Die Buchhaltung einer Hausverwaltung hat zwei Teile, die nach unterschiedlichen Regeln laufen. In der WEG-Buchhaltung stellt der Verwalter für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf, danach die Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklage, so steht es in § 28 WEG. In der Mietverwaltung geht es um Mieteingänge, offene Posten und die Betriebskostenabrechnung, die dem Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen ist. Eine KI kann in beiden Teilen viel vorbereiten: Kontoauszüge gegen die Soll-Liste abgleichen, Belege den Positionen zuordnen, nicht umlagefähige Kosten markieren, Fristen überwachen und Anfragen von Mietern und Eigentümern als Entwurf beantworten. Buchen, bewerten, freigeben und unterschreiben bleibt beim Verwalter.
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung; die Paragrafen stammen aus den Gesetzestexten, Stand November 2026. Den Überblick, was KI in einer Hausverwaltung übernehmen kann, findest du in KI in der Hausverwaltung: was sie übernimmt.
WEG-Buchhaltung und Mietenbuchhaltung getrennt denken
Viele Stellenanzeigen für die Buchhaltung einer Hausverwaltung trennen WEG-Buchhaltung und Mietenbuchhaltung. Der Grund: Das Geld gehört verschiedenen Leuten, und am Ende stehen verschiedene Abrechnungen.
Beide Teile treffen sich bei der vermieteten Eigentumswohnung. Haben Vermieter und Mieter nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten dann nach dem Schlüssel umgelegt, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). So wird die WEG-Jahresabrechnung zur Grundlage der Betriebskostenabrechnung.
WEG-Buchhaltung: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rücklage
Nach § 28 WEG stellt der Verwalter „jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan“ auf, über dessen Vorschüsse und Rücklagen die Eigentümer beschließen (Abs. 1). Nach Ablauf des Jahres folgt die Jahresabrechnung (Abs. 2), dazu ein Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen, den jeder Eigentümer bekommt (Abs. 4). Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG „die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage“. Zur Tagesordnung: Einladung zur Eigentümerversammlung: Frist.
Was eine KI dabei vorbereiten kann:
- Wirtschaftsplan: die Ausgaben des Vorjahres je Kostenart zusammenstellen, bekannte Änderungen aus Verträgen danebenlegen und einen Entwurf rechnen, die Annahmen als Liste dazu.
- Jahresabrechnung: jede Buchung des Gemeinschaftskontos einer Position zuordnen, fehlende Belege markieren, die Summen gegen den Kontostand am Jahresende abgleichen.
- Rücklage und Vermögensbericht: Zuführungen und Entnahmen aus den Kontoauszügen herausziehen und gegen die Beschlüsse halten. Findet sie zu einer Entnahme keinen passenden Beschluss, ist das ein Fall für dich.
- Einsicht: Fragt ein Eigentümer nach Unterlagen, stellt die KI die Belege zusammen. Was herausgeht, entscheidest du.
Ob eine Ausgabe zur Erhaltung gehört und wie sie verteilt wird, ist eine rechtliche Bewertung; dazu schreibt die KI höchstens eine Frage auf. Prüfraster für Eigentümer: Hausgeldabrechnung verstehen und prüfen.
Mietenbuchhaltung: Betriebskostenabrechnung nach BetrKV und § 556 BGB
§ 2 BetrKV zählt die Betriebskosten in 17 Nummern auf, von der Grundsteuer über Wasser, Heizung und Müll bis zu „sonstigen Betriebskosten“. Ebenso wichtig ist § 1 Abs. 2 BetrKV: Verwaltungskosten und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nicht dazu.
Genau hier liegt eine typische Fehlerquelle bei vermieteten Eigentumswohnungen. Die WEG-Jahresabrechnung enthält in der Regel auch Verwaltervergütung, Reparaturen und die Zuführung zur Rücklage. Übernimmt man sie ungeprüft in die Betriebskostenabrechnung des Mieters, stehen dort Kosten, die nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten sind, und eine Rücklage, die in der Aufzählung von § 2 BetrKV nicht vorkommt. Eine KI kann jede Position einer Nummer aus § 2 BetrKV zuordnen und markieren, was nicht passt. Ob sie im Einzelfall umlagefähig ist, entscheidest du.
Weitere Prüfpunkte, die sich gut vorbereiten lassen:
- Verteilerschlüssel: Ohne andere Vereinbarung gilt nach § 556a Abs. 1 BGB die Wohnfläche, verbrauchsabhängige Kosten nach Verbrauch. Die KI hält den angewendeten Schlüssel gegen Mietvertrag und Flächenliste.
- Vorjahresvergleich: Sprünge je Position markieren. § 556 Abs. 3 BGB verlangt, den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten; eine verdoppelte Position ist eine Frage wert.
- Vorauszahlungen: Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Die KI rechnet den Vorschlag und schreibt das Schreiben als Entwurf.
- Belegeinsicht: Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege zu gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Sind die Belege je Position benannt abgelegt, geht das schnell. Belegmappe als Vorlage: Nebenkostenabrechnung erstellen: drei Wege. Wie so eine Ablage aussieht, steht in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD.
Fristen, die in die Buchhaltung gehören
Ein Rechenbeispiel: Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2025, läuft die Frist für die Mitteilung mit dem 31. Dezember 2026 ab. Kommt die WEG-Jahresabrechnung spät, wird es für den Vermieter eng. Eine Fristenliste mit beiden Terminen je Objekt ist eine der einfachsten Aufgaben für eine KI.
Kontoauszug gegen Soll: wo KI am meisten hilft
Ich kenne die Hausverwaltung von der anderen Seite des Schreibtischs: Die Hausverwaltung zahlt mir die Miete aus. Hausverwaltungsverträge habe ich schon mit Claude geprüft, dazu Kontoauszüge, Zahlungen und Mieterhöhungen. Bei einer Mieterhöhung wurde mehr überwiesen, aber die Kaltmiete wurde nicht erhöht, nur die Warmmiete wurde höher gezahlt. Der Hausverwaltung ist das nicht aufgefallen. Als die Kontoauszüge kamen, waren es über 100 Seiten auf einmal; Claude hat den Fehler bei der Analyse gefunden, ich persönlich hätte ihn nie gefunden. Es ging um über 600 Euro im Jahr. Den ganzen Fall erzähle ich in Verträge mit KI prüfen: was geht, was nicht.
Für die Buchhaltung einer Hausverwaltung steckt darin die wichtigste Aufgabe: Soll laut Vertrag oder Wirtschaftsplan gegen Ist auf dem Konto, Monat für Monat, nach jeder Mieterhöhung und jeder Hausgeldanpassung. Die KI bekommt die Soll-Liste je Einheit und den Kontoauszug als Export, ordnet jede Zahlung zu und meldet, was nicht passt: zu wenig, zu viel, gar nichts. Aus offenen Posten wird bei Bedarf eine Zahlungserinnerung als Entwurf. Wie die Stufen dabei aussehen, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI. Mahnmuster: Mahnung bei Mietrückstand: Muster und Fristen. Software dafür: Immobilienverwaltung: Software im Vergleich.
Wer was übernimmt: Peter, Frieda und der Verwalter
In meinem Betrieb laufen zwei Rollen. So setzt du sie in deiner Hausverwaltung ein:
Peter läuft bei mir seit dem 19.08.2026. Er folgt einer schriftlichen Prozessbeschreibung; was nicht drinsteht, macht er nicht. In seinem ersten Lauf hat er 116 Belege gesichtet und zwei offen gemeldet, statt sie passend zu machen. Die Abnahme bleibt bei mir und meinem Steuerberater. In einer Hausverwaltung ist das Gegenstück zur Kreditkartenabrechnung der Kontoauszug des Objektkontos: Peter hält Rechnungen und Hausgeld gegen die Buchungen, ordnet Belege der richtigen Kostenart zu, meldet Lücken und bereitet Zahlungserinnerungen vor. So richtest du es ein: Ablauf beschreiben, Lesemodus, Test an echten Fällen, Freigabe. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Was KI in der Buchhaltung heute allgemein übernimmt, steht in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht, wie Peter eine Abrechnung Zeile für Zeile abgleicht, in Spesenabrechnung automatisieren: ein KI-Test.
Frieda sortiert bei mir das Postfach und hat noch nie etwas selbst versendet. In einer Hausverwaltung landen Fragen zur Betriebskostenabrechnung, Bitten um Belegeinsicht und Rückfragen zum Hausgeld in ihren Stapeln, zu jeder Standardanfrage mit Entwurf. Ordner zu Rechtsstreit fasst sie laut ihrer Anleitung nicht an, auch nicht zum Sortieren. Welche Antworten sie vorbereiten darf, legst du fest; auf einen Widerspruch gegen eine Abrechnung antwortest du selbst. Wie das Stapel-System im Alltag aussieht, steht in Posteingang sortieren: das Stapel-System.
Grenzen: Rechtsfragen, Mieterdaten, Verantwortung
Eine Hausverwaltung darf nach § 5 Abs. 2 Nr. 2 RDG Rechtsdienstleistungen im Zusammenhang mit der „Haus- und Wohnungsverwaltung“ als Nebenleistung erbringen. Diese Erlaubnis hat die Verwaltung, nicht das Werkzeug. Was die KI zu Umlagefähigkeit oder Fristen schreibt, ist ein Entwurf, den ein Mensch mit Fachwissen prüft. KI-Modelle erfinden manchmal Paragrafen; wie du das erkennst, steht in KI-Halluzinationen erkennen und reduzieren.
Kontoauszüge, Mieterlisten und Abrechnungen enthalten personenbezogene Daten. Sie gehören nur in ein Geschäftsprodukt mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und die KI bekommt nur, was sie für die Aufgabe braucht. Was das bei Claude heißt, steht in Claude Datenschutz und DSGVO: was gilt. Bei mir gilt außerdem die Hausregel: Wer etwas erstellt, prüft es nicht selbst. Für eine Abrechnung heißt das: Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Häufige Fragen
Was gehört zur Buchhaltung einer Hausverwaltung?
In der WEG-Verwaltung das Hausgeld nach Wirtschaftsplan, die Ausgaben für das Gemeinschaftseigentum, die Erhaltungsrücklage, die Jahresabrechnung und der Vermögensbericht nach § 28 WEG. In der Mietverwaltung die Mieteingänge, offene Posten, Auszahlungen an den Vermieter und die Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB.
Kann KI die Jahresabrechnung einer WEG erstellen?
Sie kann sie vorbereiten: Buchungen den Positionen zuordnen, fehlende Belege markieren, Summen gegen den Kontostand abgleichen und einen Entwurf rechnen. Aufstellen muss sie nach § 28 Abs. 2 WEG der Verwalter, beschließen die Eigentümer.
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?
Nach § 556 Abs. 3 BGB ist sie spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Darf ich die WEG-Abrechnung einfach an den Mieter weitergeben?
Nicht ungeprüft. Sie enthält in der Regel Verwaltervergütung und Instandhaltung, die nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten sind, dazu die Zuführung zur Rücklage, die in § 2 BetrKV nicht vorkommt. Eine KI kann diese Positionen markieren; die Entscheidung über die Umlage triffst du.
Wie du weitermachst
Nimm ein Objekt und einen Monat: Soll-Liste der Mieten oder des Hausgelds neben den Kontoauszug. Notier Dauer und Abweichungen. Das ist der Auftrag, mit dem eine KI anfängt. Wenn du wissen willst, welche Arbeit in deiner Verwaltung am stärksten an dir hängt, mach den Engpass-Check oder buch dir ein Erstgespräch über Kontakt: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
