Eine Software für die Immobilienverwaltung, meist Hausverwaltungssoftware genannt, hält vier Dinge zusammen: die Buchhaltung mit Sollstellungen und Kontoabgleich, die Abrechnungen (Betriebskosten für Mieter, Hausgeld und Wirtschaftsplan für Eigentümergemeinschaften), ein Portal für Mieter und Eigentümer und die Übergabe an die Steuerkanzlei, meist als DATEV-Export. Der erste Filter ist die Verwaltungsart: Für reine Mietverwaltung reicht oft ein Programm für Vermieter, wer Wohnungseigentümergemeinschaften betreut, braucht WEG-Verwaltung. Die Preise reichen laut Herstellern von 75,99 Euro im Jahr für ein Windows-Programm mit 10 Einheiten bis zu Cloud-Lösungen, deren Preis erst im Angebot steht (Stand: November 2026). Ein KI-Mitarbeiter ersetzt keine davon. Er arbeitet daneben: Rechnungen und Kontoauszüge vorprüfen, das Postfach sortieren, Antworten entwerfen. Freigegeben wird von dir.
Die Übersicht stützt sich auf Herstellerseiten, abgerufen am 7. November 2026, nicht auf einen eigenen Test; alles in den Tabellen gilt laut Hersteller. Welche KI-Funktionen casavi und Aareon einbauen, steht in KI in der Hausverwaltung: was sie übernimmt.
Software für die Immobilienverwaltung: sechs Kriterien
Bei der Verwaltungsart trennen sich die Angebote am deutlichsten. Eine WEG-Verwaltung Software bildet Gesamt- und Einzelabrechnung, Rücklagen, Eigentümerwechsel und die Beschluss-Sammlung ab, eine Mietverwaltung Software rechnet je Mieter und Wohnung. Manche Hersteller lizenzieren beides getrennt, andere nennen die WEG gar nicht. Was in beiden Buchhaltungen anders läuft, steht in WEG-Buchhaltung in der Hausverwaltung mit KI. Wie eine Hausgeldabrechnung aufgebaut ist, zeigt Hausgeldabrechnung verstehen und prüfen.
Hausverwaltungssoftware im Vergleich: fünf Anbieter
Google zeigt Anfang November 2026 vor allem Herstellerseiten und Vergleichsportale mit Ranglisten. Die Liste unten ist keine Rangfolge, sondern alphabetisch, mit dem Einstieg, den der Hersteller nennt.
Direkt vergleichbar sind die Preise nicht. WISO nennt Jahrespreise inklusive Mehrwertsteuer, immocloud und Win-CASA Monatspreise netto, Immoware24 und Impower gar keine. Wer einen Preis nennt, zählt nach Einheiten, Win-CASA zusätzlich nach Paket und Nutzern, und Portal oder Cloud kommen dort als Zusatz dazu. Rechne mit deinen Einheiten, Nutzern und Modulen, nicht mit dem „ab“-Preis.
DATEV-Schnittstelle, Portal, Datenschutz
DATEV. Wer eine Hausverwaltung Software mit DATEV-Schnittstelle sucht, bekommt bei den Anbietern oben fast immer eine Exportdatei, die deine Kanzlei in ihr Programm importiert. Welche drei Wege es überhaupt in die Kanzlei gibt, steht in DATEV-Anbindung: 3 Wege, Kosten, Einrichtung. Auf Peters Team-Seite steht dazu ein Satz, der auch hier gilt: Der Steuerberater muss „Übergabeformat, Verantwortungsgrenzen und Prüfschritte mit dir festlegen und die vorbereiteten Daten auch annehmen können“.
Portal. Von der anderen Seite des Schreibtischs kenne ich das Thema: Die Hausverwaltung zahlt mir die Miete aus, und die Kontoauszüge lagen mir monatelang nicht vor, dann kamen über 100 Seiten auf einmal. Claude hat darin einen Fehler bei einer Mieterhöhung gefunden, den Fall erzähle ich in Verträge mit KI prüfen: was geht, was nicht. Frag deshalb, was deine Auftraggeber im Portal laufend sehen.
Datenschutz. Läuft die Software in der Cloud, verarbeitet der Hersteller Namen, Bankverbindungen und Zahlungen deiner Mieter und Eigentümer in deinem Auftrag. Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO arbeitet der Verantwortliche dann „nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten“, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Frag also nach dem AVV, dem Standort der Server und den Unterauftragnehmern; immocloud veröffentlicht seinen AVV samt Liste. Dieselbe Frage stellt sich bei jeder KI, die diese Daten sieht; meine drei Prüffragen stehen in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf. Das ist keine Rechtsberatung. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Auswahlraster und Arbeitsteilung als Vorlage
Kopier das Raster, schick die Fragen an zwei oder drei Anbieter und trag die Antworten ein. Was du als Muss markierst, entscheidet.
Auswahlraster Hausverwaltungssoftware
Verwaltung: [Name] Einheiten Miete: [Zahl] Einheiten WEG: [Zahl] Nutzer: [Zahl]
Anbieter: [Name] Stand der Antwort: [Datum]
Kriterium | Frage an den Anbieter | Antwort | Muss/Kann
Verwaltungsart | Miete, WEG und SEV in einem System und einer Lizenz? | | Muss
Kontoabgleich | Online-Banking mit automatischem Abgleich gegen die Sollstellung? | | Muss
Offene Posten | Mahnstufen mit Vorlagen, Versand erst nach Freigabe? | | Muss
Abrechnungen | Betriebskosten, Heizkosten, Hausgeld, Wirtschaftsplan im Paket? | | Muss
DATEV | Welches Format, mit Belegen, wer richtet die Kontenzuordnung ein? | | Muss
E-Rechnung | Wie kommen E-Rechnungen von Handwerkern in die Buchhaltung? | | Kann
Portal | Mieter und Eigentümer, im Preis oder als Zusatz, mit eigenem Logo? | | Kann
App | Was kann die App vor Ort: Fotos, Notizen, Kontakte? | | Kann
Datenschutz | AVV nach Art. 28 DSGVO, Serverstandort, Unterauftragnehmer? | | Muss
KI-Funktionen | Welches Modell, wo verarbeitet, vom AVV abgedeckt? | | Kann
Schnittstelle | Offene API oder Browser-Oberfläche, mit der ein KI-Mitarbeiter arbeiten kann? | | Kann
Ausstieg | Vollständiger Export von Stammdaten, Buchungen und Dokumenten? | | Muss
Preis | Gesamtpreis für meine Einheiten und Nutzer, Laufzeit, Einrichtung? | | Muss
Arbeitsteilung
Aufgabe | Software | KI-Mitarbeiter | Mensch
Kontoauszug gegen Soll | gleicht ab, bucht | prüft Abweichungen, meldet offen | entscheidet, gibt frei
Handwerkerrechnung | liest ein, legt Buchung an | ordnet Objekt und Kostenart zu | prüft, zahlt
Mieteranfrage per Mail | Portal für Standardfälle | sortiert, entwirft die Antwort | sendet
Abrechnung | rechnet, erzeugt Schreiben | sammelt Belege, listet Lücken | prüft, verschickt
DATEV-Übergabe | erzeugt die Exportdatei | gleicht Summen vor der Übergabe ab | übergibt an die Kanzlei
Rechtsfrage, Beschluss, Streit | keine | keine | du, bei Bedarf Fachleute
Was ein KI-Mitarbeiter neben der Hausverwaltungssoftware tut
Ein KI-Mitarbeiter ist kein weiteres Programm, sondern eine Rolle mit fester Aufgabe und deiner Freigabe. Von meinen fünfzehn KI-Mitarbeitern passen zwei zur Arbeit rund um die Verwaltersoftware. Beide laufen in meinem Betrieb. So setzt du sie in deiner Verwaltung ein:
Peter arbeitet bei mir in der Buchhaltungsoberfläche im Browser. Auf seiner Seite steht, was ihn von einer eingebauten Funktion unterscheidet: „Er bedient die Oberfläche im Browser nach meinem dokumentierten Prozess und kann deshalb auch Abläufe lernen, die über die eingebaute Belegerkennung hinausgehen.“ Was nicht in seiner schriftlichen Prozessbeschreibung steht, macht er nicht, und er bucht nicht. In einer Hausverwaltung arbeitet er in der Oberfläche deiner Verwaltersoftware, mit den Aufgaben aus der Tabelle. So richtest du es ein: Du beschreibst den Ablauf, er lernt ihn im Lesemodus, ihr testet ihn an echten Fällen, dann gibst du frei. Die Browser-Steuerung läuft über Claude in Chrome, wie in Claude in Chrome: Erweiterung nutzen beschrieben. Ein reines Windows-Programm wie WISO Hausverwalter 365 hat keine Browser-Oberfläche; dann bleibt der Weg über Exporte. Ob eine Cloud-App im Browser läuft, frag den Anbieter. Liefert die Software schon eine eigene Rechnungserkennung, prüft er deren Vorschläge, statt alles doppelt zu erfassen. Wie der Abgleich von Kontoauszug und Soll aussieht, steht in WEG-Buchhaltung in der Hausverwaltung mit KI.
Frieda sortiert bei mir den Posteingang in vier Stapel, Sofort, Heute, Kann warten und Papierkorb, plus einen fünften für Fälle, die meine Einschätzung brauchen. Antworten legt sie als Entwurf an, versendet hat sie noch nie etwas selbst. Ein Portal fängt nur ab, was dort ankommt; Rechnungen, Rückfragen von Handwerkern oder Mails von Eigentümern ohne Portal-Zugang landen im normalen Postfach. Dort setzt Frieda an, angebunden über offizielle Connectors für Gmail oder Microsoft 365; was nur im Portal steht, sieht sie nicht. Ordner zu Rechtsstreit fasst sie laut ihrer Anleitung nicht an, und Belege sind bei ihr nur Durchgangsstation; aufbewahrt wird in der Software. Wie das Stapel-System aussieht, steht in Posteingang sortieren: das Stapel-System.
Du gibst frei, buchst, verschickst Abrechnungen und entscheidest jede Rechtsfrage. Bei mir gilt dazu die Hausregel: Wer etwas erstellt, prüft es nicht selbst. Wie Belege für die Abrechnung gesammelt werden, zeigt Nebenkostenabrechnung erstellen: drei Wege. Für offene Mieten: Mahnung bei Mietrückstand: Muster und Fristen. Für die Versammlung: Einladung zur Eigentümerversammlung: Frist.
Häufige Fragen
Welche Hausverwaltungssoftware ist die beste?
Eine neutrale Rangliste gibt es nicht, auch wenn Vergleichsportale Testsieger küren. Entscheidend sind Verwaltungsart, Einheiten, Nutzer, Cloud oder eigener Rechner, DATEV-Export und der Ausstieg.
Was kostet eine Hausverwaltungssoftware?
Laut Herstellern, Stand November 2026: WISO Hausverwalter 365 ab 75,99 € im Jahr inklusive Mehrwertsteuer für 10 Einheiten, immocloud ab 9,99 € im Monat netto für 5 Einheiten, Win-CASA ab 29 € im Monat netto für bis zu 100 Wohneinheiten. Immoware24 und Impower nennen ihre Preise nur im Angebot.
Gibt es eine Hausverwaltung-App?
Ja, meist als Teil der Software: Win-CASA bietet die CASA24 Verwalter-App für iPhone und Android, immocloud eine mobile App. Für Mieter und Eigentümer ist das Portal der Zugang, bei Immoware24 heißt es Portal24.
Welche Hausverwaltungssoftware hat eine DATEV-Schnittstelle?
Von den fünf Anbietern oben nennen immocloud, Immoware24, Impower und Win-CASA (ab Professional) einen DATEV-Export. Bei WISO Hausverwalter 365 steht auf der Produktseite keiner. Frag immer nach dem Format und danach, ob die Belege mitgehen.
Ersetzt ein KI-Mitarbeiter die Hausverwaltungssoftware?
Nein. Die Software hält Buchungen, Abrechnungen, Portal und Export. Ein KI-Mitarbeiter prüft daneben vor, sortiert und entwirft; die Freigabe bleibt bei dir.
Wie du weitermachst
Schick das Raster an zwei oder drei Anbieter und teste mit den Zahlen eines Objekts: immocloud laut Hersteller 45 Tage, Immoware24 und Win-CASA 30 Tage. Wenn du vorher wissen willst, welcher Ablauf in deiner Verwaltung am stärksten an dir hängt, mach den Engpass-Check: 10 Fragen, rund 5 Minuten, ohne Anmeldung. Und wenn du sehen willst, was ein KI-Mitarbeiter neben deiner Software übernehmen kann, buch dir ein Erstgespräch: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der in deinem Unternehmen am stärksten an dir hängt. Weitere Branchen sammle ich auf KI für deine Branche, und jeden Dienstag kommt ein echter Vorgang aus meinem Büro im Newsletter.
