Die Einladung zur Eigentümerversammlung verschickt der Verwalter in Textform, und die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen, außer in einem Fall besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG). In die Einladung gehört eine Tagesordnung, die jeden Gegenstand bezeichnet, über den abgestimmt werden soll: Das Gesetz macht diese Bezeichnung zur Voraussetzung für einen gültigen Beschluss (§ 23 Abs. 2 WEG). Online teilnehmen können Eigentümer, wenn die Gemeinschaft das beschlossen hat, und eine Versammlung ganz ohne Versammlungsort braucht einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen (§ 23 Abs. 1a WEG). Nach der Versammlung folgen Niederschrift und Beschluss-Sammlung. Eine KI kann Einladung, Fristenplan und Protokollentwurf vorbereiten und prüfen, ob jeder Antrag einen Tagesordnungspunkt hat. Einladen, leiten, verkünden und unterschreiben bleibt beim Menschen.
Das ist keine Rechtsberatung. Grundlage ist der Gesetzestext des Wohnungseigentumsgesetzes, zuletzt geändert im Oktober 2024, Stand November 2026. Mit Hausverwaltungen habe ich von der anderen Seite des Schreibtischs zu tun: Eine Hausverwaltung zahlt mir die Miete aus. Den Überblick, welche Aufgaben KI in einer Verwaltung abnimmt, gibt mein Leitartikel KI in der Hausverwaltung: was sie übernimmt.
Einladung zur Eigentümerversammlung: wer, wie, wann
Wer einlädt. Der Verwalter beruft die Versammlung „mindestens einmal im Jahr“ ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Er muss außerdem einladen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer das in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt (Abs. 2). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (Abs. 3).
In welcher Form. Textform heißt nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine eigenhändige Unterschrift verlangt die Textform nicht. Ein Brief erfüllt das. Für eine Einladung per E-Mail brauchst du von jedem Eigentümer eine Adresse, unter der er sie auch wirklich liest.
Mit welcher Frist. Der Wortlaut: „Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen.“ Ob die Frist mit dem Absenden oder mit dem Zugang beginnt, sagt § 24 nicht ausdrücklich. Plane deshalb so, dass zwischen dem Tag, an dem die Einladung bei allen Eigentümern ankommt, und dem Versammlungstag mindestens drei volle Wochen liegen, und rechne den Postweg als Puffer obendrauf. Eigentümer können vom Gesetz abweichende Vereinbarungen treffen, soweit nichts anderes ausdrücklich bestimmt ist (§ 10 Abs. 1 Satz 2 WEG). Lies also deine Gemeinschaftsordnung, bevor du den Termin festlegst.
Was beiliegt. Vollmachten brauchen nach § 25 Abs. 3 WEG die Textform, also leg ein Vollmachtsformular bei.
Online-Teilnahme und virtuelle Eigentümerversammlung
Das Gesetz kennt zwei Stufen. Nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG können die Eigentümer beschließen, dass man auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnimmt und seine Rechte elektronisch ausübt: die hybride Versammlung.
Die zweite Stufe kam mit der Änderung vom Oktober 2024: Nach § 23 Abs. 1a WEG können die Eigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung für längstens drei Jahre ohne physische Präsenz stattfindet oder stattfinden kann. Diese virtuelle Versammlung „muss hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein“. Fällt ein solcher Beschluss vor dem 1. Januar 2028, ist bis einschließlich 2028 trotzdem mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, außer die Eigentümer verzichten einstimmig darauf (§ 48 Abs. 6 WEG).
Einen Online-Zugang schreibst du also in die Einladung, wenn die Gemeinschaft die Online-Teilnahme beschlossen hat, und zwar vollständig mit Link, Einwahl, Abstimmungsweg und Ansprechpartner für Technik. Zeichnet das Konferenzwerkzeug auf oder transkribiert es mit, gilt § 201 StGB: keine Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Befugnis, praktisch also nur mit vorheriger Zustimmung aller Anwesenden. Wie du das sauber einholst, steht in Gespräche transkribieren: was rechtlich gilt, die Technik für Teams in Telefonate in Teams transkribieren.
Muster: Einladung zur Eigentümerversammlung
Die Vorlage ist sachlich und taugt für Brief und E-Mail. Eckige Klammern sind Platzhalter, Zeilen mit „Nur wenn“ fallen weg, wenn sie nicht zutreffen.
[Name der Verwaltung], [Anschrift], [Telefon], [E-Mail]
An alle Wohnungseigentümer der Gemeinschaft [Name / Anschrift der Anlage]
Einladung zur [ordentlichen / außerordentlichen] Eigentümerversammlung
Guten Tag,
hiermit lade ich Sie zur Eigentümerversammlung ein.
Datum: [Wochentag, TT.MM.JJJJ]
Beginn: [Uhrzeit]
Ort: [Raum, Anschrift, Hinweis zur Barrierefreiheit]
[Nur wenn nach § 23 Abs. 1 Satz 2 bzw. Abs. 1a WEG beschlossen:]
Online: [Link], [Einwahlnummer], [Zugangscode],
Abstimmung über [Werkzeug / Verfahren],
Technik-Hilfe: [Name, Telefon]
Tagesordnung
TOP 1 Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
TOP 2 Jahresabrechnung [JJJJ]
Beschlussantrag: „[Wortlaut des Antrags]“
Unterlage: Jahresabrechnung vom [Datum], Anlage 1
TOP 3 Wirtschaftsplan [JJJJ]
Beschlussantrag: „[Wortlaut des Antrags]“
Unterlage: Wirtschaftsplan vom [Datum], Anlage 2
TOP 4 [Gegenstand, z. B. Erhaltungsmaßnahme]
Beschlussantrag: „[Wortlaut des Antrags]“
Unterlage: [Angebote vom ..., Anlage 3]
TOP 5 [Antrag von Eigentümer/in [Name], eingegangen am [Datum]]
Beschlussantrag: „[Wortlaut wie eingereicht]“
TOP 6 Verschiedenes (nur Informationen, keine Beschlüsse)
Können Sie nicht selbst teilnehmen, können Sie sich vertreten
lassen. Eine Vollmacht in Textform liegt bei (Anlage [Nr.]).
Rückfragen zur Tagesordnung gern vorab unter [Telefon]
oder [E-Mail-Adresse].
Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Verwaltung]
Anlagen: [Liste]
Wie Geschäftsmails allgemein aufgebaut sind und welche Teile Vorlage sein dürfen, steht in E-Mail-Vorlagen geschäftlich: 8 Beispiele.
Einladungsfrist rückwärts gerechnet: der Fristenplan
Die eigentliche Arbeit liegt vor dem Versand. Ein Fristenplan rechnet vom Versammlungstag zurück. Die Daten unten sind ein ausgedachtes Beispiel; die drei Wochen kommen aus § 24 Abs. 4 WEG, alle anderen Abstände wählst du selbst.
Fristenplan Eigentümerversammlung [Gemeinschaft], Beispiel
Versammlung Di 15.12.2026
Spätester Zugang bei allen Mo 23.11.2026 (drei volle Wochen dazwischen)
Versand (Puffer für den Postweg) Mo 16.11.2026 (selbst gewählt)
Prüfung Einladung gegen Anträge bis Fr 13.11.2026
Beirat prüft Abrechnung und Plan bis Mo 09.11.2026
Einsendeschluss Anträge Eigentümer Mo 02.11.2026 (selbst gewählt)
Ankündigung Termin und Einsendeschluss [Datum]
Je Eigentümer: Versandweg | Versanddatum | Nachweis | Zugang am
[Einheit] | [Brief / E-Mail] | [Datum] | [Einlieferungsbeleg / Sendebestätigung] | [Datum]
Die Zeilen je Eigentümer belegen später, wann und wie jede Einladung hinausging. Sie füllen sich aus den Versandbelegen, nicht aus dem Gedächtnis.
Eigentümerversammlung: Protokoll und Beschluss-Sammlung danach
Nach der Versammlung kommt die Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG. Was dafür gilt und wie eine KI daraus einen Entwurf macht, steht in KI in der Hausverwaltung: was sie übernimmt, im Abschnitt zu den Protokollen von Eigentümerversammlungen. Die Regel daraus gilt auch hier: Den Beschlusswortlaut übernimmt die KI wörtlich, sie glättet und kürzt ihn nie.
Die Beschluss-Sammlung (oft „Beschlusssammlung“ geschrieben) führt der Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG). Sie enthält nur den Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung, der schriftlichen Beschlüsse mit Ort und Datum der Verkündung und der Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen aus Rechtsstreitigkeiten nach § 43 WEG mit Datum, Gericht und Parteien; die Einträge sind „fortlaufend einzutragen und zu nummerieren“, Anfechtung oder Aufhebung wird angemerkt, alles „unverzüglich“ und mit Datum (§ 24 Abs. 7 WEG). Jeder Eigentümer kann Einsicht verlangen.
Das Gerüst ist nur Struktur, kein ausgefülltes Muster:
Niederschrift der Eigentümerversammlung [Gemeinschaft]
Ort: [ ] Datum: [ ] Beginn: [ ] Ende: [ ]
Vorsitz: [ ] Niederschrift: [ ]
Anwesende und vertretene Eigentümer: [Anlage Teilnehmerliste]
TOP [Nr.] [Bezeichnung wie in der Einladung]
Beschlussantrag (wie eingeladen): „[ ]“
Abstimmung: Ja [ ] Nein [ ] Enthaltung [ ]
Verkündetes Ergebnis, Wortlaut: „[ ]“
Unterschriften (§ 24 Abs. 6 WEG): Vorsitzender [ ],
Wohnungseigentümer [ ], ggf. Vorsitzender Verwaltungsbeirat
oder Vertreter [ ]
Beschluss-Sammlung, Eintrag
Nr. [fortlaufend] | [Versammlung Ort, Datum / schriftlicher Beschluss,
Ort und Datum der Verkündung / Urteil, Gericht, Datum, Parteien]
| Wortlaut bzw. Urteilsformel „[ ]“
| Vermerk angefochten / aufgehoben [Datum] | eingetragen am [Datum]
Welche Werkzeuge ein Protokoll automatisch erstellen, zeige ich in Meeting-Protokoll automatisch erstellen. Den zweiten Durchgang, der jeden Beschluss gegen das Transkript belegt, findest du in Protokoll schreiben lassen: ChatGPT, Teams.
Was KI vorbereitet: Frieda, Sonja und deine Entscheidung
Für die Vorbereitung einer Versammlung passen zwei Rollen aus meinem Betrieb. So setzt du sie in deiner Verwaltung ein.
Frieda sammelt die Anträge. Bei mir ordnet Frieda den Posteingang in die Stapel Sofort, Heute, Kann warten und Papierkorb, dazu ein fünfter für alles, was mein Urteil braucht. Sie schreibt Antwortentwürfe und bereitet Termine mit einem Briefing vor. Welche Themen oben landen, bestimmt der Betrieb, der sie einsetzt. In einer Verwaltung bekommen Eigentümeranträge einen eigenen Stapel mit Eingangsdatum und Antragstext, und vor der Versammlung liegt ein Termin-Briefing auf dem Tisch. Für Einsendeschluss und Dreiwochenfrist beschreibst du ihr den Ablauf einmal, testest ihn an echten Fällen und gibst ihn frei.
Sonja gleicht die Einladung ab. Sonjas Aufgabe bei mir sind Mails an Neukunden. Vor jedem Entwurf gleicht sie Name, Adresse, Demo-Link und Preis mit der Quelle ab, der Text liegt danach als Entwurf in meinem Postfach, und raus geht er erst, wenn ich es im Einzelfall ausdrücklich sage. Für die Einladung sind die Quellen der Fristenplan und die Antragsliste: Stimmen Datum, Uhrzeit, Ort und Zugang? Hat jeder Antrag einen Tagesordnungspunkt, und hat jeder Punkt mit Abstimmung einen Antrag im Wortlaut? Jede Lücke kommt als Rückfrage zu dir. Die Einladung zeigst du ihr einmal als neue Mailart.
Das Protokoll. Wie ein Entwurf aus Stichpunkten oder Transkript entsteht, steht im Leitartikel. Den Ablauf dafür beschreibst du einmal, mit der festen Regel, dass der Beschlusswortlaut unverändert bleibt.
Bei dir bleibt: welcher Antrag auf die Tagesordnung kommt, wie er formuliert wird, der Versandtag, die Leitung der Versammlung und was verkündet wird. Dazu meine Hausregel: Wer etwas erstellt, prüft es nicht selbst.
Eigentümerdaten. Namen, Anschriften und wer wie abgestimmt hat, betreffen echte Personen. Solche Daten gibst du nur in ein Werkzeug, für das ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, und für den Abgleich reichen Einheitennummern. Was die KI sehen darf und was nicht, steht in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Häufige Fragen
Wie lange vorher muss zur Eigentümerversammlung eingeladen werden?
Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen, außer in einem Fall besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG). Plane mit Puffer für den Postweg, und schau in deine Gemeinschaftsordnung.
Reicht eine Einladung per E-Mail?
Das Gesetz verlangt Textform, keine Unterschrift. Ein Brief erfüllt sie; für eine E-Mail brauchst du von jedem Eigentümer eine Adresse, unter der er sie tatsächlich bekommt.
Wer lädt ein, wenn es keinen Verwalter gibt?
Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer (§ 24 Abs. 3 WEG). Das gilt auch, wenn der Verwalter sich pflichtwidrig weigert.
Darf ich die Versammlung aufnehmen, damit die KI das Protokoll schreibt?
Nur mit vorheriger Zustimmung aller, deren Wort auf der Aufnahme landet; das unbefugte Aufnehmen ist nach § 201 StGB strafbar. Ohne Aufnahme bleibt der Weg über deine Stichpunkte.
Was steht in der Beschlusssammlung?
Der Wortlaut der verkündeten und der schriftlichen Beschlüsse mit Ort und Datum und die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in WEG-Rechtsstreitigkeiten, fortlaufend nummeriert, dazu Vermerke über Anfechtung oder Aufhebung mit Datum (§ 24 Abs. 7 WEG). Geführt wird sie vom Verwalter.
Wie du weitermachst
Nimm die letzte Einladung deiner Gemeinschaft und leg die Anträge daneben, die vorher eingegangen sind. Hat jeder Antrag einen Punkt, und steht bei jedem Punkt ein Wortlaut, über den man abstimmen kann? Wenn ja, ist diese Einladung samt Antragsliste das Material, an dem ein KI-Mitarbeiter den Abgleich lernt. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Andere Branchen stehen auf KI für deine Branche. In meiner Community Claude Practitioners tauschen wir uns darüber aus, wie man KI-Mitarbeiter einarbeitet. Einen Vergleich der Verwaltungsprogramme gibt Immobilienverwaltung: Software im Vergleich. Für vermietende Eigentümer: Mahnung bei Mietrückstand: Muster und Fristen. Und die Jahresaufgabe danach: Nebenkostenabrechnung erstellen: drei Wege.
