Buchhaltung für Handwerker besteht zum größten Teil aus Vorbereitung: Belege laufend sammeln und zuordnen, Ausgangsrechnungen richtig stellen, offene Posten im Blick halten und jeden Monat ein vollständiges Paket an den Steuerberater geben. Gebucht, die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben und der Jahresabschluss gemacht werden meist in der Kanzlei. Im Handwerk kommen ein paar Besonderheiten dazu, die ein Büro ohne Baustelle nicht kennt: viele Material- und Großhandelsrechnungen, Abschlagsrechnungen, Bauleistungen, bei denen der Auftraggeber die Umsatzsteuer schuldet, und Privatkunden, die für Arbeiten am Haus innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung bekommen müssen. Die Vorarbeit kann eine KI übernehmen: Belege sichten und zuordnen, Lücken melden, das Monatspaket zusammenstellen. Buchen und steuerlich bewerten bleibt bei dir und deinem Steuerberater.
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung; die Paragrafen stammen aus den Gesetzestexten und Schreiben des Bundesfinanzministeriums, Stand November 2026. Die Beispiele kommen aus SHK, Bau und Dachdeckerei; das Prinzip gilt für jedes Gewerk. Was KI im SHK-Büro sonst übernehmen kann, steht in KI im SHK-Handwerk: Angebot, Postfach, Belege.
Buchhaltung für Handwerker: wer was macht
Wo die Grenze liegt, legst du mit deiner Kanzlei fest: Entweder sie bucht und du lieferst Belege, oder du buchst selbst und sie prüft. Wie viel Zeit allein das Sichten und Abgleichen der Belege kostet, kenne ich aus meinem eigenen Betrieb: Meine Buchhalterin braucht dafür sonst rund 9 Stunden im Monat.
Belege laufend erfassen statt im Schuhkarton sammeln
Der Klassiker ist der Karton, der einmal im Quartal zur Kanzlei geht. Die Finanzverwaltung erlaubt periodenweises Buchen, verlangt aber, dass die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah festgehalten werden, „bare Geschäftsvorfälle täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen“, und dass die Unterlagen bis dahin nicht verloren gehen (GoBD, Randziffer 50). Für dich heißt das: Belege nicht sammeln, sondern jede Woche erfassen und zuordnen.
Zwei Regeln reichen fürs Erste. Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Und was digital kommt, bleibt digital; ein PDF auszudrucken und zu löschen genügt nicht. Seit 2025 musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Selbst ausstellen musst du sie gegenüber Geschäftskunden spätestens für Umsätze ab 2028; für 2027 gilt eine Übergangsregel bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 UStG), und Rechnungen bis 250 Euro dürfen immer als sonstige Rechnung kommen (§ 33 UStDV). Die Einzelheiten stehen in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen, die Grundlagen zu GoBD und Fristen in Buchhaltung für Selbstständige: der Einstieg.
Wie eine Ablage aussieht, die auch eine Betriebsprüferin versteht, steht in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD. Für Belege, die im Transporter entstehen, hilft eine App: Belege scannen per App: 6 Apps im Vergleich.
Unterlagen für den Steuerberater: das Monatspaket
Was genau die Kanzlei braucht, sprichst du mit ihr ab. Typisch für einen Handwerksbetrieb:
Hilfreich ist eine kurze Begleitnotiz, damit die Kanzlei nicht nachfragen muss. Eine Vorlage zum Anpassen:
Betreff: Unterlagen [Monat Jahr], [Firmenname]
Hallo [Name],
anbei bzw. hochgeladen die Unterlagen für [Monat Jahr]:
- Kontoauszüge: [Konten], vollständig bis [Datum]
- Ausgangsrechnungen: Nr. [von] bis [bis], davon Abschläge: [Nr.]
- Eingangsrechnungen: [Anzahl], davon ohne Umsatzsteuer nach § 13b: [Nr.]
- Tankkarte und Kreditkarte: Abrechnungen [Zeitraum]
- Personal: Stunden und Änderungen [ja/nein], Details in [Datei]
Fehlt noch (reiche ich bis [Datum] nach):
- [Beleg, Betrag, Datum, Grund]
Bitte um Rückmeldung zu:
- [Frage, z. B. Zuordnung einer Zahlung]
Viele Grüße
[Name]
Belege nach DATEV hochladen
Arbeitet deine Kanzlei mit DATEV, gibt es für Belege laut DATEV drei Wege in DATEV Unternehmen online: als Foto mit der App DATEV Upload mobil, per Scanner, und Rechnungen aus dem Postfach per Weiterleitung an DATEV Upload Mail. Laut DATEV greifen du und die Kanzlei danach auf dieselben Daten zu. Eingerichtet wird das in der Praxis meist von der Kanzlei. Wie die Wege und Kosten im Einzelnen aussehen, steht in DATEV-Anbindung: 3 Wege, Kosten, Einrichtung. Ob dein Rechnungsprogramm die Belege gleich selbst übergibt, hängt an seiner Schnittstelle; einen Vergleich gibt Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen.
Schief geht dabei selten die Technik, eher die Ordnung: doppelte Uploads, unklare Dateinamen, Belege ohne Auftragsbezug. Eine einheitliche Benennung und eine Liste dessen, was hochgeladen wurde, ersparen viele Rückfragen.
Offene Posten und Mahnwesen vorbereiten
Im Handwerk hängt die Liquidität oft an wenigen großen Rechnungen. Vor jeder Erinnerung steht der Abgleich: Ist doch gezahlt worden, als Teilzahlung, mit anderem Verwendungszweck, abzüglich Einbehalt? Diesen Abgleich übernimmt eine KI; ob und wie deutlich du mahnst, entscheidest du. Wann sich Automatisieren lohnt und was das BGB dazu sagt, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI.
Was Peter vorbereitet und was bei dir bleibt
Bei mir läuft Peter, mein KI-Mitarbeiter für Belege und Buchhaltung, seit dem 19.08.2026. Er arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, sichtet neue Belege, setzt den Belegtyp und gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position ab. Im ersten Lauf hat er 116 Belege gesichtet, 38 von 40 richtig zugeordnet und dafür gut eine Stunde gebraucht. Die zwei offenen hat er gemeldet, statt sie passend zu machen. Er folgt einer schriftlichen Prozessbeschreibung, und er bucht nicht.
Auf Peters Seite stehen diese Aufgaben unter „Was Peter außerdem übernehmen kann“: Buchhaltung vorbereiten, Rechnungen kontrollieren, Unterlagen für den Steuerberater zusammenstellen, mit dem Steuerberater kommunizieren, nach DATEV hochladen, Abrechnungen machen, Mahnwesen. Peter kann das alles, getestet. So richtest du es ein: erst im Lernmodus, in dem er nur liest und Screenshots macht, dann an echten Fällen testen, dann freigeben. Rechnungen, die per Mail kommen, kann Frieda vorher vorsortieren; Belege sind bei ihr eine Durchgangsstation, kein Archiv. Die Ausgangsrechnung entsteht bei mir als Entwurf im Buchhaltungs-Tool, angelegt von Anton, versendet erst nach meinem Klick.
Deine Kanzlei gehört dazu. Auf Peters Seite steht es so: Der Steuerberater muss Übergabeformat, Verantwortungsgrenzen und Prüfschritte mit dir festlegen und die vorbereiteten Daten auch annehmen können. Bei mir gilt außerdem die Hausregel: Wer etwas erstellt, prüft es nicht selbst. Die KI bereitet vor, du und deine Kanzlei prüfen. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Wie Peter Zeile für Zeile abgleicht, steht in Spesenabrechnung automatisieren: ein KI-Test, den Überblick gibt KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht, den Aufbau fürs Postfach KI-Agent für Buchhaltung und Postfach, das Handwerk allgemein KI-Agent für Handwerker: Rollen statt Tools.
Für Bauunternehmen gibt es KI im Bau: Angebote, Belege, Postfach. Welche Branchensoftware Rechnungen und DATEV-Export mitbringt, steht in SHK-Software im Vergleich: Preise und KI.
Häufige Fragen
Was gehört zur Buchhaltung im Handwerksbetrieb?
Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Abschläge, Kontoauszüge, Tankkarte und Barausgaben, Stunden fürs Personal, offene Posten und das Monatspaket für den Steuerberater. Dazu kommen Besonderheiten wie § 13b UStG bei Bauleistungen an andere Baubetriebe und die Bauabzugsteuer.
Was braucht der Steuerberater jeden Monat?
Meist Kontoauszüge, alle Ein- und Ausgangsrechnungen, Kartenabrechnungen, Barbelege und Änderungen fürs Personal, dazu eine Liste dessen, was noch fehlt. Die genaue Liste legst du mit deiner Kanzlei fest.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Deine Privatkunden müssen Rechnungen für Arbeiten am Grundstück zwei Jahre aufbewahren; darauf weist du in der Rechnung hin.
Kann eine KI die Buchhaltung für Handwerker machen?
Die Vorarbeit ja: Belege sichten und zuordnen, abgleichen, Lücken melden, das Paket für die Kanzlei zusammenstellen. Buchen, steuerlich bewerten und freigeben bleibt bei dir und deinem Steuerberater.
Wie du weitermachst
Nimm den letzten Monat und leg die Kontoauszüge neben deine Belege. Zähl, wie viele Buchungen ohne Beleg sind und wie lange die Suche dauert. Das ist der Auftrag, mit dem eine KI anfängt. Wenn du wissen willst, welche Arbeit in deinem Betrieb am stärksten an dir hängt, buch dir ein Erstgespräch über Kontakt: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
