Fehlende Belege schließt du in vier Schritten. Zuerst suchst du selbst: Du legst den Kontoauszug neben die Belege und durchsuchst für jede Abbuchung ohne Beleg dein Postfach, deine Kundenkonten und den Scan-Ordner. Was dann noch fehlt, forderst du beim Lieferanten an; für steuerpflichtige Leistungen an dein Unternehmen muss er ohnehin innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Erst wenn keine Rechnung mehr zu bekommen ist, schreibst du einen Eigenbeleg. Den sehen die GoBD ausdrücklich vor, er ersetzt aber nicht die Rechnung, die du für den Vorsteuerabzug brauchst. Zum Schluss geht eine Liste der offenen Lücken an deine Kanzlei. Für Kanzleien gilt dasselbe in die andere Richtung: eine Liste an den Mandanten statt vieler Einzelmails, und keine sensiblen Daten in der Mail.
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Rechtslage: November 2026. Wie Kanzleien die Belege ihrer Mandanten insgesamt organisieren, steht in Digitalisierung Steuerberatung: wo KI ansetzt.
Warum fehlende Belege mehr kosten als die Suche
Die Abgabenordnung verlangt, Buchungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 AO). Die Finanzverwaltung schreibt dazu in den GoBD: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen.“ (Rz. 61). Fehlt ein Beleg, fehlen drei Dinge auf einmal:
- Der Nachweis. Kannst du zu einer Angabe keine ausreichende Aufklärung geben, ist nach § 162 Abs. 2 AO zu schätzen.
- Die Vorsteuer. Abziehen darfst du sie nur, wenn du eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
- Zeit auf beiden Seiten. Jede offene Position wird zur Rückfrage zwischen Betrieb und Kanzlei.
Die billigste Lücke ist deshalb die, die gar nicht entsteht. Die GoBD verlangen, Belege „zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern“ (Rz. 67). Papier digitalisierst du am besten sofort, siehe Belege scannen per App: die besten Tools.
Fehlende Belege anfordern: beim Lieferanten
Für die meisten Lücken liegt die Rechnung beim Lieferanten noch vor. Führt ein Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung an dein Unternehmen aus, ist er „zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Zwischen Unternehmen im Inland ist das grundsätzlich eine E-Rechnung; welche Übergangsfristen gelten, steht in E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, Ausnahmen.
Eine gute Anforderung macht es dem Lieferanten leicht. Sie nennt Datum und Betrag der Zahlung, die Kundennummer oder Bestellung, die Leistung, die Adresse, an die die Rechnung gehen soll, und Name und Anschrift, auf die sie lauten muss. Mehr braucht er nicht: keinen Kontoauszug im Anhang, keine Kartennummer. Antwortet niemand, fasst du nach einigen Tagen einmal freundlich nach; wie das ohne Druck klingt, steht in Nachfass-Mail-Vorlage: Angebot ohne Druck.
Unterlagen für den Steuerberater: eine Liste statt Einzelmails
Was du nicht beschaffen kannst, meldest du der Kanzlei gesammelt: Datum, Betrag, Gegenpartei, wo du gesucht hast, Status und nächster Schritt. So sieht sie auf einen Blick, was fehlt und was du schon versucht hast.
Als Kanzlei drehst du den Weg um. Statt jede Lücke einzeln anzufragen, stellst du dem Mandanten eine Liste bereit, über den Weg, den ihr vereinbart habt, etwa euer Portal oder DATEV Unternehmen online (DATEV-Anbindung einrichten: die Grundlagen). In die Mail gehört nur, dass die Liste bereitliegt, bis wann ihr sie braucht und wie der Mandant antwortet. Beträge mit Namen von Geschäftspartnern bleiben im vereinbarten Kanal.
Auf der Seite meines KI-Mitarbeiters Peter steht zur Frage, ob KI den Steuerberater ersetzt: „Beratung, steuerliche Einordnung und Verantwortung bleiben beim Steuerberater.“ Und weiter: „Belegprüfung, Rückfragen zu fehlenden Unterlagen, Formatkontrollen und Übergaben können KI-Mitarbeiter vorbereiten oder übernehmen.“ Wie ein Rücklauf in einer Kanzlei laufen kann, zeigt ein Fall: In einer Steuerberatung, für die ich KI-Mitarbeiter aufgebaut habe, verschickt ein KI-Mitarbeiter die Vollständigkeitserklärungen und behält den Rücklauf im Blick. Der ganze Fall steht in KI-Agent für Steuerberater: ein Praxisfall. Wie Versand und Rücklauf dieser Erklärung ablaufen, steht in Vollständigkeitserklärung: Muster, Rücklauf.
Vorlage: Liste fehlender Belege und Anforderungsmail
Die Liste führst du als Tabelle, ob in einer Tabellenkalkulation oder als Textdatei. Die Zeilen unten sind Beispiele:
Liste fehlender Belege, Zeitraum [Monat/Quartal Jahr]
Stand: [Datum], geführt von [Name]
Nr. | Datum | Betrag [EUR] | Gegenpartei | gesucht wo | Status | nächster Schritt
1 | [TT.MM.]| [Betrag] | [Lieferant A] | Postfach, Kundenkonto | angefordert [Datum] | nachfassen am [Datum]
2 | [TT.MM.]| [Betrag] | [Lieferant B] | Postfach, Scan-Ordner, Papier | nicht zu bekommen | Eigenbeleg, Kanzlei fragen
3 | [TT.MM.]| [Betrag] | [Zahlungsempfänger]| Postfach | gefunden | Beleg zugeordnet, erledigt
Status: offen / angefordert / gefunden / Eigenbeleg / Rückfrage Kanzlei
Fragen an die Kanzlei:
- [z. B. Nr. 2: Reicht ein Eigenbeleg, oder anders behandeln?]
Die Anforderung an einen Lieferanten:
Betreff: Rechnung zu unserer Zahlung vom [Datum] über [Betrag] EUR
Guten Tag,
für unsere Buchhaltung fehlt uns die Rechnung zu folgender Zahlung:
Datum der Zahlung: [TT.MM.JJJJ]
Betrag: [Betrag] EUR
Kundennummer / Bestellung: [falls vorhanden]
Leistung: [z. B. Wartung Drucker, Mai]
Bitte senden Sie uns die Rechnung an [Adresse für Rechnungen],
ausgestellt auf:
[Firmenname]
[Straße, PLZ Ort]
Falls Sie die Rechnung schon verschickt haben, genügt eine kurze Nachricht,
an welche Adresse sie ging.
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Name]
[Firma, Telefon]
Und die Nachricht einer Kanzlei an den Mandanten, ohne Beträge und Namen in der Mail:
Betreff: [Monat/Quartal]: offene Belege für die Buchhaltung
Guten Tag [Name],
für [Zeitraum] fehlen uns noch einige Belege. Die Liste mit Datum, Betrag
und Zahlungsempfänger liegt für Sie in [Portal/Ordner, wie vereinbart].
Bitte laden Sie die Belege bis [Datum] dort hoch. Ist ein Beleg nicht mehr
zu bekommen, markieren Sie die Zeile mit „nicht zu bekommen“, dann
besprechen wir das Weitere.
Viele Grüße
[Name, Kanzlei]
Antwortbausteine für die Rückfrage „Was fehlt noch?“ stehen in Mandantenkommunikation: Postfach, Portal, KI.
Eigenbeleg: wann er reicht und wo seine Grenzen sind
Die GoBD regeln das in einem Satz: „Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.“ (Rz. 61). Er ist für den Fall gedacht, dass es keine Rechnung gibt oder sie nicht mehr zu bekommen ist, nicht als Abkürzung vor der Anfrage beim Lieferanten.
Welche Angaben jeder Beleg enthalten muss, zählt Rz. 77 auf, unter anderem eine eindeutige Belegnummer, Aussteller und Empfänger, den Betrag und das Belegdatum. Für einen Eigenbeleg heißt das nach meiner Lesart:
- Belegnummer, Datum der Ausgabe und Datum, an dem du den Eigenbeleg schreibst,
- Betrag und Zahlungsweg, mit Verweis auf die Zeile im Kontoauszug,
- Zahlungsempfänger mit Anschrift, soweit bekannt,
- was gekauft oder bezahlt wurde und wofür im Betrieb,
- warum kein Fremdbeleg vorliegt und was du zur Beschaffung versucht hast,
- deine Unterschrift.
Drei Grenzen solltest du kennen:
- Keine Vorsteuer. Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung des Lieferanten nach § 14 UStG, und der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG voraus, dass du eine solche Rechnung besitzt. Bei größeren Beträgen lohnt sich deshalb auch die zweite Anfrage.
- Bewirtungen haben eigene Regeln. Was dort zusammengehört, steht in Bewirtungsbeleg: Vorlage und Pflichtangaben.
- Eine Ausnahme, keine Gewohnheit. Bleiben Angaben unklar, ist nach § 162 Abs. 2 AO zu schätzen. Ob ein Eigenbeleg im Einzelfall reicht, klärt deine Kanzlei.
Fehlende Belege nachreichen und aufbewahren
Taucht die Rechnung auf, gehört sie zur Buchung, nicht in einen Sammelordner. Nach den GoBD muss sich der Beleg der Buchung zuordnen lassen, etwa über Index oder Dokumenten-ID (Rz. 71, 72). Hat die Kanzlei schon gebucht, reichst du den Beleg mit der Nummer aus deiner Liste nach. Eigenbeleg und Anforderungsmail legst du zur selben Buchung; so ist später nachvollziehbar, was du versucht hast.
Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist (Abs. 4). Wie eine Ablage aussieht, in der auch ein Dritter etwas findet, steht in Belege digital verwalten: Ablage im Betrieb.
Was Peter, Sonja und Frieda bei fehlenden Belegen übernehmen
Bei mir gleicht Peter, mein KI-Mitarbeiter für Belege und Buchhaltung, die Kreditkartenabrechnung Position für Position gegen die Belege ab und meldet, was nicht passt. Ist ein Betrag oder eine Zuordnung nicht eindeutig, bleibt die Position offen. In seinem ersten Lauf hat er so zwei Belege als offen gemeldet, statt sie passend zu machen, weil die Betragssuche mehrere Treffer lieferte. Diese Haltung braucht eine Liste fehlender Belege: lieber eine offene Zeile als ein geratener Beleg.
Auf Peters Seite steht „Beleglücken dokumentieren“ als Beispiel dafür, was mit seinem Vorgehen auch geht. Für deinen Betrieb beschreibst du den Ablauf: welche Konten, wo gesucht wird, was als Treffer zählt. Peter lernt ihn in einem Lernmodus, in dem er nur liest und Screenshots macht; danach testet ihr an echten Fällen, und nach deiner Abnahme übernimmt er den Schritt.
Die Anforderungsmail schreibt Sonja als Entwurf in deinem Ton und prüft die Angaben gegen die Quelle, hier gegen die Liste. Versendet wird nur nach ausdrücklicher Freigabe im Einzelfall. Kommt die Rechnung zurück, sortiert Frieda sie im Posteingang vor; eine Rechnung bewertet sie nicht steuerlich.
Muss die Kanzlei mitmachen? Peters Seite sagt: Ja. Übergabeformat, Verantwortungsgrenzen und Prüfschritte legt ihr gemeinsam fest. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Weitere Aufgaben für KI-Mitarbeiter stehen im Aufgaben-Katalog.
Häufige Fragen
Was mache ich, wenn ein Beleg fehlt?
Erst selbst suchen, im Postfach, in Kundenkonten und Scans, dann beim Lieferanten anfordern. Erst wenn das scheitert, schreibst du einen Eigenbeleg und setzt die Lücke auf die Liste für deine Kanzlei.
Darf ich einen Eigenbeleg schreiben?
Ja, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist; so steht es in Rz. 61 der GoBD. Vorsteuer ziehst du damit nicht ab, dafür brauchst du eine Rechnung nach § 14 UStG.
Was passiert beim Finanzamt, wenn Belege fehlen?
Lässt sich eine Angabe nicht ausreichend aufklären, ist nach § 162 Abs. 2 AO zu schätzen. Ohne Rechnung entfällt außerdem der Vorsteuerabzug.
Welche Unterlagen braucht der Steuerberater?
Die Belege zu den Ein- und Ausgängen des Zeitraums, die Kontoauszüge und eine Liste der Lücken mit Datum, Betrag und Gegenpartei. Format und Übergabeweg legt ihr gemeinsam fest.
Wie lange muss ich nachgereichte Belege aufbewahren?
Als Buchungsbeleg acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).
Wie du weitermachst
Exportier den Kontoauszug des letzten Monats und leg die Liste nach der Vorlage an. Was nach der Suche im Postfach offen bleibt, sind deine ersten Anforderungsmails. Was KI in der Buchhaltung heute leistet, ordnet KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht ein. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche. Was DATEV selbst an KI mitbringt, steht in DATEV KI: Funktionen, Grenzen, KI-Mitarbeiter. Für Praxen: Buchhaltung in der Arztpraxis: KV und DATEV.
