Eine Nebenkostenabrechnung erstellst du auf einem von drei Wegen: selbst mit einer Tabelle, mit einer Software oder App, oder du lässt sie erstellen, von deiner Hausverwaltung oder einem Abrechnungsdienst. Bei allen drei Wegen steckt die meiste Arbeit vor dem Rechnen: Für jede Kostenart, die dein Mietvertrag umlegt, brauchst du die Belege des Abrechnungszeitraums, ohne Lücke. Und verlangt ein Mieter Belegeinsicht, zeigst du zu jeder Zahl den passenden Beleg. Eine KI kann das vorbereiten: eine Belegmappe je Kostenart führen, melden, was fehlt, und Antworten auf Einsicht-Anfragen entwerfen. Eine Grenze bleibt, und sie steht so auch in meinem Überblicksbeitrag: „Ob eine Position umlagefähig ist, entscheidet sie nicht.“
Das ist keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag beschreibt den Arbeitsablauf; was KI in einer Hausverwaltung insgesamt übernimmt, steht in KI in der Hausverwaltung: was sie übernimmt. Den Rechtsrahmen mit Betriebskostenverordnung, § 556 BGB und den Fristen findest du in WEG-Buchhaltung in der Hausverwaltung mit KI.
Nebenkostenabrechnung erstellen in fünf Schritten
Ob du selbst rechnest, ein Programm nutzt oder die Abrechnung erstellen lässt: Der Ablauf ist derselbe, nur die Rollen wechseln.
- Mietvertrag als Gerüst nehmen. Welche Kostenarten legt der Vertrag um, und nach welchem Verteilerschlüssel? Diese Liste ist das Inhaltsverzeichnis deiner Abrechnung. Wie eine KI solche Stellen wörtlich mit Fundstelle herauszieht, steht in Verträge mit KI prüfen: was geht, was nicht.
- Belege je Kostenart sammeln. Je Zeile aus Schritt 1 eine Mappe mit den Rechnungen und Bescheiden des Abrechnungszeitraums.
- Lücken schließen. Was fehlt, forderst du an, bevor du rechnest. Eine Zeile ohne Beleg wird nicht geschätzt.
- Rechnen. Gesamtkosten je Kostenart, Anteil der Wohnung nach Schlüssel, Vorauszahlungen abziehen. Diesen Schritt nimmt dir eine Software oder die Verwaltung ab.
- Prüfen, zustellen, Mappe aufheben. Ein zweiter Mensch liest gegen, dann geht die Abrechnung raus. Bis wann sie beim Mieter sein muss, regelt § 556 Abs. 3 BGB. Die Mappe bleibt griffbereit für die Belegeinsicht.
Belege für die Nebenkostenabrechnung: eine Mappe je Kostenart
Die Reihenfolge der Kostenarten kannst du aus § 2 der Betriebskostenverordnung übernehmen. Sie zählt sie in 17 Nummern auf, von der Grundsteuer (Nr. 1) über Wasser, Heizung und Müllbeseitigung bis zu den sonstigen Betriebskosten (Nr. 17). Welche davon in deine Abrechnung gehören, sagt dein Mietvertrag.
Typische Belege sind der Grundsteuerbescheid, die Jahresrechnung des Wasserversorgers, Gebührenbescheide für Müll und Straßenreinigung, die Rechnung der Gebäudeversicherung, Rechnungen für Hausmeister, Reinigung und Gartenpflege und die Stromrechnung für Treppenhaus und Außenlicht. Hast du für Heizung und Warmwasser einen Messdienst beauftragt, ist dessen Abrechnung der Beleg für diese Kostenart. Papier scannst du am besten sofort; welche Apps deutsche Belege sauber auslesen, steht in Belege scannen per App: 6 Apps im Vergleich.
Zwei Spalten machen die Mappe wertvoller als einen Ordner voller Rechnungen. Der Zeitraum laut Beleg: Eine Versicherung von April bis März passt nicht von selbst in ein Kalenderjahr. Und offene Fragen: Nennt die Rechnung des Hausmeisterdienstes auch eine Reparatur, wird daraus eine Frage an einen Menschen. So sieht die Vorlage aus:
Belegmappe Nebenkostenabrechnung
Objekt: [Adresse, Wohnung]
Abrechnungszeitraum: [01.01.JJJJ bis 31.12.JJJJ]
Stand: [Datum], geführt von [Name]
Nr. | Kostenart (§ 2 BetrKV) | Zeitraum laut Beleg | Beleg vorhanden | Betrag [EUR] | Verteilerschlüssel laut Mietvertrag | Offene Frage an Mensch
1 | Grundsteuer (Nr. 1) | [JJJJ] | ja | [Betrag] | [z. B. Wohnfläche] | keine
2 | Wasser, Abwasser (Nr. 2, 3) | [TT.MM. bis TT.MM.] | ja | [Betrag] | [z. B. Verbrauch laut Zähler] | Zeitraum weicht ab: wie aufteilen?
3 | Heizung, Warmwasser (Nr. 4, 5)| [JJJJ] | nein | offen | [laut Abrechnung Messdienst] | Abrechnung beim Messdienst anfordern
4 | Müllbeseitigung (Nr. 8) | [JJJJ] | ja | [Betrag] | [z. B. Personenzahl] | keine
5 | Gebäudeversicherung (Nr. 13) | [01.04. bis 31.03.] | ja | [Betrag] | [z. B. Wohnfläche] | zwei Rechnungen nötig, eine fehlt
6 | Hauswart (Nr. 14) | [JJJJ] | ja | [Betrag] | [z. B. Wohnfläche] | Rechnung nennt auch Reparatur: klären
7 | [weitere laut Mietvertrag] | | | | |
Status je Zeile: Beleg fehlt / Beleg da, Frage offen / fertig
Regel: Eine Zeile ohne Beleg bleibt offen. Nichts wird geschätzt oder passend gemacht.
Ablage: eine PDF je Zeile, Dateiname mit Nummer und Kostenart, z. B. "05_Gebaeudeversicherung_JJJJ.pdf"
Nach diesen Nummern fragt später auch der Mieter. Wie eine Ablage aufgebaut ist, in der auch ein Dritter etwas findet, beschreibe ich in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD.
Lücken schließen, bevor du rechnest
Fast jede Mappe hat am Anfang Lücken: Die Abrechnung des Messdienstes fehlt noch, oder eine Rechnung deckt nur einen Teil des Jahres ab. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kommt vieles erst mit der Jahresabrechnung der Gemeinschaft. Wie die aufgebaut ist, steht in Hausgeldabrechnung verstehen und prüfen.
Für jede offene Zeile gilt dieselbe Reihenfolge: selbst suchen (Postfach, Kundenkonto des Versorgers, Scan-Ordner), dann beim Absender anfordern, mit Zeitraum, Objekt und Kundennummer. Erst danach wird die Zeile zur Frage an den Menschen, der die Abrechnung verantwortet. Wie du fehlende Belege suchst und anforderst, zeigt Fehlende Belege finden, anfordern, Eigenbeleg.
Hier ist eine KI stark: Sie liest einen Stapel Rechnungen, ordnet jede einer Zeile zu, prüft den Zeitraum und schreibt die Lückenliste. Gib ihr ausdrücklich mit: Bei Zweifel bleibt die Zeile offen. Wie du verlangst, dass sie jede Angabe mit Fundstelle belegt, steht in Texte und PDFs mit KI zusammenfassen.
Drei Wege: selbst, mit Software oder erstellen lassen
Die Belegmappe brauchst du bei jedem Weg; es ändert sich, wer rechnet und was es kostet. Die Preise unten stammen von den Anbietern selbst (Stand: November 2026), nicht aus einem eigenen Test, und sind keine Rangliste.
Vier Beispiele für ein Nebenkostenabrechnung-Programm, jeweils laut Preisseite des Anbieters:
- WISO Vermieter 365 (Buhl): 34,99 Euro jährlich im Abo oder 49,99 Euro einmalig für 365 Tage, jeweils inklusive Mehrwertsteuer, für bis zu 5 Wohneinheiten; im Abo kosten je 5 weitere Einheiten 20 Euro.
- objego: Die Grundfunktionen sind kostenlos, das Werkzeug „Nebenkosten“ kostet 0,95 Euro je Mieteinheit und Monat inklusive Mehrwertsteuer, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit.
- immocloud: ab 9,99 Euro im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer für bis zu 5 Einheiten bei 12 Monaten Laufzeit, mit App und 45 Tagen kostenlosem Test.
- NebenkostenPro arbeitet nach eigener Beschreibung KI-gestützt: Es liest Belege aus, schlägt Kostenart und Verteilerschlüssel vor, du prüfst jede Position. Die Einzelabrechnung für Vermieter kostet laut Preisseite des Anbieters 19,90 Euro einmalig.
Eine Nebenkostenabrechnung kostenlos erstellen geht also mit einer eigenen Tabelle, oder zeitweise in der Testphase eines Programms. Software, die die ganze Verwaltung abbildet, ist ein eigenes Thema. Den Vergleich findest du in Immobilienverwaltung: Software im Vergleich.
Lässt du die Nebenkostenabrechnung erstellen, rechnet die Verwaltung oder der Abrechnungsdienst mit dem, was du lieferst. Die vollständige Mappe ist die beste Übergabe, und das Ergebnis liest du gegen sie.
Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung vorbereiten
Nach § 556 Abs. 4 BGB muss der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege geben, die der Abrechnung zugrunde liegen. Derselbe Absatz erlaubt ausdrücklich, die Belege elektronisch bereitzustellen. Mit einer Mappe je Kostenart ist beides schnell erledigt: Du schickst die PDFs der gefragten Zeilen oder legst die Mappe zu einem Termin bereit.
Ich kenne die Hausverwaltung von der anderen Seite des Schreibtischs: Die Hausverwaltung zahlt mir die Miete aus. Hausverwaltungsverträge habe ich schon mit Claude geprüft, dazu Kontoauszüge, Zahlungen und Mieterhöhungen. Mein Rat an alle, deren Miete über eine Hausverwaltung läuft: Immer alles gegenprüfen. Wer gegenprüft, fragt nach Belegen. Eine Einsicht-Anfrage ist also ein normaler Schritt, und eine gute Mappe beantwortet sie schnell.
Drei Dinge prüfst du vor dem Versand: ob die Nummern der Belege zu den Positionen der Abrechnung passen, ob jede Datei lesbar ist, und ob in den Belegen Angaben stehen, die nicht in fremde Hände gehören. Der Antwort-Baustein:
Betreff: Ihre Anfrage zur Belegeinsicht, Nebenkostenabrechnung [Jahr]
Guten Tag [Name],
vielen Dank für Ihre Nachricht vom [Datum]. Gern können Sie die Belege zur
Nebenkostenabrechnung [Jahr] für [Objekt, Wohnung] einsehen.
[Variante A, Termin vor Ort]
Die Belege liegen nach Kostenart sortiert bereit. Mögliche Termine:
[Datum, Uhrzeit] oder [Datum, Uhrzeit] in [Ort]. Bitte geben Sie kurz
Bescheid, welcher Termin passt.
[Variante B, elektronisch]
Die Belege stellen wir Ihnen elektronisch bereit: [Weg, z. B. Mieterportal
oder Link]. Die Dateien sind nach Kostenart sortiert; die Nummern entsprechen
den Positionen Ihrer Abrechnung.
Möchten Sie nur einzelne Positionen prüfen, nennen Sie uns diese gern.
Dann stellen wir genau diese Belege zusammen.
Freundliche Grüße
[Name]
[Vermieter oder Verwaltung, Telefon]
Der Baustein beantwortet die Anfrage, nicht den Inhalt. Auf einen Einwand gegen eine Position antwortest du selbst.
Was Peter und Frieda dabei übernehmen
In meinem Betrieb laufen zwei Rollen, die zu diesem Ablauf passen. Die Tabelle zeigt, wie du sie einsetzt.
Peter arbeitet bei mir seit dem 19.08.2026 in der Buchhaltungsoberfläche im Browser. Er sichtet neue Belege, setzt den Belegtyp, gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position ab und meldet, was nicht passt. Was nicht in seiner schriftlichen Prozessbeschreibung steht, macht er nicht, und er bucht nicht. Auf seiner Seite steht „Beleglücken dokumentieren“ als Beispiel dafür, was mit diesem Vorgehen auch geht. Für Nebenkosten beschreibst du ihm einmal, welche Kostenarten es gibt, wo die Belege liegen und wann eine Zeile fertig ist; er lernt es lesend, ihr testet an echten Fällen, du gibst frei. Dann führt er die Belegmappe und meldet, was fehlt.
Frieda sortiert bei mir den Posteingang in vier Stapel plus einen fünften für Fälle, die meine Einschätzung brauchen, und bereitet Antwortentwürfe vor. Versendet hat sie noch nie etwas selbst. Welche Antworten sie vorbereiten darf, legst du fest. In einer Hausverwaltung ist die Bitte um Belegeinsicht so eine Standardanfrage: Frieda setzt Name, Jahr und Objekt in deinen Baustein und legt den Entwurf hin. Ordner zu Rechtsstreit fasst sie laut ihrer Anleitung nicht an, auch nicht zum Sortieren.
Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Grenzen: Umlagefähigkeit, Fristen, Mieterdaten
Die KI ordnet zu, rechnet nach und entwirft. Ob eine Kostenart umgelegt werden darf, welcher Schlüssel gilt und ob eine Frist gewahrt ist, beurteilt ein Mensch, der sich auskennt. KI-Modelle erfinden manchmal Paragrafen; woran du das erkennst, steht in KI-Halluzinationen erkennen und reduzieren.
Abrechnungen und Mietverträge enthalten personenbezogene Daten; sie gehören nur in Werkzeuge mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Meine drei Fragen vor jeder Eingabe stehen in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Häufige Fragen
Was kostet es, die Nebenkostenabrechnung erstellen zu lassen?
Bei einer Hausverwaltung oder einem Abrechnungsdienst steht der Preis im Vertrag oder Angebot. Für Programme nennen die Anbieter oben zum Beispiel 34,99 Euro im Jahr (WISO Vermieter 365, bis 5 Wohneinheiten), 0,95 Euro je Einheit und Monat (objego) oder 19,90 Euro für eine Einzelabrechnung (NebenkostenPro), Stand: November 2026.
Kann ich eine Nebenkostenabrechnung kostenlos erstellen?
Ja, mit einer eigenen Tabelle. Viele Programme lassen sich außerdem eine Zeit lang kostenlos testen, immocloud zum Beispiel 45 Tage. Die Belege brauchst du in jedem Fall.
Welche Belege brauche ich für die Nebenkostenabrechnung?
Für jede Kostenart, die dein Mietvertrag umlegt, die Rechnungen und Bescheide des Abrechnungszeitraums, bei Heizung gegebenenfalls die Abrechnung des Messdienstes.
Muss ich dem Mieter die Belege zeigen?
Nach § 556 Abs. 4 BGB muss der Vermieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen. Eine Mappe je Kostenart macht das schnell.
Kann eine KI die Nebenkostenabrechnung erstellen?
Sie kann sie vorbereiten: Belege zuordnen, Lücken melden, nachrechnen, Schreiben entwerfen. Ob eine Position umlagefähig ist und ob die Abrechnung stimmt, entscheidet ein Mensch.
Wie du weitermachst
Nimm die Abrechnung des Vorjahres und leg für ein Objekt die Belegmappe nach der Vorlage an. Jede offene Zeile ist deine Liste für die nächsten Wochen. Stehen alle auf „fertig“, ist die Abrechnung selbst der kleinere Teil, egal welchen Weg du wählst. Wenn statt der Nebenkosten die Miete selbst offen ist, hilft Mahnung bei Mietrückstand: Muster und Fristen. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
