Eine Freistellungsbescheinigung prüfst du vor jeder Zahlung an einen Subunternehmer, auch vor jedem Abschlag. Zuerst die Sichtprüfung: Die Kopie ist lesbar, trägt ein Dienstsiegel und eine Sicherheitsnummer, Name, Anschrift und Steuernummer passen zur Rechnung, die Geltungsdauer läuft noch, und bei einer auftragsbezogenen Bescheinigung bist du als Leistungsempfänger genannt und hast das Original. Dann die Online-Abfrage im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), kostenlos nach einmaliger Registrierung, mit Bundesland, Steuernummer und Sicherheitsnummer des Subunternehmers. Das Ergebnis druckst du aus und legst es zur Rechnung. Fehlt eine gültige Bescheinigung, behältst du nach § 48 EStG 15 Prozent der Gegenleistung ein, wenn die Zahlungen an diesen Subunternehmer im Kalenderjahr voraussichtlich über 5.000 Euro liegen werden.
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Angaben stammen aus den Gesetzestexten, der Seite des BZSt und dem Merkblatt zum Steuerabzug bei Bauleistungen (Stand April 2025), abgerufen im November 2026. Den Überblick, was KI-Mitarbeiter im Büro eines Bauunternehmens übernehmen können, findest du in KI im Bau: Angebote, Belege, Postfach.
Bauabzugsteuer: wann du 15 Prozent einbehältst
Die Pflicht zur Bauabzugsteuer trifft dich als Auftraggeber; der Betrag selbst wird beim Subunternehmer angerechnet. Erbringt jemand im Inland eine Bauleistung an einen Unternehmer im Sinne des § 2 UStG oder an eine juristische Person des öffentlichen Rechts, muss der Leistungsempfänger nach § 48 Abs. 1 EStG von der Gegenleistung „einen Steuerabzug in Höhe von 15 Prozent für Rechnung des Leistenden“ vornehmen. Bauleistungen sind dabei „alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen“.
Der Abzug entfällt in zwei Fällen (§ 48 Abs. 2 EStG):
- Der Subunternehmer legt eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vor.
- Die Gegenleistung an ihn liegt im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht über 5.000 Euro. Die 15.000 Euro gelten nur, wenn du ausschließlich steuerfreie Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführst. Alle Bauleistungen desselben Subunternehmers an dich werden zusammengerechnet.
Gegenleistung ist das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer (§ 48 Abs. 3 EStG). Und gemeint ist laut Merkblatt nicht erst die Schlusszahlung, sondern „jede Zahlung des Leistungsempfängers an den Leistenden“, also auch Anzahlungen und Abschlagszahlungen. Wie eine Abschlagsrechnung im Bau aufgebaut ist, steht in Abschlagsrechnung Muster für den Bau.
Musst du einbehalten, meldest du den Betrag bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats, in dem du gezahlt hast, elektronisch beim Finanzamt des Subunternehmers an und führst ihn dorthin ab (§ 48a Abs. 1 EStG). Dem Subunternehmer gibst du eine Abrechnung mit seinem Namen und seiner Anschrift, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Zahlungstag, der Höhe des Abzugs und dem Finanzamt, bei dem du angemeldet hast (§ 48a Abs. 2 EStG).
Warum sich die Prüfung lohnt, steht in § 48a Abs. 3 EStG: Du haftest für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Du haftest nicht, wenn dir im Zeitpunkt der Zahlung eine Freistellungsbescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit du vertrauen konntest.
Freistellungsbescheinigung prüfen in fünf Schritten
Was auf der Bescheinigung stehen muss, regelt § 48b Abs. 3 EStG: Name, Anschrift und Steuernummer des Subunternehmers, Geltungsdauer, Umfang der Freistellung (und der Leistungsempfänger, wenn sie nur für bestimmte Bauleistungen gilt) sowie das ausstellende Finanzamt. Die Prüfung, die das BZSt auf seiner Seite zur Bauabzugsteuer beschreibt, sieht so aus:
- Vor der Zahlung anfordern. Der Subunternehmer muss die Bescheinigung vorlegen, bevor du zahlst. Gilt sie allgemein, reicht eine Kopie oder eine elektronische Übermittlung. Ist sie auf einen bestimmten Auftrag beschränkt, bekommst du das Original.
- Sichtprüfung. Lesbar, mit Dienstsiegel, mit Sicherheitsnummer. Name, Anschrift und Steuernummer stimmen mit der Rechnung überein.
- Geltungsdauer und Umfang. Das Finanzamt stellt sie für längstens drei Jahre ab Ausstellung aus, kürzer oder projektbezogen ist möglich. Maßgeblich ist der Tag der Zahlung, nicht der Tag der Rechnung.
- Online-Abfrage im EIBE-Portal. Nach einmaliger Registrierung beim BZSt fragst du unter „Einzelabfrage FSB“ ab, mit Bundesland, Steuernummer und Sicherheitsnummer. Nur mit dem Namen oder nur mit der Steuernummer geht es laut BZSt nicht.
- Ergebnis ablegen. Das Ergebnis der Online-Bestätigung kannst du ausdrucken und zu deinen Unterlagen legen. Passt es nicht zur Bescheinigung oder klappt die Abfrage nicht, fragst du beim ausstellenden Finanzamt nach, nicht beim BZSt.
Legt der Subunternehmer gar keine Bescheinigung vor, ist laut BZSt davon auszugehen, dass er keine gültige hat. Dann bist du grundsätzlich verpflichtet einzubehalten. Und weil das Finanzamt eine Bescheinigung widerrufen kann, schützt eine Prüfung vom Frühjahr nicht automatisch die Zahlung im Herbst.
Prüfliste zum Kopieren
Für jede Subunternehmerrechnung, als Formular oder als Spalten deiner Tabelle:
Die letzte Zeile füllst du oder dein Steuerberater aus, niemand sonst.
§ 13b bei Bauleistungen: der zweite Prüfpunkt auf der Subunternehmerrechnung
Neben der Bauabzugsteuer gibt es bei Subunternehmerrechnungen eine zweite Bau-Besonderheit, diesmal bei der Umsatzsteuer. Für Bauleistungen, „mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen“, schuldet nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, wenn er ein Unternehmer ist, „der nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt“. Davon ist auszugehen, wenn dir dein Finanzamt darüber eine Bescheinigung erteilt hat, die auf längstens drei Jahre befristet ist. Das ist eine andere Bescheinigung als die Freistellungsbescheinigung: Die eine gehört dem Subunternehmer und betrifft die Bauabzugsteuer, die andere gehört dir und betrifft die Umsatzsteuer.
Greift § 13b, sieht die Rechnung deines Subunternehmers anders aus: Sie weist keine Umsatzsteuer aus und trägt nach § 14a Abs. 5 UStG die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Die übrigen Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG bleiben. Der Schluss einer solchen 13b-Rechnung sieht im Muster so aus:
Summe Entgelt (netto) 18.400,00 EUR
Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Für deine Prüfung heißt das: Steht auf der Rechnung eines Subunternehmers für eine Bauleistung Umsatzsteuer, obwohl du nachhaltig Bauleistungen erbringst, oder fehlt die Angabe, ist das eine Rückfrage wert. Ob § 13b im Einzelfall greift, klärst du mit deinem Steuerberater. Alle Pflichtangaben einer Rechnung zum Abhaken stehen in Rechnungsvorlage kostenlos zum Kopieren. Die Schlussrechnung mit allen Abschlägen zeigt Schlussrechnung: Muster mit Abschlägen.
Ablage und Erinnerung vor dem Ablauf
Lücken entstehen selten bei der ersten Rechnung, eher bei der fünften: Die Bescheinigung von damals ist abgelaufen, und keiner hat nachgefragt. Dagegen hilft eine Liste je Subunternehmer:
Bescheinigungen oder Kopien bewahrst du laut BZSt-Merkblatt sechs Jahre auf, wenn du buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig bist. Den Ausdruck der Online-Abfrage legst du zur jeweiligen Rechnung, und Rechnungen bewahrst du nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre auf. Wie so eine Ablage aufgebaut wird, steht in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD. Kommen die Rechnungen als E-Rechnung, gelten dieselben Prüfpunkte; was beim Empfang gilt, steht in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen.
Was ein KI-Mitarbeiter dabei vorbereiten kann
Für Belege habe ich Peter. Er läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026, arbeitet nach einer schriftlichen Prozessbeschreibung in meiner Buchhaltungsoberfläche, sichtet Belege, setzt den Belegtyp und gleicht die Kreditkartenabrechnung ab. Im ersten Lauf hat er 116 Belege gesichtet und zwei offen gemeldet, statt sie passend zu machen. Er bucht nicht, die Abnahme bleibt bei mir und meinem Steuerberater.
Die Prüfung auf dieser Seite übernimmt Peter: Er prüft, ob die Freistellungsbescheinigung des Subunternehmers in der Ablage liegt und noch gilt und ob der Hinweis auf der Rechnung steht, und meldet jede Lücke offen. Konkret bereitet er vor:
- Prüfliste je Rechnung. Die Tabelle oben, ausgefüllt mit den Werten aus Bescheinigung und Rechnung, jede Abweichung mit Fundstelle.
- Ablage. Bescheinigung und Ausdruck der Online-Abfrage dem Subunternehmer und der Rechnung zugeordnet.
- Erinnerung bei Ablauf. Eine Liste der Bescheinigungen, die in den nächsten Wochen ablaufen, als Entwurf für die Anforderung beim Subunternehmer.
Die Rechnungs-Mails kann vorher Frieda aus dem Postfach holen; sie sortiert Belege vor, verbucht nichts und bewertet keine Rechnung steuerlich. Ob Peter die Online-Abfrage selbst ausführt oder nur das Ergebnis deiner Abfrage abgleicht, legst du in der Prozessbeschreibung fest. Die Entscheidung über den Einbehalt, die Anmeldung und die Zahlung bleiben bei dir und deinem Steuerberater. Neue Schritte lernt Peter wie ein neuer Mitarbeiter: erst zuschauen und mitlesen, dann den Ablauf mit Regeln und Ausnahmefällen aufschreiben, an echten Fällen testen und nach deiner Abnahme freigeben. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Was KI in der Buchhaltung heute übernimmt, steht in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht, wie die geprüften Belege zum Steuerberater kommen, in DATEV-Anbindung: 3 Wege, Kosten, Einrichtung. Welche Software für Bauunternehmen es gibt und was sie laut Hersteller kann, steht in Software für Bauunternehmen im Vergleich.
Häufige Fragen
Wie lange gilt eine Freistellungsbescheinigung?
Längstens drei Jahre ab Ausstellung. Das Finanzamt kann sie kürzer befristen oder auf einen Auftrag beschränken, und es kann sie widerrufen. Maßgeblich ist, ob sie am Tag deiner Zahlung gilt.
Kann ich eine Freistellungsbescheinigung online prüfen?
Ja, im EIBE-Portal des BZSt, kostenlos nach einmaliger Registrierung. Du brauchst Bundesland, Steuernummer und Sicherheitsnummer des Subunternehmers. Klappt die Abfrage nicht, fragst du beim Finanzamt nach, das die Bescheinigung ausgestellt hat.
Reicht eine Kopie der Freistellungsbescheinigung?
Ja, wenn die Freistellung nicht auf eine bestimmte Bauleistung beschränkt ist. Bei einer auftragsbezogenen Bescheinigung muss dir der Subunternehmer das Original überlassen.
Gilt die Bauabzugsteuer auch für Abschlagszahlungen?
Ja. Gegenleistung ist laut Merkblatt jede Zahlung an den Subunternehmer, auch Anzahlungen und Abschläge. Deshalb gehört die Prüfung vor jede Zahlung, nicht nur vor die Schlussrechnung.
Was hat § 13b mit der Freistellungsbescheinigung zu tun?
Zwei getrennte Regeln: Die Freistellungsbescheinigung betrifft die Bauabzugsteuer, § 13b die Frage, wer die Umsatzsteuer schuldet. Beide Prüfpunkte können auf derselben Rechnung landen.
Wie du weitermachst
Nimm die Subunternehmer, mit denen du dieses Jahr gearbeitet hast, und trag sie in die Liste aus dem Abschnitt Ablage ein: gültig bis, letzte Online-Bestätigung. Die Zeilen mit einem leeren Feld sind deine Aufgaben für diese Woche. Wenn du den Ablauf gemeinsam mit mir anschauen willst, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Und wenn du erst mitlesen willst: In meinem Newsletter „Aus dem Maschinenraum“ kommt jeden Dienstag ein echter Vorgang aus meinem Büro mit der Regel, nach der ich den zuständigen KI-Mitarbeiter führe. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
