Die Hausgeldabrechnung ist die Jahresabrechnung deiner Eigentümergemeinschaft. Nach § 28 Abs. 2 WEG stellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf, die auch die Einnahmen und Ausgaben enthält; auf dieser Grundlage beschließen die Eigentümer, ob Nachschüsse eingefordert oder die Vorschüsse angepasst werden. Dazu kommt ein Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen (§ 28 Abs. 4 WEG). In der Praxis bekommst du zwei Teile: die Gesamtabrechnung für das ganze Haus und deine Einzelabrechnung mit deinem Anteil und dem Ergebnis, also Nachzahlung oder Guthaben. Prüfen heißt: Rechnet jede Position mit dem richtigen Schlüssel, stimmen deine gezahlten Vorschüsse, gibt es zu jeder großen Ausgabe einen Beleg, und passt die Rücklage zum Vermögensbericht? Eine KI kann die Abrechnung in eine Tabelle übertragen, nachrechnen, mit dem Vorjahr vergleichen und deine Rückfragen formulieren. Welcher Schlüssel gilt und was beschlossen wird, entscheiden Verwalter und Eigentümerversammlung.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Paragrafen stammen aus dem Gesetzestext, Stand November 2026. Bewertet werden hier weder Beschlüsse noch Umlagefähigkeit. Was KI in einer Verwaltung insgesamt übernehmen kann, steht in KI in der Hausverwaltung: was sie übernimmt.
Jahresabrechnung der WEG: was das Gesetz verlangt
„Hausgeldabrechnung“ ist der Alltagsbegriff, im Gesetz heißt sie Jahresabrechnung. Vier Vorschriften reichen, um sie einzuordnen:
Der Wirtschaftsplan nach § 28 Abs. 1 WEG ist das Gegenstück vom Jahresanfang: Er legt die Vorschüsse fest, die du monatlich als Hausgeld zahlst. Die Jahresabrechnung rechnet ab, was davon tatsächlich gebraucht wurde. Wie Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Rücklage in der Buchhaltung einer Verwaltung zusammenhängen, steht in WEG-Buchhaltung in der Hausverwaltung mit KI. Ein festes Datum für die Abrechnung nennt § 28 WEG nicht, nur „nach Ablauf des Kalenderjahres“.
Aufbau: Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung, Vermögensbericht
Layout und Begriffe weichen je Verwaltung ab, der Aufbau meist nicht.
Die Erhaltungsrücklage hat ihre Grundlage in § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört „die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage“. Wie hoch die Zuführung ist, steht im Wirtschaftsplan.
Den Verteilerschlüssel regelt § 16 Abs. 2 WEG: Ohne andere Regelung trägt jeder Eigentümer die Kosten nach dem Verhältnis seines Miteigentumsanteils. Die Eigentümer können für einzelne Kosten oder Kostenarten eine abweichende Verteilung beschließen, und die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung kann eigene Schlüssel vorsehen. Für die Prüfung heißt das: Lege neben jede Position die Fundstelle ihres Schlüssels, ob Teilungserklärung oder Beschluss.
Hausgeldabrechnung verstehen: ein Rechenbeispiel
Die Zahlen sind ausgedacht. Angenommen, die Gemeinschaft zahlt 4.800 Euro für die Gebäudeversicherung, der Schlüssel ist der Miteigentumsanteil, und deine Wohnung hat 85/1.000. Dann stehen in deiner Einzelabrechnung 408 Euro (4.800 mal 85 durch 1.000).
Am Ende stehen zwei Summen: dein Kostenanteil für das Jahr und das, was du als Hausgeld vorausgezahlt hast. Hast du zwölfmal 250 Euro gezahlt, also 3.000 Euro, und dein Anteil beträgt 3.180 Euro, ergibt sich eine Nachzahlung von 180 Euro. Liegt dein Anteil darunter, steht dort ein Guthaben.
Drei Stellen machen beim Lesen am häufigsten Mühe. Erstens verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung und Wasser: Hier steht meist eine eigene Abrechnung des Messdienstes dahinter, deine Zeile verweist darauf. Zweitens die Rücklage: Zuführung und Entnahmen stehen oft an verschiedenen Stellen, die Zuführung in deiner Einzelabrechnung, die Entnahmen in der Entwicklung der Rücklage. Verfolge eine große Reparatur durch beide Teile, bis du weißt, woraus sie bezahlt wurde. Drittens Einnahmen der Gemeinschaft, etwa Zinsen oder Mieten für einen Stellplatz, die deinen Anteil mindern können.
Hausgeldabrechnung prüfen: das Prüfraster
Die ersten fünf Spalten füllst du aus Abrechnung und Unterlagen, die letzte ist deine Frageliste.
Prüfraster Hausgeldabrechnung
Gemeinschaft: [Anschrift] Wohnung: [Nr.] Abrechnungsjahr: [JJJJ]
Miteigentumsanteil (MEA) laut Teilungserklärung: [z. B. 85/1.000]
Abrechnung erhalten am: [Datum] geprüft von: [Name] Stand: [Datum]
Nr | Position | Gesamtbetrag | Verteilerschlüssel laut Beschluss/Teilungserklärung | Anteil | Beleg vorhanden | Rückfrage an Verwaltung
1 | Gebäudeversicherung | [Betrag] | [MEA, Fundstelle] | [Betrag]| [ja / nein] | [keine / Frage]
2 | Hauswart, Reinigung | [Betrag] | [Schlüssel, Fundstelle] | [Betrag]| [ ] | [ ]
3 | Heizung, Warmwasser | [Betrag] | [laut Abrechnung Messdienst] | [Betrag]| [ ] | [ ]
4 | Instandhaltung | [Betrag] | [Schlüssel, Fundstelle] | [Betrag]| [ ] | [Rechnung zeigen lassen?]
5 | Verwaltervergütung | [Betrag] | [Schlüssel, Fundstelle] | [Betrag]| [ ] | [ ]
6 | Zuführung Rücklage | [Betrag] | [laut Wirtschaftsplan] | [Betrag]| entfällt | [ ]
7 | [weitere Positionen] | | | | |
Summenproben
A Summe meiner Anteile (Spalte Anteil) = Kostenanteil laut Einzelabrechnung? [ja / Abweichung]
B Meine gezahlten Vorschüsse laut eigenem Konto = Vorschüsse laut Einzelabrechnung? [ja / Abweichung]
C Rücklage: Anfang + Zuführung minus Entnahmen = Endbestand laut Vermögensbericht? [ja / Abweichung]
D Nur Beirat: Summe aller Einzelabrechnungen = Gesamtabrechnung, je Position? [ja / Abweichung]
E Vorjahresvergleich: Positionen mit deutlichem Sprung [Liste]
Beleg vorhanden: ja / nein / Einsicht nötig
Regel: Was nicht exakt aufgeht, wird eine Rückfrage. Nichts wird passend gerechnet.
Probe D kann nur machen, wer alle Einzelabrechnungen sieht, in der Regel also Verwalter und Verwaltungsbeirat. Für den Beirat ist das Raster damit eine Vorlage für die Prüfung nach § 29 Abs. 2 WEG. Fehlen dir Belege, hast du nach § 18 Abs. 4 WEG das Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Wie du eine Ablage so ordnest, dass ein Dritter darin etwas findet, steht in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD.
Typische Rückfragen und eine Mail an die Verwaltung
Die meisten Fragen zu einer Jahresabrechnung fallen in wenige Gruppen:
- Sprung gegen das Vorjahr. Eine Position hat sich deutlich verändert. Grund erfragen, Rechnung zeigen lassen.
- Schlüssel unklar. Die Abrechnung nennt nicht, auf welcher Grundlage verteilt wurde. Fundstelle erfragen.
- Vorschüsse falsch erfasst. Deine Zahlungen laut Kontoauszug weichen von der Einzelabrechnung ab.
- Rücklage. Eine Entnahme ohne erkennbaren Anlass, oder der Endbestand weicht vom Vermögensbericht ab.
- Steuerlicher Ausweis. Viele Eigentümer fragen nach den Anteilen für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen (§ 35a EStG); das Gesetz begünstigt dabei nur Arbeitskosten (§ 35a Abs. 5 Satz 2 EStG). Was du davon ansetzen kannst, klärst du mit deinem Steuerberater.
Vermietest du die Wohnung, ist die Hausgeldabrechnung der Ausgangspunkt für die Abrechnung deines Mieters. Welche Anteile du dort umlegen darfst, bewertet dieser Beitrag nicht. Wie die Mieterabrechnung entsteht, steht in Nebenkostenabrechnung erstellen: drei Wege. Wie eine Liste offener Posten aufgebaut ist, zeigt Mahnung bei Mietrückstand: Muster und Fristen; für Hausgeldrückstände gilt ein eigener rechtlicher Rahmen, den dieser Beitrag nicht bewertet.
Schick die Rückfragen gesammelt und rechtzeitig vor der Versammlung:
Betreff: Rückfragen zur Jahresabrechnung [JJJJ], [Anschrift], Wohnung [Nr.]
Guten Tag [Name der Verwaltung],
vielen Dank für die Jahresabrechnung [JJJJ], die ich am [Datum] erhalten
habe. Beim Durchgehen sind mir folgende Punkte aufgefallen. Ich bitte um
kurze Erläuterung, wo nötig mit Beleg:
1. Position [Nr., Bezeichnung]: [Betrag JJJJ] gegenüber [Betrag Vorjahr]
im Vorjahr. Worauf geht die Veränderung zurück?
2. Position [Nr., Bezeichnung]: Nach welchem Schlüssel wurde verteilt, und
wo ist er festgelegt (Teilungserklärung oder Beschluss vom [Datum])?
3. Vorschüsse: Laut meinen Kontoauszügen habe ich [Betrag] gezahlt, die
Einzelabrechnung nennt [Betrag]. Bitte prüfen Sie die Differenz.
4. Erhaltungsrücklage: Zu der Entnahme über [Betrag] am [Datum] bitte ich
um den zugehörigen Beschluss und die Rechnung.
Für die Positionen [Nr.] möchte ich Einsicht in die Belege nehmen
(§ 18 Abs. 4 WEG). Gern auch elektronisch; alternativ nennen Sie mir bitte
einen Termin.
Den Verwaltungsbeirat setze ich in Kopie.
Freundliche Grüße
[Name], [Anschrift], Wohnung [Nr.]
Wie du solche Bausteine für wiederkehrende Mails anlegst, steht in E-Mail-Vorlagen geschäftlich: 8 Beispiele.
Was KI bei der Hausgeldabrechnung vorbereitet
Als Eigentümer oder Beirat gibst du der KI die Abrechnung als PDF, dazu die des Vorjahres und deine Kontoauszüge mit den Hausgeldzahlungen. Dann lässt du sie das Raster oben füllen, jede Zahl mit Seitenangabe, die Summenproben rechnen und die Rückfrage-Mail vorschreiben. Das Wichtigste ist die Fundstelle: Wie du sie verlangst und gegen erfundene Werte absicherst, steht in Texte und PDFs mit KI zusammenfassen. Die KI rechnet nach und fragt nach, sie bewertet nicht, ob ein Schlüssel oder ein Beschluss richtig ist.
Meine eigene Erfahrung kommt von der Mietseite. Ich kenne die Hausverwaltung von der anderen Seite des Schreibtischs: Eine Hausverwaltung zahlt mir die Miete aus. In über 100 Seiten Kontoauszügen hat Claude einen Fehler nach einer Mieterhöhung gefunden, der der Verwaltung nicht aufgefallen war; den Fall erzähle ich in Verträge mit KI prüfen: was geht, was nicht. Der Abgleich einer Hausgeldabrechnung folgt demselben Muster: Soll aus dem Dokument, Ist vom Konto, jede Abweichung wird eine Frage. Mein Rat aus dem Leitartikel gilt auch hier: Immer alles gegenprüfen.
Als Verwaltung setzt du zwei Rollen aus meinem Betrieb so ein:
Peter arbeitet bei mir seit dem 19.08.2026 nach einer schriftlichen Prozessbeschreibung in der Buchhaltungsoberfläche und bucht nicht. Auf seiner Seite steht, was zur Summenprobe D passt: „Seine eigene Kontrollrechnung ging exakt auf: Gesamtexport nach allen Setzungen, null Abweichungen.“ Positionen, die nicht exakt passen, lässt er offen, statt sie zu raten. Den Abgleich von Einzel- gegen Gesamtabrechnung übernimmt er genauso: Er lernt ihn im Lesemodus, ihr testet ihn an echten Fällen, dann gibst du frei.
Frieda sortiert bei mir den Posteingang in vier Stapel plus einen für Fälle, die meine Einschätzung brauchen, und legt Antworten nur als Entwurf hin. Welche Antworten sie vorbereiten darf, legst du fest. Nach dem Versand der Abrechnungen kommen Fragen zu Schlüssel, Vorschüssen und Belegeinsicht in ihre Stapel, jeweils mit Entwurf aus deinen Bausteinen. Wie das Stapel-System aussieht, steht in Posteingang sortieren: das Stapel-System.
Die Grenze ist für beide dieselbe: Verteilerschlüssel und Beschluss liegen bei Verwalter und Eigentümerversammlung. Bei mir gilt außerdem die Hausregel: Wer etwas erstellt, prüft es nicht selbst. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Daten. Abrechnungen nennen Namen, Wohnungen und Zahlungen; das sind personenbezogene Daten. Sie gehören nur in ein Werkzeug mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Meine drei Fragen vor jeder Eingabe stehen in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf. KI-Modelle verrechnen sich und erfinden gelegentlich Werte; woran du das merkst, steht in KI-Halluzinationen erkennen und reduzieren.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung?
Die Hausgeldabrechnung ist die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft nach § 28 WEG, sie geht an die Eigentümer. Die Nebenkostenabrechnung macht ein Vermieter für seinen Mieter. Sie kann auf der Hausgeldabrechnung aufbauen, enthält aber nicht dieselben Positionen.
Wer prüft die Jahresabrechnung der WEG?
Nach § 29 Abs. 2 WEG soll der Verwaltungsbeirat sie vor dem Beschluss prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Jeder Eigentümer kann außerdem selbst Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).
Bis wann muss die Hausgeldabrechnung vorliegen?
§ 28 WEG nennt kein Datum, nur „nach Ablauf des Kalenderjahres“. Ein Termin kann sich aus dem Verwaltervertrag oder einem Beschluss ergeben.
Darf ich die Belege zur Hausgeldabrechnung sehen?
Ja, § 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Eigentümer das Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Bitte gezielt um die Belege der Positionen, die du prüfen willst.
Kann eine KI die Hausgeldabrechnung prüfen?
Sie kann sie vorbereiten: Positionen übertragen, nachrechnen, mit dem Vorjahr vergleichen, Abweichungen markieren und Rückfragen formulieren. Ob ein Schlüssel stimmt oder ein Beschluss trägt, beurteilt ein Mensch.
Wie du weitermachst
Nimm deine letzte Abrechnung und die des Vorjahres und füll das Raster für die fünf größten Positionen aus. Rechne die Proben A bis C. Was nicht aufgeht, kommt in die Mail. Wenn du im Beirat bist, nimm Probe D dazu. Über die Abrechnung wird in der Versammlung beschlossen; wie Einladung und Tagesordnung entstehen, steht in Einladung zur Eigentümerversammlung: Frist. Welche Programme Gesamt- und Einzelabrechnung erstellen, vergleicht Immobilienverwaltung: Software im Vergleich. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche, und wie andere ihre KI-Mitarbeiter einarbeiten, besprechen wir in meiner Community Claude Practitioners.
