Bei Marktplatz- und Shopbestellungen ist nicht das Schreiben der Rechnung das Problem. Bei fünfzig Bestellungen am Tag ist das Erzeugen des Dokuments auf jedem der drei Wege automatisiert, die es dafür gibt: über den Verkaufskanal selbst, über die Anbindung deiner Rechnungssoftware oder über einen Zwischendienst wie easybill Connect oder Billbee. Das Problem ist die Vollständigkeit: Eine Bestellung, die nicht importiert wurde, fällt erst Monate später auf, wenn Rechnungssummen und Auszahlungen nicht mehr zusammenpassen. Worauf du beim Auswählen achten solltest, ist deshalb ein Abgleich, der eine fehlende Rechnung von sich aus meldet.
Dass das eine eigene Sparte ist, gehört vorweg. Ich verkaufe nicht über Marktplätze, ich schreibe Angebote und Rechnungen für Dienstleistungen: Bei mir entsteht eine Rechnung nach einem Gespräch, im Handel beim Klick eines Fremden. Was beide Seiten teilen, ist die Frage, wer merkt, wenn eine fehlt. Diese Abgleichsarbeit läuft bei mir automatisiert, Freigabe und Buchung bleiben bei Menschen (KI-Mitarbeiter einstellen, KI-Agent für Buchhaltung und Postfach). Die Gegenrichtung, wie Umsätze aus Zahlungsdiensten in die Buchhaltung kommen, steht in DATEV an PayPal, Stripe und Shopify anbinden. Und ein Satz, der dazugehört: Das ist keine Steuerberatung. Welche Regel auf deine Umsätze passt, klärst du mit deiner Kanzlei.
Wann bei Marktplatzverkäufen eine Rechnungspflicht greift
Die Pflicht hängt nicht am Kanal, sondern am Käufer. § 14 Abs. 2 UStG verpflichtet dich grundsätzlich zur Rechnung, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistest oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. „Grundsätzlich" steht hier, weil dieselbe Vorschrift Umsätze ausnimmt, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind: Im Warenhandel greift das selten, es ist aber der Grund, warum die Pflicht nicht pauschal für jeden Umsatz zwischen Unternehmen gilt. Für den gewöhnlichen Privatkäufer greift sie ohnehin nicht: Du darfst ihm eine Rechnung ausstellen, in der Praxis erwartet er sie auch, verpflichtet bist du aber nicht.
Das ist weniger Entlastung als Sortieraufgabe, denn einem Bestellvorgang siehst du nicht an, wer dahintersteht: Über Amazon Business kaufen Geschäftskunden, und deren Bestellungen sind genau die Fälle aus § 14 Abs. 2 UStG. Behandle deshalb jede Bestellung gleich, statt hinterher zu sortieren.
Zwei Erleichterungen gibt es trotzdem. Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen nach § 33 UStDV kürzer ausfallen: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz genügen. Und die E-Rechnungspflicht, die seit 2025 gestaffelt greift, betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern; an Privatkunden und ins Ausland ändert sie nichts (Fristen und Ausnahmen, Besonderheiten für Kleinunternehmer). Einen Haken hat die 250-Euro-Regel: § 33 UStDV nimmt Fernverkäufe nach § 3c UStG ausdrücklich aus, und genau darum geht es beim Versand ins EU-Ausland.
Drei Wege, und was sie unterscheidet
Funktionen und Preise der genannten Anbieter ändern sich häufig. Alle Angaben in diesem Beitrag stammen von den Anbieterseiten, abgerufen am 20.09.2026.
Weg 1: Was der Kanal selbst kann
Shopify bringt beides mit, und hier führt der Produktbegriff leicht in die Irre. Aus einem Entwurfsauftrag lassen sich Produkte und Rabatte zusammenstellen und „invoices with secure checkout links" versenden. Was Shopify „invoice" nennt, ist zunächst eine Zahlungsaufforderung mit Bezahllink, über den der Käufer den Kauf abschließt. Ob dieses Dokument zugleich eine Rechnung im Sinn des § 14 UStG ist, entscheidet sein Inhalt und die App, die es erzeugt, nicht seine Bezeichnung im Menü.
Bei Amazon liegt der Unterschied nicht beim Dokument, sondern bei der Steuerberechnung. Der Dienstleister easybill beschreibt es als Wahl: „Ob du selbst rechnest oder Amazon die Steuer berechnet, easybill Connect unterstützt beide Varianten", und nennt IDU und den Umsatzsteuer-Berechnungsservice VCS als Kanäle für den Rechnungsupload. Das ist eine Anbieterangabe über eine fremde Plattform; was für dein Konto freigeschaltet ist, siehst du im Verkäuferkonto.
eBay führt die naheliegende Suche in die Irre: Seine Hilfeseite zu Rechnungen behandelt die Gebühren, die eBay dir berechnet. Für eBay und Etsy führt der Weg über Weg 2 oder 3.
Weg 2: Was die Rechnungssoftware anbietet
Hier lohnt der genaue Blick, weil „Schnittstelle" oft etwas anderes heißt als erwartet. sevDesk, dessen Schnittstellen ein eigener Beitrag einordnet, führt Amazon, eBay und Etsy in der Integrationsliste, beschreibt sie aber über einen Partner: Mit „unserer Billbee Schnittstelle" habe man „eine professionelle Software für deine Amazon Buchhaltung", wortgleich für eBay, für Etsy wahlweise über Billbee oder Kassenklingeln.
Bei Lexware Office ist es ähnlich, und offen dokumentiert: Der Hilfeartikel zu Zahlungsdienstleistern fragt gleich zu Beginn, ob dein Shop-System „einen Zahlungsanbieter [nutzt], der sich nicht direkt an Lexware Office anbinden lässt", und verweist auf Billbee, PayJoe und Miracle Sync, sobald mehr als etwa 50 bis 100 Belege je Bankumsatz zusammenkommen. Fertige Anbindungen gibt es für ePages und Shopify, alle Wege stehen in Lexoffice anbinden.
Weg 3: Zwischendienste
Für den Handel ist das der übliche Weg, weil er die Marktplatz-Eigenheiten bündelt. easybill Connect importiert nach eigener Angabe „Bestellungen aus Amazon, eBay, Shopify und über 70 weiteren Plattformen" täglich oder stündlich, und „aus jeder Bestellung wird automatisch eine rechtskonforme E-Rechnung erstellt und bei Bedarf direkt an den Kunden versendet, wahlweise als PDF oder ZUGFeRD".
Dieser Satz ist ein Herstellerzitat und fasst den Begriff weiter als das Gesetz. Ein eigenständiges PDF ist keine E-Rechnung: Das Bundesfinanzministerium zählt ein „einfaches PDF-Dokument" zu den sonstigen Rechnungen, „da es kein strukturiertes Format hat". ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die Voraussetzungen, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Das Ausgabeformat entscheidet also mit, ob du eine E-Rechnung verschickst.
Billbee kommt aus der Warenwirtschaft und nennt über 150 Schnittstellen, darunter die großen Marktplätze und Shopsysteme; Rechnungen, Lieferscheine „und Co." entstehen laut Anbieter vollautomatisch und gehen direkt an die Kundschaft. easybill rechnet nach Dokumenten ab, Billbee nach Bestellungen; die Preise stehen unten im Fragenblock.
Welche Rechnungsdaten aus dem Marktplatz herauskommen
Der Kanal liefert den Vorgang, nicht das Dokument. Herein kommen Bestellnummer und Bestelldatum, Positionen mit Menge und Preis, Versandkosten, Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlart und Versandstatus, bei Amazon ergänzt um Retouren als eigene Vorgänge, aus denen easybill Gutschriften bildet und mit der Ursprungsrechnung verknüpft. Drei Dinge kommen typischerweise nicht in verwendbarer Form heraus, und genau die machen aus einem Vorgang eine Rechnung.
- Die Rechnungsnummer. Eine Bestellnummer identifiziert einen Kauf, keine Rechnung. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die der Rechnungsaussteller einmalig vergibt.
- Der richtige Steuersatz. Er ergibt sich aus Zielland und Warenart, nicht aus dem Bestelldatensatz. easybill wirbt deshalb mit „Korrekte MwSt. für jedes EU-Land" und mit einer Erkennung der Differenzbesteuerung, die vorher am Artikel hinterlegt sein muss.
- Die Unveränderbarkeit. Sie ist eine Eigenschaft des Werkzeugs, in dem die Rechnung liegt, nicht der Bestelldatei. Aufzeichnungen sind nach § 146 Abs. 1 AO „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" vorzunehmen.
Warum die Vollständigkeit zählt und nicht das Tempo
Ein Importfehler ist leise. Eine Bestellung, die wegen eines Verbindungsabbruchs oder einer neuen Bestellart nicht übernommen wurde, erzeugt kein Dokument und keinen Alarm, und in der Nummernfolge bleibt keine Lücke zurück, weil die übersprungene Nummer nie vergeben wurde: Die nächste Rechnung bekommt einfach die nächste Nummer. Eine lückenlose Folge ist deshalb kein Nachweis, dass keine Rechnung fehlt; gegengeprüft wird gegen die Bestellliste des Kanals und gegen die Abrechnung des Marktplatzes. Dafür gibt es Funktionen, und sie sind das entscheidende Auswahlkriterium: easybill beschreibt, dass der Dienst „Settlement Reports automatisch" lädt und dabei „fehlende Bestellungen" identifiziert, die sich nachimportieren lassen.
Ohne eine solche Funktion brauchst du einen eigenen monatlichen Abgleich. Den musst du nicht von Null entwerfen: Er sieht bei Amazon anders aus als bei Etsy, und in der Community und in den Calls sitzen Leute, die ihn für ihren Kanal schon gebaut haben. Drei Fragen sortieren die Wege oben.
- Wer vergibt die Rechnungsnummer, aus welchem Nummernkreis? Ein eigener Kreis je Kanal ist zulässig und oft sinnvoll, unklar darf es nicht bleiben.
- Gibt es einen Abgleich gegen die Kanaldaten? Oder musst du selbst zählen?
- Was passiert bei Retouren und Teilerstattungen? Eine verknüpfte Gutschrift mit eigener Nummer, oder eine stillschweigend geänderte Rechnung?
Verkäufe ins Ausland: die Regel wechselt mit dem Zielland
Vier Fragen liegen hier übereinander und werden gern vermengt. Der Ort der Lieferung folgt aus § 3c UStG, der Steuersatz aus dem Zielland, die Rechnungspflicht aus § 14a Abs. 2 UStG, und ob der Marktplatz für nicht entrichtete Steuer haftet, steht in § 25e UStG. Das One-Stop-Shop-Verfahren ist ein Erklärungsverfahren: Es verschiebt weder den Leistungsort noch den Steuersatz und berührt die Plattformhaftung nicht, wirkt aber auf die Rechnungspflicht.
Beim Versand an Privatkunden in andere EU-Staaten verschiebt sich zunächst der Ort der Lieferung. Nach § 3c Abs. 1 UStG gilt der Ort, „an dem sich der Gegenstand bei Beendigung der Beförderung oder Versendung an den Erwerber befindet", also das Zielland mit dessen Steuersatz. Unterhalb einer Schwelle bleibt es bei der deutschen Besteuerung: § 3c Abs. 4 UStG nimmt Unternehmer aus, die nur in einem Mitgliedstaat ansässig sind und deren Entgelte für diese Umsätze „insgesamt 10 000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr nicht überschreitet".
Oberhalb der Schwelle brauchst du nicht in jedem Land eine Erklärung: Über das Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern, laut BZSt „eine Sonderregelung auf dem Gebiet der Umsatzsteuer", werden solche Umsätze quartalsweise zentral in Deutschland gemeldet. Für die Rechnungsautomatisierung zählt vor allem die dritte Ebene: § 14a Abs. 2 UStG ordnet eine Rechnungspflicht für innergemeinschaftliche Fernverkäufe an, nimmt davon aber ausdrücklich aus, wer am Verfahren nach § 18j UStG teilnimmt. Die meisten Händler stellen trotzdem eine aus, weil der Käufer sie erwartet und die Auszahlung sonst keinen Beleg hat.
Jemand muss die Schwelle also überwachen, bevor sie gerissen wird, weil danach jeder weitere Verkauf im falschen Steuersatz abgerechnet ist; easybill wirbt dafür mit einer Überwachung der OSS-Lieferschwellen samt Warnung bei 90 Prozent. Ob deine Konstellation überhaupt unter OSS fällt, hängt zusätzlich daran, ob deine Ware in einem Lager im Ausland liegt: ein eigener Fall für deine Kanzlei.
Wenn der Entwurf im Rechnungswerkzeug entsteht
Alle drei Wege oben lösen den Transport. Sie entscheiden nicht, ob ein Vorgang plausibel ist, und fragen nicht nach, wenn zwei Angaben sich widersprechen. Genau an dieser Stelle sitzt bei mir Anton, mein KI-Mitarbeiter für Angebote und Rechnungen. Er schreibt keine Rechnung in eine Datei, er legt Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwurf im Rechnungswerkzeug an, dort, wo Nummernkreis, Unveränderbarkeit und die E-Rechnungsformate ohnehin entstehen. In meiner Einrichtung ist das Lexware Office; welches Werkzeug dahinterliegt, ist eine Frage des Adapters, nicht des Aufbaus.
Zwei Grenzen sind bei ihm fest verdrahtet. Er entwirft, ich gebe frei: Nichts wird finalisiert, solange ich nicht ausdrücklich Ja gesagt habe, und er nennt vorher die Folgen, etwa die dann endgültig vergebene Rechnungsnummer. Und ohne Preisquelle kein Preis: Findet er zwei unterschiedliche Preise für dieselbe Leistung, listet er beide mit Fundort und fragt nach, statt zu mitteln. Dasselbe Muster greift beim Abgleich: Passen Bestellliste, Rechnungsliste und Auszahlung nicht zusammen, ist die Meldung das Ergebnis, nicht eine passend gemachte Zahl. Wie ein solcher Mitarbeiter in einen kleinen Betrieb hineinwächst, steht in KI für kleine Unternehmen einführen.
Häufige Fragen
Erstellt Amazon die Rechnung selbst?
Amazon bietet mit dem Umsatzsteuer-Berechnungsservice an, die Steuer für dich zu berechnen. Das Dokument selbst muss deshalb nicht von Amazon kommen: Fertige Rechnungen lassen sich laut easybill über IDU oder VCS hochladen. Was für dein Konto freigeschaltet ist, prüfst du im Verkäuferkonto.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, jedenfalls nicht allein. Nach § 14 Abs. 1 UStG wird eine E-Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen"; das Bundesfinanzministerium zählt ein „einfaches PDF-Dokument" deshalb zu den sonstigen Rechnungen. ZUGFeRD ab 2.0.1 bettet strukturierte Daten in das PDF ein, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Wie merke ich, dass eine Rechnung fehlt?
Nicht an der Nummernfolge: Die bleibt lückenlos, weil für eine nie importierte Bestellung auch nie eine Nummer vergeben wurde. Sichtbar wird es nur im Abgleich gegen die Kanaldaten. easybill lädt dafür nach eigener Angabe die Settlement Reports automatisch und identifiziert fehlende Bestellungen. Ohne diese Funktion zählst du monatlich selbst.
Was kostet eine automatische Rechnungslösung?
Die Modelle unterscheiden sich stärker als die Preise. easybill rechnet nach Dokumenten, vom kostenlosen Zugang mit 50 Dokumenten im Monat bis Premium für 45 Euro. Billbee rechnet nach Bestellungen, Starter bis 200 Bestellungen mit 9 Euro Mindestgebühr, wobei Gutschriften und Stornos mitzählen. sevDesk beginnt bei 11,90 Euro. Alle Angaben netto, Anbieterseiten abgerufen am 20.09.2026.
Wie du weitermachst
Nimm einen einzigen Monat und zähl drei Zahlen aus: wie viele Bestellungen der Kanal ausweist, wie viele Rechnungen du dafür hast, und ob die Summe der Rechnungen zur Auszahlung plus Gebühren und Erstattungen passt. Das beantwortet mehr als jeder Anbietervergleich. Stimmen die Zahlen, geht es nur noch um Komfort. Stimmen sie nicht, weißt du, wonach du auswählst: nach der Funktion, die fehlende Bestellungen aufspürt.
Bleiben danach die Ausnahmen übrig, geht es um die Frage, wer sie prüft, ohne dass du die Freigabe aus der Hand gibst. Genau diesen Aufbau zeige ich Schritt für Schritt in meiner Community Claude Practitioners.
