Eine SHK-Software bündelt, was im Büro eines Sanitär-, Heizungs- und Klimabetriebs zusammenläuft: Angebot und Kalkulation, Einkauf beim Großhandel, Wartungsverträge, Einsatzplanung, Rechnung und die Übergabe an den Steuerberater. Die Anbieter unterscheiden sich vor allem in vier Punkten: Cloud-Abo oder Kauflizenz, welche Großhandels-Schnittstellen sie können (IDS Connect, Datanorm, UGL), ob sie Wartungsverträge abbilden und ob sie eine offene Schnittstelle für andere Programme haben. Im Abo beginnen die Preise laut Herstellern bei 39,90 Euro im Monat je Büronutzer zuzüglich Umsatzsteuer, als Kauflizenz bei 1.400 Euro je Arbeitsplatz; zwei der neun Anbieter nennen gar keine Preise (Stand: November 2026). Eine KI ersetzt diese Software nicht. Ein KI-Mitarbeiter arbeitet daneben: Er bereitet Angebote als Entwurf vor und sichtet Belege, die Daten bleiben in deinem System.
Die Übersicht stützt sich auf die Herstellerseiten, abgerufen am 6. November 2026, nicht auf einen eigenen Test der Programme. Was in den Tabellen steht, ist deshalb „laut Hersteller“.
Was eine SHK-Software können muss
Zwei Begriffe aus der Tabelle tauchen auf jeder Herstellerseite auf. IDS Connect ist laut ITEK eine Schnittstelle, die die Handwerkssoftware „mit dem Online Shop des Großhandels“ verknüpft, um Artikel zu recherchieren und Warenkörbe auszutauschen; entwickelt hat sie die ITEK GmbH für die Verbände BVBS, DG Haustechnik und ZVSHK. Datanorm ist das ältere Dateiformat für Artikel- und Preisdaten; Open Masterdata wurde laut ITEK für das SHK-Handwerk entwickelt, „um veraltete Stammdatenprozesse auf Basis von DATANORM abzulösen“.
Wann welche E-Rechnungs-Pflicht für dich greift, steht in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen, wie die Übergabe an den Steuerberater läuft, in DATEV-Anbindung: 3 Wege, Kosten, Einrichtung.
SHK-Software im Vergleich: Anbieter und Preise
In der Google-Suche nach „shk software“ stehen Anfang November 2026 fast nur Herstellerseiten und Vergleichsportale, teils mit „Testsieger“ im Titel. Die folgende Liste ist keine Rangfolge, sondern alphabetisch, mit dem kleinsten Einstieg, den der Hersteller selbst nennt.
Die Einstiegspreise sind nur bedingt vergleichbar. Bei plancraft gibt es Datanorm laut Preisseite erst ab dem Paket Pro (109,90 Euro im Monat bei jährlicher Vorauszahlung), bei HERO die KI-Funktionen und den API-Zugang erst ab HERO OS. Bei Label und pds kommen zum Kaufpreis laufende Kosten für Pflege, Updates oder Cloud. Rechne deshalb immer mit deiner Zahl an Büro- und Monteur-Lizenzen und mit den Modulen, die du wirklich brauchst.
Auffällig ist die letzte Spalte: Fünf der neun Anbieter werben inzwischen mit einem Telefonassistenten oder KI-Empfang. Das ist eine eigene Entscheidung mit eigenen Fragen zu Kosten, Datenschutz und Aufzeichnung, die in KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht stehen.
Fünf Fragen, bevor du unterschreibst
- Kauf oder Abo? Label schreibt, dass sich rund 95 Prozent seiner Kunden für den Kauf mit Pflegevertrag entscheiden; die reinen Cloud-Anbieter verkaufen nur im Abo. Vergleiche die Kosten über fünf Jahre, nicht den ersten Monat.
- Funktioniert dein Großhändler? Lass dir im Termin einen echten Warenkorb über IDS Connect mit deinem Händler zeigen, mit deinen Konditionen.
- Wie viele Lizenzen brauchst du wirklich? Büro, Meister, Monteure: Fast alle Anbieter trennen Büro- und App-Lizenzen, und die Preise je Monteur summieren sich.
- Wie kommst du wieder heraus? Frag nach einem vollständigen Export von Kunden, Anlagen, Wartungsverträgen und Belegen, bevor du anfängst. Die Aufbewahrungsfristen laufen weiter, wenn du die Software wechselst.
- Gibt es eine offene Schnittstelle? Wer später einen KI-Mitarbeiter oder ein anderes Werkzeug anbinden will, braucht eine dokumentierte API. Das ist der Punkt, an dem sich die Liste oben am deutlichsten teilt.
Testen lässt sich das unterschiedlich: HERO und Das Programm nennen 14 Tage kostenlos, Label bietet statt einer Demoversion eine individuelle Vorführung. Warum ein Programm allein das Angebotsproblem selten löst, steht in Angebote im Handwerk automatisieren: Ohne gepflegten Leistungsstamm erzeugt jede Software dieselben Fehler schneller.
Was ein KI-Mitarbeiter neben der SHK-Software übernimmt
Die SHK-Software ist das System, in dem Kunden, Artikel, Preise und Rechnungen liegen. Ein KI-Mitarbeiter ist kein weiteres Programm, sondern eine Rolle mit fester Aufgabe und deiner Freigabe. Die beiden Rollen unten laufen in meinem eigenen Betrieb. So setzt du sie in einem SHK-Betrieb ein:
Anton legt bei mir die Entwürfe in Lexware Office an. Laut seiner Seite geht das über einen passenden Adapter auch mit sevdesk oder einem anderen System „mit geeigneter Schnittstelle“. Für einen SHK-Betrieb heißt das: Hat deine SHK-Software eine dokumentierte API, wie sie HERO, Das Programm, Label, pds und ToolTime nennen, kann ein Adapter die Angebotsentwürfe dort ablegen, wo deine Großhandelspreise schon liegen. Ohne API bleibt der Weg über das Buchhaltungs-Tool oder das PDF, das du selbst überträgst. Seine Regeln ändern sich dabei nicht: Ohne Preisquelle setzt er keinen Preis, und kein Angebot verlässt das System ohne deinen Klick. Wie das im Alltag aussieht, steht in Angebote und Rechnungen mit KI schreiben.
Peter läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026 und arbeitet nach einer schriftlichen Prozessbeschreibung; was nicht drinsteht, macht er nicht. Mehrere SHK-Programme lesen Eingangsrechnungen inzwischen selbst aus, laut Herstellern etwa plancraft, Das Programm und pds. Peter setzt eine Stufe später an: beim Abgleich, ob zu jeder Abbuchung ein Beleg da ist, und bei dem, was nicht eindeutig passt. Das meldet er als offen, statt es passend zu machen. Im SHK-Betrieb sind das die vielen Rechnungen vom Großhandel, Tankkarte und Werkzeug; die Großhandelsrechnungen prüft er gegen Bestellung und Lieferschein. Wie die Ablage dazu aussieht, steht in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD, was KI in der Buchhaltung heute übernimmt, in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht.
Welche Kundendaten ein KI-Mitarbeiter dabei sehen darf und unter welchem Vertrag, steht in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Häufige Fragen
Welche SHK-Software ist die beste?
Eine neutrale Rangliste gibt es nicht, auch wenn Vergleichsportale „Testsieger“ küren. Entscheidend sind dein Großhändler, die Zahl der Monteure, ob du Wartungsverträge im großen Stil führst und ob du lieber kaufst oder mietest. Die beiden Tabellen oben zeigen, wo sich die Anbieter laut eigenen Angaben unterscheiden.
Was kostet eine SHK-Software?
Laut Herstellern beginnen die Abos bei 39,90 Euro je Büronutzer und Monat (Das Programm), die übrigen Einstiege im Abo liegen zwischen 49,99 und 130 Euro im Monat, dazu Lizenzen für Monteure. Als Kauflizenz nennen Label ab 1.850 Euro und pds 1.400 bis 2.100 Euro je Arbeitsplatz, dazu laufende Pflege (Stand: November 2026).
Was ist IDS Connect?
Eine Schnittstelle zwischen Handwerkssoftware und dem Online-Shop des Großhandels. Du suchst Artikel im Shop deines Händlers, legst sie in den Warenkorb und übernimmst sie mit deinen Preisen ins Angebot oder in die Bestellung. Entwickelt hat sie die ITEK GmbH für BVBS, DG Haustechnik und ZVSHK.
Kann eine KI die SHK-Software ersetzen?
Nein. Die SHK-Software hält Kunden, Artikel, Preise, Wartungsverträge und Rechnungen, mit fortlaufenden Nummern und dem richtigen Rechnungsformat. Ein KI-Mitarbeiter arbeitet daneben, bereitet Entwürfe vor und prüft Belege, die Freigabe bleibt bei dir.
Wie du weitermachst
Nimm die fünf Fragen oben mit in die Termine mit zwei oder drei Anbietern und lass dir den Warenkorb mit deinem Großhändler, den Export und die Kosten für deine Lizenzzahl schriftlich geben. Wenn du danach wissen willst, welche Büroarbeit rund um die Software ein KI-Mitarbeiter übernehmen kann, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der in deinem Unternehmen am stärksten an dir hängt, und klären, was dein erster Schritt ist. Was für alle Gewerke gilt, steht in KI-Agent für Handwerker: Rollen statt Tools, wie Kunden aus der Umgebung dich finden, in Neukundengewinnung im Handwerk: so geht's. Weitere Branchen sammle ich auf der Seite KI für deine Branche. Den Überblick für SHK-Betriebe findest du in KI im SHK-Handwerk: Angebot, Postfach, Belege.
