KI im SHK-Handwerk heißt auf dieser Seite nicht, dass eine KI Heizungen einstellt oder Rohre verlegt. Es geht um das Büro: Angebote für Heizungstausch und Badsanierung als Entwurf vorbereiten, das Postfach sortieren, wenn in der Heizsaison die Störungsmeldungen kommen, Rechnungen vom Großhandel und Tankbelege für die Buchhaltung sichten. Das können KI-Mitarbeiter übernehmen, also KI-Rollen mit festem Auftrag, eigenen Regeln und deiner Freigabe, bevor etwas den Betrieb verlässt. Die Diagnose vor Ort, die Kalkulation und jede Zusage an den Kunden bleiben bei dir. Die Rollen auf dieser Seite laufen in meinem eigenen Betrieb. So setzt du sie in Sanitär, Heizung und Klima ein.
Ein SHK-Betrieb hat zwei Rhythmen: die geplanten Aufträge und das, was dazwischenkommt. Am Schreibtisch heißt das:
Störungen in der Heizsaison: Wenn es kalt wird, kommen Ausfälle, Rückrufbitten und Terminverschiebungen auf einmal, per Mail, Telefon und Messenger.
Angebote mit vielen Positionen: Ein Heizungstausch oder ein Bad besteht aus Gerät, Zubehör, Demontage, Montage, Inbetriebnahme, oft mit Förderung im Hintergrund. Das Angebot entsteht abends.
Wartung: Wartungsverträge, Erinnerungen an Bestandskunden, Termine, die vor der Saison verteilt werden müssen.
Großhandelsrechnungen: Viele Lieferungen heißen viele Belege, dazu Tankkarte, Werkzeug, Fahrzeug.
Erreichbarkeit: Das Telefon klingelt, während alle beim Kunden sind.
Website: Leistungen, Einzugsgebiet, Notdienst-Nummer, Referenzen, oft seit Jahren nicht angefasst.
Nichts davon braucht deinen Meisterbrief, deshalb kann ein Teil davon an eine KI gehen, solange du freigibst.
KI im SHK-Handwerk: welcher KI-Mitarbeiter welche Büroarbeit übernimmt
Mein Business läuft mit einer KI-Belegschaft aus fünfzehn Mitarbeitern. Für einen SHK-Betrieb passen vor allem drei davon, dazu Ralf und Sebastian für die Website und ein Baustein ohne eigenen KI-Mitarbeiter:
In jeder Zeile gilt dieselbe Regel wie bei mir: Die KI entwirft, ein Mensch gibt frei.
Angebote, zum Beispiel für den Heizungstausch: Anton
Anton läuft in meinem eigenen Betrieb. Er baut aus einem Erstgespräch ein Angebots-PDF in meinem Design und legt bei Zusage Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwurf im Buchhaltungs-Tool an, bei mir Lexware Office. Geschult wird er mit fünf bis zehn alten Angeboten statt mit Prompt-Basteln. Seine Regeln sind fest: Ohne Preisquelle setzt er keinen Preis, und findet er zwei unterschiedliche Preise für dieselbe Leistung, listet er beide mit Quelle und fragt nach, statt zu mitteln. Kein Angebot und keine Rechnung verlässt das System ohne meinen Klick. Laut seiner Seite gehen damit auch Wartungsverträge.
So sieht das im SHK-Betrieb aus: Nach der Besichtigung sprichst du Gerät, Leistung, Zubehör und Besonderheiten kurz ein. Anton sucht vergleichbare Heizungstausch-Angebote aus deinem Bestand, übernimmt die Positionen mit Einheiten, zieht die Preise aus deiner aktuellen Preisquelle und markiert, was fehlt oder sich deutlich geändert hat. Du prüfst Mengen und Kalkulation und gibst frei. Wie der Leistungsstamm dafür aufgebaut sein muss und warum Lohn und Material getrennt gehören, steht in Angebote im Handwerk automatisieren.
Beim Heizungstausch mit Förderung kommt eine Besonderheit dazu, die in die Vorlage gehört, nicht ins Gedächtnis. Für den KfW-Zuschuss 458 muss laut KfW ein Lieferungs- oder Leistungsvertrag vorliegen, „in dem eine aufschiebende oder auflösende Bedingung enthalten ist“, und die nachträgliche Aufnahme dieser Bedingung „ist nicht zulässig“. Vor dem Antrag braucht dein Kunde außerdem eine Bestätigung zum Antrag (BzA), die ein Fachunternehmen erstellen kann, mit den förderfähigen Gesamtkosten (Stand: November 2026). Steht die Bedingung einmal sauber in der Angebots- und Vertragsvorlage, setzt Anton sie in jedes passende Angebot ein, statt dass sie im Stress der Saison fehlt. Das ist keine Rechtsberatung, die Musterformulierung stellt die KfW selbst bereit.
Frieda läuft ebenfalls in meinem eigenen Betrieb. Sie sortiert den Posteingang in vier Stapel, Sofort, Heute, Kann warten und Papierkorb, plus einen fünften für Fälle, die meine Einschätzung brauchen. Sie liest zuerst nur Absender, Betreff und Anriss, legt Antworten als Entwurf an, liefert Termin-Briefings und sortiert Belege vor. Versendet hat sie noch nie etwas selbst. Angebunden wird das Postfach über offizielle Connectors für Gmail oder Microsoft 365, Outlook eingeschlossen.
Übertragen auf einen SHK-Betrieb: Die Heizung ist ausgefallen, das ist Sofort. Die Anfrage für ein neues Bad ist Heute, mit einer Eingangsantwort als Entwurf, die nach Fotos, Maßen und Wunschtermin fragt. Der Newsletter vom Großhandel kann warten. Die Mail, in der ein Kunde mit einem Mangel droht, landet im fünften Stapel bei dir. Wie das Stapel-System funktioniert, auch ohne KI, steht in Posteingang sortieren: das Stapel-System.
Belege und Großhandelsrechnungen: Peter
Peter läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026. Er arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, sichtet neu eingegangene Belege, ordnet jedem den richtigen Belegtyp zu und gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position ab. Im ersten Lauf hat er 116 Belege gesichtet, 38 von 40 richtig zugeordnet und dafür gut eine Stunde gebraucht. Die zwei offenen hat er gemeldet, statt sie passend zu machen. Er bucht nicht selbst, die Abnahme bleibt bei mir und meinem Steuerberater.
Im SHK-Betrieb sind das die Rechnungen vom Großhandel, die Peter auch gegen den Lieferschein prüft, dazu Tankkarte, Werkzeug und Fahrzeugkosten. Peter gibt es als Vorlage zum Download in der Community, du passt ihn ohne Code per Chat an deinen Betrieb an; das Community-Paket Frieda deckt die Vorsortierung von Belegen mit ab. Wie die Ablage dazu aussieht, steht in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD, was KI in der Buchhaltung heute übernimmt, in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht.
Telefon und Notdienst
Fürs Telefon habe ich keinen eigenen KI-Mitarbeiter. Gerade im SHK-Betrieb ist das Telefon aber oft der größte Zeitfresser, weil Störungen nicht per Mail kommen. Welche Telefonassistenten es gibt, was sie kosten und was rechtlich gilt, steht in KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht. Ob und wann jemand zum Notdienst rausfährt, entscheidet kein Assistent.
Website und Auffindbarkeit: Ralf und Sebastian
Ralf baut Websites neu, modernisiert alte und prüft sie auf Desktop und Mobil; die Freigabe bleibt bei dir. Sebastian ist mein KI-Mitarbeiter für SEO, KI-Suche und Blog. Für einen SHK-Betrieb ist die Website vor allem ein Beleg: Leistungen, Einzugsgebiet, eine Telefonnummer zum Antippen, echte Fotos. Wie so ein Umbau abläuft, steht in Website mit KI modernisieren: so geht's, wie Kunden aus der Umgebung dich finden, in Wie werde ich bei Google gefunden? Lokal-SEO und in Neukundengewinnung im Handwerk: so geht's.
Und die KI-Angebote für Innungsbetriebe?
Wer nach KI für SHK-Betriebe sucht, stößt auch auf das KI-Angebot des Verbands: Innungsbetriebe bekommen darüber inzwischen einen vergünstigten Zugang zu KI-Modellen (Stand: November 2026, nicht selbst getestet). Das ist der Zugang zu den Modellen. Ein KI-Mitarbeiter ist etwas anderes: ein festgeschriebener Ablauf mit Aufgabe, Freigabe und Grenze, der auf so einem Modell läuft. Frieda zum Beispiel ist ein Aufbau aus Claude, festen Regeln und einer Postfach-Anbindung. Ob du einen Chat-Zugang brauchst oder einen Ablauf, hängt daran, ob du selbst jeden Tag fragen willst oder ob eine Aufgabe fest abgegeben werden soll.
Was nicht an die KI geht
Diagnose und Einstellung vor Ort. Was an der Anlage kaputt ist, sieht und misst jemand im Keller.
Kalkulation und Preise. Preise kommen aus deiner Kalkulation, nicht aus einem Modell, das Marktwerte rät.
Förderzusagen. Ob ein Kunde Förderung bekommt und wie viel, entscheidet die KfW. Kein Angebotsentwurf verspricht einen Zuschuss.
Mängel und Gewährleistung. Die KI kann den Vorgang zusammenstellen, die Antwort an den Kunden gibst du.
Kundendaten ohne Regel. Adressen, Fotos aus Bädern und Kellern, Telefonnummern: Welche Daten eine KI sehen darf und unter welchem Vertrag, steht in KI und Datenschutz: was die KI sehen darf.
Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Alle Beiträge für SHK-Betriebe
Diese Seite ist der Einstieg. Die Vertiefungen zu den einzelnen Bausteinen:
Branchenprogramme mit KI-Funktionen, Chat-Zugänge zu KI-Modellen, wie sie inzwischen auch der Verband für Innungsbetriebe anbietet, und Telefonassistenten. Wichtiger als das Werkzeug ist, welche Aufgabe fest abgegeben wird und wer sie freigibt.
Kann KI ein Angebot für den Heizungstausch schreiben?
Als Entwurf ja, wenn sie aus deinen alten Angeboten und einer aktuellen Preisquelle arbeitet. Anton setzt ohne Preisquelle keinen Preis und fragt bei widersprüchlichen Preisen nach. Aufmaß, Kalkulation und Freigabe bleiben bei dir, ebenso die Prüfung, ob Förderbedingungen im Vertrag stehen.
Gibt es ein Beispiel aus der Praxis?
Ja. Die Rollen laufen in meinem eigenen Betrieb, dazu gibt es einen Praxisfall aus einer Steuerkanzlei, in dem der Weg zur Freigabe genauso läuft: KI-Agent für Steuerberater: ein Praxisfall.
Was kostet ein KI-Mitarbeiter für einen SHK-Betrieb?
Mit der einen Aufgabe, die dich jede Woche die meisten Stunden kostet und deren Ergebnis du schnell prüfen kannst. Im SHK-Betrieb ist das oft das Angebot oder das Postfach in der Saison. Wie ein KI-Mitarbeiter von der Aufgabenwahl bis zur Freigabe entsteht, steht in KI-Mitarbeiter einstellen: der Ablauf.
Wie du weitermachst
Mach den Engpass-Check: zehn Fragen, rund fünf Minuten, danach weißt du, welcher Büroablauf am stärksten an dir hängt. Wenn du ihn gemeinsam mit mir anschauen willst, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der in deinem Betrieb am stärksten an dir hängt, und klären den ersten Schritt.
Kevin Welter
Entwickler, IT-Architekt, Fachbuchautor (Kubernetes, Cloud-Infrastrukturen) und Speaker. Betreibt sein Business mit einer KI-Belegschaft aus fünfzehn KI-Mitarbeitern und zeigt Selbstständigen in seiner Community, wie sie ihren ersten KI-Mitarbeiter einstellen.
