Bei einem Mietrückstand brauchst du für den Verzug keine Mahnung: Die Miete ist nach § 556b Abs. 1 BGB spätestens bis zum dritten Werktag des Monats zu zahlen, und weil dieser Termin nach dem Kalender feststeht, kommt der Mieter nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ohne weitere Aufforderung in Verzug. Ab dann kannst du Verzugszinsen verlangen, bei privaten Mietern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Sinnvoll ist die Mahnung trotzdem, in zwei Stufen: zuerst eine sachliche Zahlungserinnerung, die nach dem Grund fragt, dann eine Mahnung mit Aufstellung und neuem Datum. Sobald der Rückstand die Grenze erreicht, an der das Gesetz eine fristlose Kündigung vorsieht, ist der Fall nichts mehr für eine Vorlage, sondern für dich und einen Anwalt. Eine KI kann dabei die Zahlungseingänge gegen die Sollmiete abgleichen und beide Schreiben als Entwurf vorbereiten. Ob gemahnt wird, entscheidet ein Mensch.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Paragrafen stammen aus dem Gesetzestext, Stand November 2026. Ich kenne die Hausverwaltung von der anderen Seite des Schreibtischs: Die Hausverwaltung zahlt mir die Miete aus. Was KI in einer Verwaltung insgesamt übernehmen kann, steht in KI in der Hausverwaltung: was sie übernimmt.
Wann die Miete fällig ist und ab wann Mietverzug besteht
§ 556b Abs. 1 BGB regelt die Fälligkeit für Wohnraum: Die Miete ist „zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten, nach denen sie bemessen ist“. Bei einer Monatsmiete ist das der dritte Werktag jedes Monats. Die meisten Mietverträge wiederholen diese Regel, manche legen einen eigenen Tag fest. Maßgeblich ist, was in deinem Vertrag steht.
Welcher Kalendertag das ist, verschieben Wochenenden und Feiertage. Lege deinen Prüftag deshalb mit Abstand fest, etwa auf den zehnten, dann schreibst du niemanden an, dessen Geld nur unterwegs war.
Für den Verzug kommt § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB dazu: Die Mahnung ist entbehrlich, wenn „für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist“. Bei der Miete ist das der Normalfall. Eine Ausnahme nennt § 286 Abs. 4 BGB: Kein Verzug, solange die Zahlung aus einem Grund unterbleibt, den der Mieter nicht zu vertreten hat. Auch deshalb fragt die erste Stufe nach dem Grund, statt gleich zu fordern.
Zahlungsverzug bei der Miete: Zinsen und wozu die Mahnung dient
Ab Verzug ist die offene Miete zu verzinsen. Mietet eine Privatperson eine Wohnung, ist sie Verbraucher, und es gilt § 288 Abs. 1 BGB mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Den Basiszinssatz gibt die Deutsche Bundesbank bekannt; seit dem 01.07.2026 beträgt er 1,52 Prozent (Stand: November 2026). Der Verzugszins liegt damit bei 6,52 Prozent im Jahr.
Ein Rechenbeispiel mit ausgedachten Zahlen: 900 Euro Miete, 20 Tage zu spät. 900 Euro mal 6,52 Prozent mal 20 durch 365 ergibt 3,22 Euro. Ob du die Zinsen verlangst, ist deine Entscheidung, keine Rechenaufgabe für die KI. Die 40-Euro-Pauschale aus § 288 Abs. 5 BGB gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist, für private Mieter also nicht.
Wozu dann überhaupt mahnen? Aus drei praktischen Gründen:
- Fehler finden. Hinter einer fehlenden Zahlung steckt oft ein neues Konto, ein Dauerauftrag mit altem Betrag nach einer Mieterhöhung oder eine zurückgegebene Lastschrift.
- Nachweis. Eine datierte Aufstellung zeigt, welcher Monat in welcher Höhe offen ist.
- Klarheit für den Mieter. Ein neues Datum und eine Telefonnummer geben ihm die Chance, selbst zu reagieren.
Bleibt die Zahlung danach aus, gibt es das gerichtliche Mahnverfahren mit dem Mahnbescheid. Ob und wann du diesen Weg gehst, entscheidest du mit einer Fachperson.
Mieter zahlt nicht: von der Zahlungserinnerung bis zur Mahnung
Vor jeder Stufe steht die Frage, ob ein Schreiben der richtige Weg ist. Ein Mieter, der seit Jahren pünktlich zahlt, bekommt vielleicht besser einen Anruf.
Wo die fristlose Kündigung beginnt: ein Fall für Mensch und Anwalt
Das Gesetz nennt zwei Schwellen, an denen ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung insbesondere vorliegt (§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB): wenn der Mieter „für zwei aufeinander folgende Termine“ mit der Miete oder einem nicht unerheblichen Teil davon in Verzug ist, oder wenn er über mehr als zwei Termine mit einem Betrag in Verzug ist, „der die Miete für zwei Monate erreicht“. Für Wohnraum ergänzt § 569 Abs. 3 Nr. 1 BGB: Nicht unerheblich ist der Rückstand nur, wenn er die Miete für einen Monat übersteigt. Wann eine Kündigung trotzdem ausgeschlossen ist oder durch Nachzahlung unwirksam wird, regeln § 543 Abs. 2 Satz 2 und § 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB.
Diese Seite bewertet keine Kündigung. Für den Ablauf heißt die Schwelle nur: Übersteigt der Rückstand einer Einheit eine Monatsmiete, markiert die Liste den Fall, und weder eine KI noch eine Vorlage schreibt weiter. Ab da gehört der Vorgang zu dir und zu einem Anwalt. Eine Kündigungsandrohung als Textbaustein enthalten die Muster deshalb bewusst nicht.
Muster: Zahlungserinnerung und Mahnung bei Mietrückstand
Beide Vorlagen sind sachlich und ohne Drohung formuliert. Alles in eckigen Klammern ersetzt du. Zum Kopieren, kostenlos; als PDF speicherst du sie aus deinem Textprogramm. Schick sie an die Anschrift aus dem Mietvertrag und bewahre eine Kopie mit Datum auf.
Erste Stufe: Zahlungserinnerung zur Miete
Betreff: Miete [Monat JJJJ], [Objekt], Wohnung [Nr.]
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
bei unserem Abgleich am [Datum] haben wir für [Monat JJJJ]
[Betrag] Euro auf unserem Konto gefunden. Laut Mietvertrag sind
monatlich [Sollbetrag] Euro fällig (Nettokaltmiete [Betrag],
Vorauszahlung Betriebskosten [Betrag]). Offen sind damit
[Differenz] Euro.
Manchmal steckt dahinter ein neues Konto oder ein Dauerauftrag,
der nach einer Anpassung noch den alten Betrag überweist. Bitte
zahlen Sie den offenen Betrag bis [Datum] auf [IBAN],
Verwendungszweck [Mieternummer, Monat].
Haben Sie bereits überwiesen oder gibt es einen Grund für die
Differenz, geben Sie uns bitte kurz Bescheid: [Telefon], [E-Mail].
Freundliche Grüße
[Name], [Hausverwaltung oder Vermieter]
Zweite Stufe: Mahnung bei Mietrückstand
Betreff: Mahnung Mietrückstand [Monat(e) JJJJ], [Objekt], Wohnung [Nr.]
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
auf unser Schreiben vom [Datum] ist bis heute keine Zahlung und
keine Nachricht bei uns eingegangen. Der Rückstand im Einzelnen:
Monat Soll gezahlt offen
[MM/JJJJ] [Betrag] [Betrag] [Betrag]
[MM/JJJJ] [Betrag] [Betrag] [Betrag]
Summe offen [Betrag]
Die Miete war jeweils bis zum dritten Werktag des Monats zu
zahlen (§ 556b Abs. 1 BGB, [Paragraf] Ihres Mietvertrags).
Bitte überweisen Sie [Summe] Euro bis [Datum] auf [IBAN],
Verwendungszweck [Mieternummer, Monate].
[Nur wenn du Zinsen verlangst:] Für die Zeit des Verzugs
berechnen wir Zinsen von fünf Prozentpunkten über dem
Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Bis zum [Datum] sind das
[Betrag] Euro.
[Nur wenn du das anbieten willst:] Können Sie den Betrag nicht
auf einmal zahlen, rufen Sie uns bitte vor dem [Datum] an,
damit wir über eine Ratenzahlung sprechen: [Telefon].
Freundliche Grüße
[Name], [Hausverwaltung oder Vermieter]
Wie eine Geschäftsmail allgemein aufgebaut ist, steht in Geschäftsmails schreiben: mit oder ohne KI, weitere Textbausteine in E-Mail-Vorlagen geschäftlich: 8 Beispiele.
Vorlage: Liste der offenen Posten je Einheit
Die Schreiben sind der kleine Teil. Die eigentliche Arbeit ist die Liste davor: Soll aus dem Mietvertrag und der letzten Anpassung, Ist aus dem Kontoauszug, die Differenz und die Stufe. Die letzte Spalte füllt nie die KI.
Offene Posten Miete, Objekt [Name], Abgleich am [Datum],
Kontoauszug bis [Datum]
Einheit | Mieter | Monat | Soll | Ist | Differenz | Eingang am | Stufe | Entscheidung Mensch
WE 01 | M-01 | [MM/JJ] | 900,00 | 900,00 | 0,00 | [Datum] | erledigt |
WE 02 | M-02 | [MM/JJ] | 850,00 | 700,00 | 150,00 | [Datum] | unklar, Teilbetrag | [Rückfrage / Erinnerung / warten]
WE 03 | M-03 | [MM/JJ] | 920,00 | 0,00 | 920,00 | keiner | Erinnerung, Entwurf | [senden / Anruf / warten]
WE 04 | M-04 | [MM/JJ] | 780,00 | 0,00 | 780,00 | keiner | Mahnung, Entwurf | [senden / Anruf / Zinsen ja/nein]
Summe offen: [Betrag]
Rückstand über einer Monatsmiete: [Einheiten], nicht weiter mahnen, Anwalt
Zahlungen ohne Zuordnung: [Datum, Betrag, Verwendungszweck]
Soll geändert seit letztem Abgleich: [Einheiten, Grund]
Die Zahlen sind ausgedacht. Drei Regeln machen die Liste belastbar: Beträge kommen nur aus dem Kontoauszug, nie aus dem Gedächtnis. Was nicht exakt passt, steht als „unklar“ da und wird nicht passend gemacht. Und jede Änderung am Soll, etwa nach einer Mieterhöhung, steht in einer eigenen Zeile. Wie leicht genau dort ein Fehler durchrutscht, zeigt mein eigener Fall in Verträge mit KI prüfen: was geht, was nicht. Wie dieser Abgleich in die Mietenbuchhaltung passt, steht in WEG-Buchhaltung in der Hausverwaltung mit KI. Für das Hausgeld in der WEG gilt ein eigener Rahmen; wie die Jahresabrechnung aufgebaut ist und wie du sie prüfst, steht in Hausgeldabrechnung verstehen und prüfen.
Was KI vorbereitet: Peter, Sonja und deine Entscheidung
In meinem Leitartikel zur Hausverwaltung steht der Grundsatz: „Die KI gleicht Zahlungseingänge gegen die Sollmiete ab, listet offene Posten und legt die nächste Stufe vom freundlichen Erinnern bis zur Mahnung als Entwurf bereit.“ Zwei Rollen aus meinem Betrieb übernehmen das. Wie Peter bei dir Rechnungen gegen Zahlungen abgleicht und das Mahnwesen übernimmt, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI.
Peter, die Liste. Peter läuft bei mir seit dem 19.08.2026. Er sichtet Belege in meiner Buchhaltungsoberfläche, gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position dagegen ab und meldet, was nicht passt. Eine Position, die im Betrag leicht abwich, ließ er bewusst offen, statt sie passend zu machen. Genau diese Haltung braucht die Liste oben. Den Mietabgleich übernimmt Peter genauso: Soll gegen Ist je Einheit, Unklares bleibt offen. So richtest du es ein: Du beschreibst den Ablauf, Peter lernt ihn im Lesemodus, ihr testet ihn an echten Fällen, dann gibst du frei.
Sonja, die Schreiben. Sonja schreibt bei mir Neukunden-Mails in meinem Ton. Sie prüft jede Tatsache gegen die Quelle und legt den Text als Entwurf ins Postfach; versendet wird nur nach ausdrücklicher Freigabe im Einzelfall. Für Mietrückstände füllt sie Erinnerung und Mahnung aus der freigegebenen Liste und prüft Betrag, Monat und Anschrift gegen Liste und Mietvertrag. Die Mailart bringst du ihr einmal bei. Wie sie einen Ton lernt, steht in Kann KI Mails in meiner Stimme schreiben?.
Du, die Entscheidung. Wer erinnert wird, wer einen Anruf bekommt, ob Zinsen verlangt werden, ob eine Rate passt und wann ein Anwalt übernimmt, bleibt bei dir. Bei mir gilt dazu die Hausregel: Wer etwas erstellt, prüft es nicht selbst.
Mieterdaten. Namen, Kontoauszüge und Gründe für einen Rückstand sind personenbezogene Daten. Sie gehören nur in ein Werkzeug mit Auftragsverarbeitungsvertrag; für den Abgleich reichen Kürzel. Mehr dazu in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Häufige Fragen
Ab wann ist die Miete überfällig?
Nach dem dritten Werktag des Monats, wenn dein Mietvertrag nichts anderes festlegt (§ 556b Abs. 1 BGB). Weil der Termin nach dem Kalender bestimmt ist, tritt der Verzug ohne Mahnung ein, außer der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Muss ich vor einer Mahnung erst eine Zahlungserinnerung schicken?
Das Gesetz verlangt keine bestimmte Zahl an Schreiben. Die Erinnerung ist eine Gewohnheit, die Fehler früh aufdeckt und das Verhältnis zum Mieter schont.
Darf ich eine Mahngebühr verlangen?
Eine feste Gebühr für ein Mahnschreiben sieht der Wortlaut von § 288 BGB nicht vor, die 40-Euro-Pauschale gilt für private Mieter nicht. Ob du darüber hinaus Kosten ersetzt verlangen kannst, klärst du mit einer Fachperson.
Was tun, wenn der Mieter nicht zahlt?
Erst klären, ob die Zahlung nur falsch zugeordnet ist. Dann Erinnerung, dann Mahnung mit Aufstellung. Übersteigt der Rückstand eine Monatsmiete, ist es ein Fall für dich und einen Anwalt, nicht für eine weitere Vorlage.
Darf eine KI Mahnungen an Mieter verschicken?
Bei mir verschickt keine der Rollen selbst, die Entwürfe für Kunden schreiben; auch Sonja legt nur Entwürfe ab. Bei Mahnungen gilt das erst recht: Eine Mahnung an einen Mieter, der längst gezahlt hat, holst du nicht zurück.
Wie du weitermachst
Nimm den Kontoauszug des letzten Monats und die Sollmieten aus den Verträgen und füll die Liste oben für ein Objekt von Hand aus. Wenn alle Zeilen stimmen, hast du die Vorlage, mit der ein KI-Mitarbeiter anfangen kann. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche, und wie andere ihre KI-Mitarbeiter einarbeiten, besprechen wir in meiner Community Claude Practitioners. Die nächste Jahresaufgabe nach den Mieteingängen: Nebenkostenabrechnung erstellen: drei Wege. Welche Verwaltungssoftware die offenen Posten schon führt, vergleicht Immobilienverwaltung: Software im Vergleich. Für die WEG-Seite: Einladung zur Eigentümerversammlung: Frist.
