in einer Kanzlei mit mehreren Menschen im System gehört eine KI unter einen eigenen Benutzer. Außerdem sichtet er neue Belege, setzt den Belegtyp, gleicht die Kreditkartenabrechnung ab und meldet, was nicht passt. Er bucht nicht, die Abnahme bleibt bei mir und meinem Steuerberater. Die Browser-Arbeit erklärt Claude in Chrome: Erweiterung nutzen, den Weg übers Postfach KI-Agent für Buchhaltung und Postfach.
Buchhaltung vorbereiten, mit dem Steuerberater kommunizieren, die Sachen nach DATEV laden: Auf diese Arbeit hat in kaum einem Betrieb jemand Lust. Mir spart Peter dabei jeden Monat Stunden, und er kostet nichts extra, nur das Claude-Abo. Peter kann das alles, getestet. So richtest du es in deinem Betrieb ein: Du beschreibst den Ablauf einmal, Peter lernt ihn lesend, ihr testet an echten Fällen, dann gibst du frei. Die Wege in die Kanzlei zeigen Belege scannen per App: die besten Tools und Lexoffice anbinden: die wichtigsten Wege.
Vorlage: DATEV-Funktion oder KI-Mitarbeiter?
Die Vorlage geht Aufgabe für Aufgabe durch. „DATEV reicht“ gilt, wenn die Voraussetzungen laut DATEV erfüllt sind, „KI-Mitarbeiter“, wenn Arbeit über Programmgrenzen hinweg bleibt.
ENTSCHEIDUNGSTABELLE: DATEV-FUNKTION REICHT ODER KI-MITARBEITER DANEBEN
Eingangsrechnungen buchen
DATEV reicht, wenn: Belege digital in Belege online, SKR03/04, OPOS
(Automatisierungsservice Rechnungen)
KI-Mitarbeiter, wenn: Rechnungen erst aus Mails und Portalen
gesammelt, benannt, hochgeladen werden müssen
Bleibt beim Menschen: Prüfung der Buchung, steuerliche Bewertung
Kontoumsätze buchen
DATEV reicht, wenn: der Bankdatenservice läuft
(Automatisierungsservice Bank)
KI-Mitarbeiter, wenn: selten nötig
Bleibt beim Menschen: Prüfung der Buchung
Texte und Zusammenfassungen
DATEV reicht, wenn: Copilot (nur StB/WP), Textdokumente
KI-Mitarbeiter, wenn: der Entwurf Teil eines Ablaufs über mehrere
Programme ist
Bleibt beim Menschen: Versand, Unterschrift
Fachrecherche
DATEV reicht, wenn: Copilot mit LEXinform plus
KI-Mitarbeiter, wenn: nicht nötig
Bleibt beim Menschen: fachliche Entscheidung
Bescheide aus dem Postfach
DATEV reicht, wenn: nicht Teil der KI-Funktionen oben; prüf, was
dein Steuerprogramm schon abgleicht
KI-Mitarbeiter, wenn: Übergabe aus dem Postfach, Prüfung nach den
Regeln der Kanzlei, Ablage, Notfallweg
Bleibt beim Menschen: rechtliche Bewertung, Einspruch, Fristen
Klicklöhne
DATEV reicht, wenn: nicht Teil der KI-Funktionen oben
KI-Mitarbeiter, wenn: Abrechnung ohne Änderung zum Vormonat
Bleibt beim Menschen: jede Abrechnung mit Änderung
Belege der Mandanten sichten
DATEV reicht, wenn: Vorschläge in Meine Steuern beim Hochladen
KI-Mitarbeiter, wenn: Belegtyp setzen, mit Abrechnungen abgleichen,
offene Positionen melden
Bleibt beim Menschen: Buchung
Übermittlung ans Finanzamt, Zahlungen
DATEV reicht, wenn: (nicht Thema dieses Vergleichs)
KI-Mitarbeiter, wenn: nie: diese Rechte bekommt der KI-Benutzer nicht
Bleibt beim Menschen: immer
Wenn du dich für einen KI-Mitarbeiter entscheidest, schreib vor dem ersten Lauf einen Rechte-Plan für seinen Benutzer. Ein Muster zum Ausfüllen:
RECHTE-PLAN FÜR EINEN KI-BENUTZER (Muster)
Rolle: [z. B. Bescheide übernehmen und ablegen]
Benutzer: eigener KI-Benutzer, nie das Konto einer Kollegin
Rechte wie: [z. B. Sachbearbeiter]
Darf lesen: [Postfach X, Mandantenliste, Ablagestruktur]
Darf schreiben: [Ablage in festgelegte Ordner, Mail an das Sekretariat]
Darf nicht: ans Finanzamt übermitteln, Zahlungen auslösen,
[weitere: z. B. Stammdaten ändern, Fristen eintragen oder löschen]
Protokoll: wo steht, was der KI-Benutzer getan hat? [Ort, wer liest es]
Notfallweg: was unsicher ist, geht an [Person oder Postfach]
Freigabe: 1. saubere Läufe zählen [Anzahl festlegen]
2. parallel mitschauen [Zeitraum, wer]
3. allein mit Abschlussmeldung, freigegeben von [Name, Datum]
Überprüfung: Rechte-Plan erneut ansehen am [Datum]
Die Zeilen ohne Klammern folgen dem Praxisfall: eigener Benutzer, keine Übermittlung und keine Zahlung, Protokoll, Notfallweg, Freigabe in drei Stufen. Alles in eckigen Klammern legst du für deine Kanzlei fest.
Berufsgeheimnis und Auftragsverarbeitung
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Drei Vorschriften gehören vor jeden KI-Einsatz in der Kanzlei, ob DATEV-Funktion oder KI-Mitarbeiter:
- § 203 StGB: Steuerberater sind nach Abs. 1 Nr. 3 Geheimnisträger. An mitwirkende Personen dürfen sie Geheimnisse nur offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist (Abs. 3 Satz 2), und sie müssen für deren Verpflichtung zur Geheimhaltung sorgen (Abs. 4 Satz 2 Nr. 1).
- § 62a StBerG: Zugang für Dienstleister nur, soweit erforderlich (Abs. 1), Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung (Abs. 3), im Ausland nur bei vergleichbarem Geheimnisschutz (Abs. 4), bei Diensten für ein einzelnes Mandat mit Einwilligung des Mandanten (Abs. 5). Der Datenschutz bleibt unberührt (Abs. 8).
- Art. 28 DSGVO: nur Auftragsverarbeiter mit hinreichenden Garantien (Abs. 1), auf Grundlage eines Vertrags (Abs. 3), schriftlich, auch elektronisch (Abs. 9).
Für Mandantendaten gibt es meine KI-Datenschleuse. Sie sitzt zwischen deinem Team und Claude. Bevor eine Anfrage zu Claude geht, ersetzt sie Namen und andere Angaben, die auf eine Person zeigen, durch Platzhalter. Claude bekommt die Platzhalter statt der Namen. Kommt die Antwort zurück, setzt die Schleuse die echten Namen wieder ein. Die KI-Datenschleuse ist einsatzbereit und bereits in Betrieb. Ich richte sie für jeden Kunden einzeln ein; was in deinem Fall nötig ist, klären wir in einem Gespräch. Sie senkt das Risiko, sie nimmt keine Pflichten ab, und keine automatische Erkennung findet jede Angabe. Mehr in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf und Claude Code Mods in der Steuerberatung.
Wie du das in deiner Kanzlei umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Mehr zur Steuerkanzlei
Häufige Fragen
Was ist DATEV KI?
Der Sammelbegriff für DATEVs eigene KI-Funktionen: vor allem die Automatisierungsservices Rechnungen und Bank für Buchungsvorschläge und der DATEV Copilot als KI-Assistent, dazu Einspruchsgenerator, Vorschläge in DATEV Meine Steuern und die Prototypen der KI-Werkstatt.
Bucht der Automatisierungsservice Rechnungen automatisch?
Als sicher eingestufte Belege kann die Kanzlei laut DATEV automatisch buchen lassen, mit dem Zusatz: „Prüfen Sie Ihre Buchführung auch in diesen Fällen wie gewohnt.“ Voraussetzungen sind unter anderem SKR03 oder SKR04 und Belege online in der Bearbeitungsform Standard.
Was kostet der DATEV Copilot?
Die Lizenz ist laut DATEV-Shop kostenfrei (Stand: November 2026), lizenzpflichtig sind LEXinform plus und MyDATEV Kanzlei. Derzeit gibt es ihn nur für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, mit Nutzungslimit.
Ersetzt ein KI-Mitarbeiter die DATEV-Funktionen?
Nein, er arbeitet daneben. Wo der Automatisierungsservice Buchungsvorschläge liefert, muss kein KI-Mitarbeiter buchen. Er übernimmt die Arbeit zwischen den Programmen, mit eigenem Benutzer und eigenem Protokoll.
Darf ein KI-Mitarbeiter in DATEV ans Finanzamt übermitteln?
Im Praxisfall kann er es nicht, weil sein Benutzer keine Übermittlungs- und Zahlungsrechte hat. Die Grenze steht damit im System, nicht nur in einer Anweisung.
Wie du weitermachst
Geh mit der Vorlage oben eure Aufgaben durch: Wo reicht eine DATEV-Funktion, wo bleibt Handarbeit zwischen den Programmen? Bevor ein KI-Dienst Mandantendaten sieht, hilft der KI-Datenschutz-Check mit fünf Ja-Nein-Fragen und 20 Punkten zum Abhaken. Wie ein KI-Mitarbeiter bis zur Freigabe entsteht, steht in KI-Mitarbeiter einstellen: der Ablauf. Und wenn du den einen Ablauf deiner Kanzlei mit mir anschauen willst, buch dir ein Erstgespräch.
